يتولى مدير المكتب أو مدير الأعمال مسؤولية التأكد من أن المكتب وجميع مناطقه تعمل بسلاسة كل يوم. تشمل واجباتهم التحدث إلى رؤساء الأقسام ، ونقل المعلومات المهمة أو تغييرات السياسة من كبار المسؤولين ، ووضع حوافز لجعل الناس يعملون بجد أكبر. ستوضح هذه المقالة المزيد حول واجبات مدير المكتب ، وقائمة المراجعة ، والمهام الطبية ، ومدير مكتب طب الأسنان ، وكذلك استئناف مهام مدير المكتب
واجبات مدير المكتب
قد يكون مديرو المكاتب نقطة الاتصال الأولية لكل من الأطراف الداخلية والخارجية في مكتبك ، مما قد يكون له تأثير على مختلف جوانب خدمة العملاء والتواصل الخاصة بالتزاماتهم الوظيفية. اعتمادًا على حجم المجموعة ، قد تشمل الواجبات والمسؤوليات ما يلي:
# 1. إدارة الموظفين
- البحث عن المرشحين الجدد وتوظيفهم.
- إعداد الأوراق للتعيينات الجديدة والأشخاص الذين يتركون الوظيفة.
- أداء توجيه الموظفين للتعيينات الجديدة.
- إيجاد وإعداد خطط تدريب للموظفين.
- تحفيز وتعليم وتوجيه الموظفين.
- تفويض وإدارة مهام العمل.
- مراقبة الأداء ، والتي تشمل التقييمات والتعليقات.
- حل النزاعات والشكاوى.
- الاحتفاظ بسجلات حضور الموظفين.
- الاحتفاظ بالملفات الشخصية للموظفين.
# 2. محاسبة
- مراقبة ومتابعة التكاليف.
- إعداد تقارير المصاريف.
- الحفاظ على ميزانية المكتب.
- تساعدك التقارير المالية الشهرية على مواكبة نظام التتبع الخاص بك.
- معالجة الحسابات المستلمة والحسابات الدائنة.
- متابعة الحسابات التي فات موعد استحقاقها.
- القيام بتسويات الحسابات.
- التعامل مع كمية صغيرة من النقود.
# 3. كشف رواتب
- شاهد واكتب عدد ساعات العمل ، بما في ذلك العمل الإضافي
- تتبع الإجازة والوقت المرضي
- إدارة الفوائد
- حساب الإقرارات الضريبية
- كتابة وتسليم شيكات الرواتب
# 4. سكرتارية
- قم بإعداد المحادثات والمواعيد
- تتبع التواريخ والأوقات
- إدارة ترتيبات السفر
- تحضير وإرسال محضر الاجتماع
- جهز واستعد للمحادثات
- تحضير وإرسال المراسلات
- قم بعمل أوراق خاصة وعرضها على الناس
- قم بالرد والمراقبة وتوجيه المكالمات الواردة
اقرأ أيضا: ما هي إدارة المكاتب؟ كل شيئ ترغب بمعرفته
قائمة مراجعة واجبات مدير المكتب
هناك الكثير من المهام التي يتعين على مديري المكاتب القيام بها. عملهم متنوع للغاية ، بدءًا من الاحتفاظ بسجلات الشركة الحساسة بأمان إلى مراجعة أداء الموظفين ووضع ميزانيات سنوية. دعنا نقفز ونذهب مباشرة إلى قوائم مراجعة واجبات مدير المكتب. ها هم:
# 1. قائمة مراجعة التخلص من السجل
يعد التخلص من السجلات جزءًا مهمًا من إدارة السجلات لأنه إذا لم يتم بشكل صحيح ، فقد يؤدي ذلك إلى مشاكل قانونية باهظة الثمن أو انتهاكات كبيرة للبيانات. على الرغم من أنها قد تبدو عملية بسيطة ، إلا أن الشركات غالبًا ما تعرض نفسها للخطر من خلال عدم اتباع قواعد صارمة.
وبالتالي ، من الأهمية بمكان للشركات من جميع الأحجام ، لا سيما تلك التي تتعامل مع آلاف السجلات التي تحتوي على معلومات حساسة ، تنفيذ استراتيجية التخلص من السجلات. سواء كانت السجلات الخاصة بك على الورق أو في شكل رقمي ، وتحتاج إلى التخلص منها ، أو يتم الاحتفاظ بها في منشأة تخزين ، فإن هذه الخطة ستوجهك خلال جميع الخطوات للتأكد من التخلص منها بطريقة قانونية وفعالة.
# 2. قائمة فحص سلامة المكتب
يقع على عاتق مديري المكاتب واجب كبير في التأكد من أن مكاتبهم آمنة ومأمونة. قد يكون عدم القيام بذلك مكلفًا للغاية ، سواء من الناحية المالية أو لصورة الشركة. تعد قائمة مراجعة واجبات مدير المكتب عنصرًا حاسمًا في عملية تفتيش مكتملة لمكان العمل ، حيث إنها الطريقة الوحيدة لضمان أن كل شيء قد تم القيام به لمنع الحوادث والإصابات والأمراض.
# 3. قائمة مراجعة تقييم المخاطر المكتبية
كجزء من الحفاظ على صحة وسلامة مؤسستك تحت المراقبة ، يجب عليك تقييم المخاطر والتحكم فيها بانتظام في كل منطقة مكتب. من الأخطار الشائعة مثل التعثر والسقوط إلى بيئة العمل وكيفية استخدام العمال للمعدات المكتبية ، تحتوي قائمة التحقق هذه على كل ما تحتاجه لإجراء تقييم كامل للمخاطر لمساحة عمل كاملة. إنها تشبه قائمة فحص السلامة من نواح كثيرة ، ولكنها تحتوي أيضًا على وظائف إضافية لمعرفة مدى وعي الموظفين وتجاوز تقييم المخاطر مع زملاء العمل بمجرد الانتهاء من ذلك.
# 4. قائمة مراجعة حل تعارض Office
85٪ من العمال لديهم نوع من الصراع ، و 29٪ منهم يعانون منه طوال الوقت. هذا رقم مثير للقلق يجعلك تتساءل عما إذا كان المديرون يفعلون ما يكفي للمساعدة في حل مشاكل المكتب ومنعها من التفاقم. بالطبع ، يمكن التعامل مع معظم الخلافات بين شخصين دون مساعدة خارجية ، لأن السبب الأول للصراع في العمل هو ببساطة التواصل السيئ.
ومع ذلك ، إذا كانت هناك مشكلة أساسية رئيسية وكان الصراع يضر بشكل واضح بمعنويات الموظفين الآخرين وإنتاجيتهم ، فإن ترك الخصوم لفرزها ليس هو أفضل استراتيجية. يمكن أن يؤدي كونك وسيطًا محايدًا يستمع إلى تحسين الموقف بشكل متكرر ومنع تصاعد الصراع. ستوجهك قائمة مراجعة واجبات مدير المكتب هذه خلال كل مرحلة من مراحل عملية حل النزاعات ، مما يضمن بقاء بيئة المكتب هادئة وأن الجميع يستطيعون العودة إلى العمل بروح جيدة.
# 5. قائمة مراجعة إنهاء العمل
التخلص من موظف هو عملية جادة يمكن أن يكون لها نتائج سيئة إذا لم يتم القيام بها بشكل صحيح. هناك الكثير من الأشياء التي يجب القيام بها قبل السماح لهم بالرحيل ، مثل إيقاف وصولهم إلى ممتلكات الشركة ، وإعطائهم رسالة حول مزاياهم ، وإجراء مقابلة إنهاء الخدمة. سواء كان الموظف يغادر بمفرده أو يتم طرده ، فإن قائمة التحقق هذه ستساعدك على التأكد من أن العملية تتم بطريقة مهذبة وقانونية وفعالة.
اقرأ أيضا: رئيس قسم المبيعات: الوصف الوظيفي والراتب وكيف تصبح واحدًا
واجبات مدير المكتب الطبي
مدير المكتب الطبي ، الذي يسمى أيضًا مدير الممارسة الطبية ، مسؤول عن الوظائف الإدارية للمكتب الطبي وتتمثل واجباتهم الرئيسية في رعاية سجلات المرضى ، وكشوف المرتبات ، والفواتير ، وميزانيات المكتب ، بالإضافة إلى تعيين الموظفين الكتابيين وتدريبهم . فيما يلي مهام مدير المكتب الطبي:
- إدارة الشؤون المالية لممارسة أو منشأة طبية
- رعاية الأعمال اليومية
- الإشراف على إجراءات المريض والموظفين
- متابعة عملية تسجيل المرضى
- الحفاظ على المعلومات الطبية والموظفين مرتبة ومحدثة
- التحسن في خدمة العملاء والتأكد من سعادة المرضى
- تخطيط وتنفيذ ومراقبة سياسات وعمليات المكتب
- التأكد من اتباع القواعد الفيدرالية والولائية والمحلية ، بما في ذلك قواعد OSHA و HIPAA
- جدولة اجتماعات الموظفين للموظفين الإكلينيكيين وغير الطبيين والإداريين
- إجراء المقابلات وتوظيف الأشخاص لمكتب طبي
- تدريب العاملين في المجال الطبي وإجراء مراجعات لعملهم
واجبات مدير مكتب الأسنان
تتضمن واجبات مدير مكتب طب الأسنان الإشراف على جميع المهام الإدارية ودعمها في مكتب طب الأسنان. إنهم مسؤولون عن إدارة أشياء مثل اجتماعات الموظفين والخطط وميزانيات المكاتب وكشوف المرتبات الشهرية. ويسمى أيضًا مدير مكتب طبيب الأسنان أو مدير المكتب. فيما يلي واجبات مدير مكتب الأسنان:
- التأكد من عمل المكتب بشكل جيد من خلال إنشاء وإدارة جميع العمليات والممارسات الداخلية
- الحفاظ على الرقابة المالية لعيادة الأسنان وجدولة الموظفين ودفتر الأستاذ العام ونظام الفواتير.
- إعطاء التوجيه المباشر للأفراد والفرق للتأكد من أن جميع العاملين في المكتب يقدمون خدمة عملاء رائعة.
- تنسيق التنفيذ اليومي للممارسات المكتبية التي تعمل على تحسين الإنتاجية والكفاءة.
- الاستجابة في الوقت المناسب وبطريقة ماهرة للمشاكل السريرية والتشغيلية.
- تطوير وتنفيذ ميزانية مكتبية ناجحة
- تعيين موظفي المكاتب الجدد والإشراف عليهم وتدريسهم
اقرأ أيضا: المدير المالي: المعنى ، الواجبات ، الراتب ، الأدوار والمدير الشخصي
استئناف مهام مدير المكتب
يتطلب منك كونك مدير مكتب ارتداء العديد من القبعات ، ومن المحتمل أنك أجريت مقابلات أو قمت باختيارات التوظيف بنفسك. هذا يعني أنك تعرف بالفعل مقدار الوقت والتفكير في التأكد من أن شخصًا ما مناسب للشركة. الآن بعد أن أصبحت على الجانب الآخر من جدول المقابلة ، استخدم هذه الإرشادات والأمثلة لتطوير سيرة ذاتية لمدير المكتب تجعلك موظفًا.
# 1. اكتب ملفًا شخصيًا مقنعًا يلخص مؤهلاتك
عادةً ما يحصل مديرو التوظيف على الكثير من التطبيقات ، لذلك تحتاج إلى التميز بسرعة. يساعدك الملخص الشخصي على فعل ذلك بالضبط. يأتي هذا الجزء من سيرتك الذاتية في الأعلى وهو المكان الذي تسرد فيه خبرتك ومهاراتك. ابحث عن الكلمات الأساسية أو المهارات التي يسميها مدير التوظيف على أنها ضرورية ، مثل أن تكون جيدًا في Microsoft Office أو أن يكون لديك فهم قوي لقوانين HIPAA. يعد هذا أيضًا مكانًا جيدًا للتحدث عن خبرتك في القيادة ، وكيفية التعامل مع النزاعات ، ومدى تنظيم الأشياء بشكل جيد.
# 2. إضافة قسم الخبرة المهنية القائمة على الإنجاز
عند كتابة جزء من الخبرة المهنية في سيرتك الذاتية ، فأنت تريد أن تصف بدقة واجباتك ومسؤولياتك السابقة ، ولكن عليك أيضًا أن تضع في اعتبارك من تكتبه لمدير التوظيف. أثناء كتابة التعداد النقطي للوظيفة ، حاول تضمين الكلمات الطنانة من الوصف الوظيفي ، مثل كيفية استخدامك لبرنامج معين أو كيفية التعامل مع شكاوى العملاء. لتزويد مشرفي التوظيف بفهم أكبر لتجربتك ، بما في ذلك الأرقام كلما استطعت ، مثل عدد العملاء في مكان العمل.
# 3. تضمين الشهادات والتعليم ذات الصلة
عند البحث عن وظيفة كمدير مكتب ، من المهم سرد أي تعليم أو شهادات تجعلك مرشحًا جيدًا. ستتطلب بعض الوظائف درجة البكالوريوس على الأقل ، بينما قد يهتم البعض الآخر أكثر بالفترة التي قضيتها في هذا المجال. إن كونك مدير مكتب معتمد يعد ميزة عظيمة ، ولكن شهادات البرامج الأخرى ، بالإضافة إلى شهادات تحسين محركات البحث (SEO) وإدارة علاقات العملاء (CRM) ، يمكن أن تثبت أن لديك مواهب إضافية ستساعدك على النجاح بمجرد توظيفك.
# 4. سرد المهارات والكفاءات الأساسية ذات الصلة
يجب أن يكون الجزء من سيرتك الذاتية المسمى "المهارات والكفاءات الأساسية" عبارة عن قائمة بسيطة بالنقاط التي توضح ما يمكنك تحقيقه في الوظيفة. يمكنك إضافة المهارات التقنية والاجتماعية إلى هذه القائمة ، والتي تسمى أحيانًا "المهارات الشخصية". إذا استطعت ، فمن الجيد قراءة وصف الوظيفة بسرعة وإضافة الكلمات الرئيسية والأساسيات المهمة لهذه القائمة. حاول تضمين هذه المهارات المطلوبة كثيرًا إذا لم تكن متأكدًا مما تكتبه.
ما هو أهم دور لمدير المكتب؟
يشغل مدير المكتب أحد أهم الأدوار في الشركة. يتولى هو أو هي المهام الإدارية العامة ، ويخلق العمليات التي تعمل على تحسين الكفاءة ، ويقود الموظفين ويحفزهم ، ويتأكد من أن الفرق تتواصل مع بعضها البعض.
ما هو الملخص المهني لمدير المكتب؟
مدير مكتب منظم يتمتع بمهارات ممتازة للتعامل مع وظائف المكتب وتوجيه الموظفين الإداريين لتلبية احتياجات المديرين التنفيذيين. مدفوعة بالأداء وموجهة نحو الهدف ، مع فهم عميق لاحتياجات مفاوضات العقود والميزانيات وكشوف المرتبات وأوامر المكتب.
ما هو الفرق بين مدير المكتب ومدير العمليات؟
من المتوقع أن ينظر مديرو العمليات إلى الصورة العامة ، ويعملون كل يوم لتعزيز جميع عناصر الأعمال من أجل تعزيز أهداف الشركة. وفي الوقت نفسه ، فإن مديري المكاتب هم الأشخاص الذين يبدأون العمل ، ويحددون نغمة المكتب ويضمنون مشاركة أعضاء الفريق ورضاهم عن عملهم.
ما هي أمثلة إدارة المكاتب؟
قد يتضمن مجموعة واسعة من المهام ، مثل التأكد من أن المكتب محدث ، والعناية بالمعدات المكتبية ، وخلق جو ودي ، وإدارة ميزانية المكتب ، وتحية الزوار والموظفين الجدد ، وإعداد الأنشطة في المكتب والأحداث خارج الموقع لموظفي المكاتب والتخطيط.
ما هو الاسم الآخر لمدير المكتب؟
مدير المكتب ، الذي قد يُعرف أيضًا باسم مسؤول المكتب أو مجرد مسؤول ، هو الشخص في المؤسسة الذي يعمل كحلقة وصل بين فريق الإدارة والموظفين. مديرو المكاتب مسؤولون عن مجموعة واسعة من الأنشطة ، وبعضها يشمل تتبع عمليات التسليم ، وتنظيم مناطق العمل ، ومساعدة المديرين التنفيذيين عند الحاجة.
ما الذي يجعل المدير الجيد؟
المدير الكفء هو الشخص القادر على أن يكون قدوة حسنة لفريقه ويفهم كيفية الاستفادة من مهاراته الفردية لمساعدة الفريق في تحقيق أهدافه. يستغرق المدراء الأكثر فاعلية الوقت الكافي للتعرف على موظفيهم والبحث عن طرق لدعمهم حتى يتمكنوا من تقديم أفضل أعمالهم. من الضروري الحفاظ على اتصال واضح مع موظفيك فيما يتعلق بأهدافهم وتوقعاتهم وملاحظاتهم في جميع الأوقات.
ما هو الجزء الأكثر صعوبة لكونك مدير مكتب؟
التخلص من العمال.
ربما يكون هذا دائمًا أصعب جزء في وظيفة المدير ، ويجب ألا تعتاد عليه أبدًا. لا توجد طريقة سهلة للالتفاف حول هذا الأمر ، ولن يصبح الأمر أسهل بغض النظر عن مقدار ما تفعله.
مراجع حسابات
مقالات ذات صلة
- كيف تصبح مساعدًا في طب الأسنان: المتطلبات والراتب والوظائف والخطوات لتصبح واحدًا في عام 2023
- تأمين طب الأسنان للعمل الذاتي: هل يستحق ذلك؟
- أفضل خطط تأمين على الأسنان: أفضل الخطط للأفراد وكبار السن
- إدارة الصراع: أفضل الاستراتيجيات للتعامل مع الصراع في مكان العمل
- أفضل تأمين طبي لكبار السن في عام 2023
.
