Google Workspace, thường được gọi là G Suite hoặc Google for Business, là một bộ sản phẩm và dịch vụ dành cho doanh nghiệp của Google. Bài đánh giá Google Workspace này sẽ cung cấp cho bạn ý tưởng về những điều cần lường trước nếu dịch vụ xứng đáng với chi phí bỏ ra và việc có tài khoản sẽ giúp bạn điều hành công việc của mình như thế nào kinh doanh hiệu quả hơn. Nhưng trước tiên, hãy tự hỏi bản thân xem bạn đã sẵn sàng đưa công việc tự do của mình lên một tầm cao mới chưa. Hoặc có thể bạn muốn cải thiện tinh thần đồng đội bằng cách đưa vào một bộ ứng dụng năng suất. Trong cả hai trường hợp hoặc đặc biệt là khi bắt đầu, việc có thiết bị phù hợp là điều cần thiết. Ngày nay, điều này liên quan đến việc định vị một bộ công cụ cộng tác kỹ thuật số mạnh mẽ hỗ trợ chia sẻ thông tin, sản xuất nội dung và các nhiệm vụ quản trị. Việc tìm kiếm một bộ chương trình vừa toàn diện vừa trực quan là điều cần thiết.
Sau đây, tôi sẽ phân tích sâu một trong những tài nguyên hiệu quả nhất: Google's Workspace. Bản đánh giá này về Không gian làm việc của Google (còn được gọi là G Suite) có tất cả thông tin bạn có thể cần.
Google Workspace là gì
Về bản chất, Google Workspace là G Suite với bảng tên đẹp hơn. Nó có tất cả các công cụ năng suất tiêu chuẩn và bạn có thể điều chỉnh Không gian làm việc của mình theo nhu cầu của công ty mình. Các tính năng tùy chọn như lưu trữ đám mây, các biện pháp bảo mật bổ sung và dịch vụ khách hàng đều có sẵn. Nỗ lực đổi thương hiệu của Google bao gồm việc tập trung vào giao tiếp hai chiều được cải thiện. Các dịch vụ quản lý nội dung, gọi điện và trò chuyện tích hợp sẵn của Gmail là nhu cầu thiết yếu mới của bất kỳ nơi làm việc hiệu quả nào vì tầm quan trọng của giao tiếp. Điều tuyệt vời nhất là hầu hết người dùng Google Workspace hiện có thể sử dụng hầu hết các tính năng nâng cao này. Là một phần trong quá trình đổi thương hiệu, Google cũng đã làm mới logo và biểu tượng của mình. Tất cả các dịch vụ của Google, bao gồm Email, Drive, Lịch và Ảnh, hiện có biểu tượng bốn màu mới. Mặc dù có thể mất một thời gian để thích nghi với chúng, nhưng chúng giúp mang lại sự nhất quán trên toàn diện.
Google đã dành rất nhiều thời gian và công sức trong nhiều năm để tạo ra nhiều loại công cụ hữu ích. Gmail và Google Documents là hai ứng dụng mà bạn đã sử dụng trước đây. Google Workspace là phiên bản nâng cấp dành cho doanh nghiệp của Google Tài liệu và Gmail, kết hợp cả hai dịch vụ này thành một gói tiện lợi. Tương tự, Google Workspace là một nền tảng linh hoạt dành cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô sử dụng để tạo, cộng tác, giao tiếp và nâng cao năng suất tổng thể của chính họ hoặc nhân viên của họ. Google Workspace là bộ công cụ giao tiếp và cộng tác do Google phát triển để sử dụng trong các doanh nghiệp. Việc sử dụng toàn cầu các công cụ giao tiếp chính của Google Workspace như Gmail và Google Meet cũng như các ứng dụng cộng tác như Google Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày và Biểu mẫu là điều hiển nhiên. Mục tiêu thiết kế của phần mềm cộng tác luôn là để tạo điều kiện thuận lợi cho việc sửa đổi tài liệu, bảng tính và bản trình bày đồng thời.
Google Workspace Business Starter là gì
Mặc dù Google đã ra mắt vào năm 2006, nhưng gần đây họ đã đổi thành “Workspace” để phản ánh tốt hơn môi trường làm việc ngày nay. Giấy phép Google Workspace Business Starter là lựa chọn phổ biến nhất của các doanh nghiệp nhỏ, trong khi vẫn có các gói đăng ký Workspace khác. Gói Google Workspace Business Starter có một vài ưu điểm có thể khiến gói này phù hợp với công ty của bạn. Hơn nữa, tóm lại, gói Google Workplace Business Starter là một gói ứng dụng dành cho doanh nghiệp dựa trên web. Nó kết hợp bộ sản phẩm của Google như Gmail, Hangouts, Lịch, Tài liệu và Drive. Với gói Starter, công ty của bạn có thể có tối đa 300 người dùng, mỗi người có 30 GB dung lượng lưu trữ.
Kế hoạch Business Starter của Google bao gồm những gì?
Gói Starter bao gồm quyền truy cập vào toàn bộ Bộ ứng dụng, bao gồm:
Gmail: Dịch vụ này cho phép bạn gửi và nhận email với tên miền được cá nhân hóa. Ví dụ: nếu tên công ty của bạn là Lion's Pride, bạn có thể đăng ký tên miền @Lionspride.
Gặp gỡ các cuộc gọi thoại và video: Google Meet cho phép bạn tham gia các cuộc trò chuyện trực tiếp để hoàn thành nhiệm vụ và hợp tác kỹ thuật số. Mỗi cuộc gọi có thể chứa tối đa 100 người tham gia.
Lịch: Ứng dụng Lịch cho phép bạn sắp xếp và chia sẻ lịch trình của cả công ty và của từng cá nhân.
Cộng tác tài liệu với Docs: Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày cho phép các nhóm cộng tác trên các tệp, bảng tính và bản trình bày. Ngay cả khi làm việc từ nhà của họ.
Lưu trữ với Drive: Drive cho phép bạn sao lưu và lưu trữ tệp trên đám mây (tối đa 30 GB dung lượng lưu trữ cho mỗi người dùng).
Hầu hết các doanh nghiệp nhỏ hơn sẽ chọn một trong ba kế hoạch:
- Người mới bắt đầu kinh doanh: $7.20 mỗi tháng hoặc $72 mỗi năm.
- Tiêu chuẩn doanh nghiệp: 14.40 đô la mỗi tháng cho mỗi người dùng hoặc 144 đô la cho mỗi người dùng nếu được thanh toán hàng năm.
- Business Plus có giá 21.60 USD/người dùng/tháng hoặc 216 USD/người dùng/năm.
Tài khoản Google Workspace là gì
Quản trị viên là những người thiết lập và quản lý tài khoản Google Workspace, khác với những người dùng thông thường đăng ký Gmail hoặc tài khoản Google miễn phí. Quản trị viên có thể tùy chỉnh cao các tùy chọn cài đặt mặc định, quyền truy cập ứng dụng và bảo mật trong Google Workspace. Mỗi bộ phận, nhóm hoặc đơn vị tổ chức khác có thể có bộ cài đặt riêng trong Workspace. Các tổ chức xử lý thông tin nhạy cảm cũng có thể sử dụng Google Workspace với một số điều chỉnh nhỏ đối với cài đặt. Quản trị viên có thể cấm người dùng lưu cục bộ thông tin Workspace, bao gồm email, sự kiện lịch và tệp Drive. Các ứng dụng Google Workspace hiện có trong trình duyệt web dành cho máy tính để bàn dành cho các hệ điều hành bao gồm Windows và macOS. Các công ty triển khai Workspace nên cân nhắc đặt Chrome làm trình duyệt mặc định của mình. Bạn có thể sử dụng các tính năng chỉ dành cho Chrome ngoài việc truy cập vào các ứng dụng Workspace khi đăng nhập bằng tài khoản Workspace của mình trong Chrome.
Chromebook, thiết bị Google Meet, thiết bị Jamboard và thiết bị điện thoại Google Voice đều là những tiện ích bổ sung phổ biến dành cho các doanh nghiệp sử dụng Google Workspace. Bạn có thể yêu cầu quản trị viên tài khoản Workspace của công ty mình thiết lập và định cấu hình các tiện ích này cũng như các dịch vụ liên quan của chúng. Bất kỳ ai có tài khoản Google Workspace và Chromebook, máy tính bảng Chrome OS hoặc Chrome OS 2 trong 1 đều có thể đăng nhập và sử dụng bất kỳ ứng dụng Workspace nào. Chromebook ngày nay có thể chạy ứng dụng Android, ứng dụng Linux và với sự trợ giúp của phần mềm bổ sung, ứng dụng Windows. Quản trị viên hoàn toàn có thể quản lý Chrome và thiết bị Chrome với sự trợ giúp của các điều khiển Chrome Enterprise.
Các phiên bản Workspace khác nhau tùy theo Google dựa trên số lượng người dùng, loại tổ chức khách hàng và các tính năng mà họ có quyền truy cập. Để bắt đầu, chỉ những doanh nghiệp yêu cầu tối đa 300 tài khoản người dùng mới có thể mua một trong các phiên bản Business. Nếu công ty của bạn cần hơn 300 tài khoản, Google sẽ cung cấp các phiên bản Enterprise mà bạn có thể hỏi. Google Workspace Individual là một lựa chọn phù hợp nếu bạn cần Workspace cho một người dùng, nhưng bất kỳ phiên bản Business hoặc Enterprise nào cũng phù hợp nếu bạn cần Workspace cho một tổ chức lớn hơn.
Email Google Workspace là gì
Về bản chất, máy chủ email Google Workplace là phiên bản thương mại của Gmail. Hiện có hai phiên bản Gmail: phiên bản miễn phí và phiên bản Google Workspace trả phí. Sự khác biệt là cơ bản. Gmail doanh nghiệp thêm các công cụ cộng tác và giao tiếp vào hộp thư đến của bạn, trong khi Gmail thông thường tập trung vào việc trở thành hộp thư đến email. Ngoài các công cụ cộng tác của Gmail trên Google Workspace, dịch vụ email hiện cung cấp cho các doanh nghiệp các miền có thương hiệu của riêng họ. Thay vì sử dụng một dịch vụ miễn phí như “[email được bảo vệ],” công ty của bạn có thể có tên miền làm địa chỉ email. Quản trị viên Google Workspace phải thực hiện các biện pháp này vì địa chỉ email của người dùng chỉ có thể được thiết lập thông qua bảng điều khiển Workspace. Việc thiết lập Google Workspace đúng cách không chỉ đòi hỏi thêm các địa chỉ email bổ sung của người dùng; đó là điều cần thiết nếu bạn muốn thúc đẩy sự cộng tác an toàn, hiệu quả với nhóm của mình.
#1. Thiết lập tài khoản người dùng.
Mỗi người trong tổ chức của bạn sẽ sử dụng Gmail phải có tài khoản Google Workspace. Khi tạo tài khoản, bạn phải cung cấp tên người dùng, mật khẩu tạm thời và địa chỉ email được liên kết với miền của mình. Hãy nhớ rằng mỗi tài khoản được tính là một giấy phép, vì vậy hãy lưu ý về số lượng người dùng mà gói hiện tại của bạn cho phép. Đăng nhập với tư cách quản trị viên, tạo một tài khoản người dùng, sau đó truy cập Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google và làm theo các bước sau. Ngoài ra, nếu bạn có một doanh nghiệp lớn, bạn có thể thêm hàng loạt người dùng cho tối đa một nghìn tài khoản.
#2. Định cấu hình Bản ghi MX để Định tuyến Email của Bạn đến Máy chủ Google.
Nếu chưa xác nhận miền của mình, bạn có thể sử dụng bản ghi MX để làm như vậy trước khi thiết lập Gmail làm email doanh nghiệp của mình. Nếu bạn đã có địa chỉ email với miền của mình, việc thiết lập địa chỉ này sẽ cho phép bạn nhận thư trong Gmail thay vì nhà cung cấp email cũ của bạn. Quá trình này phải được hoàn tất sau khi tạo tài khoản người dùng cho những người sẽ sử dụng Gmail với miền của tổ chức bạn.
#3. Nhập tài khoản email hiện tại vào Google Workspace
Có thể chuyển hướng dữ liệu đến máy chủ Google nếu người dùng của bạn đang sử dụng máy chủ email không phải Google Workspace. Ví dụ: nếu dữ liệu email của bạn nằm trong Microsoft Outlook, thì bạn có thể chuyển hướng dữ liệu đó sang tài khoản Google mới của mình. Bộ phận hỗ trợ của Google cung cấp hướng dẫn di chuyển để giúp bạn di chuyển dữ liệu của tổ chức mình sang Google Workspace, chẳng hạn như email, lịch, danh bạ, thư mục, tệp và quyền.
#4. Hỗ trợ ngăn chặn giả mạo, lừa đảo và thư rác trên tài khoản của bạn.
Ngoài các bản ghi SPF, bạn cũng có thể thực hiện các biện pháp bảo vệ khác nhau chống lại thư rác giả mạo và giả mạo. Google có một bài viết toàn diện giải thích cách định cấu hình xác thực Gmail bằng SPF, DKIM và DMARC.
#5. Nhập tên miền của bạn
Một số doanh nghiệp sở hữu nhiều tên miền mà bạn có thể thêm vào tài khoản Google Workspace của mình. Điều này cho phép mọi người chỉ có một tài khoản email tại một hoặc nhiều miền của bạn.
#6. Thiết lập Gmail tích hợp cho công ty của bạn.
Người dùng email Google Workspace có thể sử dụng Gmail để trò chuyện, làm việc và họp video ngoài việc truy cập và quản lý email. Thay vì dựa vào ứng dụng của bên thứ ba để giao tiếp với nhóm của mình, bạn có thể sử dụng Google Trò chuyện từ bên trong Gmail. Trong bảng Quản trị, bạn phải bật Trò chuyện và chọn Trò chuyện là ưu tiên. Sau đó, hướng dẫn người dùng của bạn bật Trò chuyện trong Gmail trên mỗi tài khoản của họ. Điều này cũng đúng với Google Meet: nếu bạn muốn nó xuất hiện trong thanh bên Gmail của mình và cho phép bạn dễ dàng tạo và truy cập các cuộc họp video trong Gmail, hãy bật nó trong giao diện quản trị. Đừng quên yêu cầu mọi người truy cập cài đặt Gmail của họ và chọn tùy chọn hiển thị Meet trong thanh bên của Gmail.
Các gói đăng ký Google One Premium hiện bao gồm Google Workspace Premium. Người dùng Google One đủ điều kiện có thể sử dụng Google Workspace Premium để có quyền sử dụng các tính năng cải tiến trong cuộc trò chuyện video trên Google Meet, chẳng hạn như:
- Cuộc gọi video dài hơn với tối đa 100 người
- Khử tiếng ồn trong nền
- Ghi âm cuộc gọi video
- Phát trực tiếp Google Meet lên YouTube
Đủ điều kiện nhận các đặc quyền cao cấp của Google Workspace
Các thành viên Google One và nhóm gia đình của họ có thể sử dụng các tính năng cao cấp của Google Workspace với gói đăng ký cao cấp từ 2 TB trở lên. Tóm lại, Google Workspace cung cấp cho doanh nghiệp của bạn nhiều quyền hạn và công cụ hơn, cho phép bạn bảo vệ thông tin nhạy cảm tốt hơn, thúc đẩy tinh thần đồng đội chặt chẽ hơn và tận dụng các công cụ tiên tiến để tăng năng suất và hiệu quả.
Google Workspace làm gì?
Tất cả các tùy chọn của Google Workspace, tương tự như G Suite, bao gồm Gmail, Lịch, Meet, Chat, Drive, Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày, Biểu mẫu, Site, v.v. cũng như địa chỉ email dành riêng cho công ty. Kiểm tra giá của chúng tôi và trang thông tin thanh toán để biết thêm thông tin.
Sự khác biệt giữa Google Workspace và Gmail là gì?
Mặc dù Gmail được thiết kế cho mục đích sử dụng cá nhân, nhưng Google Workspace được thiết kế để đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. So với Gmail, Google Workspace được thiết kế có tính đến tinh thần đồng đội và do đó cung cấp cho khách hàng doanh nghiệp nhiều hơn về cách tùy chỉnh, tích hợp, bảo mật và dung lượng lưu trữ.
Tại sao mọi người sử dụng Google Workspace?
Với Google Workspace, các nhóm có thể dễ dàng giao tiếp và cộng tác trong thời gian thực, từ mọi nơi trên thế giới.
Google Workspace có miễn phí hay không?
Bạn có thời gian dùng thử miễn phí trong 14 ngày khi tham gia Google Workspace. Google Workspace cho phép tối đa 10 người dùng thử nghiệm tất cả các khả năng của nó, chẳng hạn như email doanh nghiệp và bộ nhớ đám mây. Bạn có thể chuyển bất kỳ ngày còn lại nào từ ấn bản này sang ấn bản khác trong suốt thời gian dùng thử miễn phí.
Nhược điểm của việc sử dụng Google Workspace là gì?
Một số người dùng có thể cảm thấy bị hạn chế do thiếu các tính năng và tùy chọn tùy chỉnh có trong các ứng dụng của Microsoft. Phần lớn các tính năng của Google Workspace cần có quyền truy cập Internet vì chúng chỉ tồn tại trên đám mây.
Làm cách nào để sử dụng Google Workspace của tôi?
Để truy cập Thư viện sản phẩm, hãy chọn Menu > Sản phẩm khác > Google Workspace trong thanh điều hướng của bảng điều khiển Google Cloud. Để kích hoạt API, chỉ cần nhấp vào nút chuyển đổi của nó. Chọn nút Bật. Lặp lại quy trình này để kích hoạt nhiều API hơn. Ngoài ra, còn có các ứng dụng dành cho thiết bị di động để sử dụng với Google Workspace. Bạn có thể tải ứng dụng Google Workspace từ Cửa hàng Google Play (Android) hoặc App Store (iOS) bằng cách nhấp vào các liên kết tương ứng.
Điều tuyệt vời nhất về Google Workspace là gì?
Sử dụng nó trên mọi thiết bị, có hoặc không có kết nối internet, để tạo, chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu, bảng tính và bản trình bày. Cộng tác trong một tài liệu với đồng nghiệp hoặc thậm chí những người bên ngoài tổ chức của bạn. Theo dõi những thay đổi mà mọi người đang thực hiện khi họ nhập, tương tác trực tiếp với họ và đăng truy vấn dưới dạng nhận xét.
Tổng kết
Google Workspace hợp lý hóa cuộc sống kinh doanh và nghề nghiệp của người dùng. Mỗi ứng dụng đều mạnh mẽ, nhưng khi được kết hợp với nhau, chúng sẽ tạo thành một nền tảng phần mềm mạnh mẽ giúp hợp lý hóa tinh thần đồng đội và giao tiếp. Nếu bạn muốn khai thác tối đa Google Workspace, thì bước đầu tiên là thiết lập Lịch Google.
Bài viết liên quan
- GMAIL DOANH NGHIỆP: Cách thức hoạt động & Cách tạo it
- KHÔNG GIAN LÀM VIỆC CỦA TÔI: Mẹo hay nhất để tạo và cải thiện không gian làm việc của bạn
- THẺ TÍN DỤNG BẮT ĐẦU TỐT NHẤT NĂM 2023
- GOOGLE MEET VS ZOOM: Sự khác biệt. Điểm tương đồng & Cái nào tốt hơn 2023
- Khoản vay khởi nghiệp của Usaa: Hướng dẫn từng bước hoàn chỉnh về cách đăng ký
dự án
