تريد المنظمات أن تكون مشاريعها ناجحة وأن تلبي توقعات العملاء والأهداف الداخلية. لكن ما هو الوضع الفعلي؟ وفقًا لتحليل PMI ، تم تصنيف 14 بالمائة من مشاريع تكنولوجيا المعلومات التي تم فحصها بالفشل. فقط 57٪ من المشاريع اكتملت في حدود ميزانياتها الأولية ، والباقي تجاوز الهدف الذي حددوه لأنفسهم.
هذه بلا شك أخبار سيئة للشركات ، حيث إن تجاوز التكاليف لا يقلل فقط من هوامش الربح ولكن أيضًا يحد من قدرتها على تنفيذ المشاريع المستقبلية. يمكن أن يساعد فهم إدارة تكلفة المشروع وكيفية أن تكون فعالاً فيه الشركات على البقاء على المسار الصحيح.
في هذا المنشور ، سنحدد إدارة تكلفة المشروع ، ونناقش مزاياها ، ونتجاوز المراحل المطلوبة في إنشاء خطة إدارة التكلفة. أيضًا ، سنرى أيضًا مثالاً على إدارة تكلفة المشروع ونتطرق إلى الحاجة إلى البرامج في الإدارة.
إدارة تكلفة المشروع
تُعرف ممارسة تقدير التكاليف والتخطيط والتحكم فيها طوال دورة حياة المشروع بهدف الحفاظ على النفقات ضمن الميزانية المتفق عليها باسم إدارة تكلفة المشروع.
لكي يعتبر المشروع ناجحًا ، من الضروري أن:
- يفي بالمتطلبات والنطاق.
- جودة التنفيذ ممتازة.
- تم الانتهاء منه في الوقت المحدد ، و
- تم تشييده في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.
نتيجة لذلك ، تعد إدارة تكلفة المشروع واحدة من أهم ركائز إدارة المشروع وقابلة للتطبيق بغض النظر عن المنطقة ، مثل التصنيع أو البيع بالتجزئة أو التكنولوجيا أو البناء. يساعد في تطوير خط الأساس المالي الذي يمكن لمديري المشاريع من خلاله تقييم الوضع الحالي لتكاليف المشروع ، وإذا لزم الأمر ، إعادة تنظيم الاتجاه.
ما هي أهمية إدارة تكاليف المشروع؟
أهمية إدارة التكلفة واضحة. لإعطاء مثال على إدارة تكلفة المشروع من واقع الحياة ، إذا قررت بناء منزل ، فإن الخطوة الأولى هي تحديد ميزانيتك. عندما تعرف المبلغ الذي تريد إنفاقه على المشروع ، فإن الخطوة التالية هي تقسيم الميزانية الإجمالية إلى نفقات للمهام الفرعية وبنود أصغر.
ستحدد الميزانية نقاط القرار الحاسمة مثل: المصمم الذي سيتم تعيينه - مصمم متطور سيقوم ببناء وتسليم المشروع من البداية إلى النهاية ، أو شخص يمكنه المساعدة في بعض العناصر والعمل بميزانية أصغر؟ كم عدد الطوابق التي يجب أن يحتوي عليها المنزل؟ ما نوعية المواد التي يجب استخدامها؟
بدون ميزانية ، ليس من الصعب الإجابة على هذه المخاوف فحسب ، بل من المستحيل أيضًا تحديد ما إذا كنت على المسار الصحيح بمجرد بدء المشروع. يتم تضخيم نطاق هذه المشكلة في المنظمات الكبيرة بسبب التشغيل المتزامن للعديد من المشاريع ، والتغيرات في الافتراضات الأولية ، وإضافة النفقات غير المتوقعة. هذا هو المكان الذي قد تكون فيه إدارة التكلفة في متناول اليد.
- يمكن لمديري المشاريع حفظ الإدارة باستخدام تدابير فعالة لخفض التكاليف.
- ضع توقعات واضحة مع أصحاب المصلحة.
- يزحف نطاق التحكم نتيجة لشفافية العميل.
- تتبع التقدم واتخاذ الإجراءات التصحيحية في أقرب وقت ممكن.
- حافظ على الهوامش المخططة ، وزد عائد الاستثمار ، وتجنب خسائر المشروع.
- قم بإنشاء بيانات لاستخدامها كمعيار للمشاريع المستقبلية ولتتبع اتجاهات التكلفة على المدى الطويل.
ما هي تكلفة المشروع؟
يشار إلى المبلغ الإجمالي للمال المطلوب لتنفيذ مشروع أو جزء من العمل باسم تكلفة المشروع، والتي تشمل التكاليف المباشرة وغير المباشرة.
خطة إدارة تكلفة المشروع
خطة إدارة تكلفة المشروع هي استراتيجية لتخطيط وتنفيذ ميزانية المشروع. بالطبع ، يتم ذلك لضمان اكتمال مشروعك في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. ومع ذلك ، إذا لم يكن لديك خطة شاملة لإدارة تكلفة المشروع ، فسوف يفشل كل من هذين الأمرين ، مما يكلفك أنت ومؤسستك الكثير من المال.
كيف يمكنك وضع خطة إدارة تكلفة المشروع؟
تُعرف إدارة التكلفة أحيانًا بأسماء مهام فرعية أكثر دقة مثل إدارة الإنفاق وشفافية التكلفة ومحاسبة التكاليف. تتكون عادةً من أربع عمليات: تخطيط الموارد وتقدير التكلفة والميزنة ومراقبة التكاليف.
# 1. تخطيط موارد المشروع
تُعرف عملية تحديد الموارد اللازمة لتنفيذ المشروع وإتمامه باسم تخطيط الموارد. يعد الأشخاص (مثل الموظفين والمقاولين) والمعدات أمثلة على الموارد (مثل البنية التحتية ومركبات البناء الكبيرة وغيرها من المعدات المتخصصة ذات الإمداد المحدود).
قبل أن يبدأ أي عمل فعلي ، يكتمل تخطيط الموارد في بداية المشروع.
للبدء ، يجب على مديري المشروع أولاً إعداد هيكل تقسيم العمل (WBS). يجب عليهم فحص كل مهمة فرعية في WBS والسؤال عن عدد الأشخاص ونوع القدرات ونوع المعدات أو المواد المطلوبة لإكمال هذه المهمة.
فيما يلي بعض المؤشرات التي يجب وضعها في الاعتبار أثناء متابعة العملية:
- قبل تحديد المهام الفرعية والموارد ذات الصلة ، ضع في اعتبارك البيانات التاريخية - الجداول الزمنية والجهود السابقة.
- ضع في اعتبارك التعليقات الواردة من الشركات الصغيرة والمتوسطة وأعضاء الفريق - يعمل النهج التعاوني بفعالية ، لا سيما في المشاريع التي تفتقر إلى البيانات التاريخية.
- افحص تأثير الوقت على متطلبات الموارد. على سبيل المثال ، قد لا يكون المورد متاحًا لعدة أشهر ، مما يتسبب في تأخر المخطط الزمني للمشروع. قد يكون لهذا تأثير على تقديرات التكلفة.
على الرغم من حقيقة أن هذه الخطوة تحدث أثناء مرحلة التخطيط ، يجب على مديري المشروع مراعاة الحقائق على الأرض. على سبيل المثال ، قد تكتشف متطلبًا لمورد ذي خبرة معينة ؛ ولكن ، إذا كان مثل هذا المورد لا يمكن الوصول إليه داخل المنظمة ، فيجب عليك التفكير في التعاقد مع مقاول أو تدريب موظفيك على رفع السرعة إليهم. كل هذه العناصر الواقعية لها تأثير على إدارة التكلفة.
# 2. تقدير التكاليف
تُعرف عملية حساب المصاريف المرتبطة بجميع الموارد المطلوبة لإكمال المشروع باسم تقدير التكلفة. نطلب المعلومات التالية لإجراء حسابات التكلفة:
- الموارد المطلوبة (الناتج من الخطوة السابقة)
- تكلفة كل مورد (على سبيل المثال ، تكلفة التوظيف لكل ساعة ، وتكاليف توظيف البائعين ، وتكاليف شراء الخادم ، ومعدلات المواد لكل وحدة ، وما إلى ذلك)
- الإطار الزمني المطلوب لكل مورد
- قائمة الافتراضات
- المخاطر التي قد تكون موجودة
- نفقات المشروع السابقة ، وإذا أمكن ، معايير الصناعة
- نظرة ثاقبة على الصحة المالية وهياكل التقارير للشركة
من المحتمل أن يكون التقدير هو الخطوة الأكثر صعوبة في إدارة التكلفة لأن الدقة أمر بالغ الأهمية. يجب على مديري المشاريع أيضًا مراعاة المصاريف الثابتة والمتغيرة والنفقات العامة والتضخم والقيمة الزمنية للنقود.
كلما زاد الفرق بين النفقات المقدرة والفعلية ، قل احتمال نجاح المشروع. ومع ذلك ، هناك العديد من نماذج التقدير للاختيار من بينها. إذا كان لديك الكثير من بيانات التكلفة السابقة من مشاريع مماثلة ، فإن التقدير المقابل يعد خيارًا مفيدًا. تفضل بعض الشركات المنهجيات الرياضية مثل النمذجة البارامترية أو أسلوب تقييم ومراجعة البرنامج (PERT).
ثم هناك مسألة ما إذا كنت تريد الانتقال من أعلى إلى أسفل أو من أسفل إلى أعلى. عندما تتوفر بيانات التكلفة السابقة ، يعمل التسعير التنازلي بشكل جيد. في هذه الحالة ، عادة ما يكون لمديري المشاريع خبرة سابقة في مشاريع مماثلة وبالتالي يمكنهم اتخاذ قرار مستنير. يعمل من أسفل إلى أعلى بشكل جيد للمشاريع التي تفتقر فيها المؤسسات إلى الخبرة ، ومن المنطقي حساب تقدير التكلفة على مستوى المهمة ثم رفعها إلى الأعلى.
تقدير التكلفة كأداة لدعم القرار
في كثير من الحالات ، تقوم فرق إدارة المشروع بتطوير حلول متعددة لمشروع ما ، ويساعدهم تقدير التكلفة في تحديد المسار الذي يجب اتخاذه. هناك العديد من منهجيات تقدير التكاليف المتاحة للمساعدة في ذلك تحليل مقارن، بما في ذلك التكلفة المستندة إلى النشاط وتكلفة العمل وتكاليف دورة الحياة.
على سبيل المثال ، تأخذ تكلفة دورة الحياة في الاعتبار دورة الحياة الكاملة للمشروع. غالبًا ما يتم التغاضي عن تكاليف الصيانة ، على سبيل المثال ، في مشاريع تكنولوجيا المعلومات ، لكن تكلفة دورة الحياة تأخذ في الاعتبار المدى الطويل وتحسب استخدام الموارد حتى نهاية الدورة. وبالمثل ، فإن الهدف من مشاريع التصنيع هو تقليل تكاليف الخدمة والاستبدال في المستقبل.
يمكن أحيانًا استخدام عملية التقدير من قبل الفرق لتقييم وتقليل التكاليف. تساعد الهندسة القيمية في إدارة المشروع ، على سبيل المثال ، في الحصول على أقصى استفادة من المشروع مع تقليل التكلفة.
# 3. ميزانية التكلفة
يمكن النظر إلى ميزانية التكلفة على أنها امتداد للتقدير أو كعملية متميزة في حد ذاتها. الميزنة هي عملية تخصيص التكاليف لجزء معين من المشروع ، مثل المهام أو الوحدات الفردية ، خلال فترة زمنية محددة. تشمل الميزانيات احتياطيات الطوارئ التي تم تخصيصها للتعامل مع النفقات غير المتوقعة.
افترض أن التكاليف الإجمالية لمشروع مدته ثلاث سنوات هي 2 مليون دولار. ومع ذلك ، نظرًا لأن تخصيص الميزانية يعتمد على الوقت ، يقرر مدير المشروع التركيز على الربعين الأولين في الوقت الحالي. يحددون عناصر العمل التي يجب إكمالها والميزانية ، على سبيل المثال ، 35,000 دولار لهذه الفترة الزمنية وبنود العمل هذه. للوصول إلى هذا الرقم ، يستخدم مدير المشروع هيكل تقسيم العمل (WBS) وبعض طرق التقدير التي تمت مناقشتها في القسم السابق.
تضع الموازنة خط أساس للتكلفة يمكن من خلاله قياس أداء تكلفة المشروع وتقييمه في المستقبل. بدون الميزانية ، سيكون إجمالي التكلفة المقدرة رقمًا غير متبلور يصعب تحديده كميًا في منتصف الطريق. يتيح لك تقييم أداء المشروع تحديد مقدار الميزانية المطلوبة للمراحل المستقبلية من المشروع.
سبب آخر لتشديد الميزانيات هو أن المنظمات تعتمد بشكل متكرر على التدفقات النقدية المستقبلية المتوقعة لتمويل نفسها. يمتلك مدير المشروع مجموعة مالية محدودة خلال المراحل الأولية ويجب أن يحدد الأهداف وفقًا لذلك. إنه مثل البدء بالأساس وطابق واحد من المنزل ثم الانتهاء من باقي المشروع حيث يمكنك توفير المزيد من المال.
# 4. مراقبة الكلفة
مراقبة التكلفة هي عملية قياس تباينات التكلفة من خط الأساس واتخاذ الإجراء المناسب لسد تلك الفجوة ، مثل زيادة الميزانية المخصصة أو تقليل نطاق العمل. إنها عملية مستمرة تحدث طوال دورة حياة المشروع. ينصب التركيز هنا على كل من القياس وتقديم التقارير الواضحة في الوقت المناسب.
تعتبر خطة إدارة التكلفة ، جنبًا إلى جنب مع خط الأساس للتكلفة ، مدخلاً هامًا للتحكم في التكلفة. تتضمن هذه الخطة تفاصيل مثل كيفية قياس أداء المشروع ، وعتبة الانحراف ، والإجراءات التي سيتم اتخاذها في حالة انتهاك الحد الأدنى ، وقائمة الأشخاص والأدوار مع سلطة اتخاذ القرار التنفيذية.
إدارة القيمة المكتسبة (EVM) هي طريقة شائعة لقياس أداء التكلفة. كمثال على إدارة تكلفة المشروع ، ضع في اعتبارك ما يلي:
مثال
تقيس تقدم المهمة "س" في نهاية الأسبوع وتكتشف أنها اكتملت بنسبة 25٪. كيف تعرف ما إذا كنت على المسار الصحيح لإكمال المهمة في حدود الميزانية؟
أولاً ، يحدد مدير المشروع القيمة المقدرة للمهمة (في مرحلة التخطيط). افترض أن المهمة X لها ميزانية 4000 دولار أمريكي ومن المتوقع أن تكتمل نصفها بنهاية الأسبوع.
القيمة المخططة للمهمة X (PV) بالأسبوع = 4000 دولار * .5 = 2000 دولار
القيمة المكتسبة (EV) للمهمة X مقسومة على عدد الأسابيع = 4000 دولار * .25 = 1000 دولار
يجب عليك الآن حساب التكلفة الفعلية (AC) للعمل ، والتي تتضمن متغيرات إضافية مثل تكاليف المعدات والمواد (على سبيل المثال ، 800 دولار).
قيمة التعريض - PV = 1000 دولار - 2000 دولار = - 1000 دولار.
قيمة التعريض - التيار المتردد = 1000 دولار - 800 دولار = فرق التكلفة 200 دولار
يشير تباين الجدول السالب إلى أن المهمة تتأخر عن موعدها ، ولكن يشير تباين التكلفة الإيجابي إلى أنها قيد التشغيل ضمن الميزانية.
عند التعامل مع مئات المهام في المشاريع الكبيرة ، يمكن أن توفر مراقبة التكاليف الشفافية التي يحتاجها صانعو القرار للاستجابة بسرعة للوضع.
برنامج لإدارة تكلفة المشروع
تصبح إدارة التكلفة ، مثل الجوانب الأخرى لإدارة المشروع ، معقدة عندما يكون هناك العديد من المتغيرات في اللعب. الإجراء في حد ذاته معقد ، ويتطلب الاهتمام الدقيق بالتفاصيل بالإضافة إلى اتباع نهج صارم. يمكن مساعدة هذه العملية بشكل كبير عن طريق استخدام برنامج إدارة تكلفة المشروع.
دعونا نلقي نظرة على بعض فوائد استخدام برنامج إدارة تكلفة المشروع:
- تساعد أتمتة التحليل الكمي الذي يستغرق وقتًا طويلاً أثناء التقدير والقياس في تقليل الخطأ البشري.
- يتيح تكامل البيانات عبر التخطيط والتقدير والميزنة والتحكم المراقبة المستمرة والاستجابات السريعة والاستباقية بدلاً من التدخلات لمرة واحدة.
- يتم دعم اتخاذ القرار من خلال برنامج إدارة تكلفة المشروع ، والذي يستخدم التنبؤ بالسيناريوهات وتحليل ماذا لو لتقييم الحلول البديلة.
- توفر لوحات التحكم وغيرها من واجهات المستخدم الغنية تقارير بسيطة ومباشرة.
- يقلل برنامج إدارة تكلفة المشروع من تعقيد إدارة العملات المتعددة في المشاريع المنتشرة عبر مواقع جغرافية متعددة.
- تدعم العديد من حلول تكلفة المشاريع عمليات تكامل الجهات الخارجية ، مما يسمح بجمع البيانات وتحليلها.
- مع توافر بيانات الأداء من مشاريع متعددة ، أصبح من الممكن وضع المعايير والتوحيد القياسي.
مراقبة التكاليف وأداء المشاريع الكبيرة
وفقًا لتقرير PMI Pulse of the Profession لعام 2018 ، قال 41٪ من المشاركين في الاستطلاع إن مشاريعهم معقدة. ليس من المفاجئ إذن أن 40٪ من المشاركين في الاستطلاع يصنفون "الاستثمار في التكنولوجيا لتمكين نجاح المشروع بشكل أفضل" على رأس أولوياتهم.
ترتبط إدارة التكلفة ارتباطًا وثيقًا بقدرة المنظمة على إكمال المشاريع الحالية والمستقبلية بنجاح. يمكن أن يؤدي الاستثمار في برامج إدارة التكلفة التي يمكن الاعتماد عليها إلى تحقيق وفورات كبيرة. لن يتعامل معها حل إدارة التكلفة الجيد كوظيفة منفصلة ، ولكنه سيعززها كمكون أساسي لأداء المشروع والمحفظة ، وسيقوم بربط البيانات عبر المشاريع.
ما هي مزايا إدارة التكلفة في المشروع؟
لا ينبغي لمديري المشاريع التغاضي عن الفوائد التجارية للإدارة الفعالة للتكلفة. بعض هذه الفوائد هي كما يلي ؛
# 1. يعزز الخطط المستقبلية
تساعد إدارة تكلفة المشروع في إعداد الميزانيات المستقبلية من خلال تعظيم تقرير المورد السابق لبناء الدقة.
# 2. يساعد في تجنب المخاطر
وعادة ما يتضمن علاوة مخاطر لضمان عدم تعريض نجاح المشروع للخطر بسبب التكاليف غير المتوقعة.
# 3. احترس من تجاوز التكلفة
إنها تمكن مديري المشاريع من تقسيم التكاليف مما يحد من زيادة الإنفاق. من خلال تخصيص التكاليف للمشروع ، يمكن للمديرين تجنب الإنفاق الزائد على المدى الطويل.
ما هي التضمينات الشائعة في خطة إدارة التكلفة؟
خطة إدارة التكلفة هي وثيقة تحدد المعايير والمهام التي يجب إكمالها كجزء من إدارة المشروع. تتضمن خطة إدارة التكلفة كلاً من تقديرات تكلفة المدخلات ، أو مقدار الأموال التي سيتم إنفاقها ، أو توقعات مخرجات التكلفة ، أو مقدار الأموال المستلمة.
ما هي الخطوة الأولى في إدارة تكلفة المشروع؟
تستلزم المرحلة الأولى من إدارة التكلفة تحديد الموارد اللازمة لإكمال جميع مهام المشروع.
ما هي أنواع التكلفة الأربعة؟
الأنواع الأربعة الرئيسية للتكاليف هي:
- مباشرة
- غير مباشر
- التكلفة الثابتة والمتغيرة.
