يمكننا التفكير في الإدارة كأدوات قد نتحرك بسرعة مع الصفقات التي تدعم تطبيق الأفكار والأفكار في جميع مراحل التصور والإدراك لمساعدة العمليات التنظيمية.
ابق معي وتعرّف على كل ما تحتاج لمعرفته حول أدوات الإدارة
ما هي أدوات الإدارة؟
يشير مصطلح "أدوات الإدارة" إلى جميع البرامج والبرمجة (مع جميع التعديلات والترقيات والاستبدال والتحسينات والوثائق والمستندات والوسائط المتصلة بها) التي يستخدمها المورد لتوفير الخدمات والإشراف عليها.
العديد من أدوات الإدارة لها وظائف متنوعة لتلبي مختلف أحجام الفرق وأساليب العمل.
يتيح لك استخدام أدوات الإدارة إدارة فريقك وتتبع المشاريع وأداء الوظائف بسرعة أكبر والاستعداد للمهام القادمة.
ما هي أهمية أدوات الإدارة؟
بمساعدة أداة الإدارة ، يمكنك إنشاء تسلسل هرمي للمهام بسرعة لإنجاز ناجح وسريع.
يمكنك أيضًا استخدامه لإظهار المهام التي تعتمد على بعضها البعض والأنشطة التي يتم تنفيذها بترتيب معين. وبالتالي ، يتم تسهيل قدرة الفريق على إكمال مهمته.
أنواع أدوات الإدارة
# 1. أدوات إدارة السحابة
اليوم ، توجد مجموعة رائعة من المساعدين الرقميين الشخصيين (PDA) وحلول إدارة الوقت المستندة إلى الكمبيوتر.
هناك أيضًا أدوات إدارة الوقت الرقمية التي يمكنك الوصول إليها أو تنزيلها على جهاز الكمبيوتر الشخصي الخاص بك للمساعدة في تنظيم كل جانب من جوانب حياتك ، بغض النظر عما تفعله أو تعمل فيه.
مهارة إدارة الوقت التي لا تقدر بثمن هي القدرة على إدارة وقتك بشكل جيد.
هناك طريقة سهلة لتخطيط وقتك وجدول زمني يصل إلى عامين مقدمًا. إليك بعض أدوات إدارة الوقت للاختيار من بينها.
1. Todoist
يمكنك بسهولة تنظيم مهامك بمساعدة Todoist ، وهو تطبيق أو تطبيق متخصص لإدارة المهام. تمكنه قابليته للتكيف من إدارة الواجبات المرتبطة بالمشاريع المختلفة.
سيفيدك هذا البرنامج في دورك كمدير من حيث ترتيب المهام وتكليفها بأعضاء الفريق.
يوفر Todoist موقعًا آمنًا ومناسبًا لجميع الأعمال المتعلقة بالعمل. لتتبع ما تم إنجازه وما زال معلقًا ، ستتلقى أيضًا نظرة عامة شاملة على جميع المهام المرتبطة بالمشروع.
المميزات
- باستخدام خيار الإضافة السريعة ، قم بإنشاء مهام جديدة في لمح البصر.
- التعليق على الواجبات والمشاريع
- استخدم الرسوم البيانية الملونة لتصور الإنتاجية
- احصل على تنبيهات فورية عندما ينشر شخص ما ملاحظة أو يكمل مهمة ما.
التسعير: يدفع كل مستخدم 5 دولارات شهريًا لخطة العمل.
المنصات المدعومة: الويب و Windows و Mac و Linux و Android و iOS
2. Tryshit لإدارة البريد الإلكتروني
هل سئمت من تسجيل الدخول والخروج والتنقل بين الحسابات؟ كمجمع ، ضع في اعتبارك Shift.
يوفر Shift تطبيقًا بسيطًا وقفة واحدة لجميع احتياجاتك المتعلقة بالعمل ، مع دمج جميع حسابات البريد الإلكتروني والتطبيقات وأماكن العمل في مكان واحد.
لإدارة الأشياء بشكل أفضل ، فهو خيار معقول وأنيق. قم بزيادة الإنتاجية من خلال دمج Shift مع حسابات البريد الإلكتروني والتطبيقات (1500+) والموارد الأخرى.
المميزات:
- إن أبسط طريقة للعثور على أي شيء عبر البريد أو التقويم أو حسابات Drive هي استخدام بحث موحد.
- تضيف Google Apps كل حساب من حسابات Google الخاصة بك ، بما في ذلك Gmail والتقويم و Drive والعروض التقديمية وجداول البيانات و Adwords وجميع الحسابات الأخرى.
- مساحات العمل لك أو لفريقك ، يمكنك إنشاء ومشاركة مساحات عمل ذات مهام حرجة كاملة مع علامات التبويب والإشارات المرجعية والتطبيقات.
3. Google Drive لخدمات التخزين السحابية
هناك حاجة إلى حل التخزين السحابي لسهولة الإدارة والوصول إلى ملفات المشروع والمستندات الخاصة بك. يفضل المديرون الآن Google Drive كحل للتخزين ومشاركة الملفات.
تتيح لك خدمة التخزين السحابي الوصول إلى الملفات التي تم تحميلها باستخدام أي جهاز ومن أي مكان تقريبًا.
يمكنك تحميل وعرض الملفات على Google Drive ، بما في ذلك ملفات PDF والأفلام وملفات الصوت والملفات الأخرى.
المميزات:
- سيساعدك إنشاء المجلدات في ترتيب الملفات التي تم تحميلها.
- يمكن الوصول إلى الملفات الحديثة بسرعة
- مباشرة مع فريقك من خلال مشاركة المجلدات والملفات.
- قم بالوصول إلى العناصر المشتركة لعرض التعليقات أو تحريرها أو تركها.
- السماح للمستخدمين برؤية أو تعديل أو ترك تعليقات على العناصر المشتركة
ما هي تكلفة استخدام Google Drive ؟: تبلغ تكلفة خطة G Suite Basic البالغة 30 غيغابايت من مساحة تخزين Google Drive 6 دولارات أمريكية لكل مستخدم شهريًا.
الويب و Windows و Mac و Android و iOS هي أنظمة أساسية مدعومة.
4. استخدام مندوب المبيعات كبرنامج لإدارة علاقات العملاء للمبيعات
يمكنك تبسيط عملية المبيعات الخاصة بك بمساعدة Salesmate ، وهو برنامج CRM (إدارة علاقات العملاء) المتطور.
يستخدم أساليب المبيعات المعاصرة لتنمية قاعدة العملاء المحتملين لشركتك ، وإغلاق المزيد من المبيعات ، وتحسين سعادة العملاء.
يوفر برنامج CRM هذا ، وهو مسار تحويل مبيعات سهل الفهم ، نظرة عامة.
يمكن بسهولة تتبع حالة كل من صفقاتك وتصفيتها وعرضها.
يمكن نقل الصفقات بسهولة من مستوى إلى آخر بفضل واجهة السحب والإفلات.
الملامحهو:
- يمكنك متابعة إجراءات فريقك باستخدام متعقب نشاط المبيعات.
- تلقي تنبيهات في كل مرة يفتح فيها عميل محتمل بريدك الإلكتروني.
- يمكن إجراء المكالمات وإرسال النصوص إلى جهات الاتصال عبر نظام الهاتف الظاهري المتكامل.
التسعير: التكلفة الشهرية لخطة النمو هي 24 دولارًا لكل مستخدم.
يتم دعم أنظمة الويب و Android و iOS.
# 5. تكبير لمؤتمرات الصوت والفيديو
حاليًا ، قد يكون Zoom النظام الأساسي الأكثر استخدامًا لمؤتمرات الفيديو. قم بالتبديل إلى Zoom للاتصال بسهولة بفريقك أثناء المكالمات الجماعية الصوتية والمرئية.
بالإضافة إلى ذلك ، فإن العمل معًا والتنسيق بكفاءة لتحقيق أهداف الفريق أمر بسيط. يتميز Zoom بواجهة دردشة تتيح لك التواصل مع أعضاء فريقك وحتى مشاركة الملفات معهم بالإضافة إلى مؤتمرات الفيديو.
باستخدام هذا التطبيق ، يمكنك بدء مؤتمرات الفيديو مع زملائك في العمل دون الحاجة إلى أن تكون خبيرًا في التكنولوجيا.
المميزات
- يتيح لفريقك التقديم من خلال دعم مشاركة الشاشة.
- الاتصال بدقة عالية بالصوت والفيديو.
- توفر لوحة تحكم المسؤول البيانات الأساسية ، مثل بيانات الاجتماعات في الوقت الفعلي على الويب و android.
التسعير: تبلغ تكلفة خطة العمل شهريًا 19.99 دولارًا لكل مستخدم.
وهو يدعم منصات الويب و Android.
# 2. أدوات إدارة المشروع
1. أسانا
من بين أفضل برامج إدارة المشاريع المتوفرة ASANA. إنها تجعل استخدام لوحات المعلومات والمحادثات أسهل.
يمكننا مشاركة الرسائل مع الفريق بأكمله باستخدام وظيفة TEAM PAGES.
تتوفر أيضًا ميزة الصندوق الذكي ، حيث تعرض فقط الإشعارات ذات الصلة بعضو فريق معين.
يمكن لـ ASANA التفاعل بسهولة مع العديد من مصادر البيانات الأخرى ، بما في ذلك Dropbox و GitHub و Google Drive.
2. القاعده
برنامج إدارة المشاريع المسمى Basecamp محبوب للغاية. هناك العديد من الأدوات التعاونية المتاحة.
- يمكن للمستخدمين نشر أفكارهم في قسم منفصل للمناقشة فقط ، ويمكننا توزيع التحديثات عبر البريد الإلكتروني.
- أضف المواعيد النهائية لكل عمل ؛ ومع ذلك ، لا يتوفر مع هذا البرنامج.
3. جيرا
JIRA هي أداة إدارة المشاريع الأكثر شيوعًا التي تستخدمها العديد من الشركات التي تلتزم بفلسفة Agile SDLC.
يمكن للفرق استخدام أدوات إعداد التقارير في الوقت الفعلي وتصميم لوحات Kanban و Scrum المخصصة. من السهل تتبع الأخطاء وإصلاحها.
4. PM العمل الجماعي
يتم تضمين جميع ميزات تتبع المشروع الضرورية التي قد يرغب فيها المستخدم في Teamwork Project Management.
إنه بديهي وسهل الاستخدام نسبيًا. يمكننا إضافة العديد من الأشياء: المعالم ، وإدارة المهام ، ومربعات الدردشة ، وتخزين الملفات ، والتصورات مثل مخطط جانت.
مع إضافة DropBox و Google Drive وما إلى ذلك ، يمكن أيضًا إدارة قاعدة البيانات.
1. BuzzSumo
مع تطبيق BuzzSumo ، يمكنك اكتشاف المحتوى الأكثر شهرة والأشخاص المؤثرين.
يمكن استخدامه لتحديد المواد التي تناسب أي موضوع بشكل أفضل ، وكل ما عليك فعله للبدء هو كتابة كلمة رئيسية أو موقع ويب.
2. مؤشرات جوجل
طورت Google Google Trends كأداة مجانية لمساعدة المستخدمين في العثور على الموضوعات الساخنة عبر الإنترنت.
بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك التحقق من الكلمات الرئيسية في Google Trends لمعرفة ما إذا كانت تتجه وكيف يتراكم حجمها الحالي مقارنة بالأشهر والسنوات السابقة.
بعد ذلك ، يمكنك استخدام هذه البيانات للإبلاغ عن خطة تسويق المحتوى وتسويق الوسائط الاجتماعية.
3. Canva
غالبًا ما تكون القدرة على إنتاج صور مذهلة دون مساعدة المصمم مطلوبة من مديري وسائل التواصل الاجتماعي والمسوقين. إنه عنصر حاسم في استراتيجية وسائل التواصل الاجتماعي الناجحة.
يستخدم العديد من المسوقين Canva كأداة انتقالهم لإنشاء صور وسائط اجتماعية رائعة على الفور.
بدون الحاجة إلى القيام بالكثير من أعمال التصميم الفعلية ، يمكنك استخدام السمات والأيقونات والرسوم التوضيحية المعدة مسبقًا لمنح صورك مظهرًا احترافيًا.
# 4. أدوات إدارة المعرفة
نحن نستخدم أدوات إدارة المعرفة لجمع ونشر المعرفة الداخلية والخارجية بشكل فعال لشركتك.
على الرغم من أنه يمكن شراؤها بشكل منفصل ، إلا أنها توفر غالبية أدوات إدارة المعرفة كميزات لبرامج إدارة المعرفة.
تحتاج الشركات إلى أن يكون لديها العمليات أو الإجراءات أو الأنظمة المناسبة لإنتاج المعرفة التنظيمية وإدارتها وتخزينها وتوصيلها واستخدام هذه المعلومات بشكل جيد بما يتماشى مع استراتيجية أعمالها.
يمكن أن تساعد أدوات إدارة المعرفة في ذلك.
تشمل أنواع أدوات إدارة المعرفة ما يلي:
- هابيو هو الأفضل لإدارة المستندات والاتصالات الداخلية وقواعد المعرفة.
- يعد Document 360 هو الأفضل لقاعدة المعرفة وإدارة المستندات.
- SharePoint هو الأفضل للفرق الكبيرة وقاعدة المعرفة وإدارة المستندات.
- مساعدة هو الأفضل لإدارة المستندات.
- بروفيسور هي الأفضل لإدارة التعلم.
كيف يمكنك استخدام أدوات الإدارة بشكل فعال
# 1. قم بعمل قائمة رئيسية واستخدم عداد الوقت.
يعد مخطط الوقت الذي يحتوي على جميع الميزات التي تحتاجها للتخطيط والتنظيم الحياتي هو أداة الإدارة الأولى التي تحتاجها.
يمكنك جدولة وقتك للسنة والشهر والأسبوع وكل يوم باستخدام أفضل المخططين للوقت ، سواء كانت المجلدات ذات الأوراق السائبة أو الإصدارات الرقمية.
# 2. استخدم قائمة العمل من
يستخدم كل مدير تنفيذي ناجح قائمة رئيسية يومية. إنها واحدة من أفضل الاستراتيجيات لمساعدتك في الوصول إلى أهداف SMART الخاصة بك وهي أداة الإنتاجية الأكثر فاعلية التي تم اكتشافها.
تبدأ بتحديد كل مهمة تريد القيام بها على مدار اليوم عندما تضع قائمتك اليومية.
وفقًا للمبدأ التوجيهي ، سيؤدي استخدام القائمة في اليوم الأول إلى زيادة الكفاءة بنسبة 25٪.
يمكن أن يتيح لك إعداد قائمة بكل ما تحتاج لإكماله قبل بدء العمل إضافة ساعتين إلى يومك الذي يبلغ ثماني ساعات من وقتك الإنتاجي.
# 3. رتب أولويات مهامك
المرحلة التالية هي ترتيب هذه القائمة من حيث الأهمية بمجرد أن يكون لديك قائمة رئيسية بالأشياء التي ستفعلها كل يوم.
لتحديد الأشياء العاجلة والحيوية ، فكر في استخدام مصفوفة إدارة الوقت.
بعد أن طلبت قائمتك الرئيسية ، ستكون بمثابة خريطة لمساعدتك على الانتقال من الصباح إلى الليل بأسرع ما يمكن وبفعالية.
سيصبح استخدام قائمتك كجدول يومي طبيعة ثانية بالنسبة لك في أي وقت من الأوقات.
الأسئلة الشائعة حول أدوات الإدارة
ماذا تخدم أداة الإدارة هذه؟
بمساعدة تطبيق إدارة المشروع ، يمكنك بسهولة إنشاء تسلسل هرمي للمهام لإكمالها بنجاح في الوقت المناسب.
ما هي أدوات إدارة الأعمال؟
يشار إلى الأنظمة والبرامج والضوابط والحلول الرياضية والتقنيات وما إلى ذلك ، التي تستخدمها الشركات للتكيف مع الأسواق المتغيرة ، والحفاظ على ميزة تنافسية ، وتحسين أداء الأعمال بشكل جماعي على أنها أدوات إدارة الأعمال.
وفي الختام
تعمل أدوات الإدارة على تحسين التحكم العام في جميع العمليات التجارية وزيادة إنتاجية الموظفين.
- 2 طرق سريعة لتحديث ملفات PDF القديمة
- أنظمة الملفات للأعمال: كيفية تقديم المستندات بالشكل الصحيح (دليل مفصل)
- ما هي الأصول الرقمية؟ كيفية إنشاء الأصول الرقمية
- أنظمة إدارة الملفات: التعريف والأنواع والأمثلة
- الأصول الرقمية: التعريف وكيفية إدارتها بفعالية
مراجع حسابات
