Chọn nền tảng phù hợp cho tổ chức của bạn có thể khó khăn, không chỉ vì số lượng lớn các giải pháp trên thị trường mà còn do những cân nhắc chính như tùy chọn triển khai, tùy chỉnh, chi phí, khả năng mở rộng và giá trị kinh doanh. Có rất nhiều loại phần mềm mua sắm có sẵn để giúp các công ty giải quyết quy trình mua sắm với hiệu quả và năng suất cao hơn. Tuy nhiên, để tìm được hệ thống thu mua tốt nhất cho số tiền của bạn, trước tiên bạn phải hiểu các lựa chọn của mình và những lợi ích mà chúng mang lại. Do đó, trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về ba loại mua sắm và 10 công ty phần mềm mua sắm hàng đầu đang thúc đẩy quá trình số hóa và đổi mới toàn cầu.
Hệ thống quản lý đấu thầu là gì?
Hệ thống quản lý mua sắm là việc quản lý hiệu quả chi tiêu của một công ty, bao gồm cả việc mua hàng hóa và dịch vụ. Điều này đòi hỏi phải lựa chọn các sản phẩm, dịch vụ và nhà cung cấp chất lượng cao trong một ngân sách và khung thời gian đã định. Mục tiêu chính của hệ thống quản lý mua sắm là giúp một công ty tìm kiếm và mua được hàng hóa và dịch vụ tốt nhất có thể để đáp ứng các mục tiêu kinh doanh.
Nếu nhóm thu mua thực hiện đúng công việc của mình, doanh nghiệp có thể tiết kiệm tiền và thời gian bằng cách đàm phán các điều khoản và giá cả tốt hơn với các nhà cung cấp của mình. Bộ phận này chịu trách nhiệm về những thứ như đơn đặt hàng, hợp đồng dài hạn và loại bỏ những tài sản không cần thiết nữa. Ngoài ra, bộ phận mua sắm theo dõi chặt chẽ cả chi tiết của dự án và cách chi tiêu công quỹ.
Ba loại phần mềm mua sắm là gì?
Có ba loại phần mềm mua sắm chính, bao gồm đặt hàng trực tiếp, mua sắm gián tiếp và mua sắm dịch vụ.
- Mua sắm trực tiếp: Mua sắm trực tiếp bao gồm việc mua nguyên vật liệu, máy móc và hàng hóa bán buôn đóng góp trực tiếp vào sản phẩm cuối cùng của công ty. Hơn nữa, các cán bộ mua sắm và các nhà cung cấp đã ký hợp đồng là những bên liên quan chính trong quá trình mua sắm trực tiếp.
- Mua sắm gián tiếp: Mua sắm gián tiếp có nghĩa là mua các mặt hàng như đồ dùng văn phòng. Những mặt hàng này không ảnh hưởng trực tiếp đến sản phẩm cuối cùng hoặc lợi nhuận cuối cùng của công ty, nhưng chúng giúp ích cho hoạt động hàng ngày. Một doanh nghiệp nhỏ có thể giao các quy trình mua sắm gián tiếp cho các giám đốc văn phòng, trong khi các tập đoàn lớn có thể thuê một công ty quản lý cơ sở vật chất để quản lý các quy trình mua sắm đó.
- Mua sắm dịch vụ: Thuê nhân viên tạm thời, cho thuê phần mềm và đưa các nhà cung cấp ngắn hạn vào làm việc tại một sự kiện hoặc hội thảo đều là những ví dụ về mua sắm dịch vụ.
Các công ty phần mềm mua sắm tốt nhất
Dưới đây là 10 công ty toàn cầu nổi bật nhất trong lĩnh vực phần mềm mua sắm và điều gì làm cho các giải pháp của họ trở nên độc đáo.
# 1. Icertis
Icertis là một công ty phần mềm tư nhân về quản lý hợp đồng thông minh, được thành lập vào năm 2009. Nó cung cấp các dịch vụ của mình trong việc mua sắm để toàn bộ quy trình từ nguồn đến hợp đồng của khách hàng có thể được sắp xếp hợp lý. Điều này sẽ cho phép các giao dịch nhanh hơn và rủi ro thấp hơn.
Nền tảng Icertis Contract Intelligence (ICI) đã hỗ trợ các nhóm mua sắm trên toàn thế giới trong việc tăng năng suất và cải thiện quản trị theo hợp đồng, đồng thời cũng tăng trách nhiệm giải trình của nhà cung cấp và kết quả lợi nhuận.
# 2. Cơ bản
Basware được thành lập vào năm 1985 và cung cấp tự động hóa P2P, AP, lập hóa đơn điện tử và eProcurement. Mua sắm có thể tiết kiệm tiền, tăng năng suất và xem từng đô la sẽ đi đến đâu bằng cách sử dụng Baware để tự động hóa quy trình mua hàng phải trả (P2P). Phần mềm cơ sở cũng hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc kiểm tra hoạt động của họ trong tương lai bằng cách loại bỏ sự cần thiết của các quy trình thủ công, truyền thống.
# 3. Capgemini
Capgemini là một công ty tư vấn và dịch vụ công nghệ thông tin đa quốc gia được thành lập vào năm 1967. Công ty cung cấp các giải pháp kỹ thuật số cho khách hàng mua sắm nhằm tối ưu hóa chức năng và thúc đẩy mua sắm bền vững và không ma sát.
Các dịch vụ của Capgemini hỗ trợ phát triển, triển khai và vận hành chiến lược mua sắm kỹ thuật số thành công, cũng như thúc đẩy sự tuân thủ, năng suất, tính minh bạch và tiết kiệm chi phí.
#4. Phần mềm Epicor
EPICOR Software đã là công ty tiên phong trong thị trường phần mềm kinh doanh kể từ khi thành lập vào năm 1972, tập trung chủ yếu vào lĩnh vực sản xuất, chuỗi cung ứng và mua sắm.
Nó cung cấp phần mềm quản lý quan hệ nhà cung cấp (SRM) cho các khách hàng mua sắm của mình để hợp lý hóa toàn bộ quy trình mua hàng và mang tính chiến lược hơn trong việc tìm nguồn cung ứng của họ.
Tuy nhiên, một số dịch vụ mà Phần mềm EPICOR cung cấp là tìm nguồn cung ứng, mua sắm, hỗ trợ nhà cung cấp, quản lý danh mục và tiết kiệm chi phí.
# 5. GEP thông minh
Kể từ khi thành lập vào năm 1999, GEP đã trở thành công ty dẫn đầu trong ngành bằng cách cung cấp các chuyên gia mua sắm và chuỗi cung ứng cho các công ty với nhiều lựa chọn tư vấn, phần mềm và dịch vụ được quản lý.
Một trong những dịch vụ mua sắm của GEP là GEP Smart, một nền tảng S2P hàng đầu thế giới cho cả mua sắm trực tiếp và gián tiếp. Nó được sử dụng bởi các công ty như bộ phận thu mua của Walgreens Boots Alliance. Tuy nhiên, họ hỗ trợ khách hàng chuyển đổi kỹ thuật số các hoạt động mua sắm từ đầu đến cuối bằng cách tận dụng công nghệ AI và đám mây.
Các dịch vụ của GEP bao gồm phân tích chi tiêu, theo dõi tiết kiệm, tìm nguồn cung ứng, quản lý hợp đồng, quản lý nhà cung cấp và mua sắm phải trả (P2P).
# 6. IBM
IBM đã đi đầu trong đổi mới công nghệ trong hơn một thế kỷ. Về mua sắm, công ty cũng hỗ trợ những người trong chức năng. Họ thực hiện điều này bằng cách cung cấp quyền truy cập vào dữ liệu mạnh mẽ, thông tin chi tiết và công nghệ mới nổi để cải thiện quy trình và tạo ra nhiều giá trị hơn.
Hơn nữa, IBM cung cấp các dịch vụ sau: nguồn thanh toán (S2P), mua sắm kỹ thuật số, hóa đơn thanh toán và phân tích.
# 7. JAGGAER
JAGGAER là một công ty công nghệ tự động hóa kinh doanh dựa trên đám mây được thành lập vào năm 1995. Nó cung cấp cho khách hàng mua sắm của mình JAGGAER ONE, một nền tảng mua sắm hoàn chỉnh để quản lý chi tiêu thông minh và linh hoạt.
Các giải pháp mà JAGGAER cung cấp cho khách hàng là một trong những giải pháp tốt nhất trong ngành vì chúng mang lại cho khách hàng sự minh bạch hoàn toàn về tất cả các hoạt động chi tiêu của họ và sử dụng các phân tích và thông tin chi tiết tiên tiến.
#số 8. Phần mềm Coupa
Coupa Software, được thành lập vào năm 2006, là nhà cung cấp giải pháp quản lý chi tiêu kinh doanh hàng đầu. Nếu bạn sử dụng Phần mềm Coupa, bạn sẽ có quyền truy cập vào một nền tảng mạnh mẽ để quản lý tổng chi tiêu của tổ chức bạn.
Tuy nhiên, các loại công ty phần mềm mua sắm khác nhau có thể hưởng lợi từ tính dễ sử dụng trong khi vẫn linh hoạt trong việc quản lý chi tiêu của họ với nền tảng duy nhất của nó. Nó góp phần tiết kiệm chưa từng có và thông tin chi tiết mang lại kết quả có thể đo lường được.
Phần mềm Mua sắm Coupa cung cấp các loại dịch vụ khác nhau, chẳng hạn như eProcurement, lập hóa đơn, tìm nguồn cung ứng chiến lược, thanh toán, quản lý nhà cung cấp, phân tích chi tiêu và lập kế hoạch chuỗi cung ứng.
#số 9. Oracle
Oracle là một công ty công nghệ đa quốc gia được thành lập vào năm 1997. Các chuyên gia mua sắm hiện có thể truy cập Oracle Fusion Cloud Pro Purchase, một bộ nguồn giải quyết tích hợp. Khách hàng có thể sử dụng giải pháp để tự động hóa quy trình của họ, xây dựng khả năng tìm nguồn cung ứng chiến lược, cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp và đơn giản hóa quy trình mua hàng.
Kết quả là, bộ phận mua sắm sẽ gặp ít rủi ro hơn, tiết kiệm tài chính tốt hơn, và mức lợi nhuận và năng suất cao hơn. Nó cung cấp các dịch vụ sau: quản lý chi tiêu, quản lý nguyên vật liệu trực tiếp, quản lý mối quan hệ, tìm nguồn cung ứng chiến lược, quản lý vòng đời hợp đồng, tuân thủ và hợp tác với nhà cung cấp.
# 10. SAP Ariba
Là công ty tiên phong trong ngành kể từ khi thành lập vào năm 1996, SAP Ariba đã trở thành một công cụ không thể thiếu cho các công ty trên toàn thế giới. Công ty vượt ra ngoài các quy trình mua sắm cơ bản, sử dụng các cải tiến của mình để loại bỏ các rào cản, kết nối tất cả các danh mục chi tiêu ở một địa điểm duy nhất và thúc đẩy sự hợp tác sâu hơn, năng động và từ đầu đến cuối.
“Thu hẹp khoảng cách giữa các nhóm của bạn và các đối tác thương mại để chia sẻ dữ liệu một cách an toàn, có được thông tin chi tiết và quản lý quy trình công việc qua Mạng Ariba để có quy trình mua sắm hiệu quả hơn và kiểm soát chi phí tốt hơn”. SAP Ariba.
Hơn nữa, SAP cung cấp một loạt các giải pháp mua sắm cho khách hàng của mình, bao gồm tìm nguồn cung ứng chiến lược, mua sắm, quản lý nhà cung cấp, chi tiêu trực tiếp, chuỗi cung ứng tài chính, quản lý chi tiêu và người mua.
7 giai đoạn mua sắm là gì?
Mọi quy trình mua sắm đều bao gồm xác định yêu cầu, nghiên cứu nhà cung cấp, phân tích giá trị, đưa ra yêu cầu mua hàng, xem xét, chuyển đổi sang đơn đặt hàng, quản lý hợp đồng, giám sát / đánh giá đơn đặt hàng, đối sánh ba chiều, thực hiện thanh toán và lưu trữ hồ sơ. Sau đây là bảy giai đoạn quan trọng trong quá trình mua sắm:
# 1. Yêu cầu mua hàng
Yêu cầu mua hàng là một tài liệu bằng văn bản hoặc điện tử do người dùng nội bộ hoặc khách hàng gửi đến nhóm mua sắm để yêu cầu nhóm mua sắm hỗ trợ trong việc đáp ứng một nhu cầu cụ thể. Nó chứa thông tin quan trọng cần thiết để có được hàng hóa, dịch vụ hoặc công trình thích hợp.
# 2. Đánh giá chuyển đổi
Việc chính thức bắt đầu quá trình mua sắm sẽ không diễn ra cho đến khi yêu cầu mua sắm được phê duyệt và kiểm tra so với ngân sách. Trong giai đoạn xem xét, các nhà quản lý chức năng hoặc trưởng bộ phận xem xét gói trưng dụng để xác định xem có nhu cầu thực sự đối với hàng hóa hoặc dịch vụ được yêu cầu hay không, cũng như liệu có sẵn nguồn tài chính cần thiết hay không.
Các yêu cầu mua hàng được chấp thuận sẽ trở thành PO, trong khi các yêu cầu bị từ chối được trả lại với lý do. Tất cả điều này có thể quản lý được với phần mềm đặt hàng đơn giản.
# 3. Thủ tục gạ gẫm
Sau khi yêu cầu được phê duyệt và đơn đặt hàng (PO) được thực hiện, nhóm mua sắm sẽ lập một kế hoạch mua sắm cá nhân và một quy trình trưng cầu để đi kèm với nó. Sự phức tạp của yêu cầu cuối cùng xác định phạm vi của kế hoạch trưng cầu cá nhân này.
Sau khi kế hoạch chi tiêu đã được hoàn thiện, nhóm mua sắm sẽ gửi nhiều yêu cầu báo giá (RFQ) đến các nhà cung cấp tiềm năng để thu thập và đánh giá các hồ sơ dự thầu nhằm chọn ra nhà cung cấp tốt nhất có thể.
#4. Đánh giá và ký kết
Nhóm mua sắm sẽ xem xét và đánh giá các báo giá của nhà cung cấp phối hợp với hội đồng đánh giá để xác định nhà cung cấp nào sẽ phù hợp nhất để đáp ứng nhu cầu hiện có.
Sau khi giải quyết xong nhà cung cấp, bước tiếp theo là ký hoặc thương lượng hợp đồng trước khi gửi đơn đặt hàng đến nhà cung cấp đã chọn. Một hợp đồng ràng buộc pháp lý được hình thành khi một nhà cung cấp chấp nhận và thừa nhận một đơn đặt hàng.
# 5. Quản lý đơn hàng
Nhà cung cấp cung cấp hàng hóa / dịch vụ đã hứa trong khung thời gian được chỉ định. Sau khi nhận được, người mua kiểm tra đơn đặt hàng và thông báo cho nhà cung cấp về bất kỳ vấn đề nào với các mặt hàng đã nhận.
# 6. Phê duyệt hóa đơn và giải quyết tranh chấp
Đây là một bước quan trọng trong quy trình mua sắm và việc có phần mềm mua sắm như Kissflow Mua sắm Cloud sẽ mang lại cho bạn lợi thế so với các đối thủ cạnh tranh của mình. Kissflow cho phép bạn thực hiện đối sánh ba chiều giữa GRN, Hóa đơn của nhà cung cấp và PO để đảm bảo rằng bạn đã nhận được đơn đặt hàng một cách chính xác và không có sự khác biệt. Khi kết thúc đối sánh ba chiều, hóa đơn được chấp thuận và gửi đến quá trình xử lý thanh toán.
# 7. Đang năm giư nhưng kỷ lục
Người mua lưu giữ hồ sơ về quá trình thanh toán cho các mục đích ghi sổ và kiểm toán. Tất cả các tài liệu liên quan, từ yêu cầu mua hàng đến hóa đơn đã được phê duyệt, được lưu giữ ở một nơi.
Lợi ích của Quản lý Đấu thầu là gì?
Quy trình quản lý mua sắm nhất quán tại nơi làm việc của bạn có thể dẫn đến những thay đổi tích cực trong toàn bộ tổ chức của bạn. Hệ thống quản lý đấu thầu có tác động tích cực đến hoạt động kinh doanh theo những cách sau:
- Độ tin cậy: Bằng cách thực hiện các chính sách quản lý mua sắm nhất quán, nhóm nội bộ của bạn có thể trở nên đáng tin cậy và nhất quán hơn trong việc chia sẻ trách nhiệm mua hàng.
- Tiết kiệm tài chính: Quản lý mua sắm đòi hỏi phải xác định được các nguồn lực tiết kiệm chi phí nhất có thể, dẫn đến tiết kiệm ngân sách đáng kể.
- Quản lý thời gian: Khi bạn có niềm tin vào hệ thống quản lý mua sắm và có thể tự động hóa các nhiệm vụ chính, bạn sử dụng thời gian của mình một cách khôn ngoan hơn.
- Tuân thủ ngành: Bao gồm các quy tắc và quy định tuân thủ ngành trong quy trình quản lý mua sắm của bạn đảm bảo rằng công ty của bạn và các đối tác của nó đều đáp ứng các yêu cầu hoạt động cơ bản.
- Giao tiếp: Hệ thống quản lý mua sắm giúp nhân viên nội bộ dễ dàng trao đổi về các yêu cầu tồn kho, cung ứng và lao động.
Điều quan trọng nhất trong mua sắm là gì?
Theo giám đốc điều hành thu mua của Tecom, Cory Thwaites, trọng tâm chính của các chuyên gia thu mua nên là xây dựng và duy trì các mối quan hệ tích cực.
“Đối với tôi, các mối quan hệ là điều quan trọng nhất trong mua sắm,” Thwaites nói trong một hội thảo về quản lý và phát triển nhân tài tại Hội nghị Trung Đông CIPS ở Dubai. Sẽ không có ích gì khi thực hiện quy trình nếu bạn không thích giao dịch với các nhà cung cấp và các bên liên quan. “
“Nếu mọi người không thích bạn, họ sẽ không muốn làm việc với bạn,” anh ấy tiếp tục, “vì vậy bạn nên tập trung vào việc xây dựng các mối quan hệ.” Đừng là “cảnh sát thu mua”. “Có chính sách và thủ tục, nhưng hãy linh hoạt và sẵn sàng phá vỡ chúng.”
Kết luận
Chọn đúng hệ thống quản lý thu mua sẽ có lợi cho công ty của bạn. Tôi hy vọng bài viết này sẽ hướng dẫn bạn.
Câu hỏi thường gặp về Hệ thống quản lý đấu thầu
Bốn vai trò chính của mua sắm là gì?
- Hỗ trợ các yêu cầu vận hành.
- Quản lý hiệu quả và hiệu quả quá trình mua sắm và cơ sở cung ứng.
- Thiết lập mối quan hệ làm việc bền chặt với các nhóm chức năng khác.
- Hỗ trợ các mục tiêu và mục tiêu của tổ chức.
Ví dụ về mua sắm là gì?
Hành động nhận được một thứ gì đó, đặc biệt là vật tư quân sự, được gọi là mua sắm. Một ví dụ của việc mua sắm là có đủ súng để trang bị cho một đội quân.
Các chức năng của quản lý mua sắm là gì?
Trách nhiệm của người quản lý đấu thầu
- Nghiên cứu sản phẩm và giải pháp
- Quản lý chứng khoán.
- Tối ưu hóa quy trình mua sắm.
- Quản lý các RFP.
- Phân tích ROI
- Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp
- Quản lý rủi ro và tuân thủ.
- Đàm phán hợp đồng.
Bài viết liên quan
- SỐ YÊU CẦU: Định nghĩa & Cách thức hoạt động
- Quản lý Mua sắm Dự án: Hướng dẫn Chi tiết về Quy trình Mua sắm
- QUY TRÌNH NGUỒN NGUỒN CHIẾN LƯỢC: Các bước chi tiết để tìm nguồn cung ứng chiến lược
- Phân tích chuỗi giá trị: Các bước để phân tích chuỗi giá trị
dự án
