تُعد رحلات الشركات طريقة رائعة للاقتراب من فريقك ، واكتشاف أماكن جديدة معًا ، وتوليد أفكار رائعة على طول الطريق. ولكن في الوقت نفسه ، يمكن أن تكون أكثر صعوبة من رحلة عائلية عادية لأن هناك الكثير من الأشياء الإضافية التي يجب وضعها في الاعتبار. لحسن الحظ ، قد تكون العملية بسيطة وخالية من الإجهاد إذا فعلت كل شيء مسبقًا. في الفقرات التالية ، سنخبرك بكيفية متابعة الميزانية ، واستئجار حافلة مستأجرة ، والبحث عن وجهتك ، وإجراء الحجوزات اللازمة مسبقًا.
1. تعرف ميزانيتك
ابدأ بمناقشة الميزانية. يجب أن تعرف مقدار الأموال التي تكون الشركة على استعداد لإنفاقها في رحلة الشركة لأنها ستؤثر بشكل كبير على الاختيار الذي ستقوم به. سيكون النقل والإقامة أكبر نفقاتك ، لذا ابدأ بها. تذكر ، كلما حجزت التذاكر مبكرًا ، قد تكون أرخص. إذا سافرت بالطائرة ، فتجنب عطلات نهاية الأسبوع والعطلات الرسمية لأن الأسعار عادة ما ترتفع. لحسن الحظ ، فإن استئجار الحافلات المستأجرة ليس متقلبًا وغالبًا ما يصبح أرخص بكثير من السفر بالطائرة. عندما يتم حجز كل شيء ، ستعرف مقدار الأموال المتبقية لإنفاقها على الطعام والتنقل والأنشطة وما إلى ذلك.
2. ترتيب تذاكر الطيران أو تأجير الحافلات المستأجرة
يصعب أحيانًا ترتيب تذاكر لعائلة مكونة من أربعة أفراد حتى لا تتحدث عن فريق من زملاء العمل. لهذا السبب نوصي بالقيام بذلك عبر الإنترنت ، وأنت مرتاح في منزلك. اطلب من زملائك إرسال بياناتهم الشخصية مسبقًا ، بحيث يمكنك فقط نسخ البيانات ولصقها في النوافذ المقابلة.
إذا كانت هناك مسافة كبيرة بين نقطتك "أ" و "ب" ، فإننا نوصي بالقيام برحلة. في بعض الأحيان ، تقدم شركات الطيران خصومات للمسافرين من الشركات. ولكن هناك بديل رائع للطائرات - استئجار حافلة الميثاق. على سبيل المثال ، في BCS حافلة شاطر التأجير ، يتضمن الأسطول حافلات مريحة وحافلات صغيرة مع جميع وسائل الراحة اللازمة: التحكم في المناخ ، والثلاجة ، والمرحاض ، ونظام الراديو ، والملاحة ، وأكثر من ذلك.
3. دراسة وجهتك
بمجرد الانتهاء من العمل مع شركات الحافلات المستأجرة أو شركات الطيران ، من الضروري استكشاف المكان الذي ستذهب إليه. خاصة إذا لم تكن هناك من قبل. يجب أن تسير الرحلة بسلاسة قدر الإمكان ، لذا يجب أن تخطط لكل شيء مقدمًا. نحن نتحدث عن طريقك من محطة الحافلات أو المطار إلى الفندق والمطاعم والمقاهي القريبة ، واستئجار مساحة عمل مشتركة إذا لزم الأمر ، وما إلى ذلك. إذا كان هناك عدة ساعات مجانية في المدينة ، فقم بدراسة ما إذا كانت هناك أماكن ممتعة يمكن رؤيتها في المنطقة. إنها طريقة رائعة لتقريب فريقك.
4. القيام بالحجز في الفنادق مقدما
يتم حجز الفنادق الأكثر رواجًا التي تتمتع بتوازن مناسب بين السعر والجودة مقدمًا بالكامل. لذلك قد يكون من الصعب عليك العثور على سكن في الحال ، خاصة إذا كان معك العشرات من الأشخاص. نوصي باستخدام مواقع الحجز الشهيرة حيث يمكنك تصفية الخيارات حسب الموقع والسعر وتاريخ التوفر ووسائل الراحة مثل الإفطار والمسبح وقاعة المؤتمرات. اتصل بمكتب الاستقبال لمعرفة ما إذا كان لديهم برنامج مكافآت لرحلات العمل أو إذا كانوا يقبلون أميال السماء.
5. الاستعداد للاجتماع
على الرغم من أن بعض الأشخاص يعتبرون رحلة العمل إجازة قصيرة ، إلا أنها تهدف إلى الوصول إلى هدف معين - الحصول على عميل جديد وتقديم مشروع وما إلى ذلك. لهذا السبب يجب أن تكون مستعدًا للاجتماع مقدمًا لأنه قد لا يكون هناك وقت كافٍ في الطريق. إليك بعض النصائح المفيدة:
- اعرف من ستلتقي
- تأكد من أن جميع أعضاء الفريق لديهم الزي المناسب
- اكتشف ما إذا كانت غرفة الاجتماعات بها الأجهزة اللازمة لعرضك التقديمي
- اطبع خطابك وشاركه مع زملاء العمل
عندما تكون بالفعل في الفندق ، لا تنس أن تتدرب على حديثك وتأكد من أن الجميع يعرف ما يقوله ويفعله أثناء الاجتماع.
وفي الختام
من قال إن تنظيم رحلة عمل يجب أن يكون مرهقًا؟ إذا بدأت مبكرًا ، قم بعمل قائمة مهام ، واختر شركة حافلات مستأجرة بحكمة ، وظل إيجابيًا ، فقد يتحول هذا إلى مغامرة ، ويعزز مهاراتك ، وحتى يساعدك في الحصول على ترقية. أتمنى لك رحلة آمنة لا تنسى!
