يعد توجيه الموظف إحدى الطرق لتعزيز علاقة صحية بين موظفيك الجدد والموظفين الحاليين بالفعل ، بالإضافة إلى بيئتهم الجديدة. إنه يعطي موظفيك نظرة ثاقبة لما يمكن توقعه وما هو متوقع منهم في المنظمة. سنوضح لك كيف يمكنك إجراء توجيه ناجح للموظف من خلال قائمة مرجعية لإرشادك. أولاً ، دعنا نرى نظرة عامة على الشكل الذي يبدو عليه توجه الموظف الجديد.
ما هو توجيه الموظف الجديد؟
توجيه الموظف الجديد هو عملية تعريف الموظفين المعينين حديثًا ببيئتهم الجديدة. إنه يوفر للموظفين المعلومات التنظيمية الأساسية التي يحتاجون إليها ليشعروا بالاستعداد لفريقهم الجديد وقسمهم ووظيفتهم داخل الشركة. يقوم توجيه الموظف الفعال بإعلام الموظفين بمعايير الشركة وتوقعاتها ، ويتعامل مع أي أعمال ورقية ، ويعالج أي أسئلة أو مخاوف قد تكون لديهم قبل بدء وظائفهم الجديدة.
الهدف من توجيه الموظف الجديد هو الترحيب بالموظفين الجدد في المنظمة ، وشرح السياسة الهامة والمعلومات الثقافية ، وتعريفهم بمكان عملهم الجديد.
ستساعد الخطة والإجراءات المحددة مسبقًا لتوجيه الموظف في تخفيف الضغط عن المديرين والمتخصصين في التدريب ، مما يسمح لهم بالبقاء منتجين في واجباتهم اليومية مع بدء موظف جديد أيضًا.
لماذا يعد توجيه الموظف الجديد مهمًا؟
التوجه مهم لأنه يمثل بداية العلاقة بين الموظف وصاحب العمل. يعد اليوم الأول من العمل أمرًا بالغ الأهمية لأن الموظفين المحتملين يرغبون في تأكيد قرارهم بقبول عرض التوظيف الخاص بك.
يستفيد كل من الموظفين الجدد ورؤسائهم وزملائهم الجدد من الانتقال السلس إلى دور جديد. يمكن للموظف الجديد أن يبدأ في الإنتاج قريبًا إذا تم إبلاغه بالتوقعات والالتزامات بوضوح. يمكن أن يساعد التوجيه الشامل والجذاب ، كجزء من عملية تأهيل فعالة ، في تقليل تناقص الموظفين الجدد بسبب سوء تفسير التوقعات أو عدم تلبيتها. ستضمن سياسة توجيه الموظفين الواضحة أيضًا أن يتلقى جميع أعضاء الفريق الجدد نفس التدريب والمعلومات.
كم من الوقت يجب أن يكون توجيه الموظف الجديد؟
يختلف مقدار الوقت المناسب لإنفاقه على توجيه الموظف لكل مؤسسة. قبل أن يشارك الموظفون الجدد بشكل كامل في مهامهم ، تتطلب القطاعات المختلفة مستويات مختلفة من التدريب والإحاطة. ومع ذلك ، فإن المعيار العام المقبول عمومًا لتوجيه الموظف الجديد هو ثلاث ساعات أو لا يزيد عن يوم عمل كامل.
كيفية إنشاء برنامج توجيه الموظف الجديد
لإنشاء برنامج توجيه موظف جديد ، اتبع الخطوات التالية:
# 1. حدد الجدول الزمني الخاص بك التوجه.
تحديد الجدول الزمني للأنشطة والإجراءات أثناء تخطيط التوجه. قد تحتاج إلى فترات زمنية مختلفة بناءً على حجم مؤسستك وعدد الأشخاص في كل برنامج توجيه. بالنسبة لبعض الشركات ، يكفي توجيه بضع ساعات. إذا كنت تقوم بتوجيه مجموعة أكبر من الموظفين الجدد أو تغطي مساحة أكبر ، فقد ترغب في تمديد توجهك لبضعة أيام.
# 2. توفير التوجيه المناسب والوصول إلى المواد
اعتمادًا على المكان الذي تقوم فيه بالتوجيه ، قد تحتاج إلى تزويد الموظفين الجدد بإمكانية الوصول إلى المبنى ، مثل بطاقة المفاتيح أو رمز الوصول. قد يساعد توفير معلومات مثل الخريطة والاتجاهات إلى المباني وأماكن وقوف السيارات أعضاء الفريق الجدد في الشعور براحة أكبر أثناء التوجيه. قد تساعد الوثائق ، بما في ذلك المعلومات حول ما يستلزم التوجيه والإطار الزمني ، الموظفين الجدد في الاستعداد لهذا اليوم.
# 3. قم بجولة في المرافق والمكاتب.
يمكنك أن تبدأ توجهك بجولة في المباني والمواقع الأخرى التي قد يحتاج الموظفون إلى الوصول إليها. على سبيل المثال ، قد تبدأ بجولة عامة في المكتب ، والتي قد تشمل أقسامًا مختلفة ، والكافيتريا أو غرف الطعام ، وغرف الاستراحة ، والمناطق الخارجية ، ومنطقة اللوبي. وصف أبواب الدخول والخروج المثالية ، بالإضافة إلى مخارج الطوارئ والإجراءات. يمكنك أيضًا تقديم معلومات حول مكان وقوف السيارات بالإضافة إلى موقع الدرج والمصاعد.
# 4. خطط لوقت لاستكمال الأعمال الورقية.
يعد إكمال الأعمال الورقية اللازمة جزءًا من عملية الإعداد للموظفين الجدد. يمكن أن تضمن جدولة وقت أثناء التوجيه أن يفهم جميع الموظفين الجدد الأعمال الورقية وأن يكونوا قادرين على إكمالها قبل بدء مناصبهم. قد يكون من المفيد أيضًا للموظفين الجدد إكمال أوراقهم مع وجود متخصص في الموارد البشرية حتى إذا لم يفهموا شيئًا ما أو كانوا بحاجة إلى المساعدة ، فقد يطلبون منك ذلك.
# 5. إشراك الموظفين الحاليين في التوجيه.
من المفيد إشراك الموظفين الحاليين في عملية التوجيه. قد يتضمن ذلك وجود قادة فريق أو مديرين يقودون جوانب محددة من التوجيه لإظهار قدراتهم القيادية والبدء في إنشاء علاقة مع عضو الفريق الجديد. قد يستلزم ذلك أيضًا تعريف الموظفين الحاليين بالموظفين الجدد من خلال المشاركة في الأنشطة. يمكنك أيضًا تشجيع بعض الموظفين على الاتصال بالتعيينات الحديثة للترحيب بهم في المنظمة والإجابة على الاستفسارات الخاصة بالموظفين.
# 6. تنسيق أنشطة بناء الفريق والتوجيه
إذا كنت تخطط لأنشطة بناء الفريق في وقت مبكر ، فسيكون لديك المزيد من الوقت لجمع الإمدادات وتنظيم كل تمرين. ضع في اعتبارك الجمع بين أعضاء الفريق الجدد لتقديمهم إلى أي شخص آخر إذا كنت تقود توجهًا كبيرًا. ضع في اعتبارك منح بدايات المحادثة أو إنشاء ألعاب تشجع المجندين الجدد على التعاون والتنافس على الجوائز.
# 7. توفير التدريب على البرنامج والجهاز
تساعد مساعدة كل عضو في الفريق في تثبيت واستخدام التكنولوجيا الخاصة به على جعل يوم عملهم الأول أكثر فعالية. على سبيل المثال ، يمكنك تعليمهم كيفية استخدام أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم أو برنامج مكان العمل. منحهم تفاصيل تسجيل الدخول الخاصة بهم ومعلومات حول كيفية الحفاظ على شركتك الأمن السيبراني سيساعدهم على حماية بياناتهم واتباع سياسة الشركة التقنية.
# 8. خطط لأفعالك لما بعد التوجيه.
ضع خطة لما يجب فعله بعد أن يكمل الموظف الجديد توجهه. يمكنك إضافة اجتماع مع عضو الفريق الجديد المجدول من قبل المشرف أو خبير الموارد البشرية في هذه الخطة. يمكن زيادة معدلات الاستبقاء من خلال ضمان شعورهم بالراحة والنجاح في وظائفهم. بعد التوجيه ، يمكنك جدولة جلسات المتابعة بعد أسبوعين وشهر وشهرين. قد تكون الفترات المختلفة أكثر ملاءمة حسب الشركة والصناعة.
لفهم مشاعر عضو الفريق الجديد بشكل أفضل ، يمكن لقادة الفريق أو متخصصي الموارد البشرية طرح الأسئلة التالية خلال هذه الاجتماعات:
- هل تعتقد أنك مستعد بشكل كافٍ لدورك الجديد؟
- هل تعتقد أن لديك فهم جيد للشركة؟
- ما هي أفكارك حول دورك في هذه المنظمة؟
- هل هناك أي أسئلة لم يتم الرد عليها بعد؟
- هل كان تواصلك مع مديرك مثمرًا؟
- ما هي الخطط المستقبلية التي لديك لتطوير الموظفين؟
- هل كان التدريب المتعلق بالوظيفة الذي حصلت عليه مفيدًا؟
- هل كان التدريب مفيدًا بما فيه الكفاية؟
- هل تعتقد أن تدريبك كان يستحق العناء؟
التحضير لتوجيه الموظف الجديد الناجح
يمكنك الاستفادة من الاقتراحات التالية لبناء توجيه توظيف حديث فعال وناجح:
خلق بيئة ترحيب: يمكنك إنشاء بيئة ممتعة من خلال الترحيب بالموظفين الجدد بمجرد دخولهم المبنى وإعطائهم التوجيهات. الهدايا الصغيرة أو الحزم الترحيبية هي أيضًا طرق ممتازة لبناء بيئة ترحيبية.
قدم معلومات مفصلة: عندما لا يفهم أعضاء الفريق الجدد ما يحدث أو إلى أين يذهبون ، فقد يكون الأمر مربكًا ، لذا تأكد من تزويدهم بأكبر قدر ممكن من المعلومات. ضع في اعتبارك إرسال بريد إلكتروني قبل التوجيه للاستعلام عن أي استفسارات قد تكون لدى الموظفين الجدد من أجل فهم أفضل للمعلومات التي يحتاجونها.
أضف فواصل القهوة والطعام: يمكنك تضمين استراحات لتناول المشروبات والقهوة والوجبات الخفيفة ، اعتمادًا على طول جلسة التوجيه الخاصة بك. قد يساعد في الحفاظ على تحفيز الموظفين الجدد وإتاحة الفرص للحوار التلقائي.
اقرأ أيضا: إعداد أفضل الممارسات: للموظفين والعملاء.
مساعدة الموظفين في تحديد الأهداف: أثناء التوجيه ، يمكنك استخدام الوقت لمساعدة أعضاء الفريق الجدد في تحديد أهداف الأداء والإنتاجية. يمكن أن يساعدهم ذلك في تحديد إطار زمني ومراقبة تقدمهم مقابل أهدافهم الأولية.
تسهيل عمليات التعريف عن بُعد: إذا كان لديك فريق عمل عن بُعد ، فحاول تشجيع موظفيك على تقديم أنفسهم للموظفين الجدد. يمكنك تحقيق ذلك من خلال مطالبة كل موظف بالاتصال بالتعيينات الجديدة عبر البريد الإلكتروني أو مساحة العمل عبر الإنترنت.
قم بإنشاء قائمة تحقق لتوجيه الموظف: قد تساعدك قائمة التحقق التي تغطي كل عنصر ترغب في إكماله في تخطيط وتتبع أهداف توجيه الموظف. ضع في اعتبارك إعطاء نسخة للموظف الجديد واحتفظ بنسخة لنفسك لتتبع تطورهم.
طلب ملاحظات على التوجه: يمكنك الحصول على ملاحظات حول التوجه من خلال إدارة استطلاع أو جدولة اجتماع مع موظفين جدد. قد يقترح أعضاء الفريق الجدد طرقًا لتحسين العملية.
ما هي قائمة مراجعة توجيه الموظف؟
تصف قائمة مراجعة توجيه الموظف عملية توجيه منظمة للتأكد من أن كل موظف جديد يتلقى مقدمة مناسبة للمؤسسة ، ويلتقي بالأشخاص المناسبين ، ولديه الأدوات اللازمة ليصبح موظفًا منتجًا قريبًا. فيما يلي قائمة مرجعية لتبدأ في توجيه الموظف الجديد:
# 1. اشرح مهمة الشركة وقيمها وسياساتها
إذا كانت مؤسستك مصرة على تقديم خدمة عملاء متميزة أو كانت متحمسة للعمل الجماعي ، فقد يضمن برنامج التوجيه توصيل هذه الرسالة إلى جميع الموظفين الجدد بطريقة متسقة.
- ثقافة
- القيم
- الرؤية / المهمة
- السياسات
# 2. قبل اليوم الأول للموظف الجديد في الوظيفة
- متى وأين يجب أن أصل؟
- أين يجب أن أوقف؟
- لمن يجب أن أبلغ؟
- أبلغ الموظفين الآخرين أن موظفًا جديدًا قد بدأ.
- محطات العمل واللوازم المكتبية وغيرها من المعدات جاهزة.
- تم إعداد الوصول إلى الكمبيوتر والهاتف أو التخطيط له.
# 3. التوجيه حسب القسم والوظيفة
- صف ساعات العمل / الورديات الخاصة بك.
- يوم الدفع
- الاستمالة والملابس
- إجازة في الإجازة
- إجازة المرض
- فواصل
- صف إجراءات التدريب والتوقعات.
- صف استعراض الأداء.
- دليل الموظف
# 4. تحياتي لموظفيك الجدد
- ترحيب دافئ
- قدم الموظف الجديد لجميع الموظفين الأساسيين.
- قدِّم التعيين الجديد إلى كل شخص سيعمل معه الموظف الجديد طوال نوبة العمل.
- اعرض "الصورة الكبيرة" أو كيف يرتبط كل منصب بالآخرين في الفريق.
- أظهر كيف يتفاعل الفريق مع الأقسام أو الأقسام الأخرى في العمل.
- إذا أمكن ، يجب على الموظف مقابلة المالك أو الرئيس التنفيذي أو مسؤول تنفيذي كبير آخر.
- شارك رؤية شركتك وهدفها وقيمها وتاريخها.
- عيّن "رفيقًا" لموظفك الجديد يمكنه معالجة الاستفسارات الإجرائية البسيطة بعد ذلك.
# 5. الأساسيات
- حدد موقع المرحاض.
- حدد موقع غرفة الطعام.
- قم بجولة قصيرة في المرافق.
- أظهر أن الموظف الجديد الخاص بك كان للاحتفاظ بالممتلكات الشخصية.
- حدد موقع غرفة الاستراحة أو مكان الاستراحة.
# 6. شرح سياسات ومعايير الشركة
- سياسة التدخين
- انضباط
- سرقة
- استخدام الإنترنت والهاتف خلال ساعات العمل
- الغياب
- مكان عمل خالٍ من المضايقات والتنمر
- التحسينات والتدريب أثناء العمل
- تدرب خلال النهار
- الاستخدام الشخصي للمواد والمعدات
- قوائم الوظائف والترقيات
- المفاوضة الجماعية
- إجراءات التظلم ، الرسمية منها وغير الرسمية
- قادة الإيمان
# 7. إجراءات الأمن والسلامة والطوارئ في مكان العمل
- كيفية التأمين
- كيفية طلب المساعدة
- كيفية التعامل مع موظف أو عميل خطير
- تقنيات السلامة من الحرائق
- احتياطات السلامة الشخصية
- الإبلاغ عن الحوادث
- محطة / موارد الإسعافات الأولية
- خطة الصحة والسلامة لـ COVID-19
- بروتوكولات وسياسات وإجراءات الصحة والسلامة الخاصة بـ COVID-19
- معدات السلامة الشخصية
# 8. قم بإنهاء كافة الأعمال الورقية
- شجع الموظفين المحتملين على التسجيل في خطط مزايا الشركة.
- اطلب من الموظف الجديد ملء جميع نماذج كشوف المرتبات.
- اشرح متى وكيف وماذا يتم تعويضهم.
إذا كان الموظف الجديد ممثلاً من قبل نقابة ، فهناك بشكل عام مكون من التدريب يشرح فيه ممثل النقابة متطلبات وفوائد عضوية النقابة.
# 9. تحديد توقعات العمل والشركة
- مرحلة الاختبار وفترة تقييم الأداء
- افحص الوصف الوظيفي ، مع إبراز ما هو متوقع من حيث:
- الأدوار والواجبات الرئيسية
- معايير الأداء
- ساعات العمل
- تجمعات الموظفين
- عبء العمل
- قادة الإيمان
ركز بشكل خاص أثناء توصيل مفهوم خدمة العملاء الخاص بك.
# 10. احصل على توجيه الموظف
قدم تعليمات أولية في اليوم الأول ، سواء كانت كيفية استخدام ماكينة تسجيل المدفوعات النقدية أو كيفية إدارة المكالمات الهاتفية.
اشرح أنك ستقدم تدريبًا مستمرًا في الأيام المقبلة ، سواء كان ذلك تدريبًا فرديًا أو حضور جلسة تدريبية.
ما الذي يجعل التوجيه ناجحًا؟
من المهم أن يشعر الموظفون بالراحة عند طرح الأسئلة وتقديم الاقتراحات أثناء عملية التوجيه. في معظم الحالات ، يساعد هذا النوع من المدخلات الشركة في حل المشكلات التي يواجهها الموظفون. مع وجود هذه المعلومات في متناول اليد ، يمكن للشركة إجراء تغييرات هيكلية عند الحاجة.
ما هي المراحل الثلاث للتوجيه؟
عندما يتعلق الأمر بتوجيه الموظف ، يمكن تصنيفها إلى ثلاث فئات ، وهي تشمل:
- ما قبل التوجيه.
- توجيه موقع العمل و.
- التوجه الخاص بالوظيفة.
من المسؤول عن توجيه الموظف الجديد؟
مدير التوظيف مسؤول عن تنسيق وتنفيذ جميع جوانب عملية تعيين الموظف الجديد. تعد مشاركة مدير التوظيف ومبادرته طوال عملية تعيين الموظف الجديد بنجاح أمرًا بالغ الأهمية لرضا الأخير عن وظيفته الجديدة.
كم من الوقت يجب أن يستمر التوجيه؟
غالبًا ما يتم الخلط بين الإعداد وتوجيه الموظف ، ولكن كلاهما مختلف تمامًا في الواقع. يستمر برنامج التوجيه النموذجي ما بين يومين وخمسة أيام. إنها عملية دمج موظف جديد عقليًا وعاطفيًا وقانونيًا في منظمة.
ماذا تتوقع خلال التوجيه؟
يتكون التوجيه الوظيفي عادةً من عرض تقديمي للشركة ، ومقابلة زملاء العمل والفرق الجديدة ، والتعرف على سياسات الشركة وإجراءاتها ، والمزيد. سيُطلب من الموظف الجديد أيضًا التوقيع على مستندات توظيف مختلفة في هذا الوقت ، بما في ذلك تلك المتعلقة بالضرائب وكشوف المرتبات.
كيف تبدأ التوجيه؟
لبدء الأمور ، يرجى تقديم نفسك ووصف بإيجاز دورك كواحد من قادة الشركة الرئيسيين. يجب على كل قائد أن يعد خطابًا قصيرًا يلقيه للحضور التوجيهي. ضع رسمًا تخطيطيًا في مقدمة الغرفة يوضح هيكل عملك. أضف صورًا لأعضاء الفريق بجانب أسمائهم.
هل تبدأ عملك مباشرة بعد التوجيه؟
يمكن أن يحدث التوجيه قبل أن تبدأ العمل ، أو قد يستغرق الأسابيع القليلة الأولى من عملك. قبل أن تغادر ، تأكد من قيامك بكل ما هو ضروري لبدء بداية جيدة في وظيفتك الجديدة.
ختاما،
يساعد إجراء توجيه للموظفين الجدد موظفيك الجدد على التعرف على بيئتهم الجديدة. ستوجهك قائمة المراجعة أعلاه نحو إجراء برنامج توجيه جيد للموظفين.
الأسئلة المتكررة
ما هي الأنواع الثلاثة لتوجيه الموظف؟
الأنواع الثلاثة لتوجيه الموظف هي التوجيه التقليدي والتوجيه التفاعلي وإعادة التوجيه.
ما هو الغرض من توجيه الموظف الجديد؟
الغرض من توجيه الموظف الجديد هو جعل الموظف الجديد يشعر بالترحيب ، ومندمجًا في الشركة ، وقادرًا على أداء المنصب الجديد بنجاح في أقرب وقت ممكن.
ما هو برنامج التوجيه الجيد؟
برنامج التوجيه الجيد هو البرنامج الذي يسمح للموظفين بطرح الأسئلة وتقديم ملاحظات حول شعورهم حيال وظائفهم.
مقالات ذات صلة
- تطور التسويق (شرح)
- بطاقات الأعمال العقارية: أفضل الأفكار والقوالب والعينات وعروض الأسعار لإغلاق الصفقات بشكل أسرع
- تسويق الخدمة: دليل شامل (+ أمثلة عملية)
- بطاقات أعمال الصالون: قوالب وأفكار جذابة تلهمك (+ أدوات سريعة)
- بطاقات أعمال التصوير الفوتوغرافي: قوالب مجانية ، عينات ، أفكار ، أدوات (+ دليل سريع)
- مقابلات البقاء: نصائح لإجراء مقابلات البقاء (+ أمثلة على الأسئلة)
- اختبار تعاطي المخدرات قبل التوظيف: ماذا يحدث إذا فشلت؟ (دليل سهل)
