يشير التحكم في الإدارة إلى عملية مراقبة وتنظيم الأنشطة التنظيمية لضمان توافقها مع الأهداف المخطط لها. يساعد التحكم المديرين على قياس أهداف التقدم واتخاذ الإجراءات التصحيحية عند الضرورة. يمكن استخدام أنواع مختلفة من آليات التحكم ، مثل مراقبة الميزانية ، ومراقبة الجودة ، ومراقبة المخزون ، وغيرها. يعمل تنفيذ هذه الآليات في مجالات مختلفة من المنظمة ، مثل العمليات والتمويل والتسويق والموارد البشرية. كمدير ، الحاجة إلى الموازنة بين الحاجة إلى التحكم والحاجة إلى المرونة والقدرة على التكيف في بيئة عمل ديناميكية. ستمنحك هذه المقالة فهمًا واضحًا لكيفية تحقيق ذلك.
ما هي تفاصيل السيطرة في الإدارة?
يشير التحكم في الإدارة إلى عملية مراقبة وتنظيم الأنشطة التنظيمية. عليهم التأكد من أنها تتماشى مع الأهداف والغايات المحددة مسبقًا. يتضمن قياس الأداء ومقارنته بالمعايير المحددة وتحديد الانحرافات واتخاذ الإجراءات التصحيحية عند الضرورة. يمكن تطبيق التحكم على مستويات مختلفة داخل المنظمة ، بما في ذلك المستويات الإستراتيجية والتكتيكية والتشغيلية. تركز الرقابة الاستراتيجية على مراقبة ومواءمة الاتجاه التنظيمي العام والأهداف. يتضمن التحكم التكتيكي مراقبة وإدارة أداء أقسام أو أقسام أو مشاريع محددة. يتعامل التحكم التشغيلي مع الأنشطة اليومية والتأكد من أداء المهام الروتينية بكفاءة.
أنواع التحكم
- التحكم في Feedforward: يركز هذا النوع من التحكم على منع المشكلات قبل حدوثها.
- مراقبة ردود الفعل: يحدث التحكم في التغذية الراجعة بعد الانتهاء من الأنشطة.
- مراقبة الميزانية: تعمل الميزانيات كآليات رقابة مالية لمراقبة وتنظيم النفقات والإيرادات والأداء المالي.
- التحكم في العمليات الإحصائية: تستخدم هذه التقنية طرقًا إحصائية لمراقبة جودة عمليات الإنتاج والتحكم فيها.
- لوحات قياس الأداء وبطاقات الأداء: توفر هذه الأدوات تمثيلات مرئية لمؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) والمقاييس.
- نظم المعلومات الإدارية (MIS): يتضمن نظام المعلومات الإدارية استخدام تقنية المعلومات لجمع وتخزين وتحليل وتقديم البيانات ذات الصلة بالأداء التنظيمي.
- التدقيق: عمليات التدقيق هي امتحانات وتقييمات منهجية للعمليات والأنظمة والأنشطة التنظيمية.
ما هي مبادئ الرقابة الإدارية؟
مبادئ الرقابة الإدارية هي المبادئ التوجيهية الأساسية التي يستخدمها المديرون لضمان بقاء الأنشطة التنظيمية على المسار الصحيح مع الأهداف المحددة. تعمل هذه المبادئ كأساس لإنشاء آليات وممارسات رقابة فعالة داخل المنظمة.
تتضمن بعض المبادئ العامة للرقابة الإدارية ما يلي:
- مبدأ الملاءمة
- تأكيد الهدف
- كفاءة الضوابط
- مسؤولية التحكم
- انعكاس الخطط
- ردود الفعل في الوقت المناسب
ما هي المستويات الأربعة للرقابة في الإدارة؟
المستويات الأربعة للرقابة في الإدارة هي التحكم الاستراتيجي ، والرقابة التكتيكية ، والرقابة التشغيلية ، والرقابة المالية.
هذه المستويات هرمية وتغطي جوانب مختلفة من الأنشطة التنظيمية.
- التحكم الاستراتيجي: يركز التحكم الاستراتيجي على الاتجاه طويل الأجل والاستراتيجيات العامة للمؤسسة. يتضمن تقييم وتعديل مهمة المنظمة ورؤيتها وأهدافها الإستراتيجية.
- التحكم التكتيكي: يعمل التحكم التكتيكي على مستوى الإدارة الوسطى ويتعلق بتنفيذ استراتيجيات وخطط محددة. وهو ينطوي على مراقبة وتقييم تنفيذ القرارات والمبادرات التكتيكية.
- السيطرة على العمليات: يحدث التحكم التشغيلي على مستوى أدنى ويتعامل مع الأنشطة والعمليات اليومية للمؤسسة. يركز على كفاءة وفعالية العمليات لضمان تنفيذ المهام والأنشطة وفقًا لذلك.
- الرقابة المالية: تتضمن الرقابة المالية مراقبة وإدارة الجوانب المالية للمنظمة. ويشمل أنشطة مثل إعداد الميزانية ، ومراقبة التكاليف ، والتقارير المالية ، والتحليل المالي.
العناصر الأساسية للتحكم في الإدارة
# 1. تحديد معايير الأداء
يتطلب التحكم إنشاء معايير أداء واضحة وقابلة للقياس أو معايير يمكن مقارنة الأداء الفعلي بها. يمكن أن تكون هذه المعايير مالية أو تشغيلية أو سلوكية.
# 2. قياس الأداء الفعلي
يتضمن التحكم جمع البيانات وتحليلها لتقييم الأداء الفعلي للأفراد أو الفرق أو المنظمة ككل. يمكن القيام بذلك من خلال طرق مختلفة مثل مراجعة التقارير وإجراء تقييمات الأداء أو استخدام مؤشرات الأداء.
# 3. مقارنة الأداء بالمعايير
بمجرد أن يصبح الأداء الفعلي قابلاً للقياس ، من المهم مقارنته بالمعايير المحددة مسبقًا لتحديد أي تباينات أو انحرافات. تساعد هذه الخطوة في تحديد ما إذا كانت المؤسسة تسير على الطريق الصحيح أو إذا كانت التعديلات ضرورية.
# 4. تحديد الانحرافات وتحليل الأسباب
يتطلب التحكم من المديرين تحديد أي انحرافات كبيرة عن المعايير المعمول بها وتحليل الأسباب الجذرية وراءها. يساعد هذا التحليل في تشخيص وفهم أسباب قصور الأداء.
# 5. اتخاذ الإجراءات التصحيحية
عندما يتم تحديد الانحرافات ، يجب على المديرين اتخاذ الإجراءات التصحيحية المناسبة لإعادة الأداء إلى المستوى المطلوب. قد يشمل ذلك إجراء تغييرات على العمليات أو توفير تدريب إضافي أو إعادة تخصيص الموارد أو مراجعة الخطط.
# 6. ردود الفعل والتواصل
يعتمد التحكم على آليات الاتصال والتغذية الراجعة الفعالة لإبلاغ الموظفين بأدائهم والحفاظ على مشاركتهم وتحفيزهم. يمكن أن تتضمن قنوات الاتصال المنتظمة مراجعات الأداء واجتماعات الفريق والمناقشات الفردية.
# 7. تحسن مستمر
للرقابة طبيعة مستمرة ، حيث أنها تنطوي على المراقبة المستمرة ، والتقييم ، وتعديل الأنشطة. يجب على المديرين استخدام التعليقات من عمليات التحكم لإجراء تحسينات وتحسين الأداء التنظيمي بمرور الوقت.
التحكم في عملية الإدارة
تتضمن عملية التحكم في الإدارة العديد من الخطوات المترابطة التي تتبعها المنظمات لإنشاء والحفاظ على سيطرة فعالة على أنشطتها.
يتضمن التحكم في عملية الإدارة سلسلة من الخطوات التي يستخدمها المديرون لضمان توافق الأنشطة التنظيمية مع الأهداف والغايات المحددة. يعتبر التحكم في عملية الإدارة أداة مهمة لضمان استمرار توافق الأنشطة التنظيمية مع الأهداف والغايات المحددة.
الهدف من التحكم في عملية الإدارة
# 1. وضع المعايير
تبدأ عملية التحكم بوضع معايير أو معايير واضحة ومحددة يمكن قياس الأداء على أساسها. يمكن أن تكون المعايير كمية ، مثل الأهداف المالية ، أو مقاييس الجودة ، أو النوعية ، مثل مستويات الورم الحراسة.
# 2. قياس الأداء
بمجرد تحديد المعايير ، فإن الخطوة التالية هي جمع البيانات والمعلومات لقياس الأداء الفعلي. يتضمن ذلك جمع البيانات ذات الصلة من مصادر مختلفة ، مثل التقارير المالية أو ملاحظات الموظفين أو استطلاعات العملاء أو سجلات الإنتاج.
# 3. مقارنة الأداء بالمعايير
في هذه الخطوة ، تتم مقارنة الأداء القابل للقياس بالمعايير المعمول بها. تساعد هذه المقارنة في تحديد أي انحرافات أو اختلافات بين النتائج المرجوة والنتائج الفعلية.
# 4. تحليل الانحرافات
عندما يتم تحديد الانحرافات عن المعايير ، فإن الخطوة التالية هي تحليل أسباب وآثار هذه الانحرافات. يهدف هذا التحليل إلى فهم الأسباب الكامنة وراء الثغرات وتقييم تأثيرها على الأداء العام.
# 5. اتخاذ الإجراءات التصحيحية
يتم اتخاذ الإجراءات التصحيحية المناسبة لمعالجة الثغرات وإعادة الأداء بما يتماشى مع المعايير. يمكن أن تتضمن الإجراءات التصحيحية تحسينات العملية ، وإعادة تخصيص الموارد ، وبرامج التدريب ، وتعديلات السياسة.
# 6. المراقبة والمتابعة
بعد تنفيذ الإجراءات التصحيحية ، تعد المراقبة المستمرة للأداء ضرورية لضمان تحقيق النتائج. تساعد عمليات المتابعة والمراجعة المنتظمة في تتبع التقدم وإجراء التعديلات إذا لزم الأمر.
# 7. التغذية الراجعة والتعلم
خلال عملية المراقبة ، يتم تقديم التغذية الراجعة للأفراد والفرق فيما يتعلق بأدائهم بالنسبة للمعايير. تعمل التعليقات كأداة تعليمية تساعد الموظفين على فهم نقاط قوتهم ومجالات التحسين. كما أنه يوفر رؤى قيمة للمديرين لتحسين آليات التحكم وتحسين الأداء المستقبلي.
# 8. التكيف والتحسين المستمر
يجب أن تكون عمليات التحكم ديناميكية وقابلة للتكيف مع الظروف المتغيرة والاحتياجات التنظيمية. تساعد التقييمات والتقييمات المنتظمة في تحديد مجالات التحسين وتسمح بالتعلم المستمر وتعزيز أنظمة التحكم.
التحكم في وظيفة الإدارة
يشير التحكم في وظيفة الإدارة إلى عملية مراقبة وتنظيم الأنشطة التنظيمية لضمان توافقها مع الأهداف المخطط لها. إنها وظيفة مهمة موجهة نحو الهدف للإدارة تساعد على قياس أهداف التقدم واتخاذ الإجراءات التصحيحية عند الضرورة. غالبًا ما يُعتبر التحكم إحدى الوظائف الأساسية الأربعة للإدارة جنبًا إلى جنب مع التخطيط والتنظيم والقيادة. تعد وظيفة التحكم أمرًا بالغ الأهمية لضمان نجاح المؤسسة ، حيث إنها تساعد في تقليل الأخطاء والانحرافات عن المعايير ، وزيادة الكفاءة إلى أقصى حد ، وتحسين الأداء.
ميزات التحكم في الإدارة
# 1. أهداف التخطيط وتحديد
تبدأ الرقابة بوضع أهداف واضحة ومعايير أداء. يتيح ذلك للمديرين الحصول على أساس لتقييم ومقارنة الأداء الفعلي.
# 2. مراقبة وقياس الأداء
يتضمن التحكم المراقبة المستمرة وقياس الأداء الفعلي مقابل المعايير المحددة مسبقًا. يمكن القيام بذلك من خلال وسائل مختلفة مثل التقارير المنتظمة أو تحليل البيانات أو تقييمات الأداء.
# 3. مقارنة الأداء بالمعايير
الخطوة التالية في وظيفة التحكم هي مقارنة الأداء الفعلي بالمعايير المحددة مسبقًا. يساعد هذا في تحديد أي انحرافات أو تباينات تحتاج إلى الاهتمام.
# 4. تحديد الانحرافات واتخاذ الإجراءات التصحيحية
إذا كانت هناك انحرافات كبيرة عن المعايير ، يحتاج المديرون إلى تحديد الأسباب الكامنة وراءها. يساعد هذا التحليل في فهم أسباب الانحرافات ويمكّن المديرين من اتخاذ الإجراءات التصحيحية المناسبة.
# 5. ردود الفعل والتواصل
يعتمد التحكم على تقديم ملاحظات للموظفين حول أدائهم. تساعد هذه التعليقات الأفراد على فهم كيفية توافق عملهم مع الأهداف التنظيمية وتحفيزهم على التحسين.
# 6. التعديل والتحسين
التحكم ليس نشاطًا لمرة واحدة ولكنه عملية مستمرة. يقوم المديرون باستمرار بتعديل وتحسين الأنشطة التنظيمية بناءً على التعليقات الواردة من خلال تدابير الرقابة. هذا يضمن بقاء المنظمة مستجيبة وقابلة للتكيف مع التغييرات.
# 7. ضمان الكفاءة والفعالية
من خلال التحكم ، يضمن المديرون أن الجهود التنظيمية يتم استخدامها بكفاءة وفعالية. يساعد هذا في تحسين الموارد وتقليل النفايات وزيادة الإنتاجية.
مراقبة المخزون في الإدارة
تشير مراقبة المخزون في الإدارة إلى عملية مراقبة وإدارة وتحسين مستويات المخزون والأنشطة المتعلقة بالمخزون داخل المنظمة. إنه ينطوي على موازنة التكاليف والفوائد المرتبطة بالاحتفاظ بالمخزون. هو التأكد من توفر الكمية المناسبة من المخزون في الوقت المناسب لتلبية طلب العملاء. بينما. تساعد المراقبة الفعالة للمخزون المؤسسات على الحفاظ على مستويات المخزون الكافية ، وتحسين الكفاءة التشغيلية ، وخفض التكاليف ، وتعزيز رضا العملاء.
ميزات مراقبة المخزون
# 1. توقعات الطلب
يعد التنبؤ الدقيق بالطلب أمرًا ضروريًا للتحكم الفعال في المخزون.
# 2. تحديد نقاط إعادة الترتيب وكميات الطلب
نقطة إعادة الطلب هي مستوى المخزون الذي يتم عنده وضع أمر جديد ، بينما تشير كمية الأمر إلى المبلغ المطلوب. يتم تحديد هذه المعلمات بناءً على عوامل مثل المهلة الزمنية وتغير الطلب ومستويات الخدمة المطلوبة.
# 3. تحليل ABC
يصنف تحليل ABC عناصر المخزون بناءً على قيمتها وأهميتها. وهي تصنف العناصر إلى ثلاث فئات: العناصر (العناصر عالية القيمة التي تتطلب رقابة صارمة) ، والعناصر B (العناصر ذات القيمة المتوسطة مع التحكم المعتدل) ، والعناصر C (العناصر منخفضة القيمة مع الحد الأدنى من التحكم).
# 4. جرد في الوقت المناسب (JIT)
تهدف مراقبة مخزون JIT إلى تقليل تكاليف نقل المخزون من خلال وصول المخزون في الوقت المناسب للإنتاج أو طلب العميل.
# 5. إدارة المخزون الآمن
مخزون السلامة هو المخزون الإضافي المحتفظ به للحماية من التقلبات غير المتوقعة في الطلب أو اضطرابات العرض أو تقلبات المهلة.
# 6. أنظمة وتتبع الجرد
تعمل هذه الأنظمة على تسهيل التحكم الدقيق في المخزون وتبسيط عمليات إدارة المخزون وتقليل الأخطاء.
# 7. معدل دوران المخزون وتكاليف الحيازة
تقيس نسبة دوران المخزون مدى سرعة بيع المخزون أو استهلاكه. تشمل تكاليف الحيازة نفقات مثل التخزين والتأمين والتقادم ورأس المال المقيّد في المخزون.
# 8. تحسن مستمر
يجب على المنظمات مراجعة وتحسين استراتيجيات وسياسات وإجراءات مراقبة المخزون بانتظام للتكيف مع ظروف العمل المتغيرة. يمكن أن تتغير أيضًا للتكيف مع ديناميكيات السوق واحتياجات العملاء.
وفي الختام
يتطلب التحكم الفعال أهدافًا واضحة وأنظمة قياس دقيقة وردود فعل في الوقت المناسب وإجراءات تصحيحية مناسبة. يساعد التحكم المؤسسات على تحقيق أهدافها وتحسين الأداء والحفاظ على النجاح بمرور الوقت. يمكن تطبيق التحكم على مستويات مختلفة داخل المنظمة ، بما في ذلك المستويات الاستراتيجية والتكتيكية والتشغيلية. تركز الرقابة الاستراتيجية على مراقبة ومواءمة الاتجاه التنظيمي العام والأهداف. يتضمن التحكم التكتيكي مراقبة وإدارة أداء أقسام أو أقسام أو مشاريع محددة. يتعامل التحكم التشغيلي مع الأنشطة اليومية والتأكد من أداء المهام الروتينية بكفاءة.
تم تصميم أنظمة التحكم الفعالة لتكون مرنة ومتوازنة ومتوافقة مع الأهداف التنظيمية. يجب عليهم تحقيق التوازن بين توفير الإشراف الكافي لضمان المساءلة وتقليل البيروقراطية المفرطة التي يمكن أن تعيق الإبداع وخفة الحركة. تحتاج آليات التحكم إلى التكيف مع الظروف المتغيرة والعوامل الخارجية التي يمكن أن تؤثر على الأداء التنظيمي.
مقالات ذات صلة
- نظام إدارة وإدارة المخزون: أفضل الممارسات
- نظام مراقبة المخزون: ما هو وكيفية تحسينه وأفضل البرامج
- مجموعة التحكم: التعريف والأمثلة والغرض والأنواع
- تغيير التحكم في إدارة المشروع: دليل للعمليات
- الضوابط الداخلية: المعنى والأمثلة
مراجع حسابات
