مع تزايد عدد فرص العمل من المنزل ، يهتم المزيد من الأشخاص بالوظائف الرقمية مثل تلك الخاصة بالمساعدين الافتراضيين. المساعدون الافتراضيون هم أعضاء ذوو قيمة في القوى العاملة ، يساعدون أصحاب الأعمال والمديرين التنفيذيين وغيرهم من المهنيين في مهام تستغرق وقتًا طويلاً. في هذه المقالة ، سوف نستعرض أهم مهارات المساعد الافتراضي وسبب أهميتها.
ما هي فوائد امتلاك مهارات المساعد الافتراضي؟
يشير امتلاك مهارات المساعد الافتراضي إلى خبرتك الرقمية ويعزز فرصك في التوظيف في وظائف العمل من المنزل. يعمل المساعدون الافتراضيون في مجموعة متنوعة من الصناعات ولديهم مجموعة واسعة من المواهب القابلة للتحويل والتي تقدرها الشركات في العصر الرقمي اليوم. ينتقل العديد من المساعدين الافتراضيين للعمل في التسويق والمبيعات لشركات Fortune 500.
مهارات مساعد افتراضي ممتازة
فيما يلي المهارات الأساسية للمساعد الافتراضي:
# 1. الموثوقية
يجب أن يكون أصحاب العمل على يقين من أن الموظفين الذين يوظفونهم جديرون بالثقة ، وخاصة المساعدين الافتراضيين المتاحين عبر الإنترنت فقط. عند تكليفهم بمهمة ، يجب أن يكون المساعدون الافتراضيون موثوقين ويجب عليهم الرد على أسئلة عملائهم بالإضافة إلى أي مشكلات تتعلق بالعميل. لا يؤدي هذا إلى زيادة ثقة العميل والعميل فحسب ، بل يعزز أيضًا اسم العلامة التجارية مع تقدمه.
# 2. الاتصالات
يتطلب العمل كمساعد افتراضي مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة. نظرًا لعدم وجود اتصال جسدي ، يجب على العملاء الاتصال عبر رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية ومنصات المراسلة ومكالمات الفيديو. تساعد القدرة على الكتابة والتحدث بشكل فعال في توفير تجربة رائعة لجميع الذين يتواصلون مع المساعد الافتراضي ، مما يؤدي إلى ردود فعل إيجابية للأعمال.
# 3. إدارة الوقت
يجب أن يكون المساعدون الافتراضيون قادرين على إدارة وقتهم بفعالية لأن لديهم في كثير من الأحيان العديد من العملاء والجداول الزمنية. كثيرًا ما يستخدم المساعدون الافتراضيون التقويمات عبر الإنترنت ويعطون الأولوية للوظائف بطريقة معينة لتجنب فقدان أي تفاصيل حيوية عند تعدد المهام. يقوم بعض المهنيين بجدولة الاجتماعات خلال اليوم عندما يشعرون بضغط أقل لإكمال مسؤوليات معينة. يعتمد نهج إدارة الوقت في النهاية على الاحتياجات الخاصة للشركة والمساعد الذي يدير العملاء.
# 4. الحيلة
يجب أن يكون المساعدون الافتراضيون واسعي الحيلة ، وقد يشمل ذلك دراسة المحتوى وإيجاد إجابات للصعوبات التي يواجهها العملاء. كثيرًا ما يقوم العملاء الذين لديهم وقت قصير بتوظيف مساعدين افتراضيين لأداء أشياء مثل التحقق من الحقائق والرد على رسائل البريد الإلكتروني وإدارة حسابات وسائل التواصل الاجتماعي. تتطلب معرفة كيفية القيام بهذه الوظائف معلومات قد يكون من الصعب الحصول عليها. يحترم أصحاب العمل المساعدين الافتراضيين المستعدين والراغبين في إنجاز هذا العمل.
رقم 5. الدافع الذاتي
نظرًا لأن المساعدين الافتراضيين غالبًا ما يعملون بمفردهم في المنزل ، يجب أن يكون لديهم الانضباط والتصميم على الاستمرار في التركيز. يجب أن يكونوا قادرين على تحديد أولويات الطلبات الحساسة للوقت مع متابعة الطلبات الأخرى واستكمال عملهم في الوقت المحدد. المساعدون الافتراضيون الذين يتم تنظيمهم ويتبعون جدول عمل منتظم يجدون أنه من الأسهل البقاء متحمسًا طوال اليوم.
# 6. منظمة
يسمح التنظيم للمساعدين الافتراضيين بالحفاظ على وصول معلومات العملاء بسهولة ، مما يساعدهم على الالتزام بالجدول الزمني. كثيرًا ما يقوم أصحاب الأعمال بتوظيف مساعد لمساعدتهم في التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني وكلمات المرور ومعلومات العميل وقوائم أعياد الميلاد والجداول الزمنية للعطلات والمواعيد والتذكيرات وعناصر المهام الأخرى. يمكن أن يكونوا أيضًا مسؤولين عن ملفات تعريف الشركة على وسائل التواصل الاجتماعي. المساعدون الافتراضيون ذوو الخبرة لديهم إجراءات مطبقة تسمح لهم بالبقاء على اطلاع بأي تغييرات مهمة.
# 7. إبداع
يكافح أصحاب الأعمال الذين لديهم وقت قصير في كثير من الأحيان لإنشاء محتوى إبداعي. قد يكون بعض المساعدين الافتراضيين قادرين على المساعدة في تبادل الأفكار وإنشاء مشاريع جديدة ، اعتمادًا على خلفيتهم ومعرفتهم بقطاع معين. هذا هو السبب في أن العديد من شركات التسويق الرقمي تبحث عن مساعدين افتراضيين على دراية بإنتاج الإعلانات والعلامات التجارية على وسائل التواصل الاجتماعي وكتابة المحتوى وتوليد العملاء المحتملين وأتمتة البريد الإلكتروني. لا تقوي معرفة هذه المجالات مجموعة مهاراتك فحسب ، بل تساعد أيضًا سيرتك الذاتية في التميز عن الآخرين.
# 8. الكتابة
الكتابة هي قدرة تكنولوجية يجب أن يمتلكها جميع المساعدين الظاهريين. هذا هو ما يسمح بالمحادثة عبر الإنترنت. يطلب معظم العملاء ردودًا سريعة عند إرسالهم طلبًا ، وتتيح لك الكتابة بسرعة إكمال المسؤوليات المخصصة لك بكفاءة. تريد معظم الشركات التي تبحث عن مساعدين افتراضيين سرعة كتابة 60 كلمة في الدقيقة على الأقل بدقة 100٪. هناك العديد من البرامج المجانية المتوفرة عبر الإنترنت لمساعدتك في اختبار مهارات الكتابة لديك أو تحسينها.
# 9. التفصيل المنحى
يجب أن يكون المساعدون الافتراضيون موجهين نحو التفاصيل من أجل اكتشاف الأخطاء قبل أن تصبح عامة. ينطبق هذا على الاتصال عبر الإنترنت بالإضافة إلى أنواع الكتابة الأخرى ، مثل المراسلة الفورية ، حيث يمكن أن تضر الأخطاء بصورة الشركة المهنية. عند العمل لدى أحد العملاء ، يجب أن يتخذ المساعدون الافتراضيون الاحتياطات اللازمة لضمان فهمهم للإرشادات واتباعهم لها.
# 10. الخلط
التجميع هو مهارة تقنية مهمة يستخدمها المساعدون الافتراضيون الفعالون. بدلاً من تعدد المهام بين احتياجات العميل ، فإنهم ينهون أكبر عدد ممكن من المهام ذات الصلة. يعتبر التعامل مع البريد الإلكتروني أحد أنواع التجميع الذي يوفر الوقت بين الأعمال المنزلية الأخرى. بدلاً من مراقبة رسائل البريد الإلكتروني للعملاء والرد عليها عند وصولها ، يقوم المساعدون الافتراضيون بجدولة مراسلات البريد الإلكتروني على مدار اليوم. يمكنهم ، على سبيل المثال ، الرد على رسائل البريد الإلكتروني فقط في الساعة 9 صباحًا و 3 مساءً. يمكنك تحسين إنتاجيتك وتركيزك عن طريق تقليل مقدار الوقت الذي تقضيه في التبديل بين المهام.
# 11. مهارات المحاسبة
نظرًا لأن المساعدين الافتراضيين يعملون أحيانًا كمقاولين مستقلين ، فإن امتلاك فهم أساسي لمهارات المحاسبة يعد ممارسة تجارية مهمة. يتيح لك هذا تحديد العملاء والمشاريع الأكثر ربحية ، وكذلك عندما تؤثر نفقات العمل على ربحيتك. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة ، فابحث عن الموارد عبر الإنترنت التي تم إنشاؤها لمساعدة أصحاب الأعمال على فهم الميزانيات العمومية وبيانات الدخل.
ما هي الخدمات التي يقدمها المساعدون الافتراضيون؟
يمكن تعيين مساعدين افتراضيين لأداء مجموعة متنوعة من المهام لعملائهم. قد يُطلب منك إكمال بعض الواجبات المحددة لمالك أو إدارة. في ظروف أخرى ، قد تلعب دورًا مهمًا في مهام الشركة الأساسية وتشعر وكأنك عضو في الفريق. يتيح لك كونك مساعدًا افتراضيًا أن تكون قادرًا على التكيف واستكشاف مجموعة متنوعة من المواقع قبل التركيز على المواقع التي تفضلها.
فيما يلي بعض التخصصات الأكثر شيوعًا المرتبطة بدور VA:
- الأنشطة الإدارية العامة: تشمل الاحتفاظ بالتقويم وتنظيم رسائل البريد الإلكتروني والرد على المكالمات الهاتفية وجدولة المواعيد وغيرها من المهام التي يؤديها المساعدون في الموقع.
- إدارة المشروع: يقوم بعض المساعدين الافتراضيين بإدارة المشاريع لأصحاب الأعمال. يتضمن ذلك عقد الاجتماعات وطلب المعلومات من أعضاء الفريق وإنشاء تقارير مرحلية للمشروع. قد تكون مسؤولاً أيضًا عن ضمان اكتمال المشاريع في الموعد المحدد وفي حدود الميزانية.
- مسك الدفاتر: الدعم المالي ضروري لجميع الشركات. كثيرًا ما تتطلب الشركات الصغيرة وتلك التي تستخدم مساعدين افتراضيين المساعدة في معالجة المدفوعات ومراجعة النفقات والتحقق من كشوف المرتبات وإعداد بيانات الميزانية الشهرية. إذا كنت جيدًا في الرياضيات والأعمال ، فقد يكون هذا مكانًا رائعًا للبدء.
- الفواتير والفواتير: كثيرًا ما تريد الشركات المساعدة في إعداد الفواتير لعملائها. سيقوم VA في هذه الأدوار بإعداد الفواتير باستخدام منصة برامج الشركة ، والتحقق من صحة كل فاتورة ، وإرسالها ، والمساعدة في معالجة الدفع والتسجيل عند اكتمال الدفع.
- سوف تتعرف على الشركة وسلعها وعملائها من خلال بحث المحتوى. ثم تقع على عاتقك مسؤولية إنتاج الأفكار وإجراء البحوث حول الموضوعات المخصصة لتقديم معلومات مفيدة.
- التدوين والكتابة: يمكنك أحيانًا كتابة الأشياء التي تبحث عنها. يتم ذلك عادةً من خلال منشورات المدونة ، على الرغم من أنه يمكن أيضًا الاستعانة بخدمات المساعدة لإنشاء صفحات ويب ومحتويات أخرى.
ما مقدار ما يصنعه المساعدون الافتراضيون؟
تختلف الرواتب والأسعار بالساعة للمساعدين الافتراضيين المستقلين على نطاق واسع. من المحتمل أن تبدأ العديد من المهن والقدرات على مستوى الدخول ، مثل إدخال البيانات ، في نطاق يتراوح بين 8 دولارات و 12 دولارًا في الساعة. كمساعد افتراضي ، ستتمكن من العثور على العديد من هذه الوظائف في Upwork ، ولكن يمكنك أيضًا تحسين راتبك بسرعة كلما تخصصت.
قد تتقاضى Upwork VAs من 15 إلى 25 دولارًا في الساعة مقابل مهام أكثر تقدمًا مثل دعم العملاء وإدارة البريد الإلكتروني وصيانة WordPress والمزيد. تتراوح الأجر الأعلى للمساعدين الإداريين المستقلين من 30 دولارًا إلى 35 دولارًا في الساعة. ومع ذلك ، يمكن لبعض المهنيين العثور على عمل لأكثر من ذلك بكثير.
يكسب المساعد الافتراضي المتوسط في الولايات المتحدة 18.89 دولارًا في الساعة. ومع ذلك ، بصفتك مستقلاً ، ستتمكن من العمل مع العملاء في جميع أنحاء العالم. قد يتحمل العملاء في المواقع والبلدان الأكثر تكلفة في كثير من الأحيان دفع رسوم أكبر.
كيف تصبح مساعدًا افتراضيًا إذا لم يكن لديك أي خبرة
قد يبدو أن كونك مساعدًا افتراضيًا يتطلب الكثير من العمل ، ولكن لا يوجد سوى بضع خطوات للبدء والعثور على عميلك الأول. ستحتاج إلى التعرف على الواجبات التي يتعين إكمالها وكيفية إكمالها قبل إعداد تفاصيل عملك التجاري وطلب الوظائف. ستسير الأمور بسرعة ، ويكتشف العديد من العاملين لحسابهم الخاص أن الأمر ليس بالصعوبة التي توقعوها.
# 1. حضور الدورات التدريبية
يجب أن تستعد للعمل كمساعد افتراضي والتعامل مع أعمالك على الإنترنت. أفضل مكان للبدء هو البحث عن تدريب عبر الإنترنت لمساعدين افتراضيين. هناك العديد من الدورات التدريبية المجانية والمدفوعة وموارد بناء المهارات المتاحة في الوقت الحالي. عندما تجد ما يعجبك ، ابحث عن المراجعات أو اتصل بمساعدين آخرين للحصول على المشورة. ضع في اعتبارك الانضمام إلى LinkedIn أو منظمات شبكات أخرى للاستعلام عن الدورات التي درسها المساعدون الإداريون الافتراضيون.
يعد التعلم من الخبراء طريقة ممتازة لتطوير القدرات اللازمة وفهم ما هو مطلوب منك عندما تبدأ حياتك المهنية الأولى.
# 2. حدد العمل الذي تستمتع به وقادر على القيام به.
بعد أن أخذت بعض الفصول وقراءة بعض المدونات ، حان الوقت لتحديد أدوار VA التي تستمتع بها وتجيدها. هذه أماكن ممتازة للبدء عند تحديد الخدمات التي تقدمها للعملاء.
ضع قائمة بالأعمال المنزلية التي ستكملها ولاحظ كيفية ارتباطها. اكتب ما لا يمكنك القيام به أيضًا. سوف يساعدك في تجنب المشاريع التي تقل احتمالية نجاحك فيها.
ستفعل الكثير من الأشياء في وقت واحد عندما تبدأ في البداية. سيغطي هذا عملك وعمل الإنترنت ، بالإضافة إلى أي عمل عميل. سيساعدك التمسك بنقاط قوتك على القيام بها بشكل فعال في البداية.
# 3. تحديد السعر الذي سيتم تحصيله.
تختلف الأسعار والتكاليف الخاصة بالمساعدين الإداريين الظاهريين ومساعدي المساعدة بشكل كبير. سيختلف المبلغ الذي تربحه اعتمادًا على الوظائف التي تؤديها وحجم عملائك. أفضل طريقة للبدء هي النظر إلى ما يدفعه الآخرون.
قم بزيارة الصفحات التي تحتوي على أفضل المساعدين الافتراضيين المستقلين أو وظائف VA حيث يمكنك تحديد موقع العملاء عبر الإنترنت والتحقق من الرسوم التي يتقاضاها الآخرون. قم بتسعير خدماتك بالقرب مما تجده في السوق حتى يكون الناس على استعداد لمنحك فرصة وتجنب فرض رسوم أقل من اللازم للحفاظ على استمرار عملك.
تذكر أن رسومك يجب أن تكون مرتفعة بما يكفي لتغطية نفقات عملك والنفقات العامة ، بالإضافة إلى التكاليف الأخرى مثل الرعاية الصحية إذا لزم الأمر. بصفتك مستقلاً ، لن تحصل على إجازة مدفوعة الأجر أو مزايا ما لم تكسب ما يكفي من المال لتغطية هذه النفقات بنفسك.
# 4. إنشاء وجود على الإنترنت.
يجب عليك مشاركة اختياراتك وأسعارك مع بقية العالم بعد التعرف عليها. قم بإنشاء محفظة أو سيرة ذاتية عبر الإنترنت لإثبات عملك السابق ، والقدرات المهنية ذات الصلة ، وأي شهادات تلقيتها من دوراتك التدريبية. يمكن أن يساعد وجود موقع ويب ووجود على وسائل التواصل الاجتماعي الأشخاص في العثور عليك بسهولة أكبر.
هناك العديد من أدوات إنشاء مواقع الويب المجانية المتاحة ، ويجب أن تتضمن جهودك على وسائل التواصل الاجتماعي LinkedIn و Facebook. هناك أيضًا خدمات ، مثل Upwork ، تزودك بمحفظة أساسية ، مما يسهل على العملاء تقييمك وإظهار ما يمكنك القيام به.
# 5. البحث عن وظائف
يجب أن تبدأ الآن في البحث عن هؤلاء العملاء! الخطوة الأولى هي البحث عن لوحات الوظائف للشركات المحتاجة. تسمح بعض الخدمات ، مثل Upwork ، للأشخاص بتوظيف مساعدين افتراضيين مستقلين على الفور. في بعض الظروف ، قد ترى أن الشركة تريد تعيين مساعد. بدلاً من التقدم لوظيفة دائمة ، يمكنك إرسال بريد إلكتروني إلى قسم الموارد البشرية أو مدير التوظيف الذي يعرض خدماتك كمساعد افتراضي. سيسمح لك ذلك بالعمل من المنزل والتحكم بشكل أكبر في يوم عملك المستقل مع الاستمرار في تزويد العميل بالخدمات التي يحتاجها.
حافظ دائمًا على سلوك احترافي وكن متجاوبًا. يريد الناس منك أن تتواصل بشكل واضح وسريع ، وبالتالي يتوقعون ردًا سريعًا على أي اتصال هاتفي أو بريد إلكتروني يرسلونه.
# 6. اكتشف المزيد عن نفسك وعملائك.
الخطوة الأخيرة هي التعامل مع كل هذه المعرفة كتجربة تعليمية. عندما تبدأ في العمل ، ستكتشف أن بعض الأشخاص والشركات والصناعات وأنواع الأعمال والوظائف التي تقدرها والبعض الآخر لا تقدرها. يمكن استخدام هذا لمساعدتك في التخصص وتقديم خدماتك. ستكون مستعدًا للقيام بأفضل أعمالك في المواقف التي تستمتع بها ، مما سينتج عنه ردود فعل إيجابية بعد الانتهاء من مهامهم.
هذه هي شركتك ، لذا ركز على ما هو مهم بالنسبة لك ، وستقدم لنفسك أفضل فرصة للنجاح.
ما هي المهارات الصعبة لمساعد افتراضي؟
- مهارات التواصل
- مهارات التخطيط والجدولة
- فهم أدوات إدارة المشاريع المختلفة
- مهارات تكنولوجيا المعلومات
- مهارات البحث الأساسية
- مهارات الكتابة
- أساسيات المحاسبة. ...
- معرفة وسائل التواصل الاجتماعي.
ما هي المهارات المهنية في السيرة الذاتية للمساعد الظاهري؟
تشمل المهارات المهنية:
- التقيد بالمواعيد النهائية.
- مهارات تعدد المهام.
- الإدارة الذاتية.
- تحرير المقالات والوثائق.
- الدافع الذاتي.
- الموثوقية والحيلة.
- تطبيقات Office (مثل Word و Google Docs و Excel)
- المبادرة والمساءلة.
ما هو الجزء الأكثر تحديا كمساعد افتراضي؟
من المرجح أن يكون التواصل هو التحدي الأصعب الذي ستواجهه. VA الذي لا يتواصل بشكل جيد يسبب العديد من المشاكل ، بما في ذلك التأخير في العمل وفقدان المعلومات. من المرجح أن يشعر العملاء والمساعدون الافتراضيون على حد سواء بالإحباط في غياب طرق اتصال واضحة.
وفي الختام
المساعدون الافتراضيون مفيدون في كل قطاع تقريبًا. يمكن للمساعدين الظاهريين القيام بالعديد من المهام الإدارية نيابة عنك ، مما يسمح لك بالتركيز على أشياء أخرى. يمكنهم أيضًا مساعدة ودعم الأقسام المختلفة. توفر هذه المسؤوليات العديد من الفوائد ، بدءًا من الأعمال الروتينية البسيطة المتمثلة في فحص البريد الإلكتروني إلى المهام الأكثر تعقيدًا لتنظيم المواعيد وتقديم التذكيرات. يتيح لك استخدام المساعد الافتراضي توفير المال مع التركيز على عملك.
- مساعد تسويق: التعريف ، الواجبات ، الراتب ، المدير ، & ؛ مقابلة
- مدير مساعد: التعريف والواجبات والراتب والسيرة الذاتية والدليل
- ما هو المساعد الافتراضي: معنى الخدمات والراتب
- خدمات المساعد الافتراضي: أفضل خدمات المساعدة الافتراضية
مراجع حسابات
