هل أنت عضو في مجلس الإدارة وتتساءل ما هي محاضر اجتماعات مجلس الإدارة؟ هل ليس لديك فكرة عما يتضمنه أخذ الدقائق؟ أو ربما تكون مبتدئًا في عالم حوكمة الشركات وترغب في التعرف بسرعة على كيفية عمل دقائق الشركات.
المحاضر هي السجل الرسمي للاجتماع ، وهي جزء مهم من عملية صنع القرار. إذا كنت عضوًا في مجلس الإدارة وتريد معرفة ما يحدث في اجتماعاتك ولكن لا يمكنك إجراؤها جميعًا ، أو إذا كنت بحاجة إلى مساعدة في إعداد محاضر الاجتماع الخاصة بك ، فهذه المقالة لك!
ما هي محاضر اجتماعات مجلس الإدارة؟
محاضر اجتماعات مجلس الإدارة هي سجل مفصل لإجراءات مجلس إدارة الشركة. وهي تشمل جميع الإجراءات التي يتخذها مجلس الإدارة وتستخدم كأداة مرجعية من قبل الإدارة والمستثمرين والهيئات التنظيمية.
عادة ما يتم كتابة المحاضر قبل وأثناء وبعد كل اجتماع ويتم توقيعها من قبل جميع الأعضاء الحاضرين في الاجتماع. يجب أن يعكس المحضر ما تمت مناقشته في الاجتماع وأي قرارات تم اتخاذها. يمكن أيضًا الإشارة إلى الدقائق باسم "محضر الجلسات" أو ببساطة "الدقائق."
تعد محاضر اجتماعات مجلس الإدارة جزءًا مهمًا من إدارة عمل ناجح. وهي عبارة عن سجل مكتوب لما يحدث أثناء الاجتماع ، وتتضمن تاريخ الاجتماع ووقته ومكانه ، بالإضافة إلى قائمة بالحضور وعناوينهم.
بينما أخذ دقائق في اجتماع مجلس الإدارة قد تبدو وكأنها عمل روتيني غير ضروري ، يمكن أن تكون مفيدة للغاية من نواح كثيرة. فمثلا:
- يقدمون محضرًا مكتوبًا لما حدث في الاجتماع. هذا يجعل من السهل على أي شخص لم يكن قادرًا على الحضور - بما في ذلك الأعضاء الذين كانوا في إجازة أو لديهم التزامات أخرى - أن يرى بالضبط ما حدث أثناء غيابهم.
- إنها تساعد في ضمان أن يكون الجميع على نفس الصفحة بشأن القرارات الرئيسية التي يتخذها مجلس الإدارة. بدون هذا السجل ، قد يكون من الصعب على جميع المعنيين أن يتذكروا بالضبط كيف تم تحديد شيء ما أو حله.
- إنها تساعد على زيادة الشفافية داخل مؤسستك من خلال توثيق كل قرار يتخذه مجلس الإدارة حتى يعرف جميع أصحاب المصلحة بالضبط أين تقف الأمور في أي لحظة من الزمن.
- يمكن استخدامها لتتبع القرارات التي يتخذها مجلس إدارة مؤسستك بمرور الوقت. يمكن استخدامها أيضًا كدليل عندما يحين الوقت لتقديم إنجازات مؤسستك في التقارير أو طلبات المنح.
ما الذي يجب عليك تضمينه في دقائقك؟
يعد تدوين الدقائق من أهم الوظائف لأي عضو في مجلس الإدارة. تقع على عاتقك مسؤولية تسجيل كل قرار وإجراء ومناقشة تحدث أثناء اجتماع مجلس الإدارة. سيتم استخدام المعلومات التي تجمعها لإعلام وتثقيف الأعضاء الآخرين ، بالإضافة إلى تقديم سجل رسمي لما حدث في الاجتماع.
عادة ما يتم تسجيل الدقائق بناءً على ما قيل أو تم فعله أثناء الاجتماع. قم بتضمين جميع المعلومات التي تحتاج إلى معرفتها حول كل قرار تم اتخاذه أثناء الاجتماع ، بما في ذلك من اتخذ تلك القرارات ولماذا تم اتخاذها.
من أجل إنشاء أفضل محضر اجتماع ممكن ، ستحتاج إلى تدوين ملاحظات مفصلة أثناء الاجتماع نفسه. سيسمح لك ذلك بالتقاط ما قيل وفعل في الوقت الفعلي ، بحيث يمكن استخدام ملاحظاتك لاحقًا كمرجع عند كتابة الدقائق. إليك ما يجب تضمينه في ملاحظاتك:
# 1. مقدمة للاجتماع
يجب أن يتضمن هذا سبب الاجتماع وأهدافه. من الجيد أيضًا إبراز أي ظروف خاصة ، مثل ما إذا كان يتم عقده في وقت أو مكان غير معتاد. قدم ملخصًا موجزًا لمن كان هناك وما الذي ناقشوه.
# 2. قائمة الحضور والاعتذار عن الغياب
قم بتضمين قائمة بالحضور ، بما في ذلك المسميات الوظيفية والمنظمات التي يمثلونها. من المفيد أيضًا ملاحظة ما إذا كان أي شخص قد أرسل اعتذارًا عن غيابه مقدمًا أو إذا كان هناك أي أشخاص آخرين طلبوا الحضور ولكن لا يمكنهم القيام بذلك في هذه المناسبة.
# 3. التاريخ والوقت والمكان الصحيحين للاجتماع
تحقق من ساعتك قبل أن تبدأ في أخذ الدقائق حتى تتمكن من تدوين الوقت الذي تبدأ فيه وتنتهي بالضبط. تأكد من صحة جميع التفاصيل قبل البدء في تدوين ما حدث أثناء الاجتماع. سيساعد هذا في تجنب الالتباس لاحقًا عندما تحاول العثور على شيء ما من شخص آخر كان هناك.
# 4. عنوان بنود جدول الأعمال
صف ما يدور حوله كل عنصر في جدول الأعمال قبل شرح أي مناقشات حوله - يمكنك القيام بذلك من خلال قراءة جدول الأعمال أو الملاحظات من الاجتماعات السابقة حول مواضيع مماثلة. سيساعد هذا القراء على تحديد ما يدور حوله كل عنصر في جدول أعمالهم بسرعة من خلال إعطائهم وصفًا موجزًا أو عنوانًا قبل الغوص فيه بمزيد من التفصيل.
# 5. قائمة دقيقة بمن تكلم أثناء الاجتماعات
لا يقتصر تدوين الدقائق فقط على تتبع ما حدث في الاجتماع ؛ إنه يتعلق أيضًا بتسجيل من قال ماذا. إذا كنت تقوم بتدوين ملاحظات في اجتماع ولا تعرف من تحدث ، فلن تتمكن من تسجيل مساهماتهم بشكل صحيح. يمكن أن يسهل هذا أيضًا العثور عليهم مرة أخرى إذا كنت بحاجة إلى الاتصال بهم لاحقًا.
# 6. المناقشات الرئيسية حول بنود جدول الأعمال
إذا كنت تريد التأكد من أن محضر اجتماعك دقيق ومفيد ، فمن المهم أن تسجل المناقشات الرئيسية حول كل بند من بنود جدول الأعمال في المحضر. بهذه الطريقة ، إذا أراد أي فرد من الموظفين قراءة الدقائق لاحقًا ، فيمكنه بسهولة معرفة ما تمت مناقشته والاتفاق عليه فيما يتعلق بكل بند على جدول الأعمال.
# 7. الإجراءات والمواعيد النهائية المتفق عليها
من المهم تسجيل الإجراءات والمواعيد النهائية المتفق عليها حتى يتمكن الجميع من رؤية ما يجب القيام به ومتى يجب القيام به. تُعد هذه المعلومات حيوية لإدارة التوقعات حول المهام داخل القسم أو الفريق الخاص بك ، بالإضافة إلى ضمان أن يعرف الجميع ما هو مسؤول عنه فيما يتعلق بمهام العمل والمشاريع التي تمضي قدمًا.
# 8. تاريخ وعنوان الاجتماع القادم
من المفيد أيضًا أن يقوم متلقي الدقائق بكتابة تاريخ وعنوان الاجتماع التالي. سيسهل ذلك على الحاضرين التعرف على الاجتماعات المستقبلية ، بالإضافة إلى توفير نقطة مرجعية للدقائق من الاجتماعات السابقة بحيث يمكن مقارنتها مع الاجتماعات الجديدة.
وفي الختام
يعد تدوين الدقائق جزءًا أساسيًا من عملية اجتماع مجلس الإدارة. في الاجتماع ، يتم تدوين المحاضر من قبل شخص أو أكثر يدونون ملاحظات حول ما حدث أثناء الاجتماع. الغرض من تدوين المحاضر هو تسجيل القرارات والإجراءات والمناقشات التي تحدث في الاجتماع. يجب أن يكون المحضر سجلاً دقيقًا لما قيل.
يساعد على إبقاء المحادثة في المسار الصحيح ويضمن أن يكون لدى الجميع فهم واضح لما تمت مناقشته. يجب أن يكون الشخص الذي يحضر المحضر محايدًا وموضوعيًا. يجب ألا يحاولوا التأثير على نتيجة أي قرار أو مناقشة. تذكر: متلقي الدقائق الجيد هو شخص شامل ودقيق ومنظم ولكنه أيضًا مبدع بما يكفي لتدوين الملاحظات بطريقة ستكون منطقية لاحقًا عند قراءة الدقائق مرة أخرى.
