عندما يتعلق الأمر بالمسارات الوظيفية والوظائف التي نريدها ، فمن السهل أن تشعر كما لو أن هناك خيارات قليلة فقط. ولكن هناك العديد من أنواع الوظائف والأدوار المختلفة ، ونحن في مهمة لتسليط الضوء عليها وشرح ما يترتب عليها. هل تحب التحدث إلى أشخاص مختلفين؟ هل ترغب في مساعدة مجموعة متنوعة من الفرق على تحقيق أهدافها؟ إذا أجبت بنعم على هذه الأسئلة ، فقد يكون منصب مساعد المكتب (OA) مناسبًا لك. في هذه المقالة ، سنقوم بتحليل المواصفات العامة والوصف الوظيفي لمساعد مكتب ، والراتب المعني ، والسيرة الذاتية المثالية للوظيفة.
ما هو مساعد Office؟
المسؤولية الوحيدة لمساعد المكتب هي التأكد من أن المكتب يعمل بسلاسة وكفاءة قدر الإمكان. بشكل عام ، ستعمل في مهام إدارية ، ولكن إذا كان ذلك مفيدًا للمكتب ككل ، فيمكنك أن تقول إن أي شيء يسير على ما يرام.
نتيجة لذلك ، يعد هذا منصبًا ممتازًا للمبتدئين لأي شخص يتطلع إلى اكتساب الخبرة في بيئة مكتبية. سوف تتعلم الحبال في مجموعة متنوعة من المجالات - الإدارة والعمليات وخدمة العملاء وما إلى ذلك - ونأمل أن تزدهر في بيئة سريعة الخطى وفي بعض الأحيان مليئة بالتحديات. بعد بضع سنوات من الخبرة ، ستكون في وضع جيد للتقدم إلى وظائف المساعد الإداري والمساعد التنفيذي.
ماذا يفعل مساعد المكتب العام؟
يتم تنفيذ الواجبات الإدارية من قبل مساعدي المكتب العام داخل المنظمة. تتضمن بعض مسؤولياتهم الرد على الهواتف والرد على رسائل البريد الإلكتروني وحفظ المستندات وجدولة المواعيد. قد يكونون أيضًا مسؤولين عن صيانة معدات المكاتب وإدارة التوريد. تشمل المهام المالية الأساسية التي يمكن أن يساعدها هؤلاء المحترفون معالجة الفواتير وتقارير النفقات.
يجب أن يكون مساعد المكتب قادرًا على العمل بكفاءة تحت الضغط بالإضافة إلى امتلاكه مهارات اتصال وتنظيم قوية. يجب أن يتمتعوا أيضًا بمهارات حاسوبية قوية ، مثل Microsoft Office ، فضلاً عن الخبرة في المهام الإدارية مثل إدخال البيانات وحفظ السجلات. من المهم أيضًا أن يتعاونوا بشكل فعال مع مجموعة واسعة من أصحاب المصلحة ، بما في ذلك المديرين التنفيذيين والموظفين والعملاء.
من هو الشخص المثالي لوظيفة مساعد Office؟
الشخص الذي يتمتع بشخصية اجتماعية معقولة هو الأنسب لدور مساعد المكتب العام. نظرًا لأنك ستتعامل مع مجموعة كبيرة من الشخصيات بشكل يومي ، يجب أن تكون قادرًا على التكيف بسرعة والعمل مع الأشخاص من جميع الأنواع. بصرف النظر عن الناس ، يجب أن تكون مستعدًا لأي شيء وكل شيء. وظائف اللحظة الأخيرة ممكنة ، لذلك يجب أن تكون قادرًا على العمل بسرعة دون التعرض للتوتر.
إذا كنت مهتمًا بالتفاصيل ومنظمًا وعمليًا ، فمن المرجح أن تنجح كمساعد مكتب عام. يجب أيضًا أن تكون حريصًا على تعلم الحبال ، خاصة إذا كنت ترغب في التقدم إلى منصب مساعد إداري أو مساعد تنفيذي.
ما هو يوم نموذجي مثل مساعد Office؟
يوم مساعد المكتب ليس هو نفسه أبدًا. في الصباح ، قد تقوم بالرد على الهواتف وتلقي الرسائل ، بينما في فترة ما بعد الظهر ، قد تقوم بفرز البريد وإعداد الفواتير والمراسلات.
بشكل عام ، سيختلف نوع العمل الذي ستتلقاه اعتمادًا على الشركة التي توظفك ومقدار المسؤولية التي يريدون منحك إياها في دورك. بعد معرفة هذا ، دعنا نلقي نظرة على الوصف الوظيفي لمساعد مكتب عام.
الوصف الوظيفي لـ Office Assistant
يتم تدريب مساعدي المكتب على تنفيذ مجموعة متنوعة من المهام الكتابية والإدارية في مجموعة متنوعة من الإعدادات المكتبية. قد يُعرفون أيضًا باسم مساعد إداري أو كاتب مكتب أو سكرتير. بشكل عام ، يتمثل دورهم في مساعدة موظفي المكتب الآخرين والتعامل مع المهام المختلفة المطلوبة للحفاظ على سير المكتب بسلاسة.
يغطي الوصف الوظيفي لـ Office Assistant المؤهلات والواجبات والمسؤوليات الأساسية لمساعد مكتب عام وهو سهل التكيف مع مؤسستك عند التوظيف للمناصب الإدارية.
# 1. واجبات ومسؤوليات مساعد المكتب
يتم سرد واجباتهم ومسؤولياتهم في الوصف الوظيفي لمساعد المكتب على النحو التالي:
- تحسين الإجراءات من خلال تنظيم المكتب ومساعدة المنتسبين.
- فرز وتوزيع الاتصالات في أسرع وقت ممكن.
- إنشاء وتحديث السجلات لضمان دقة المعلومات وصلاحيتها.
- يجب جدولة الاجتماعات والمواعيد والتخطيط لها.
- مراقبة مستويات العرض والتعامل مع النقص
- حل المشاكل المتعلقة بالمكتب والاستجابة للطلبات أو المخاوف
- التنسيق مع الإدارات الأخرى لضمان اتباع السياسات المعمول بها.
- حافظ على علاقات يمكن الاعتماد عليها مع الموردين والعملاء وزملاء العمل.
- عند الضرورة ، قم بأداء واجبات موظف الاستقبال.
# 2. مهارات مساعد Office
كما رأينا ، فإن كونك مساعد مكتب يستلزم مجموعة واسعة من الواجبات. إذن ، ما هي الكفاءات والمهارات الشخصية المطلوبة للنجاح في هذا الدور؟ تتضمن بعض المهارات التي ستحتاج لغرسها ما يلي:
مرونة
بصفتك مساعدًا في المكتب ، فإن دورك مرن نسبيًا ويتضمن مجموعة واسعة من المسؤوليات. الزراعة العضوية الجيدة هي لاعب فريق لديه موقف قادر على القيام به ومستعد لتولي المهام عند ظهورها لمساعدة الأعمال التجارية.
كمساعد مكتب عام ، سيكون لديك بعض المسؤوليات. إذا كنت تفضل قائمة مسؤوليات أكثر تحديدًا ، فقد لا يكون هذا هو الدور المناسب لك. تعد إدارة الوقت مهارة أساسية أخرى لمساعدي المكاتب الذين يجب عليهم التوفيق بين أعباء العمل المتنوعة الخاصة بهم من أجل التعامل مع المشكلات في الوقت الفعلي مع الالتزام بالمواعيد النهائية للمشاريع الحساسة للوقت.
مهارات الاتصال ممتازة.
مفتاح النجاح كـ OA هو امتلاك مهارات شخصية قوية في السياقات اللفظية والمكتوبة. أنت أول شخص سيرى العملاء أو الموظفون المحتملون عندما يدخلون المكتب. عندما يقومون بتقييم ما إذا كانت الشركة مناسبة لهم ، فإن تفاعلاتك ستحدد النغمة. وينطبق الشيء نفسه على أي اتصال عبر البريد الإلكتروني أو الهاتف.
بصفتك مساعدًا في المكتب ، فأنت نقطة الاتصال الأولى للشركة وأول انطباع عنها. علاوة على ذلك ، فإن استخدام مهارات الاتصال لبناء علاقات قوية مع موردي المعدات المكتبية يمكن أن يساعد شركتك في الحصول على خدمة أفضل أو حتى خصم أو اثنين. يجب أن يكون لدى أصحاب العمل الثقة في أنه في كل مرة تحيي فيها زائرًا أو ترد على الهاتف ، سوف تتصرف بشكل احترافي.
لتكون قادرة على العمل بشكل مستقل.
عند تعيين مساعد مكتبي ، يبحث المسؤولون التنفيذيون عن شخص لا يحتاج إلى الكثير من الإشراف ويكون مرتاحًا لإدارة جدولهم الزمني وعبء العمل. يجب أن يكون مساعدي المكتب استباقيًا ، حيث يكتشفون المشكلات المحتملة ويتعاملون معها بأنفسهم. لن يقدر أي رئيس أو زميل في العمل تسجيل الوصول الحر لمعرفة ما إذا كان بإمكانهم طلب المزيد من القهوة عندما يكون المكتب تقريبًا خارج المكتب!
تريد الشركات مرشحًا يأخذ زمام المبادرة ويكون واثقًا من حل المشكلات في ظل قيود الوقت والميزانية. أحد أهم جوانب كونك مساعد مكتب ناجح هو القدرة على القيام بمهام متعددة. أخيرًا ، أنت موجود لإزالة المهام من قوائم مهام أعضاء الفريق الآخرين ، وليس لإضافة مهام جديدة عن طريق طرح الكثير من الأسئلة!
التفصيل المنحى.
سوف تحتاج إلى مهارات تنظيمية استثنائية مثل الوصول الحر. بالإضافة إلى إدارة جدولك الزمني وقائمة المهام ، ستحتاج إلى إيلاء اهتمام وثيق بالتفاصيل. سوف تتعامل مع مجموعة متنوعة من المستندات ، من المذكرات الداخلية المهمة إلى مراسلات العملاء. يمكن أن يساعدك السعي إلى الكمال والتحقق من عملك على تجنب الأخطاء المحرجة والمكلفة.
الدهاء من الناحية التكنولوجية.
بالإضافة إلى معالجة الكلمات العامة ومهارات الكمبيوتر ، ستحتاج إلى إظهار المعرفة ببرامج إدارة المكاتب المختلفة لمختلف المهام الكتابية التي سيُطلب منك القيام بها. قد تستخدم المؤسسات بدائل للعديد من البرامج في مجموعة Microsoft Office التقليدية مع تطور التكنولوجيا.
# 3. التعليم والمؤهلات الأخرى
لبدء العمل في هذا المجال ، يحتاج معظم مساعدي المكاتب فقط إلى شهادة الدراسة الثانوية أو ما يعادلها. من ناحية أخرى ، قد تتطلب بعض المناصب المتقدمة سنوات عديدة من الخبرة العملية و / أو التدريب المتخصص.
على الرغم من أنه ليس مطلوبًا في العادة ، إلا أن هناك عددًا من برامج الشهادات والدرجات العلمية عبر الإنترنت في إدارة المكاتب المتاحة لمساعدي المكاتب الذين يرغبون في التقدم إلى المناصب الإدارية. تتوفر أيضًا برامج درجات أخرى في مجالات إدارية محددة ، مثل برامج درجة البكالوريوس في إدارة المكاتب الطبية.
متوسط راتب مساعد مكتب
يمكن أن يختلف راتب مساعد المكتب اعتمادًا على الخبرة والصناعة وحجم المؤسسة والجغرافيا. متوسط الراتب بالساعة لمساعد مكتب في الولايات المتحدة هو 16.32 دولارًا لكل ساعة اعتبارًا من أبريل 2023. وتتراوح غالبية رواتب مساعد Office في الولايات المتحدة حاليًا من 12.98 دولارًا أمريكيًا (النسبة المئوية الخامسة والعشرين) إلى 25 دولارًا أمريكيًا (18.03 بالمائة). يختلف متوسط نطاق الراتب لمساعد Office بشكل كبير (بما يصل إلى 75 دولارًا أمريكيًا) ، مما يعني أنه قد تكون هناك العديد من الفرص للتقدم وزيادة الأجور بناءً على مستوى المهارة والموقع وسنوات الخبرة.
تلميحات لكتابة سيرة ذاتية أفضل لمساعد Office
من أجل جذب مديري التوظيف بسرعة وتأمين منصب مساعد المكتب العام ، يجب أن تبرز سيرتك الذاتية مع تلبية المتطلبات الموضحة في الوصف الوظيفي أيضًا. ستساعدك هذه المؤشرات في إنشاء سيرة ذاتية أقوى لمساعد المكتب العام:
# 1. سلط الضوء على مهاراتك التكنولوجية في مكتبك
أثناء ترتيب سيرتك الذاتية لمساعد المكتب العام ، تحتاج إلى إبراز أي خبرة برمجية لديك مع الجدولة عبر الإنترنت والفواتير وإدارة المشاريع وإدارة علاقات العملاء. أكد على معرفتك بالأجهزة مثل الماسحات الضوئية وآلات النسخ وأنظمة الهاتف. من خلال التأكيد على معرفتك التكنولوجية في مكتبك ، ستثبت لمديري التوظيف أنك تجلب المهارات ذات الصلة إلى الوظيفة ويمكنك تعلم مهارات جديدة بسرعة.
# 2. حدد تجربة مساعد مكتبك
يمكن لمديري التوظيف فهم نطاق وتأثير عملك بشكل أفضل إذا قدمت أرقامًا ونتائج محددة. تحقق مما إذا كان يمكنك تضمين إجابات للأسئلة "ما مقدار ذلك؟" وكم؟" في كل نقطة من قسم الخبرة الخاص بك. إذا كنت لا تعرف الرقم الدقيق ، فيمكن استخدام رمز التلدة () للإشارة إلى تقدير أو متوسط.
# 3. حافظ على نبرة صريحة
من الأهمية بمكان استخدام اللغة التي تنشئ وتحافظ على نغمة أو "صوت" متسق في أي جزء من الكتابة العادية تقريبًا. تنطبق هذه القاعدة أيضًا على السير الذاتية ، التي تتطلب نغمة رسمية ولكن صريحة (على عكس النغمة غير الرسمية لملف تعريف LinkedIn والصوت الشغوف والواثق لرسالة الغلاف).
استخدم جملًا بسيطة وأوصافًا مباشرة لتجربتك للحصول على صوت صريح في سيرتك الذاتية لمساعد المكتب العام. تذكر هذه النصيحة ، خاصةً عند كتابة قسم ملفك الشخصي ، لأنك قد تميل (أو تعتقد أنك بحاجة) إلى استخدام مصطلحات "ترويجية" بشكل مفرط مثل "متميز في" عندما يفضل استخدام مصطلح مباشر ومباشر مثل "ماهر في" .
كيفية مواءمة سيرتك الذاتية مع الوصف الوظيفي
يجب على مديري التوظيف التدقيق في عدد كبير من السير الذاتية من أجل العثور على مرشح يلبي متطلباتهم. تحدد الشركات تلك الاحتياجات من خلال توصيف الوظائف ، ويمكن أن تساعدك مطابقة مهاراتك وخبراتك مع ما هو مدرج في الوصف الوظيفي على التميز عن الآخرين.
عند تحديد ما يجب تضمينه في سيرتك الذاتية لمساعد المكتب العام ، ابدأ بأهم المتطلبات ، والتي عادةً ما يتم سردها أولاً أو ذكرها عدة مرات في توصيف الوظائف. تأكد من أن المهارات والسمات التي تبرزها توضح لمدير التوظيف كيف يمكنك تلبية أولويات الشركة القصوى. غالبًا ما يتم تجاهل السير الذاتية العامة ، لذا تجنب النسخ واللصق وبدلاً من ذلك ركز على الإنجازات البارزة لجذب انتباه مدير التوظيف.
ما هي واجبات مساعد مكتب المدرسة؟
بصفتك مساعدًا في مكتب المدرسة ، فإنك تتعامل مع المهام الكتابية للجانب الإداري للمدرسة. في هذا الدور ، يمكنك جمع بيانات الحضور ، وتقييم الجدول الزمني لكل حدث خاص ، وإصدار تصاريح للزوار ، والإشراف على الطلاب ، وأداء واجبات أخرى حسب الحاجة.
ما هي الأنواع الثلاثة لمساعدي المكاتب؟
- الدعم الإداري.
- كاتب لإدخال البيانات
- مدير المكتب
ما المهارات التي تحتاجها لتكون مساعد Office؟
- المهارات المطلوبة لمساعد مكتب
- القدرة على التواصل اللفظي.
- قدرات الاتصال في الكتابة.
- المعرفة بالتكنولوجيا.
- القدرات التنظيمية.
- قدرات إدارة الوقت.
- قدرات حل المشكلات.
- قدرات التخطيط.
- الحيلة.
هل Office Assistant هو نفسه موظف الاستقبال؟
سيقوم مساعد المكتب بكتابة المستندات وإرسال رسائل البريد الإلكتروني والفاكسات وجدولة المواعيد والمساعدة في أي مهام أخرى متعلقة بالمكتب تم تعيينها لهم. بشكل أساسي ، يكون موظف استقبال المكتب مسؤولاً عن تقديم خدمة عملاء ممتازة ، بينما يكون مساعد Office مسؤولاً عن توفير دعم مكتبي ممتاز.
هل مسؤول Office ومساعد Office متماثلان؟
دور مسؤول المكتب مطابق تقريبًا لدور المساعد. الفرق هو أنه سيكون لديك مجموعة مهارات أكثر قوة وستكون قادرًا على تحمل مسؤوليات إضافية بسهولة. كثيرًا ما يُنظر إلى المسؤول على أنه القلب النابض لأي مكتب.
هل مساعد Office هو نفسه السكرتير؟
المساعد الإداري لديه مسؤوليات أكثر من سكرتير. يقوم المساعدون الإداريون بأكثر من العمل الكتابي. المساعد الإداري ، على عكس السكرتير ، لديه سلطة اتخاذ قرارات مستقلة.
وفي الختام
هذا رائع إذا كان أن تصبح مساعدًا في المكتب يبدو مثالياً! ستكون جزءًا مهمًا من أي مكتب ، مما يضمن إكمال المهام الإدارية بسرعة وبشكل صحيح. استخدم المعلومات والنصائح الواردة أعلاه لصالحك. يمكنك الحصول على مهنة أحلامك بهذه الطريقة. شكرا لك على الوقت الذي قضيته في قراءة هذا!
- كيف تحسن مهارات الاتصال الخاصة بك الآن !!! (نصائح مفيدة)
- نظام إدارة المكاتب: أفضل الخيارات المجانية والمدفوعة في عام 2023
- خدمات المساعد الافتراضي: أفضل خدمات المساعدة الافتراضية
- مساعد التجزئة: التعريف والواجبات والراتب والسيرة الذاتية
- ما هو المساعد الافتراضي: معنى الخدمات والراتب
- العلاقات العامة: المعنى ، الأمثلة ، الراتب ، التسويق والأهمية
- محلل مكتب الخدمة: التعريف والواجبات والراتب وسؤال المقابلة والسيرة الذاتية
- المساعد الإداري: المعنى ، ماذا يفعلون ، الراتب والمتطلبات
مراجع حسابات
