عندما يتعلق الأمر بإكمال أي مشروع ، يجب أن تعرف كيف تبدأ من البداية إلى النهاية. في حين أنه قد يبدو بسيطًا أو أنه يتعلق بالأعمال المنزلية ، فإن الحقيقة هي أن المعالم هي العنصر الأكثر أهمية. نعم ، يجب عليك أداء المسؤوليات الموكلة إليك في المشروع. ويجب أن تضع الهدف النهائي في الاعتبار. ومع ذلك ، إذا لم تقم بتعيين المعالم خلال المشروع ، فستجد صعوبة في الحفاظ على الوتيرة المطلوبة أو تحديد ما إذا كنت على المسار الصحيح. هذا هو المكان الذي تأتي فيه معالم المشروع. دعونا نرى ما يعنيه المعلم الرئيسي في إدارة المشروع والأمثلة النموذجية للمعالم.
ما هي معالم المشروع؟
معالم المشروع هي مهام معينة يجب إكمالها للمشروع ضمن فترة معينة الإطار الزمني. هذه هي النقاط في الجدول الزمني حيث تتوقع الحصول على درجة من العمل قابلة للقياس يمكن تسليمها إلى مدير المشروع أو حتى العميل. يجب أن تكون المعالم أكثر أهمية من الأعمال الصغيرة التي تكملها يوميًا. هذا لأنهم يهدفون إلى إعلامك بما إذا كنت ستكمل المشروع في الموعد المحدد أم لا.
ما هو معلم في إدارة المشاريع؟
المعلم الرئيسي هو لحظة حاسمة في دورة حياة المشروع تُستخدم لتتبع التقدم نحو الهدف النهائي. يعمل المعلم الرئيسي في إدارة المشروع كعلامة لتاريخ بدء المشروع أو الانتهاء منه ، والتقييمات الخارجية أو المدخلات ، والتحقق من الميزانية ، وتقديم منتج رئيسي ، وما إلى ذلك. إنها نقطة مرجعية تشير إلى حدث مهم أو نقطة قرار متفرعة داخل المشروع.
لماذا تعتبر معالم المشروع مهمة؟
تضمن المعالم أن فريقك يتقدم في الاتجاه الصحيح. لكن هذا ليس كل شيء.
فيما يلي بعض الأشياء الإضافية التي يمكنك القيام بها باستخدام المعالم:
- إنشاء خطة مشروع جيد وإطار العمل.
- راقب تقدم المشروع.
- تحديد الاختناقات المحتملة.
- تحديد موعد انتهاء المشروع.
تأتي النقطة الأخيرة مفيدة عندما تحتاج إلى الإجابة على السؤال المفضل لأصحاب المصلحة: "هل انتهيت بعد؟" "
كيفية تحديد معالم المشروع
كيف يمكنك الشروع في إنشاء معالم المشروع؟ سوف يتطلب فحصًا تفصيليًا للغرض الشامل للمشروع بالإضافة إلى الوظائف التي يتكون منها. ما الذي يجب القيام به لاعتبار المشروع ناجحًا؟ قم بعمل قائمة بالمخرجات النهائية التي يجب أن تنتجها بالإضافة إلى الإطار الزمني الذي تم تعيينه. قد ترغب في تحديد موعد نهائي أبكر من الموعد المتفق عليه لمنح نفسك بعض الحرية في حالة حدوث مضاعفات.
بعد ذلك ، اكتب جميع المهام المهمة التي يجب إكمالها على طول الطريق للوفاء بالموعد النهائي. ما هي المسؤوليات الأساسية التي من شأنها أن تشير إلى أنك على الطريق الصحيح؟ هذه هي معالم المشروع. قد يكون لديك واحد كل شهر لمشروع قصير الأجل وواحد كل ربع سنة لمشروع طويل الأجل. الفكرة هي أن يكون لديك تكوين يعمل لنوع المشروع الذي تعمل عليه.
ضع في اعتبارك أن المعلم الرئيسي لا يجب أن يكون نشاطًا واحدًا. يمكن أن تكون مجموعة من الأعمال الروتينية ، أو قد تكون إنهاء مكون تصميم المشروع أو إنهاء المخططات. يمكن أن يكون معلمك أيًا من مجموعة متنوعة من الأشياء. الميزة الأكثر أهمية هي أنها ضرورية لاستكمال المشروع وستشير إلى ما إذا كنت على المسار الصحيح أم لا.
من الذي ينشئ معالم المشروع في إدارة المشروع؟
عندما يتعلق الأمر بإنشاء معالم المشروع ، يجب إشراك مجموعة متنوعة من أصحاب المصلحة. أولاً ، تحدث مع العميل حول ما يريده حقًا من المشروع. سيحددون النتيجة النهائية ، وسيقرر كلاكما (وربما رئيسًا أو مديرًا) الموعد النهائي لهذا التسليم النهائي. يساعدك هذا على التخطيط لكل ما يجب القيام به في غضون ذلك والبدء في عملية تحديد المعالم.
يجب عليك أيضًا مناقشة أي شيء مع العميل نواتج وسيطة التي يرغبون فيها. قد يرغبون في تقديم تحديثات أصغر أثناء المشروع. قد يكون لديهم مخرجات أخرى يرغبون في رؤيتها أثناء عملك في المشروع. في أيٍّ من هذه السيناريوهات ، ستكون هذه الأنواع من المستندات والتحديثات بمثابة معالم رئيسية تريد إبرازها والتأكد من موافقتك لإبقاء عميلك راضيًا. قد تتضمن هذه المواعيد النهائية التي توافق عليها أنت والعميل ، أو أنت وإدارتك مسبقًا.
ما الذي تبحث عنه عند إنشاء معلم رئيسي في إدارة مشروعك
عندما يتعلق الأمر بمعالم المشروع ، فهناك بعض الأشياء التي يجب وضعها في الاعتبار. يجب أن تراقب كل هذه الأشياء للبقاء على المسار الصحيح والهدف. إذا لم تفكر في كل هذه العوامل أثناء إنشاء المخطط والجدول الزمني ، فقد تجد نفسك في مشكلة خطيرة عندما يحين وقت تنفيذ المشروع النهائي. قد تكتشف أنك لا تكمل المهام في الوقت المحدد ، وهو ما لن يكون مقبولاً لإدارتك أو عملائك.
# 1. التبعيات
التبعيات من الأشياء الأولى التي يجب مراعاتها عند تعيين الجداول الزمنية ومعالم المشروع. يعد أي مكان يعتمد فيه أحد أعضاء فريقك أو أحد فرقك الصغيرة على الآخر مصدرًا محتملاً للمشاكل. إنه موقع قد يحدث فيه تأخير في التسليم ، مما يؤدي إلى عدم قدرة الفريق أو الفرد التالي على تنفيذ المهمة التي تم تخصيصها لهم. هذا شيء يجب أخذه في الاعتبار عند إنشاء معلم.
# 2. التأخيرات الخارجة عن إرادتك
عندما نتحدث عن تأخيرات خارجة عن إرادتك ، فإننا نشير إلى المشكلات المتعلقة بالحصول على الإمدادات أو الحصول على العناصر من التجار الخارجيين. يمكن أن تحدث هذه المشكلات لأسباب متنوعة وفي أي لحظة خلال إعداد المشروع وتنفيذه. قد ينتهي بك الأمر بشيء غير صحيح أو لا يصل على الإطلاق. قد تكون هناك تعقيدات مع البائعين أو حتى شحن الأشياء إلى موقعك. يجب أن تأخذ في الاعتبار كل من هذه العوامل أثناء تطوير المعالم الخاصة بك.
# 3. تأخيرات الفريق
تأخيرات الفريق هي الأشياء التي تحدث داخل فريقك. هذه أشياء مثل مرض شخص ما أو قيام فريقك بالإضراب. هناك مجموعة متنوعة من الطرق التي يمكن للأشخاص في فريقك من خلالها إبطاء العملية ، إما عن قصد أو بغير قصد ، وتريد أن تكون مستعدًا لأي احتمال. ستكون هناك دائمًا أشياء معينة خارجة عن إرادتك داخل الفريق ، أو تباطؤ لا يمكنك تفسيره ، ولكن في الغالب ، يمكنك بناء مخازن للتعامل معها.
# 4. التغييرات في العميل
أثناء عملك في مشروع ، من المحتمل دائمًا أن يقوم عميلك بإجراء تعديلات على طول الطريق. يجب أن تتأكد من أنك مستعد لأي نوع من التعديلات التي قد يطلبونها وأن معالمك يتم تحديثها لتعكس ذلك. إذا أجرى أحد العملاء تغييرًا على أحد المعالم الرئيسية ، فأخبره كيف يؤثر على الأحداث الرئيسية الأخرى والإطار الزمني الكلي. من الأفضل أن تحاول البقاء على المسار الصحيح قدر الإمكان ، لكن هذا لن يكون دائمًا ممكنًا. كن واضحًا مع العملاء بشأن الآثار المترتبة على تعديلاتهم على المشروع.
# 5. المخططات الزمنية التي تكون أطول من المتوقع
سيوفر لك فريقك جميعًا الأطر الزمنية والتقديرات للمدة التي ستستغرقها جوانب المشروع المختلفة. أعظم شيء يمكنك القيام به هو دمج مخزن مؤقت في هذه المناطق للتأكد من أنك مستعد لأي تأخير إضافي. قد يستغرق الأمر الذي تعتقد أنه سيستغرق أسبوعًا أسبوعين ، بينما قد يستغرق الأمر الذي كنت تعتقد أنه سيستغرق يومًا عدة أيام أو أكثر. اترك بعض الوقت الإضافي لكل عمل حتى لا تتخلف عن الركب إذا لم يسير أي شيء كما هو مخطط له.
# 6. احتياجات غير متوقعة
يمكنك أن تبدأ العمل في مشروعك فقط لتعلم أن هناك متطلبات إضافية لم تكن تتوقعها. ربما كنت تعتقد أنه يمكنك الحصول على المخطط الذي لديك ، فقط لتكتشف أنه لم ينجح. أو ربما توقعت أن يقدم العميل عنصرًا محددًا للمشروع لكنهم لم يفعلوا ذلك. كل هذه الاحتياجات غير المتوقعة سيكون لها تأثير على قدرتك على تلبية المعالم التي حددتها ، مما يعني توفير مساحة إضافية.
ما هي بعض الأمثلة على معالم المشروع؟
الآن بعد أن عرفت ما هو معلم إدارة المشروع ، دعنا نلقي نظرة على بعض الأمثلة للأحداث التي يتم استخدامها بشكل شائع كمحطات رئيسية للمشروع:
فيما يلي خمسة أمثلة نموذجية لمعالم المشروع:
- الموافقة على المشروع
- افحص المتطلبات
- الموافقة على التصميم
- معالم لكل مرحلة من مراحل المشروع
- مطلوب إذن نهائي.
دعنا نلقي نظرة على مثال كل مشروع بمزيد من التفصيل:
المثال رقم 1 من معالم المشروع: الموافقة على المشروع
يعد هذا عادةً أول معلم هام في دورة حياة المشروع.
عندما يوافق أحد أصحاب المصلحة المهمين في المشروع أو الإدارة العليا على المشروع ، فإنه يعطي فريق المشروع الضوء الأخضر لبدء العمل عليه.
المثال رقم 2 لحدث رئيسي في المشروع: RequirementsReview
لتحقيق هذا الإنجاز الهام ، يجب عليك مراجعة خطة المشروع مع عملائك وتحديد ما سيتطلبه المشروع.
بمجرد قبول كل هذا ، يمكنك البدء في العمل في المشروع.
المثال رقم 3 من معالم المشروع: الموافقة على التصميم
لقد أكملت الآن جميع متطلبات المشروع. عمل ممتاز.
ومع ذلك ، فقد حان الوقت الآن لإنشاء تصميم المشروع وعرضه على العميل أو أصحاب المصلحة.
لسوء الحظ ، من المحتمل أن يزودوك بالكثير من المدخلات ويصرخون بهذه العبارات الثلاث الرهيبة ... "افعلها مرة أخرى"
وعندما يعجبهم في النهاية ويوافقون عليه (بعد مليون محاولة!) ، تكون قد أنجزت معلمًا مهمًا آخر.
المثال رقم 4 من معالم المشروع: معالم مرحلة المشروع
يسير مشروعك الآن على قدم وساق ، ويعمل فريقك بجد على تطوير الحل المقترح وتنفيذه.
من ناحية أخرى ، فإن العمل في مشروع ليس مجرد نشاط طويل طويل الأمد.
عادة ما يتم فصل المشروع إلى مراحل مثل "مرحلة التطوير" و "مرحلة الاختبار".
نستخدم المعالم في تاريخي "البدء" و "الانتهاء" لكل مرحلة للتمييز بوضوح بين هذه المراحل.
أليس هذا مناسبًا؟
المثال رقم 5 من معالم المشروع: الموافقة النهائية
فكر في ذلك:
انتهى طاقمك من بناء المنتج ، وبعد إجراء اختبارات وفحص مكثف ، أصبحت جاهزًا أخيرًا.
لكن لا تكن متحمسًا جدًا بعد.
لا يزال يتعين عليك نقلها إلى أصحاب المصلحة الرئيسيين.
إذا كان المشروع يفي بالمعايير ، فإن أصحاب المصلحة يقدمون موافقتهم فعليًا. (ربما ليس حرفيا.)
قد يرفع فريقك أخيرًا كأسًا لاستنتاج المشروع ؛ لقد أنجزت المرحلة النهائية!
تنطبق أمثلة المعالم هذه على أي مشروع ، بغض النظر عن الصناعة. ومع ذلك ، بصفتك مدير مشروع ، يُسمح لك بإنشاء معالم المشروع التي ستساعدك في تخطيط وتنفيذ وتتبع تقدم مشروعك.
وفي الختام
عندما يتعلق الأمر بذلك ، فإن معالم المشروع هي التي تجعلك أنت ومشروعك يمضيان قدمًا. إنهم مسؤولون عن مساعدتك في تحقيق أهدافك وتقديم النتائج إلى عميلك. إنها العناصر التي ستعلمك ما إذا كان موظفوك ينفذون وظيفتهم بشكل صحيح وستسمح لك بالوفاء بجميع المواعيد النهائية الخاصة بك. ومع ذلك ، يعد الاستعداد للقضايا على طول الطريق أمرًا ضروريًا أيضًا. يمكنك اتباع أمثلة معالم المشروع لإنشاء حدث رئيسي لمشروعك. يمكن أن تساعدك معرفة كيفية الإعداد والتخطيط للمراحل الرئيسية أنت وفريقك على الاستعداد بشكل أفضل في كل مكان.
الأسئلة الشائعة حول معالم المشروع
ما هي مدة المعلم؟
عادة ما تكون المعالم الرئيسية بلا مدة ؛ ومع ذلك ، قد تتطلب بعض المعالم. على سبيل المثال ، افترض أن مشروعك يحتوي على مرحلة رئيسية للموافقة بعد إحدى المراحل ، وأنك تعلم أن إجراء الموافقة سيستغرق أسبوعًا.
ما هو معلم المشروع في إدارة المشروع؟
تُستخدم المعالم الرئيسية في إدارة المشروع لتمييز تاريخ بدء المشروع أو نهايته ، والتقييمات الخارجية أو المدخلات ، وفحص الميزانية ، وتقديم منتج رئيسي ، وما إلى ذلك.
