Các doanh nghiệp nhỏ và công ty khởi nghiệp yêu cầu một hệ thống quản lý nhiệm vụ để đảm bảo rằng các dự án của họ hoạt động tốt cùng nhau. Tuy nhiên, hệ thống quản lý tác vụ mã nguồn mở đang trở thành một lựa chọn khả thi cho các doanh nghiệp vì nó cân bằng giữa chi phí và chức năng. Nhiều doanh nghiệp đang xem xét cách tạo đúng cách một hệ thống quản lý tác vụ mã nguồn mở để nó thu hút sự chú ý của người dùng và hỗ trợ các nhóm từ nhiều doanh nghiệp khác nhau trong việc tổ chức tất cả các quy trình làm việc của họ. Ví dụ: các nhà quản lý dự án doanh nghiệp nhỏ có thể sử dụng hệ thống quản lý nhiệm vụ miễn phí để tự động hóa việc theo dõi nhiệm vụ của họ và cũng hỗ trợ trực quan hóa các nhiệm vụ cụ thể. Trong bài viết này, bạn sẽ biết hệ thống quản lý tác vụ mã nguồn mở miễn phí tốt nhất cho công ty của bạn.
Hệ thống quản lý tác vụ là gì?
Quản lý công việc là quá trình mà người quản lý dự án xác định, theo dõi và hoàn thành các công việc hàng ngày phải hoàn thành. Trong quản lý dự án, quản lý nhiệm vụ là cách tổ chức quy trình làm việc một cách hiệu quả. Tuy nhiên, nó mang tính định hướng nhiệm vụ, chi tiết và là một phần của lịch trình dự án lớn hơn. Bạn có thể quản lý các dự án của mình một cách dễ dàng bằng cách sử dụng các công cụ quản lý tác vụ, theo dõi thời gian và cộng tác nhóm tích hợp của ProjectManager.
Nhiệm vụ, giống như dự án, có một vòng đời. Nó bắt đầu khi nhiệm vụ được hoàn thành; sau đó nó được chỉ định, bắt đầu, hoàn thành và xác minh. Nó cũng có thể bị dừng, tạm dừng hoặc không thành công. Một số nhiệm vụ có thể phụ thuộc vào những người khác để bắt đầu hoặc hoàn thành. Theo dõi nhiệm vụ là một khía cạnh quan trọng của quản lý dự án liên quan đến việc giám sát chúng. Vì vậy, quản lý nhiệm vụ là một kỷ luật phức tạp đòi hỏi sự chú ý tỉ mỉ đến từng chi tiết, tính linh hoạt và các công cụ quản lý dự án phù hợp.
4 loại nhiệm vụ là gì?
Phương pháp Eisenhower phân loại các nhiệm vụ thành bốn loại: quan trọng/khẩn cấp, không quan trọng/khẩn cấp, không quan trọng/khẩn cấp và không quan trọng/không khẩn cấp. Những điều này hiệu quả vì chúng cho phép bạn nhanh chóng xác định xem một nhiệm vụ cần được hoàn thành ngay lập tức, sau đó hay không.
Hệ thống quản lý tác vụ miễn phí tốt nhất
Các công cụ ngày càng trở nên phổ biến trong ngành công nghiệp phần mềm và giờ đây chúng đóng một vai trò quan trọng trong bất kỳ dự án nào. Đối với mỗi loại, có một số công cụ có sẵn. Những công cụ này giúp giảm bớt công sức thủ công và tiết kiệm thời gian. Dưới đây là một số công cụ quản lý tác vụ tốt nhất.
# 1. Phần mềm quản lý tác vụ
Sử dụng phần mềm quản lý công việc miễn phí là cách hiệu quả nhất để quản lý công việc của bạn. Nó bao gồm tất cả các tính năng bạn yêu cầu, chẳng hạn như lời nhắc, sự kiện định kỳ, trình theo dõi thời gian, thông báo tự động và phân công công việc. Hệ thống quản lý tác vụ giúp bạn dễ dàng cộng tác không chỉ với đồng đội mà còn với tất cả các bên liên quan khác. Có rất nhiều công cụ trực tuyến có sẵn với các mức độ phức tạp và tính năng khác nhau, giúp bạn dễ dàng tìm được công cụ phù hợp nhất cho công ty của mình.
# 2. Danh sách việc cần làm
Danh sách việc cần làm là một trong những công cụ quản lý công việc phổ biến nhất. Mọi người sử dụng danh sách nhiệm vụ mỗi ngày để quản lý nhiệm vụ của họ. Ưu điểm chính là nó rất đơn giản để sử dụng; tất cả những gì bạn cần là bút và giấy. Kiểm tra mọi thứ cũng là hài lòng theo một cách mà không có gì khác. Mặc dù danh sách việc cần làm rất hữu ích để quản lý các danh sách và nhiệm vụ đơn giản, nhưng nó là không đủ đối với các hạng mục công việc phức tạp hơn có nhiều người và phụ thuộc.
# 3. Bảng Kanban
Bảng Kanban là một cách thú vị để sắp xếp các nhiệm vụ của bạn. Có một số phiên bản trực tuyến của bảng Kanban, nhưng một bảng trắng và một vài ghi chú dán là đủ. Việc trình bày trực quan các nhiệm vụ giúp nhiều người dễ dàng nhận được cập nhật trạng thái ngay lập tức. Các phiên bản trực tuyến bao gồm các tính năng nâng cao hơn như trạng thái nhiệm vụ tùy chỉnh và chế độ xem dựa trên yêu cầu kinh doanh của bạn.
# 4. Bảng tính
Bảng tính cũng thường được sử dụng để theo dõi các tác vụ vì chúng dễ tìm và dễ sử dụng. Bất kỳ phần mềm bảng tính nào, như danh sách việc cần làm, đều có thể được sử dụng để điền và theo dõi các mục công việc của bạn. Bảng tính cũng giúp việc quản lý và chia sẻ dữ liệu trở nên đơn giản. Điểm bất lợi là các tính năng quản lý tác vụ nâng cao như theo dõi thời gian và tiến độ, tự động hóa quy trình làm việc và quản lý tài nguyên không khả dụng.
# 5. Biểu đồ Gantt
Biểu đồ Gantt, được sử dụng phổ biến hơn để lập kế hoạch dự án, cũng có thể được sử dụng để quản lý nhiệm vụ. Biểu diễn trực quan, tương tự như bảng Kanban, cho phép mọi người dễ dàng tiếp nhận và quản lý công việc bằng cách sử dụng công cụ này. Nó cũng là một cách chính xác để thể hiện công việc trong thời gian thực do các tính năng như quản lý sự phụ thuộc, đường dẫn và đường cơ sở quan trọng. Có một số loại phần mềm Gantt trực tuyến cũng như các phiên bản miễn phí có sẵn như một phần của phần mềm quản lý tác vụ.
Tại sao chúng ta cần một hệ thống quản lý tác vụ miễn phí?
Dưới đây là năm lý do hàng đầu tại sao bạn nên tích hợp ứng dụng quản lý tác vụ miễn phí vào hệ thống kinh doanh của mình.
# 1. Thúc đẩy sự hợp tác và điều phối tốt hơn
Một trong những lợi thế quan trọng nhất của công cụ quản lý nhiệm vụ là nó cải thiện sự hợp tác giữa các nhóm nội bộ và liên bộ phận khác nhau làm việc để hoàn thành một nhiệm vụ chung. Mọi thành viên trong nhóm đều có vai trò và trách nhiệm cụ thể, bất kể dự án lớn hay nhỏ. Duy trì liên lạc trong nhóm liên tục là yếu tố quan trọng để thực hiện thành công dự án và triển khai đúng thời hạn.
Hơn nữa, hệ thống quản lý tác vụ miễn phí giúp mọi người luôn cập nhật và cải thiện khả năng cộng tác. Vì vậy, các thành viên trong nhóm có thể dễ dàng chia sẻ câu hỏi hoặc cập nhật trạng thái của họ với người thích hợp để nhận được hỗ trợ ngay lập tức. Hệ thống quản lý tác vụ mã nguồn mở cũng cho phép nhóm chia sẻ tệp và tài liệu trong khi vẫn cập nhật thông tin mới nhất cho mọi người.
# 2. Nó cải thiện việc lập kế hoạch và thực thi.
Nếu bạn muốn tránh lãng phí thời gian và năng lượng, việc lập kế hoạch là điều bắt buộc. Lập kế hoạch dự án là cần thiết cho mọi giai đoạn của chu kỳ phát triển dự án. Người quản lý có thể sử dụng phần mềm quản lý dự án để phân công nhiệm vụ cho các thành viên khác nhau trong nhóm tùy theo khả năng của họ và thực hiện dự án đúng cách. Lập kế hoạch dự án mất nhiều thời gian vì nhóm phải vạch ra tất cả các bước chính. Hệ thống quản lý tác vụ mã nguồn mở cho phép ban quản lý lựa chọn thứ tự các tác vụ.
# 3. Hỗ trợ trong việc phân bổ nguồn lực
Ban lãnh đạo khó phân bổ các nguồn lực dựa trên mức độ khó của nhiệm vụ và khả năng của các nguồn lực. Để đảm bảo rằng các quy trình kinh doanh chạy trơn tru, các nguồn lực phải được quản lý một cách hiệu quả.
Công cụ quản lý tác vụ cũng giúp doanh nghiệp xác định nguyên vật liệu, tài nguyên và công cụ. Nó được yêu cầu để một vòng đời dự án chạy trơn tru. Tốt công cụ quản lý dự án cũng có thể giúp các doanh nghiệp tránh thuê các nguồn lực không cần thiết, giúp giảm chi phí và tăng ROI theo thời gian.
#4. Cải thiện quy trình làm việc nhóm
Công cụ quản lý tác vụ giúp dễ dàng cập nhật thông tin cho mọi người. Công cụ này cũng có thể đóng vai trò như một nền tảng mang tất cả các thành viên trong nhóm lại với nhau và buộc họ phải cộng tác. Người quản lý dự án có thể dễ dàng theo dõi hoạt động của các thành viên khác nhau trong nhóm và kiểm tra trạng thái của các nhiệm vụ được giao trong thời gian thực.
Cũng có thể xác định thời gian hoàn thành nhiệm vụ. Ứng dụng quản lý tác vụ đặc biệt hữu ích cho các dự án lớn hơn vì người quản lý có thể nhóm các thành viên khác nhau lại với nhau để làm việc hợp tác. Kết quả là, công ty có thể gặt hái được những lợi ích từ quy trình làm việc nhóm mạnh mẽ và đáp ứng tất cả các mục tiêu của mình đúng thời hạn.
# 5. Giám sát nhiệm vụ liên tục
Để đạt được thành công lâu dài và giao hàng đúng hạn, doanh nghiệp phải theo dõi hiệu suất dự án ở từng giai đoạn. Công cụ quản lý tác vụ theo dõi từng tác vụ để đạt được mục tiêu này một cách suôn sẻ nhất có thể. Thông qua công cụ này, ban lãnh đạo công ty cũng có thể có được dữ liệu hiệu suất của từng thành viên trong nhóm và liên tục theo dõi từng giai đoạn của dự án. Nó hỗ trợ công ty trong việc tối ưu hóa hiệu quả tất cả các dự án.
Kỹ năng quản lý công việc là gì?
Khả năng quản lý công việc cho phép bạn làm việc hiệu quả hơn và hiệu quả hơn với thời gian của bạn. Đó là những kỹ năng mềm — đặc điểm giữa các cá nhân có lợi trong nhiều ngành nghề và tình huống nghề nghiệp khác nhau. Quản lý thời gian là điều cần thiết đối với bất kỳ nhân viên nào trong bất kỳ lĩnh vực nào. Nó cho phép họ dành ít thời gian hơn cho những công việc không cần thiết và nhiều thời gian hơn cho những công việc quan trọng.
Ví dụ về kỹ năng quản lý công việc
Dưới đây là một số ví dụ về các kỹ năng liên quan đến quản lý công việc:
# 1. Lập lịch hiệu quả
Lập lịch tác vụ là một thành phần thiết yếu của quản lý tác vụ. Nó cho phép bạn tổ chức chúng hiệu quả hơn. Một lịch trình được lập kế hoạch tốt cũng cho phép bạn tận dụng tối đa thời gian làm việc chuyên nghiệp của mình, điều này có thể giúp bạn không bị phân tâm. Duy trì lịch trình hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng cho phép bạn nắm bắt được từng nhiệm vụ và ước tính thời lượng của nó hoặc ưu tiên những công việc quan trọng nhất.
# 2. Ưu tiên hiệu quả
Một số nhiệm vụ của bạn có thể cấp bách hơn những nhiệm vụ khác, nhưng điều này sẽ khác nhau tùy thuộc vào nghề nghiệp của bạn. Khả năng đánh giá đúng tầm quan trọng của chúng và thực hiện chúng dựa trên mức độ ưu tiên của chúng có thể cải thiện cả số lượng và chất lượng công việc của bạn. Sắp xếp thứ tự ưu tiên là một phần quan trọng của việc lập lịch trình hiệu quả vì nó cho phép bạn làm được nhiều việc hơn trong khi phân bổ nhiều năng lượng hơn và tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất đối với bạn.
# 3. Quản lý khối lượng công việc
Mặc dù dành nhiều thời gian nhất có thể cho các công việc của bạn có thể mang lại năng suất cao trong ngắn hạn, nhưng nó cũng có khả năng dẫn đến kiệt sức và kiệt sức về lâu dài. Một khía cạnh quan trọng của quản lý công việc là đánh giá năng lực khối lượng công việc của bạn và điều chỉnh kế hoạch của bạn cho phù hợp. Nó cho phép bạn thực hiện ở cấp độ cao trong thời gian dài hơn, khiến bạn trở thành ứng viên hấp dẫn hơn đối với nhà tuyển dụng.
#4. Chú ý đến chi tiết
Việc phân tích các chi tiết cụ thể của từng nhiệm vụ và xác định tầm quan trọng của chúng đòi hỏi sự chú ý phát triển cao đến từng chi tiết. Khả năng này có thể giúp bạn đánh giá thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi nhiệm vụ, điều này có thể cải thiện việc lập lịch trình của bạn. Ngoài việc hỗ trợ bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên và lên lịch cho các nhiệm vụ của mình, việc chú ý đến từng chi tiết sẽ làm tăng khả năng bạn hoàn thành chúng thành công.
# 5. Ủy quyền hiệu quả
Tùy thuộc vào công việc của bạn, bạn có thể ủy thác một số trách nhiệm của mình. Điều này có thể làm tăng năng suất của cả bạn và tổ chức của bạn. Ủy quyền là một kỹ năng quản lý công việc đặc biệt quan trọng nếu bạn làm công việc quản lý và giám sát nhiệm vụ của người khác ngoài công việc của mình.
# 6. Khả năng tư duy phản biện nâng cao
Lựa chọn những nhiệm vụ nào để ưu tiên và mất bao lâu để hoàn thành chúng không phải lúc nào cũng là một quyết định dễ dàng. Tuy nhiên, bạn có thể cải thiện chất lượng ra quyết định của mình bằng cách suy nghĩ chín chắn và xác định các lập luận hợp lý cho mỗi quyết định. Điều này có thể hỗ trợ bạn quản lý các công việc của mình tốt hơn. Nếu sếp thắc mắc về lịch trình của bạn, tư duy phản biện có thể giúp bạn biện minh cho điều đó.
Làm cách nào để cải thiện quản lý tác vụ?
Hãy xem xét làm theo các bước sau để cải thiện kỹ năng quản lý công việc của bạn:
# 1. Xác định các khoảng thời gian năng suất cao nhất của bạn.
Hầu hết mọi người đều có những khoảng thời gian nhất định trong ngày hoặc trong tuần khi họ làm việc hiệu quả nhất. Biết khi nào giờ cao điểm của bạn, cho phép bạn lên lịch cho những công việc khó khăn nhất của mình trong những khoảng thời gian đó. Điều này có thể giúp bạn hoàn thành những nhiệm vụ đó nhanh chóng và hiệu quả hơn, mang lại cho bạn nhiều thời gian hơn để hoàn thành những nhiệm vụ ít quan trọng hơn khi bạn không ở mức năng suất cao nhất.
# 2. Lên lịch các công việc chính trong lịch của bạn.
Quá trình phân bổ một lượng thời gian cụ thể trong lịch của bạn cho một công việc cụ thể được gọi là chặn thời gian. Điều này cho phép bạn sắp xếp lịch trình tốt hơn và tăng hiệu quả. Mặc dù điều này có thể sẽ cải thiện khả năng quản lý thời gian của bạn, nhưng bạn vẫn nên đủ linh hoạt để lên lịch lại các công việc khác nhau trong trường hợp khẩn cấp.
#3. Theo dõi tiến độ của các nhiệm vụ cá nhân
Bạn có thể theo dõi tiến độ của từng nhiệm vụ chính ngoài việc phân bổ thời gian cho nó. Biết được còn bao nhiêu việc phải làm để hoàn thành một nhiệm vụ có thể giúp bạn luôn có động lực và cho phép bạn ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành công việc đó. Nó cũng cho bạn biết những phần nào của nhiệm vụ mất nhiều thời gian hơn chúng nên có, điều này có thể giúp bạn cải thiện hiệu quả của mình trong tương lai.
Jira có phải là một công cụ quản lý tác vụ không?
Có, Jira Core và Confluence cho phép bạn chỉ định, thực thi và theo dõi các tác vụ trực tuyến.
Kết luận
Công cụ quản lý tác vụ mã nguồn mở cung cấp nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp hiện đại, từ tối ưu hóa quy trình làm việc đến tăng năng suất, dẫn đến tăng ROI theo thời gian. Tất cả những gì bạn cần làm là chọn một ứng dụng quản lý công việc đáng tin cậy và sẵn sàng cho tương lai mà nhân viên của bạn sẽ dễ dàng chấp nhận và sử dụng.
Câu hỏi thường gặp về hệ thống quản lý tác vụ
4 yếu tố của quản lý tác vụ là gì?
Do, Defer (Trì hoãn), Delegate và Delete là bốn chữ D (Drop). Đặt một nhiệm vụ hoặc dự án vào một trong những danh mục này cho phép bạn quản lý tốt hơn thời gian giới hạn của mình và tập trung vào những gì quan trọng nhất đối với bạn.
Làm thế nào để bạn theo dõi tất cả các nhiệm vụ tại nơi làm việc?
Cách theo dõi các nhiệm vụ tại nơi làm việc
- Tạo danh sách kiểm tra của bạn trong kịp thời.
- Thêm nhiệm vụ vào lịch trình của bạn.
- Kéo và thả theo dõi thời gian vào các tác vụ.
- Theo dõi trạng thái của tất cả các nhiệm vụ.
Làm cách nào để theo dõi các nhiệm vụ cho nhiều dự án?
Dưới đây là bảy chiến lược để quản lý và theo dõi nhiều dự án.
- Lên kế hoạch trước.
- Tận dụng mọi công cụ theo ý của bạn.
- Tổ chức các nhiệm vụ của bạn.
- Xem lại kế hoạch của bạn thường xuyên.
- Hiểu rõ khi nào cần ủy quyền.
- Duy trì sự tập trung của bạn.
Bài viết liên quan
- CÔNG CỤ QUẢN LÝ NHIỆM VỤ: 24 Công cụ Quản lý Nhiệm vụ Tốt nhất cho Nhóm [2022]
- CÔNG CỤ QUẢN LÝ CÔNG VIỆC: ý nghĩa, ví dụ và các công cụ quản lý công việc tốt nhất miễn phí
- Công cụ quản lý dự án Excel Miễn phí: Tất cả những gì bạn cần biết, các loại và các công cụ miễn phí để sử dụng
- CHU KỲ KINH DOANH LÀ GÌ? - Định nghĩa, Nguyên nhân bên trong và bên ngoài
- 6 mẹo để thực hiện đúng công việc tự động hóa công việc kinh doanh
dự án
