أخذ الدقائق مهم لكل اجتماع. وإذا كنت سكرتيرًا أو تم تكليفك بمهمة تدوين الملاحظات أثناء الاجتماع ، فمن المهم أن تفهم ما يجب فعله وما لا يجب فعله عند أخذ دقائق. هنا ، قمنا بتقسيم مفهوم محضر الاجتماع بعينة من خمس خطوات يجب عليك تضمينها عند كتابة المحضر.
ما هي محاضر الاجتماع؟
محاضر الاجتماع هي سجل مكتوب للمناقشات والقرارات المتخذة في الاجتماع. تنطبق هذه على أي نوع من المنظمات داخل الشركة ، مثل مجالس الإدارة وفرق القيادة والمستثمرين.
يجب كتابة محضر الاجتماع لأي اجتماع يتطلب سجلاً رسميًا. يمكن بعد ذلك استخدام هذا السجل المكتوب لإعلام أعضاء الفريق الذين لم يتمكنوا من حضور ما حدث أو لمتابعة الخيارات وعناصر العمل التي يمكن إعادة النظر فيها. نتيجة لذلك ، يمكن استخدام دقائق من الاجتماعات السابقة لاتخاذ قرارات تنظيمية مستقبلية.
المنظمات غير الربحية والهيئات الحكومية والمدارس والمؤسسات العامة والنقابات العمالية هي من بين المجموعات التي يُطلب منها عادةً الاحتفاظ بمحاضر الاجتماعات.
لماذا يطلقون عليها محاضر الاجتماع؟
مصطلح "دقائق" ليس له علاقة بالوقت ، وهي حقيقة مثيرة للاهتمام تتعلق بمحضر الاجتماع. إنها في الواقع مشتقة من العبارة اللاتينية "minutia" (التي تعني تفاهات أو تفاصيل). تزعم بعض المصادر أن عبارة "محضر الاجتماع" نشأت في البداية في القرن الثامن عشر ، مباشرة من الكلمة اللاتينية "مينوتا سكريبتورا" ، والتي تعني "ملاحظات صغيرة".
بعبارة أخرى ، فإن محاضر الاجتماع هي تفاصيل (أو ملخص موجز) لما حدث أثناء الاجتماع.
ما هي محاضر الاجتماعات المستخدمة؟
تعمل محاضر الاجتماعات كسجل تاريخي لمحادثات الشركة وقراراتها واستراتيجيتها طويلة المدى. يمكن للمشاركين استخدام محضر الاجتماع كسجل للرجوع إليه في المستقبل لتحديد أنواع التقدم الذي حدث.
الأفراد الذين لم يحضروا الاجتماع ولكنهم بحاجة إلى إعلامهم بالقرارات والخطوات التالية ، من ناحية أخرى ، قد يشيرون إلى المحضر.
ما هي أنواع الدقائق للاجتماع؟
يتم تصنيف محاضر الاجتماع إلى ثلاثة أنواع. وهي كالتالي: العمل والمناقشة والحرفية.
# 1. دقائق العمل
دقائق العمل هي النوع الأكثر شيوعًا من محاضر الاجتماعات. هذا الشكل من الدقائق ، والمعروف أيضًا باسم محاضر القرار فقط ، يوفر فقط الاستنتاجات التي تم التوصل إليها والإجراءات التي يتعين اتخاذها ، وليس المناقشة التي جرت خلال عملية صنع القرار. يوفر محضر العمل ملخصًا تنفيذيًا للقرارات المتخذة في الاجتماع. كثيرًا ما تتطلب الاجتماعات مثل اجتماعات مجلس الإدارة أو المجلس أو جلسات الاستماع محاضر إجراءات.
نظرًا لأنه يتم نقله داخليًا فقط ، فإنه يتميز بأسلوب غير رسمي ويمكن كتابته كنقاط نقطية. يشارك آخذ الدقائق بشكل متكرر في مناقشات الاجتماع. هذه الدقائق واضحة ومباشرة ويمكن تسجيلها بسرعة ودقيقة.
# 2. محاضر حرفية
هذا هو المحضر الحرفي لجميع الأحاديث والقرارات. المحاضر الحرفية للاجتماع هي سجل لكل كلمة قيلت. غالبًا ما تكون طويلة ويصعب تصفحها بحثًا عن جزء معين من المعلومات. نادرًا ما يكون هناك حاجة إلى محضر حرفي للاجتماع ، باستثناء جلسات الاستماع والكونغرس.
غالبًا ما تكون المحاضر التي يتم تدوينها حرفيًا طويلة نوعًا ما. يصعب على مدون الملاحظات تسجيل محاضر حرفية ، وقد يكون تسجيل الحوار باستخدام ميكروفون مفيدًا جدًا في تدقيق الدقائق. تركز المحاضر الحرفية ، على عكس محاضر العمل والمناقشة ، على البيانات الفردية بدلاً من الاتفاق العام.
# 3. محضر المناقشة
محاضر المناقشة ، المعروفة أيضًا باسم المحاضر القصصية ، هي تسجيلات للاتفاق من المحادثات التي أدت إلى الاستنتاجات والإجراءات اللازمة. في معظم الظروف ، ينصح بمحاضر المناقشة. يجب على محضر المحضر إبراز الأفكار المهمة التي أثارتها المجموعة مع تجنب تسجيل الملاحظات الشخصية. تشبه محاضر المناقشة محاضر الإجراءات من حيث أنها تتضمن المناقشات التي تحدث أثناء عملية صنع القرار.
محضر المناقشة هو الخيار المثالي لإدارة اجتماعات اللجنة واجتماعات الموظفين وما شابه. ونتيجة لذلك ، سيكون المحضر على شكل فقرات ، مقسمة بدقة إلى أقسام ، ومرتبة حسب تسلسل المناقشات.
نادرًا ما يتم التعامل مع الأشخاص بالاسم في هذا النوع من الدقائق حيث سيتم اتخاذ الإجراءات والمناقشات من قبل مجلس الإدارة ، وبالتالي سيتم ذكرها على أنها مجلس أو لجنة في المحضر. ستأخذ السكرتيرة المحضر لأنها على الأرجح لن تشارك في المحادثة ، وبالتالي ستكون حرة في تسجيل المحضر بشكل مناسب.
بغض النظر عن نوع الدقائق ، يجب أن تكون جميع الدقائق موجزة ودقيقة ، ومن أجل القيام بذلك ، يجب كتابة الملاحظات بشكل صحيح بالترتيب والأسلوب الصحيحين. كما هو موضح سابقًا ، اجعل كتابة الملاحظات بسيطة قدر الإمكان عن طريق إجراء بعض الاستعدادات الأولية قبل الاجتماع.
يجب أن يساعد المحضر أيضًا أي شخص لم يتمكن من حضور الاجتماع في فهم ما حدث ، مما يلغي الحاجة إلى اجتماع آخر لتوضيح نفس المناقشات.
لماذا محضر الاجتماع مهم؟
تقدم محاضر الاجتماعات دليلاً على سبب وكيفية قيام الشركة باختيارات معينة. يمكن أن يكون هذا مفيدًا في الرد على أي استفسارات حول القرارات التي تم اتخاذها أو المناقشات التي جرت.
يمكن تقسيم أهمية محضر الاجتماع على النحو التالي:
- هم سجل لقرارات وأعمال المجموعة.
- إنها بمثابة تذكير لمن تم تكليفه بالمهام.
- الدقائق بمثابة دليل على المواعيد النهائية.
- إنها مفيدة للأشخاص غير الموجودين عند اتخاذ الخيارات.
يمكن أن توفر محاضر الاجتماعات الحماية القانونية لشركتك بالإضافة إلى كونها بمثابة سجل رسمي للمحادثات والاستنتاجات. كثيرا ما يتم توثيق العناية الواجبة في محاضر الشركة. يمكن بعد ذلك إثبات ذلك وتوثيقه لإثبات الممارسات الأخلاقية والعادلة للمنظمة.
ما هي الخطوات الخمس التي يجب عليك تضمينها في كتابة محضر الاجتماع؟
تتضمن كتابة محضر الاجتماع خمس خطوات:
# 1. مرحلة ما قبل التخطيط
يساهم الاجتماع المخطط جيدًا في محضر الاجتماع الفعال. من الأسهل بكثير تسجيل المحاضر إذا تعاون الرئيس والسكرتير أو محرر المحضر لضمان التفكير في جدول الأعمال والاجتماع بشكل صحيح. على سبيل المثال ، اعتمادًا على هيكل الاجتماع والأدوات المستخدمة ، يمكن أن يتعاون محرر المحضر مع الرئيس لإنشاء تنسيق مستند يعمل كجدول أعمال بالإضافة إلى مخطط محضر.
تشمل الخطوات المتبعة في التخطيط المسبق ما يلي:
بيان جدول أعمال الاجتماع
على الأقل ، احصل على نسخة من جدول أعمال الاجتماع واستخدمها كمرجع أو إطار عمل لتدوين الملاحظات ، وتنظيم تنسيق محاضر الاجتماع ، وإنشاء المحاضر - مع تسلسل وترقيم الأشياء في محضر الاجتماع المطابق لتلك الموجودة على جدول أعمال.
علاوة على ذلك ، يوفر جدول الأعمال و / أو إشعارات الاجتماع المعلومات التي يجب تضمينها في المحاضر ، مثل أسماء جميع الحاضرين في الاجتماع ، بما في ذلك وثائق الضيوف أو المتحدثين التي يتم إرسالها مع جدول الأعمال أو تسليمها في الاجتماع - نسخ (رقمية أو نسخة ورقية) من النشرات مع محاضر الاجتماع للرجوع إليها في المستقبل ومشاركتها مع أولئك الذين لم يتمكنوا من حضور الاجتماع (وغيرهم على النحو الذي يحدده الاجتماع)
تحديد التوقعات
عندما تشرع في دور جديد كمحضر محضر أو سكرتير ، تأكد من سؤال رئيس اللجنة أو مجلس الإدارة عن توقعاته من دورك أثناء الاجتماع ، بالإضافة إلى مستوى التفاصيل الذي يتوقعه في الدقائق. على سبيل المثال ، إذا كان مجلس الإدارة أو اللجنة الخاصة بك يتعامل مع الاقتراحات أو التصويت على العناصر / القضايا ، فحدد ما إذا كنت بحاجة إلى تقديم أسماء الأشخاص الذين يقدمون الاقتراحات ، وطلبات الإعارة ، وما إلى ذلك. إذا كنت ستتعامل مع مثل هذه الإجراءات ، فيجب عليك (ورئيسك) الرجوع إلى قواعد روبرت للنظام.
# 2. تدوين الملاحظات خلال الاجتماعات
قبل أن تبدأ في تدوين الملاحظات ، من المهم فهم نوع المعلومات التي ستحتاج إلى توثيقها أثناء الاجتماع. كما ذكرنا سابقًا ، قد يكون لمؤسستك مواد إلزامية وتنسيقًا محددًا للأم يجب عليك اتباعه ، ولكن محاضر الاجتماعات تتضمن عادةً ما يلي:
- تاريخ ووقت الاجتماع
- أسماء الحاضرين في المؤتمر والذين لم يتمكنوا من الحضور
- قبول محضر الاجتماع المسبق أو التصحيحات / التعديلات
- قرارات بشأن كل بند من بنود جدول الأعمال
- يجب تعليق بنود العمل الجديدة
- تاريخ ووقت الاجتماع القادم
كيف تدون ملاحظات جيدة؟
فيما يلي بعض المؤشرات لمساعدتك على تدوين ملاحظات أفضل:
- إنشاء مخطط تفصيلي - كما لوحظ سابقًا ، فإن وجود مخطط تفصيلي (أو قالب) بناءً على جدول الأعمال يسمح لك ببساطة بتدوين التعليقات والقرارات وما إلى ذلك تحت كل عنصر كما تذهب. ضع في اعتبارك وضع مساحة أسفل كل عنصر في المخطط التفصيلي للملاحظات المكتوبة بخط اليد ، ثم اطبعها واستخدمها لتجميع الدقائق إذا كنت تدون الملاحظات يدويًا.
- تحقق من المشاركين عند دخولهم الغرفة - إذا كنت تعرف الحاضرين في الاجتماع ، يمكنك إلغاء تسجيلهم فور وصولهم ؛ إذا لم يكن الأمر كذلك ، اطلب من الأشخاص تقديم أنفسهم في بداية الاجتماع أو توزيع قائمة حضور يمكنهم التحقق منها بأنفسهم.
- سجل الأحكام أو الملاحظات على عناصر العمل في مخططك بمجرد حدوثها لضمان الدقة.
- إذا لزم الأمر ، اطلب التوضيح. على سبيل المثال ، إذا تحركت المجموعة دون التوصل إلى حل أو نتيجة واضحة ، فاطلب توضيحًا للقرار و / أو الخطوات المستقبلية المعنية. لن تكون قادرًا على المواكبة إذا حاولت حذف الحوار حرفيًا ، لذلك ببساطة (وبشكل واضح) اكتب (أو اكتب) فقط الاختيارات والواجبات وخطوات العمل وما إلى ذلك.
- قم بتسجيله - حرفيًا ، إذا كنت قلقًا بشأن عدم القدرة على مواكبة تدوين الملاحظات ، ففكر في تسجيل الاجتماع (على سبيل المثال ، على هاتفك الذكي أو جهاز iPad أو جهاز التسجيل ، وما إلى ذلك) ، ولكن تأكد من أن المشاركين على دراية بأنهم يجري التسجيل. على الرغم من أنه لا يجب استخدام الشريط لإنشاء نص مكتوب بالكلمة للاجتماع ، فقد يكون مفيدًا إذا كنت بحاجة إلى توضيح.
# 3. كتابة أو تدوين الدقائق
عند انتهاء الاجتماع ، قم بتجميع ملاحظاتك وتأليف المحضر. فيما يلي بعض المؤشرات التي قد تكون مفيدة:
- حاول كتابة المحضر في أسرع وقت ممكن بعد الاجتماع ، بينما لا يزال كل شيء جديدًا في ذهنك.
- افحص مخططك وأجرِ أي تغييرات أو توضيحات ضرورية. تحقق للتأكد من أن جميع القرارات والإجراءات والاقتراحات موثقة بالكامل.
- تأكد من تضمين معلومات كافية.
- نقترح تقديم وصف موجز لكل إجراء تم اتخاذه ، بالإضافة إلى الأسباب الكامنة وراء القرار ، في محضر اجتماع مجلس الإدارة.
- إذا كان هناك الكثير من النقاش قبل الموافقة على الاقتراح ، فضع الحجج الرئيسية المؤيدة والمعارضة له.
- قم بالتحرير من أجل الإيجاز والوضوح حتى يسهل قراءة الدقائق.
فيما يلي بعض الأشياء التي يجب وضعها في الاعتبار عندما يتعلق الأمر بتنسيق محضر الاجتماع:
- الحفاظ على الموضوعية.
- استخدم نفس الزمن طوال الوقت.
- بخلاف تسجيل الحركات والثواني ، تجنب ذكر الأسماء.
- يجب تجنب الملاحظات الشخصية ؛ يجب أن تحتوي الدقائق على حقائق فقط.
- لا تحاول تلخيص المستندات الأخرى إذا كنت بحاجة إلى الرجوع إليها. بدلاً من ذلك ، حدد ببساطة موقعهم أو قم بإرفاقهم كملحق.
# 4. مشاركة أو توزيع محاضر الاجتماع
قبل توزيع محضر اجتماعك ، تأكد من قيام الرئيس بمراجعة و / أو تحديث و / أو الموافقة على المحاضر للتوزيع. ما لم يحدث هذا وحتى حدوث ذلك ، فهي ليست سجلًا رسميًا للاجتماع. قد يتم أيضًا تفويض المحاضر رسميًا قبل بدء الاجتماع التالي ، اعتمادًا على مجلس الإدارة الخاص بك.
سيتم تحديد طريقة المشاركة أو التوزيع من خلال التقنيات التي تستخدمها أنت وشركتك. نظرًا لأن الدقائق والأعمال الورقية الأخرى قد ينتج عنها الكثير من الأوراق ، فمن المثالي استخدام نهج المشاركة غير الورقية. على سبيل المثال ، إذا كنت تستخدم برنامج معالجة كلمات (مثل Microsoft Word) لا يدعم المشاركة عبر الإنترنت ، فقد ترغب في إنشاء ملف PDF للمستند وإرساله بالبريد الإلكتروني مع أي مرفقات أو مستندات اجتماع. إذا كنت تستخدم جميعًا محرر مستندات Google لدعوات الاجتماع وجداول الأعمال ومشاركة المستندات الأخرى ، فيمكنك ببساطة "مشاركة" المستند مع تلك المجموعة بعد انتهائه. يمكن لأعضاء اللجنة أو مجلس الإدارة ببساطة عرض المستندات عبر الإنترنت ، مما يوفر بعض الأشجار في هذه العملية!
تقاسم السحابة
إذا كانت مؤسستك تستخدم نظام إدارة عضوية قائم على السحابة ، فيمكنك نشر المحاضر كصفحة ويب وتقييد الوصول إلى اللجنة أو أعضاء مجلس الإدارة بناءً على احتياجاتك. يمكنك إنشاء شبكة إنترانت آمنة عبر الإنترنت لمجلس الإدارة واللجان الخاصة بك باستخدام صفحات ويب للأعضاء فقط.
# 5. إيداع / تخزين محاضر الاجتماع
تقوم معظم اللجان والمجالس بفحص المحاضر والموافقة عليها أو تغييرها في بداية الاجتماع التالي. بمجرد إجراء أي تعديلات أساسية ، ستحتاج بعد ذلك إلى أرشفة المحاضر للرجوع إليها في المستقبل. قد تحتفظ بعض الشركات بهذه على الإنترنت (على سبيل المثال ، في مستندات Google أو SkyDrive) وأيضًا نسخها احتياطيًا على محرك أقراص ثابت خارجي. قد تحتاج أيضًا إلى طباعة النسخ الورقية وتخزينها أو إرسالها إلى أحد الموظفين أو الرئيس لتقديمها.
نموذج محضر الاجتماع
إليك عينة لما تبدو عليه محضر الاجتماع:
هل يوجد نموذج لمحضر الاجتماع؟
بالتأكيد ، هناك قوالب لمحاضر الاجتماع. هنا واحد:
ما الذي لا يجب تضمينه في محضر الاجتماع؟
يجب ألا تتضمن محاضر الاجتماعات آراء شخصية أو ملاحظات حكمية. يجب أن تكون كل عبارة موضوعية قدر الإمكان. تجنب تدوين الملاحظات على كل شيء يقال. يجب أن يكون المحضر موجزًا ويحدد الموضوعات الرئيسية للاجتماع.
ختاما،
تعد محاضر الاجتماع بالغة الأهمية - فهي في النهاية تلتقط المعلومات الأساسية للاجتماع. لكن أخذ الدقائق وتحضيرها لا يجب أن يكون عملاً روتينيًا مرهقًا. مع ما قلناه في هذا المقال ، لا ينبغي أن تكون كتابة محاضر الاجتماع مشكلة كبيرة بالنسبة لك بعد الآن.
مقالات ذات صلة
- FOCUS GROUP: تعريف ودليل مفصل حول كيفية إجراء مناقشة جماعية مركزة
- كيف يمكن أن تساعدك إعلانات Google على تعزيز عملك؟
- الخطوط العريضة لخطة العمل: تطوير مخطط تفصيلي لخطة العمل في 6 خطوات سهلة [تنزيل مجاني]
- ميزات التكبير: المعنى والتسعير وكيفية استخدامه
- مدرب الاتصال: التواصل الفعال
مراجع حسابات
