نحن نعمل في عالم رقمي ، مما يعني أنه بصفتنا أصحاب أعمال ، يجب علينا مواكبة التغيرات التكنولوجية التي تؤثر على صناعتنا. وبالتالي ، فإن نظام إدارة الوثائق هو أحد هذه التطورات. عندما يتعلق الأمر بإنشاء جداول الموظفين والحفاظ عليها ، فإن هذا البرنامج يلبي جميع الاحتياجات حقًا. لذلك ، في هذا المنشور ، سننظر في برامج وحلول إدارة المستندات وغير ذلك الكثير.
نظام ضبط وترتيب الوثائق
يعد نظام إدارة المستندات (DMS) حلاً برمجيًا مؤتمتًا لتنظيم الأنشطة وتأمينها والتقاطها ورقمنتها ووضع علامات عليها وتفويضها واستكمالها ببيانات شركتك ، وهو نظام لإدارة المستندات. على الرغم من حقيقة أن معظم أنظمة إدارة المستندات تخزن البيانات على السحابة ، فإن DMS أكثر من ذلك بكثير. يمكنك قضاء المزيد من الوقت في المهام التي تستمتع بها لأن أنظمة إدارة المستندات المبتكرة ، مثل eFileC Cabinet ، تتعامل مع الكميات الهائلة من الورق التي تتدفق إلى شركتك نيابةً عنك.
إدارة المستندات هي عملية معالجة المستندات بطريقة يمكن من خلالها إنشاء المعلومات وتبادلها وتنظيمها وحفظها بكفاءة وبشكل مناسب. نتيجة لذلك ، يجب على الشركات فهم كيفية تطوير نظام إدارة المستندات.
تتعامل العديد من الشركات مع البيانات الحساسة التي يجب أن تظل آمنة ومأمونة ، أو يتم الوصول إليها على الفور. في مثل هذه الحالات ، يعد نظام إدارة المستندات الذي يعمل بشكل جيد أمرًا بالغ الأهمية. حتى إذا كانت شركتك غير رسمية بدرجة أكبر ، فلا يزال من الضروري الاحتفاظ بسجلات دقيقة لأسباب مالية وأسباب تتعلق بالكفاءة.
نظرة عامة على نظام إدارة الوثائق
تشعر معظم الشركات في الوقت الحاضر بالراحة في التعامل مع المستندات الرقمية واستخدام الأدوات مع إمكانات التخزين والإدارة. لا يوجد نقص في برامج أو تطبيقات إدارة المستندات ، العامة والخاصة بالصناعة ، والتي تهدف إلى تحسين معالجة شركتك للمعلومات الإلكترونية. قد لا تزال الفنادق ، على سبيل المثال ، تستخدم سجلًا على غرار الكتاب عند تسجيل الوصول وقد تستمر في السعي للحصول على توقيع على علامة تبويب بطاقة الائتمان الورقية ، لكن الفنادق تستخدم OPERA خلف الكواليس لإدارة الغرف وتسجيل الملاحظات وتشغيل الفواتير.
من ناحية أخرى ، يجب على العديد من المؤسسات الصغيرة التعامل مع مزيج من البيانات القديمة على الورق والملفات الإلكترونية ، مع زيادة كمية البيانات الورقية في بعض المواقف بشكل كبير. نتيجة لذلك ، يعد استخدام تقنية تصوير المستندات لتحويل جميع مستندات شركتك إلى ملفات إلكترونية أحد الحلول لتحدي بيئة البيانات المختلطة. لذلك ، قد تكون هذه عملية بسيطة جدًا ، أو قد تتطلب بعض البراعة والأساليب المتخصصة ، اعتمادًا على نوع البيانات والمستندات التي تعمل بها.
برنامج إدارة الوثائق
في هذا القسم من المقالة ، سننظر في 15 برنامجًا لإدارة المستندات.
# 1. كاني دوك
نظّم المستندات الرسمية واجعل العثور عليها أسهل باستخدام أداة إدارة المستندات هذه. CannyDocs هو نظام ذكي لإدارة المستندات يمكنه تنظيم المستندات الاحترافية. تجعل هذه الوظيفة أيضًا من السهل جدًا العثور على مستنداتك واستردادها. CannyDocs هو تطبيق مستقل يسمح لمستخدميه بالعمل بسهولة. إنه حيادي في نظام التشغيل ، لذا يمكنك تثبيته على أي جهاز يعمل بنظام التشغيل.
# 2. منطقي
تساعد LogicalDOC المؤسسات من جميع الأحجام في جميع أنحاء العالم في السيطرة على إدارة المستندات ، مع التركيز على سرعة استرداد المحتوى وأتمتة عمليات الأعمال. لذلك ، يمكن لفريقك استخدام خدمتنا لإنتاج أي عدد من المستندات والتأليف المشترك له وتنسيقه.
# 3. بيتريكس 24
أكثر من 8 ملايين منظمة حول العالم تستخدم Bitrix24 ، وهي أداة مجانية لإدارة المستندات. وبالتالي ، تتوفر الخيارات السحابية والمحلية (الوصول إلى كود المصدر المفتوح). علاوة على ذلك ، تتوفر مزامنة الملفات ومشاركة الملفات والوصول عبر الهاتف المحمول وتحرير المستندات عبر الإنترنت وغير متصل والتحرير متعدد المستخدمين والمزيد لمحركات الأقراص الشخصية والمجموعات والشركات.
# 4. ملف
يعد Filehold هو الأنسب للمؤسسات الكبيرة في مجالات مثل التصنيع أو الرعاية الصحية التي تتطلب إدارة المعلومات. ومن ثم ، يعد هذا نظامًا لإدارة المستندات لسطح المكتب والجوّال يمكنه توسيع نطاقه ليشمل آلاف المستخدمين وملايين المستندات. يمكن تثبيته في مكان العمل أو في السحابة. حافظ على حقوق الملكية الفكرية الخاصة بك آمنة باستخدام المصادقة ذات العاملين ، والتي تم إنشاؤها على بنية Microsoft Service Oriented Architecture. أكثر من ذلك ، من خلال التوقيع الإلكتروني والتحكم في الإصدار وحل OCR ، يمكنك تحسين العمليات وتوفير الوقت والمال.
# 5. أبتيان
إدارة المكتب و الموظفين. إدارة وتنظيم اللوازم المكتبية ، والمعدات ، والعقود ، وعلاقات الموظفين ، والأصول ، والمسائل الإدارية الأخرى. علاوة على ذلك ، فإنه يبسط عمليات علاقات الموظفين اليومية من خلال جعلها مركزية في مكان واحد. قل وداعًا لأعمالك الورقية وجداول البيانات والتطبيقات المزدحمة عن طريق إدارة الموظفين على متن الطائرة الامتثال، السياسات والمعدات المخصصة والأصول والعقود والمشاريع والمهام ومحاضر الاجتماعات. يمكن تخصيص Aptien ليناسب احتياجات شركتك بنفس طريقة LEGO.
# 6. ليغيتو
تعد إدارة المستندات ، وسير العمل الذكي ، والموافقات ، وتجميع العقود ، وأتمتة المستندات من بعض المشكلات التي تحلها باستخدام Legito. وبالتالي ، فإن مساحة عمل Smart Document الخاصة بك بها كل ذلك تحت سقف واحد. تتيح لك الوظائف الجاهزة لأتمتة المستندات التي تقترب من صياغة نفسها في أقل من ساعتين. أكثر من ذلك ، يتم استخدام Legito للتعامل مع المستندات من قبل أكثر من 150,000 مستخدم في 50 دولة ، بما في ذلك LexisNexis و Price Waterhouse Coopers و Skoda Auto و Societe Generale Group.
# 7. ABBYY FineReader PDF
ABBYY® FineReader PDF 15 هي أداة مساعدة PDF للعمل مع المستندات الرقمية بشكل أكثر كفاءة. لذلك ، يقوم برنامج FineReader بدمج المستندات الممسوحة ضوئيًا في تدفقات العمل الرقمية ويجعل من السهل رقمنة وتحويل واسترداد وتحرير وتأمين ومشاركة والتعاون في جميع أنواع المستندات في مكان العمل الرقمي ، وذلك بفضل محرك التعرف الضوئي على الحروف (OCR) من ABBYY.
# 8. بايندر
يتيح لك Bynder إنشاء العلامات التجارية والمنتجات وأصول التسويق والتقاطها واكتشافها وتوزيعها ، مثل المستندات. استخدم هياكل التصنيف المخصصة والبحث في النص داخل النص لإدارة مستنداتك.
# 9. Xpertdoc
• مبتكرة ومنتج إنشاء وأتمتة المستندات سهل الاستخدام من. ومن ثم ، يتيح لك Xpertdoc تبسيط العمليات المتسقة وتحسينها وأتمتةها لإنشاء مستندات أفضل وتوليدها وإدارتها وتسليمها وتخزينها وتوقيعها الإلكتروني بشكل أسرع ، مما يؤدي إلى تحسين الاتصالات وتسريع العمليات التجارية وزيادة الإنتاجية وتقليل الاعتماد على تكنولوجيا المعلومات. نوفر أيضًا اتصالات بمنصات CRM الشائعة والأنظمة الأساسية للمؤسسات مثل ERP و CPQ و ECM والمزيد.
# 10. مستندات جوجل
تطبيق قائم على الويب مصمم لتخزين جداول البيانات والمستندات وإنشاؤها وتعديلها عبر الإنترنت. تتوفر أيضًا القوالب والدردشة والتعليق.
# 11. جوجل درايف
منصة مشاركة الملفات التي تتيح للمستخدمين تخزين ومشاركة جهات الاتصال والصور ومقاطع الفيديو والعروض التقديمية والتسجيلات والمزيد.
رقم 12. مايكروسوفت اكسل
حل تحليل البيانات الذي يساعد الشركات على إدارة جداول البيانات وإنشاء الرسوم البيانية / المخططات وإجراء العمليات الحسابية ومشاركة المشاريع والمزيد. يتم استخدام برنامج إدارة المستندات هذا على نطاق واسع
# 13. مايكروسوفت 365
تتضمن مجموعة متكاملة من التطبيقات البريد الإلكتروني والتقويم ودفاتر العناوين التي يتم الوصول إليها عبر الإنترنت على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع.
# 14. مساحة عمل Google
مجموعة من المنتجات التعاونية للفرق والشركات الصغيرة والمتوسطة. مؤتمرات الويب ومشاركة الملفات والجدولة في السحابة. G Suite سابقًا.
#15. ون درايف
أداة لإدارة الأصول الرقمية على شبكة الإنترنت تتيح للمستخدمين الوصول إلى الملفات والصور ومشاركتها على أجهزة الكمبيوتر الشخصي وأجهزة Mac و Android و iOS.
ما هي أنظمة إدارة الوثائق المستخدمة؟
تشمل الوظائف العديدة لنظام إدارة المستندات حفظ المستندات الحساسة وتسجيل تاريخ المراجعة وتسهيل تبادل المستندات داخل المنظمة.
كما أن تعيين الكلمات الأساسية والعلامات لكل مستند في نظام إدارة المستندات يجعل من السهل أيضًا تحديد موقع ملفات معينة. علاوة على ذلك ، يمكن أن تساعد هذه الحلول الشركات في الحفاظ على الامتثال للمستندات الحساسة (مثل تلك التي تغطيها HIPAA) من خلال فرض حدود الأمان والأذونات اللازمة على مستندات مهمة محددة.
كيف تعمل أنظمة إدارة الوثائق؟
يعد مسح المستند الورقي أو تنزيل النسخة الرقمية عبر البريد الإلكتروني أو تطبيقات أخرى طريقتين يمكن من خلالهما التقاط المستندات بواسطة نظام إدارة المستندات. الخطوة التالية هي الفهرسة ، والتي تتضمن تنظيم المواد وفقًا لمعايير مختلفة (مثل العلامات والكلمات الرئيسية والبيانات الوصفية) من أجل تسهيل عمليات البحث اللاحقة. أخيرًا ، يتم حفظ الأوراق بدقة حتى يتمكن الأشخاص المناسبون من العثور عليها عندما يحتاجون إليها.
بسبب الاستخدام الواسع لحلول إدارة المستندات المستندة إلى مجموعة النظراء ، لم يعد المستخدمون مقيدون بمكاتبهم من أجل الوصول إلى ملفاتهم. يقوم بعض بائعي برامج إدارة المستندات أيضًا بإتاحة برنامجهم كتطبيق للهاتف المحمول ، مما يوفر للمستخدمين مزيدًا من السهولة والتنقل عندما يتعلق الأمر بالوصول إلى أوراقهم.
ما هي أهم عوامل فعالية نظام إدارة الوثائق؟
سيكون أفضل نظام لإدارة المستندات سهل الاستخدام ومجهز بميزات مثل التحكم في الإصدار وأدوات التعاون والوصول المحمول ومشاركة الملفات. بسبب الخيارين الأولين ، يمكن لأعضاء فريقك التعاون في المستندات المهمة حتى عندما لا يكونون في نفس الموقع فعليًا. باستخدام التحكم في الإصدار ، يمكنك مشاهدة محفوظات الشخص الذي أجرى التغييرات على مستندات الشركة ومتى تم إجراؤها.
يجب عليك أيضًا التأكد من أن البرنامج الذي تحدده يحتوي على إجراءات أمان قوية مطبقة لتقييد الوصول إلى الملفات لمن يحتاجون إليها فقط.
ما الميزات التي يجب أن تبحث عنها في نظام إدارة المستندات الاستراتيجية؟
يعد حل إدارة المستندات الفعال واضحًا في كل من الإعداد والتوسع. يجب أن يحدد مستوى الكفاءة الفنية لفريقك مستوى تطور البرنامج الذي تستخدمه لمساعدتهم على تنظيم واسترجاع الملفات بسرعة وكفاءة. يجب أن يتمكن كل فرد في فريقك ، بغض النظر عن مكان وجودهم أو الجهاز الذي يستخدمونه ، من الوصول بسهولة وسرعة إلى الملفات ومشاركتها والعمل معًا داخل النظام الأساسي.
تعتبر بروتوكولات الأمان ، وضوابط الوصول ، وإصدار الملفات من العناصر التي يجب أن تكون موجودة في أي نظام إدارة مستندات لائق ، ولكنها ذات أهمية قصوى في الأعمال التجارية شديدة التنظيم. تعد إمكانيات البيانات الوصفية والعلامات ، والبحث بالكلمات الرئيسية ، ومحفوظات مراجعة المستندات واستعادتها ، وأتمتة الاحتفاظ بالوثائق وحذفها ، ومسح الصور ، والتعرف البصري على الأحرف ، وتخصيص سير العمل من الميزات الإضافية التي تعزز فائدة نظام إدارة المستندات. يمكن أيضًا أن تتصل أفضل البرامج بالبنية التحتية الحالية لشركتك بسهولة.
ما هو مثال على نظام جيد لإدارة الوثائق؟
مايكروسوفت شيربوينت: هو نظام إدارة المستندات الأكثر فعالية. يوفر SharePoint ميزات شاملة لإدارة محتوى المؤسسة. تستطيع الفرق تحرير المستندات بشكل متزامن بسبب خيارات التعاون الممتازة التي توفرها. للتعرف على جميع الميزات التي يوفرها البرنامج ، قد يكون من الضروري أن يخضع الموظفون لمزيد من التدريب.
ما الذي يجعل نظام التوثيق جيدًا؟
يتمثل المبدأ التوجيهي الأكثر أهمية لإنتاج وثائق عالية الجودة في جعلها تبدو جذابة بقدر ما هو ممكن من الناحية البشرية. يشير هذا إلى أننا يجب أن نسعى جاهدين لكتابتها بلغة واضحة بقدر الإمكان ، دون تخطي أي خطوات في العملية. من المهم بالنسبة لنا الامتناع عن وضع افتراضات حول مستوى المعرفة التي يمتلكها عملاؤنا.
ما المقصود بـ QMS و DMS؟
أنظمة إدارة الوثائق (DMS) وأنظمة إدارة الجودة (QMS) هما نوعان من الحلول التي تستخدم بشكل شائع من قبل المنظمات في صناعة علوم الحياة لإدارة هذه العملية بشكل فعال. تُستخدم أنظمة إدارة الجودة (QMS) لتتبع العمليات والضوابط ، بينما تُستخدم أنظمة إدارة الوجهات السياحية (DMS) لتخزين وتتبع جميع الوثائق المتعلقة بالجودة.
حلول إدارة الوثائق
سننظر في الكيفية التي ساعدت بها حلول إدارة المستندات في حل المشكلات في شركاتنا المختلفة.
# 1. مساحة تخزين أقل
قد تتراكم نفقات تخزين المستندات الورقية بسهولة. بعد كل شيء ، ستحتاج إلى شراء خزائن الملفات والصناديق وصناديق التخزين وإفساح المجال لهم. وفقًا لإحدى الدراسات ، يشغل التخزين المادي للمستندات حوالي 15٪ من مساحة المكتب الإجمالية. علاوة على ذلك ، في الولايات المتحدة ، تبلغ تكلفة الحيز المكتبي في المتوسط 285 دولارًا للقدم المربع. وبالتالي ، فإن هذا الكثير من المال لإنفاقه على تخزين المستندات بهذا السعر. يعتبر هذا هو الأهم من بين جميع حلول إدارة المستندات.
# 2. يقدم وثيقة النسخ الاحتياطي / الاسترداد
لا يعد تخزين المستندات المادية باهظ الثمن فحسب ، بل إنه ينطوي أيضًا على مخاطرة. قد يؤدي حريق ، أو فيضان ، أو زلزال ، أو كارثة أخرى إلى تدمير معلومات قيمة على مدار سنوات ، وإحداث خسائر فادحة في عملك. صدق أو لا تصدق ، 40 إلى 60 في المائة من جميع الشركات الصغيرة لا تفتح أبوابها أبدًا بعد وقوع كارثة. لسوء الحظ ، على الرغم من أنه قد يكون مفاجئًا ، إلا أنه من المستحيل عمليًا استعادة الملفات المهمة.
# 3. يحسن سير العمل
في استطلاع حديث لـ Nintex شمل 1,000 شخص ، قال 49٪ أنه كان من الصعب العثور على المستندات ، وقال 43٪ أنه من الصعب مشاركة المستندات ، وقال 33٪ إن إصدار المستندات يمثل مشكلة. هذا بالأحرى مضيعة للوقت.
باستخدام نظام إدارة المستندات ، يمكنك تبسيط الإجراءات وتوفير ساعات عمل فريقك. يمكن للموظفين اكتشاف ما يحتاجون إليه على الفور ، ومشاركة الملفات بسهولة ، وتحديد مدى حداثة المستند نظرًا لأن النظام يعمل كمستودع مركزي سهل الاستخدام. يتيح لهم هذا التخلص من الفوضى التركيز على واجبات أكثر حيوية.
# 4. يعزز التحكم في الإصدار وتنظيمه بشكل أفضل
حتى إذا أصبحت رقميًا ، فقد يكون تحديد ما إذا كانت حلول إدارة المستندات التي تبحث عنها هي أحدث الإصدارات أمرًا صعبًا. تذكر أنه وفقًا لتقرير Nintex ، واجه 33٪ من العمال صعوبة في التحكم في الإصدار. من الواضح أن هذا يمكن أن يؤدي إلى الفوضى والارتباك.
# 5. تمكن من الامتثال التنظيمي السهل
لكل عمل مجموعة لوائح خاصة به ، ولا يكون اتباعها دائمًا أمرًا سهلاً. وفقًا لمسح حديث ، قد لا يمتثل ما يصل إلى 56٪ من مقدمي الرعاية الصحية لحق الوصول HIPAA. لا يعرضك عدم الامتثال لمشكلات قانونية وإمكانية فرض غرامات شديدة فحسب ، ولكنه قد يضر أيضًا بسمعتك ويضر في النهاية بأرباحك النهائية.
# 6. يمنح وصولاً أوسع إلى المستندات
أحد أهم عيوب الأوراق الورقية هو أنها يمكن أن تكون في مكان واحد فقط في كل مرة ، وأن إنشاء النسخ ليس بالضرورة فعالًا أو آمنًا. إذا كنت تستثمر في نظام لإدارة هذه الملفات ، فسيتمكن أي شخص يطلب الوصول إلى مستند من القيام بذلك دون الحاجة إلى انتظار شخص آخر لإنهائه.
# 7. يوفر الوقت والمال
يستغرق تتبع الملفات الورقية وقتًا طويلاً ومكلفًا. وبالتالي ، يمكن للموظفين استخدام نظام حلول إدارة المستندات للبحث عما يحتاجون إليه بالكلمة أو العبارة أو النص الكامل ، مما يوفر الوقت والمال. نظرًا لأنه يتم حفظ جميع المستندات في السحابة ، يمكن لموظفيك تحقيق أهدافهم بتكلفة أقل وفي وقت أقل.
الأسئلة الشائعة
هل SAP نظام إدارة مستندات؟
SAP DMS (نظام إدارة المستندات) هو مكون متعدد التطبيقات لـ SAP ECC يوفر إمكانات قوية لإدارة المستندات والمحتوى والأصول الرقمية. أكثر من ذلك ، يتم تشغيل DMS بواسطة SAP® NetWeaver ™. يعد SAP DMS مكونًا رئيسيًا في حل SAP PLM.
كيف أقوم بإعداد DMS؟
كيفية استخدام Amazon DMS لإجراء ترحيل قاعدة البيانات
- إنشاء مثيل DMS النسخ المتماثل. ابدأ العملية بإنشاء مثيل نسخ متماثل ، والذي ستستخدمه للاتصال بقاعدتي البيانات وإجراء الترحيل. ...
- تكوين نقاط النهاية المصدر والهدف. ...
- قم بتكوين مهمة الترحيل ثم ابدأها.
ما هو اتصال DMS؟
ملفات تعريف اتصال DMS. عند تحديد المصدر الخاص بك ، تقوم بإنشاء ملف تعريف اتصال يحدد المعلومات المستخدمة للاتصال بقاعدة البيانات المصدر التي تقوم بالترحيل منها. ومن ثم ، فإن ملفات تعريف الاتصال هذه هي موارد قائمة بذاتها ، لذلك بمجرد إنشاء واحدة ، يمكنك إعادة استخدامها في عمليات الترحيل المستقبلية.
مقالات ذات صلة
