إن الاحتفاظ بسجلات الموظفين بطريقة آمنة ودقيقة ليس بالمهمة السهلة. عندما تقوم بتعيين معرفات الموظفين لموظفيك ، تصبح الوظيفة أقل صعوبة.
في هذه المقالة القصيرة ، سنستعرض معرّف الموظف ورقم المعرّف ، ولماذا هما مفيدان ، وما إلى ذلك.
هيا بنا نبدأ.
ما هو معرف الموظف؟
معرف الموظف هو رمز يستخدم لتحديد الموظفين الذين يعملون في الشركة. يمكن أن يؤدي تنفيذ نظام رمز معرف الموظف في شركتك إلى قواعد بيانات وسجلات للموظفين أكثر صحة ، وأمانًا محسّنًا للهوية ، وزيادة الكفاءة بشكل عام. تعرف على المزيد حول أرقام معرف الموظف وكيف يمكن أن تساعدك في تحسين إدارة الموظفين في شركتك.
كيف يجب تنسيق معرف الموظف؟
بالنسبة لمعرفات الموظفين ، لا يوجد تنسيق مقبول عالميًا. يمكن لأصحاب العمل تطوير معرفات الموظفين.
فيما يلي بعض الأمثلة على تنسيقات معرف الموظف الشائعة:
- الأرقام بترتيب وقت تعيين الموظف. على سبيل المثال ، يمثل 00009 تعيينًا مبكرًا ، ولكن 00743 يمثل تعيينًا لاحقًا إلى حد كبير.
- مزيج من الأرقام والحروف ، مع الحرف الذي يمثل قسم الموظف. على سبيل المثال ، يمكن أن يكون ACC1234 معرف موظف في قسم المحاسبة.
- الموظفون المؤقتون ، مثل المتدربين أو المقاولين ، لديهم قوانين خاصة بهم. على سبيل المثال ، TEMP007.
من الضروري الالتزام بتنسيق معرف الموظف الذي اخترته ، حيث إن تغييره بشكل متكرر يمكن أن يربك الموظفين وينفي الغرض من المعرفات.
إذا كنت تريد أن تكون معرفات موظفي شركتك متسقة ، فيجب أن تأتي جميعها من نفس القسم. على سبيل المثال ، يمكنك تفويض معرفات الموظفين هذه لقسم الموارد البشرية للتأكد من عدم وجود تكرارات وأن كل شيء على ما يرام.
ما هو رقم هوية الموظف؟
يعين أرباب العمل لكل موظف رمزًا فريدًا لرقم تعريف الموظف. يُعرف رمز التعريف هذا أحيانًا برقم الموظف أو رمز الموظف أو معرف الموظف أو أي اسم آخر يبدو مشابهًا.
نظرًا لأن معرفات الموظفين تمثل فردًا فريدًا ، فإنها تعكس أيضًا معلوماتهم الشخصية ومعلومات الشركة الحيوية الأخرى. يمكن أن يشمل ذلك عنوانهم ورقم الضمان الاجتماعي ومعلومات كشوف المرتبات وغيرها من المعلومات.
في حين أن إصدار معرفات الموظفين ليس مطلوبًا ، فإن الفوائد تصبح واضحة بشكل متزايد مع نمو الشركة وتوظيف المزيد من الأشخاص. بطاقات تعريف الموظفين ليست ضرورية للأغراض الضريبية ، لكنها يمكن أن تساعد الشركة على إدارة حفظ السجلات بشكل أفضل.
ما هو الفرق بين رقم هوية الموظف ورقم الرواتب؟
يختلف معرف الموظف عن رقم كشوف المرتبات بطريقة مهمة واحدة.
غالبًا ما يتم تعيين معرف الموظف من قبل صاحب العمل للمساعدة في تحديد الحقائق حول موظف معين.
من ناحية أخرى ، يعمل رقم كشوف المرتبات كمعرف للوظيفة بدلاً من الموظف الذي يشغل هذا المنصب.
لنفترض أن جين تعمل كاتبة محتوى في ABC. سيظل معرف الموظف الخاص بـ Jane كما هو بغض النظر عن منصبها في المؤسسة ، حيث أن هذا الرقم مرتبط بها كفرد.
إذا تمت ترقيتها من كاتبة محتوى إلى مدير تسويق محتوى ، فسيتغير معرف كشوف المرتبات الخاص بها. سيتوافق معرف كشوف المرتبات الجديد الخاص بها مع منصبها الحالي.
تُستخدم معرفات كشوف المرتبات بشكل أساسي للأغراض الضريبية والرواتب ، مما يضمن حصول الموظفين على ما يستحقونه.
كما تتعقب HMRC معرفات كشوف المرتبات للموظفين الذين يعملون في الشركات التي تستخدم نظام كشوف المرتبات (Pay As You Earn (PAYE.
معرف الموظف مقابل رقم الضمان الاجتماعي
أرقام تعريف الموظف (IDs) ليست هي نفسها أرقام الضمان الاجتماعي (SSNs). في حين أن SSNs هي طريقة قابلة للتطبيق لتحديد هوية الأشخاص ، إلا أنها تحتوي على معلومات شخصية حساسة ، إذا تم استخدامها كمعرف موظف ، فقد تعرض الأفراد لسرقة الهوية. يمكن لصوص الهوية استخدام SSNs لإنتاج مستندات مزيفة وإلحاق ضرر كبير بهوية الفرد وأمن الشركة. نتيجة لذلك ، يجب استخدام معرفات الموظفين لتحديد الهوية اليومية والداخلية ، في حين يجب استخدام SSNs فقط عندما تكون ضرورية للغاية.
من المهم أيضًا التمييز بين معرف الموظف ومعرف كشوف المرتبات. بينما يكون معرف الموظف فريدًا لهذا الشخص ، يتم تخصيص معرف كشوف المرتبات عادةً لدور أو منصب معين بدلاً من الفرد. أي ، إذا تولى موظف آخر المنصب ، فإنهم يرثون معرف كشوف المرتبات والمعلومات ذات الصلة لكنهم يحتفظون بمعرف الموظف الخاص بهم.
الموظف مقابل تحديد صاحب العمل
كثيرًا ما يتم الخلط بين معرف الموظف ومعرف صاحب العمل (EIN). خصصت لك مصلحة الضرائب الأمريكية رقمًا مكونًا من تسعة أرقام كرقم صاحب عمل خاص بك. رقم تعريف صاحب العمل الخاص بشركة ما ، مثل رقم التأمين الاجتماعي (SSN) الخاص به ، هو رقم التعريف الفيدرالي الفريد الخاص به ويستخدم لأغراض الضرائب وإعداد التقارير والتنظيم.
من المسؤول عن تعيين وإدارة معرفات الموظفين؟
غالبًا ما تقع مسؤولية تخصيص وإدارة معرفات الموظفين ضمن اختصاص قسم الموارد البشرية (HR) في المنظمة أو المحاسبين أو كتبة الرواتب ، اعتمادًا على حجم المنظمة. بعد التوظيف ، عادةً ما يزودون الموظفين بمعرفاتهم الفريدة كجزء من عملية الإعداد.
هل توجد أي إرشادات لأرقام تعريف الموظف؟
نظرًا لأن أرقام معرف الموظف تكون مرئية بشكل متكرر للجمهور ، يجب تجنب استخدام المعلومات الحساسة لإنشاءها ، مثل الأرقام الأربعة الأخيرة من رقم الضمان الاجتماعي للموظف. لا توجد قيود صارمة وسريعة بخلاف ذلك ، طالما أن الأرقام منطقية داخل مؤسستك. للحصول على مزيد من المعلومات حول رقم الهوية ، يمكنك استخدام مجموعة من الأحرف والأرقام.
فيما يلي بعض النصائح لتعظيم نظام ترقيم معرف الموظف الخاص بك:
- لتعيين قسم أو قسم الموظف ، ابدأ رقم الهوية برمز مكون من حرفين.
- لا تستخدم رقم معرف الموظف الخاص بالموظف المفصول مرة أخرى. للموظفين الجدد ، قم دائمًا بإنتاج رقم فريد لم يسبق استخدامه من قبل.
- أضف "- [n]" إلى نهاية رقم معرّف الموظف ، حيث [n] هو عدد شارات المعرف الإضافية المطلوب طباعتها لهذا الموظف. (على سبيل المثال ، يشير معرف الموظف "7659-0" إلى أن الموظف الذي يحمل رقم المعرف "7659" تلقى معرف موظف واحد فقط.) وهذا مفيد جدًا عند استخدام الشارات للتحكم في الوصول.
- تزود بعض الشركات العمال الجدد برقم هوية موظف مؤقت ، يُشار إليه بحرف "T" قبل الرقم أو بعده ، لاستخدامه حتى إصدار رقم دائم لهم.
- قم بتضمين رقم تحقق في نهاية رقم المعرف لمنع الانتحال.
- ننصح بأن تكون أرقام معرف الموظف بين 4 و 8 أرقام ، لذا فهي ليست قصيرة جدًا ولا طويلة جدًا.
- قم بتعيين سلسلة من الأرقام لشارات معرف الزائر مسبقًا. لا يزال بإمكانك تتبع المكان الذي يذهب إليه الزوار دون الحاجة إلى طباعة شارة زائر جديدة في كل مرة يأتي فيها شخص ما.
كيفية استخدام أرقام تعريف الموظف مع بطاقات الهوية
لا تجعل شارات أرقام الموظفين بطاقات الهوية الخاصة بك تبدو أكثر احترافية فحسب ، بل يمكنها أيضًا مساعدة برنامج شارة الهوية الخاص بك. قد يكون من الضروري تسجيل الحضور في جلسة تدريب احترافي ، على سبيل المثال ، والذي سيكون أسهل من خلال الحصول على رقم هوية فريد للموظف. عندما يزور الموظف مواقع أو أماكن أخرى ، قد يلزم تسجيل هذا الرقم في سجل الزوار. علاوة على ذلك ، قد يتوافق الرقم المطبوع على الشارة مع الرقم المشفر في الشريط المغناطيسي للبطاقة أو الرمز الشريطي أو رمز الاستجابة السريعة ، مما يوفر نوعًا آخر من التعريف التلقائي.
كيف أجد رقم تعريف الموظف الخاص بي؟
لن تضطر إلى التعامل مع هذا الاستفسار (الشائع جدًا) إذا تمت طباعة رقم تعريف كل موظف على شارته. في حياتنا اليومية المزدحمة ، لدينا بالفعل عدد كبير جدًا من الأرقام لنتذكرها ؛ هذا يبسط الأمور أكثر لأعضاء فريقك.
التحكم في الوصول مع بطاقات هوية الموظف
يعد استخدام بطاقات هوية الموظف لتنظيم الوصول مفهومًا رائعًا. يمكنك جعل نظامك يسجل معرّف الموظف المقابل مع كل استخدام حتى لا يكون هناك ارتباك بشأن من يدخل غرفة أو منطقة معينة. في الواقع ، تطلب منك معظم أنظمة التحكم في الوصول تقديم رقم معرف الموظف للموظف الذي تم إصدار شارة RFID له. يؤدي هذا إلى إنشاء ارتباط في قاعدة بيانات التحكم في الوصول بين رمز RFID ومعرف الموظف واسم حامل البطاقة.
الحضور وضبط الوقت مع هوية الموظف
يمكن تكوين شارات معرف الموظف التي تحتوي على أرقام معرف الموظف الداخلية بسهولة لتعمل مع الساعات الزمنية. TapTrack ، على سبيل المثال ، يمكن تكوينه لاستقبال الرقم عبر NFC (اتصال المجال القريب). يتم استخدام معرف الموظف لتحديد الهوية الفريدة في معظم أنظمة الوقت والحضور ، مثل Kronos. يمكنك استخدام المعرفات الخاصة بك لتتبع أوقات العمل في المواقع البعيدة باستخدام الساعات الزمنية المناسبة أو حتى هواتف NFC.
تنسيق الأرقام لمعرفات الموظفين
لا تحتوي أرقام معرف الموظف على قالب أو تنسيق محدد. يمكن للمؤسسات استخدام أي تنسيق للرموز الفردية ، ولكن معظمها يستخدم نموذجًا مشتركًا لإنشاء معرّفات جديدة وتعيينها. قد يكون مزيجًا عشوائيًا من الأرقام والحروف ، أو يمكن أن يتبع نموذجًا يتوافق مع معلومات حول الموظف ، مثل المسمى الوظيفي أو تاريخ البدء. ضع في اعتبارك أمثلة تعريف الموظف التالية:
- M028
- S067
تمثل الأحرف الأولى في هذه العينات الأقسام ، وتوضح الأرقام التسلسل الذي تم تعيينهم فيه من قبل الشركة. يشير المثال (أ) إلى موظف يعمل في قسم التسويق ، بينما يشير المثال (ب) إلى موظف تم تعيينه لاحقًا لقسم المبيعات.
يجب عدم تضمين أي معلومات شخصية أو حساسة في أرقام معرف الموظف ، بغض النظر عن كيفية تنسيقها. لا تقم بتضمين أي جزء من رقم الضمان الاجتماعي الخاص بالفرد أو أي معلومات حساسة أخرى في معرف الموظف الخاص به.
فوائد أرقام هوية الموظف
# 1. استخدم لمجموعة متنوعة من الأغراض
معرفات الموظفين لديها مجموعة متنوعة من التطبيقات حسب العمل. في تجارة التجزئة ، على سبيل المثال ، قد يكون معرف الموظف ضروريًا للوصول إلى أنظمة الحراثة أو المخزون. قد يضطرون أيضًا إلى استخدامها للحصول على امتيازات الموظف ، مثل شراء المنتجات بخصم الموظف. قد يكون للموظفين في مكتب ما مستويات تخليص مختلفة تسمح لهم بتسجيل الدخول إلى قواعد بيانات محددة باستخدام معرفاتهم. يمكن أن يوفر هذا أيضًا سجلًا رقميًا لمعرفات الموظفين في حالة احتياجك أنت أو الموارد البشرية أو فرق المحاسبة إلى تدقيق البيانات.
# 2. التحكم في الوصول إلى المعلومات وأمنها
يمكن أن تكون إدارة الوصول إلى معلومات وتطبيقات وحتى غرف معينة مفيدة لشركتك. يمكنك تحديد درجات الوصول الفردية أو الأمان باستخدام معرفات الموظفين. مندوب المبيعات ، على سبيل المثال ، قد يكون لديه حق الوصول إلى قاعدة بيانات CRM ولكن يُحظر الوصول إلى البرامج أو المعلومات التي لا علاقة لها بدورهم. يمكنك أيضًا تعيين معرفات مؤقتًا للزوار الذين يطلبون الوصول إلى مناطق معينة من المبنى ، مثل المقاولين أو العملاء.
# 3. تنظيم مجموعات بيانات الشركة الكبيرة
يمكن أن يساعد نظام معرف الموظف في تنظيم وصيانة المستندات وقواعد البيانات. من السهل البحث عن المعلومات وعرضها وتنظيمها باستخدام معرف واحد مرتبط بجميع معلومات الموظف.
# 4. الحفاظ على دقة الهوية
إذا كانت شركتك صغيرة ، فربما لن تقلق بشأن الأسماء التي تسبب ارتباكًا في سجلات الموظفين. ومع ذلك ، إذا نمت الشركة ، فقد يشترك بعض الموظفين في نفس الاسم ، مما يتسبب في مشاكل في حفظ السجلات. هذا يمكن أن يعرض للخطر السرية أو يسبب مشاكل في كشوف المرتبات. يمكنك تجنب هذه المشاكل من خلال اعتماد نظام معرف الموظف الذي يضمن أن كل موظف فريد في سجلات شركتك.
اقرأ أيضا: تجربة الموظف الرقمي DEX: الدليل النهائي
# 5. تعزيز أمان كيان المعرف
يمكنك تجنب استخدام المعلومات الشخصية بخلاف ذلك عن طريق استخدام معرفات فريدة للموظفين. رمز معرف الموظف هو رمز داخلي فريد يعمل بمثابة تشفير لتعريف الموظف. يجب أن تكون معرّفات الموظفين فريدة ولا تحتوي على معلومات شخصية ، مثل SSNs ، والتي يمكن أن تعرض هوية الموظف للخطر.
يمكنك تجنب استخدام المعلومات الشخصية بخلاف ذلك عن طريق استخدام معرفات فريدة للموظفين. رمز معرف الموظف هو رمز داخلي فريد يعمل بمثابة تشفير لتعريف الموظف. من الأهمية بمكان أن تكون معرفات الموظفين فريدة ولا تتضمن أي زملاء في العمل.
نبذة عامة
ليس من السابق لأوانه أبدًا البدء في إصدار أرقام تعريف الموظف إذا كنت تمتلك شركة صغيرة. عندما يكون لديك ثلاثة موظفين فقط ، فقد يبدو الأمر أحمقًا ، ولكن عندما يكون لديك 100 موظف أو أكثر ، ستكون سعيدًا لأن لديك نظامًا مطبقًا. للسماح بالنمو والتنمية ، نقترح دائمًا أن تدمج الشركات الصغيرة أنظمة الشركات الكبيرة حيثما كان ذلك ممكنًا.
- رقم هوية الموظف: المعنى ، كيفية العثور عليه ، الولاية ، الفيدرالية والمولدات
- كيف تبدأ PAYROLL للأعمال الصغيرة: 2023 أفضل دليل سهل
- ما هو المعرف الضريبي: التعريف ، أنواعه ، كيف وأين يمكن الحصول عليه
مراجع حسابات
