Bạn sẽ ngạc nhiên về khả năng và thành tích của chính mình nếu xem lại số nhiệm vụ và mục tiêu bạn đã hoàn thành trong một ngày, một tuần, một tháng và một năm. Tuy nhiên, điều này không cung cấp một bức tranh chính xác về mức độ năng suất và hiệu quả của bạn trong khoảng thời gian đó. Đôi khi bạn có thể bỏ lỡ thời hạn hoặc mất quá nhiều thời gian để hoàn thành một số công việc. Đây là những trở ngại lớn về năng suất. Chủ đề về cách ưu tiên các nhiệm vụ tại nơi làm việc trở nên quan trọng, khi bạn có một số lượng lớn các hoạt động công việc phải thực hiện mỗi ngày, bạn có thể cần phải tạo một chiến lược hiệu quả để xử lý chúng. Đặt ưu tiên là một phương pháp xác định những gì bạn nên làm trước tiên dựa trên mức độ quan trọng. Hiểu những cách tốt nhất để ưu tiên các nhiệm vụ bạn có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian tại nơi làm việc. Trong bài đăng này, chúng tôi xác định mức độ ưu tiên và cung cấp hướng dẫn dễ thực hiện về cách sắp xếp thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ.
Cách ưu tiên các nhiệm vụ
Sắp xếp thứ tự ưu tiên đòi hỏi phải xác định thứ tự hoàn thành các nhiệm vụ tùy thuộc vào giá trị của chúng. Phương pháp này có thể giúp bạn sắp xếp thời gian tốt hơn. Điều này dạy bạn cách ưu tiên công việc, hoàn thành đúng thời hạn và có nhiều thời gian hơn để làm những công việc lớn hơn. Khả năng sắp xếp thứ tự ưu tiên có thể hỗ trợ bạn hoàn thành nhiều công việc hơn trong thời gian ngắn hơn. Xây dựng một danh sách nhiệm vụ. Bạn không thể quyết định cách ưu tiên công việc trừ khi trước tiên bạn có một bức tranh rõ ràng về mọi thứ cần phải hoàn thành. Điều này có vẻ thô sơ, nhưng đôi khi nó bị bỏ qua khi vội vàng bắt đầu các dự án. Thay vào đó, hãy lập danh sách mọi thứ bạn cần thực hiện trong tất cả các dự án của mình. Để tránh cảm thấy quá tải, hãy chia các công việc lớn hơn thành các nhiệm vụ phụ. Khi các nhiệm vụ của bạn đã được biên soạn và liệt kê, hãy bao gồm thông tin bổ sung, chẳng hạn như:
- Thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi.
- Mức độ quan trọng hoặc khẩn cấp
- Thời hạn
Với tất cả các công việc của bạn ở một địa điểm, bạn sẽ có một bức tranh rõ ràng về những gì phải làm. Nếu bạn giống như hầu hết mọi người, bạn bắt đầu ngày làm việc của mình với mục tiêu làm việc hiệu quả nhất có thể. Tuy nhiên, khi ngày trôi qua, bạn thấy mình phải giải quyết nhiều yêu cầu khẩn cấp và danh sách nhiệm vụ của bạn ngày càng dài. Những gì bạn đặt ra ban đầu dường như bị đẩy sang một bên. Bạn không đơn độc nếu điều này nghe có vẻ quen thuộc. Chúng ta thường cảm thấy như mình đang chơi trò đuổi bắt trong công việc mà không có khuôn khổ cho việc sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ.
Cách ưu tiên các nhiệm vụ tại nơi làm việc
Hầu hết thời gian, năng suất kém và không hoàn thành thời hạn là kết quả của việc sắp xếp công việc sai thứ tự ưu tiên. Để hoàn thành thời hạn và tăng năng suất, điều quan trọng là phải ưu tiên công việc. Các bước liên quan đến ưu tiên nhiệm vụ tốt hơn tại nơi làm việc như sau.
#1. Xây dựng một danh sách nhiệm vụ.
Bạn không thể quyết định cách ưu tiên công việc trừ khi trước tiên bạn có một bức tranh rõ ràng về mọi thứ cần phải hoàn thành. Điều này có vẻ thô sơ, nhưng đôi khi nó bị bỏ qua khi vội vàng bắt đầu các dự án. Thay vào đó, hãy lập danh sách mọi thứ bạn cần thực hiện trong tất cả các dự án của mình. Để tránh cảm thấy quá tải, hãy chia các công việc lớn hơn thành các nhiệm vụ phụ.
Khi các nhiệm vụ của bạn đã được biên soạn và liệt kê, hãy bao gồm thông tin bổ sung, chẳng hạn như:
- Thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi.
- Mức độ quan trọng hoặc khẩn cấp
- Thời hạn
- Với tất cả các công việc của bạn ở một địa điểm, bạn sẽ có một bức tranh rõ ràng về những gì phải làm.
#2. Tạo Lịch để Theo dõi Nhiệm vụ của Bạn.
Khi bạn đã xác định nhiệm vụ nào là quan trọng nhất, hãy đặt chúng vào lịch của bạn. Khi bạn xem danh sách công việc của mình mỗi ngày, việc ưu tiên thời gian của bạn có thể dễ dàng hơn. Bạn có thể thấy rằng việc có lời nhắc trực quan về từng mục bạn cần hoàn thành sẽ giúp bạn tập trung vào chúng tốt hơn. Hoàn thành chúng cũng có thể mang lại cho bạn cảm giác hoàn thành. Nếu bạn được giao một nhiệm vụ không có ngày bắt đầu hoặc ngày kết thúc rõ ràng, hãy đảm bảo yêu cầu chúng để bạn có thể sắp xếp thời gian thực hiện và đặt kỳ vọng. Khi bạn đã xác định những ngày này, bạn có thể muốn đặt ngày kết thúc cá nhân của mình thậm chí sớm hơn để giải quyết các sự cố không mong muốn hoặc để hoàn thành công việc đúng hạn.
#3. Sắp xếp danh sách của bạn theo tầm quan trọng
Giai đoạn tiếp theo là xác nhận tầm quan trọng hoặc tính cấp thiết của từng hoạt động. Nếu một công việc quan trọng không được hoàn thành đúng hạn, nó sẽ có những ảnh hưởng sâu rộng vì nó là nền tảng cho dự án của bạn. Mặt khác, các công việc khẩn cấp phải được hoàn thành trong cùng một ngày vì thời hạn của chúng là cùng một ngày. Cân nhắc các dự án của bạn với nhau là cách tiếp cận tốt nhất để sắp xếp chúng theo thứ tự khẩn cấp hoặc ưu tiên. Sử dụng danh sách từ bước một, ưu tiên từng nhiệm vụ theo thang điểm từ 0 đến 10 và thực hiện tương tự đối với các nhiệm vụ khẩn cấp. Khi hai điểm được cộng lại với nhau, nhiệm vụ có điểm cao nhất được xếp hạng đầu tiên.
#4. Truyền đạt trạng thái nhiệm vụ của bạn cho đồng đội của bạn.
Cuối cùng, đừng quên bao gồm cả những đồng đội có thể đang đợi bạn hoàn thành nhiệm vụ hoặc tranh giành thời gian của bạn. Giảm số lượng yêu cầu bạn nhận được bằng cách chủ động cung cấp cập nhật trạng thái cho đồng đội khi hoàn thành nhiệm vụ, khi bạn định hoàn thành công việc và bất kỳ sự chậm trễ hoặc rào cản nào phát sinh. Thay vì liên tục trả lời các câu hỏi, bạn có thể tiếp tục hoàn thành công việc của mình một cách hiệu quả và năng suất.
Cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ Quản lý dự án
Cho dù bạn là người hoàn toàn mới đối với quản lý dự án hay đã có nhiều năm kinh nghiệm, việc quản lý và hoàn thành dự án đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách là một nhiệm vụ khó khăn. Mỗi dự án là duy nhất và trình bày các vấn đề quản lý dự án của riêng nó. Dù bạn đang làm việc với loại dự án nào, có lẽ bạn đang phải đối phó với thời hạn chặt chẽ và kỳ vọng cao. Tất cả mọi thứ trong quản lý dự án được thực hiện bằng tay. Không giống như trong các ngành công nghiệp khác, phạm sai lầm sẽ không dẫn đến thành công; thay vào đó, nó sẽ dẫn đến cái chết của bạn.
#1. Kiểm tra Ma trận Eisenhower.
Một cách nổi tiếng để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ là Ma trận Eisenhower, thường được gọi là Ma trận Khẩn cấp-Quan trọng. Nó dạy bạn cách ưu tiên các nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng dựa trên mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng của chúng. Nhiệm vụ được phân thành bốn loại:
- Khẩn cấp và quan trọng – đây là những công việc ưu tiên phải được hoàn thành ngay lập tức.
- Không quan trọng, nhưng khẩn cấp - đây là những công việc phải được hoàn thành nhanh chóng nhưng có thể được thực hiện tốt hoặc tốt hơn bởi người khác. Bạn giao cho họ.
- Không khẩn cấp và không quan trọng- đây là những nhiệm vụ mà bạn có thể không cần làm. Không sử dụng thời gian của nhóm cho các nhiệm vụ này.
Bạn có thể tạo biểu đồ quản lý dự án hoặc chỉ cần hình dung các góc phần tư khi bạn xem xét từng mục trong danh sách nhiệm vụ của mình.
#2. Sắp xếp các nhiệm vụ dựa trên kết quả mong đợi của chúng
Ngay cả với Ma trận Khẩn cấp-Tầm quan trọng, có thể khó quyết định nên thực hiện hoạt động nào trước. Điều gì sẽ xảy ra nếu nhiều nhiệm vụ dường như thực sự khẩn cấp và quan trọng? Hãy thử tổ chức các dự án của bạn dựa trên nỗ lực dự kiến cần thiết để hoàn thành chúng. Toàn bộ số giờ mà một dự án được dự đoán sẽ thực hiện được gọi là nỗ lực ước tính. Lợi ích của việc ưu tiên và giải quyết những công việc khó khăn hơn (tốn thời gian) trước trong ngày, để lại những công việc ngắn hơn vào cuối ngày khi bạn có thể có nhiều năng lượng hơn.
#3. Hợp lý
Không có gì sai khi có những mục tiêu đầy tham vọng, nhưng đừng bao giờ để 'sự hoàn hảo' trở thành kẻ thù của 'sự tốt đẹp'. Các mục tiêu dự án không thực tế có thể làm mất tinh thần nhóm của bạn và khiến dự án của bạn thất bại. Đảm bảo rằng bạn đặt kỳ vọng thực tế và mục tiêu của bạn có thể đạt được trong một khoảng thời gian hợp lý, đồng thời thường xuyên kiểm tra các số liệu và nhóm của bạn để xác định xem bạn có cần xem xét hay không.
Cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc Các câu hỏi phỏng vấn
Hầu hết các công việc đòi hỏi bạn phải quản lý nhiều thứ cùng một lúc và bạn sẽ gặp phải các ưu tiên cạnh tranh. Do đó, các doanh nghiệp sử dụng các câu hỏi phỏng vấn như “Bạn ưu tiên công việc của mình như thế nào?” “Hãy kể cho tôi nghe về khoảng thời gian bạn có những ưu tiên mâu thuẫn nhau trong công việc.” Và nếu bạn không thể chứng minh với công ty rằng bạn có một chiến lược đã được kiểm chứng để quản lý thời gian và quản lý công việc, thì họ sẽ lo ngại. Một số câu hỏi phổ biến và đánh giá câu trả lời
#1. Làm thế nào để bạn đặt ưu tiên công việc?
Tôi thích sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc của mình bằng cách giữ một bảng tính Excel về các dự án của tôi và thời hạn của chúng để tôi có thể xem nhanh mọi thứ. Sau đó, tôi sắp xếp và điều chỉnh bảng tính để ưu tiên công việc của mình dựa trên tầm quan trọng của dự án, thời gian thực hiện, mức độ khẩn cấp và liệu tôi có cần thông tin đầu vào từ các thành viên khác trong nhóm để hoàn thành công việc hay không. Mỗi sáng, tôi lại xem qua tờ này. Ở vị trí hiện tại, tôi thường được giao từ sáu đến tám dự án.
#2. Làm thế nào để bạn quản lý một tình huống trong đó rõ ràng là thời hạn sắp tới của dự án sẽ không được đáp ứng?
Nếu rõ ràng là thời hạn ước tính sẽ không được đáp ứng, tôi sẽ đánh giá các nhiệm vụ và tham khảo ý kiến của người quản lý của tôi để đưa ra đề xuất hoặc khuyến nghị.
4 Cấp Độ Ưu Tiên Nhiệm Vụ Là Gì?
Ma trận Quyết định Eisenhower, còn được gọi là Ma trận Khẩn cấp-Quan trọng, chia các nhiệm vụ thành bốn phần tư dựa trên việc chúng có:
- Quan trọng.
- Khẩn cấp.
- Quan trọng và nhạy cảm với thời gian.
- Cũng không.
Làm thế nào để bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ một cách hiệu quả?
- Tạo một danh sách tất cả các nhiệm vụ của bạn.
- Xác định công việc nào thực sự quan trọng (và công việc nào có thể bị hoãn lại).
- Duy trì một lịch trình đại diện cho các ưu tiên hàng đầu của bạn.
- Ưu tiên các dự án cường độ cao, nỗ lực cao nhất của bạn.
- Tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm.
3 cách để ưu tiên là gì?
Góc phần tư thứ nhất: Quan trọng + Khẩn cấp.
Góc phần tư thứ hai: Tầm quan trọng + Không khẩn cấp
Góc phần tư thứ ba: Không quan trọng + Khẩn cấp.
Góc phần tư thứ tư: Không quan trọng + Không khẩn cấp.
Làm thế nào để bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc của mình Câu hỏi phỏng vấn?
Trả lời câu hỏi “Bạn ưu tiên công việc của mình như thế nào?”
- Mô tả cách bạn lên kế hoạch cho ngày của mình.
- Mô tả cách bạn chuyển đổi giữa các ưu tiên.
- Nói về cách bạn đặt thời hạn.
- Mô tả cách bạn duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
- Liên kết câu trả lời của bạn với các yêu cầu công việc.
Làm thế nào để bạn xử lý nhiều nhiệm vụ cùng một lúc Câu hỏi phỏng vấn?
Các phản hồi tốt nhất làm nổi bật một vài kỹ năng cứng và mềm hữu hình. Ví dụ: bạn có thể nói rằng những người đa nhiệm giỏi sẽ tạo thói quen lập lịch trình nhất quán. Bạn cũng có thể nhấn mạnh rằng một người đa nhiệm thành thạo liên tục ưu tiên các nhiệm vụ. Có rất nhiều lựa chọn có sẵn cho bạn.
Làm thế nào để bạn quản lý một câu hỏi phỏng vấn khối lượng công việc nặng?
Khi xử lý một khối lượng công việc khổng lồ, bạn sẽ cần một chiến lược để xử lý nó. Bạn có thể nói điều gì đó chẳng hạn như “Mọi người đều đã từng phải đối phó với khối lượng công việc nặng nề vào một thời điểm nào đó trong sự nghiệp của họ.” Lùi lại một bước và quan sát vấn đề cho phép tôi hiểu rõ hơn và công bằng hơn. Ghi lại các hoạt động cần hoàn thành và ưu tiên chúng từ ưu tiên cao nhất đến thấp nhất vào đầu mỗi ngày làm việc. “Điều này không chỉ cải thiện quy trình làm việc của bạn mà còn đảm bảo rằng bạn sẽ hoàn thành các hoạt động quan trọng nhất trong ngày.”
Làm thế nào để bạn ưu tiên công việc của bạn với tư cách là một y tá?
Nguyên tắc ABC nên được điều dưỡng viên áp dụng cho từng tình trạng của bệnh nhân. Việc sắp xếp thứ tự ưu tiên bắt đầu bằng việc đánh giá các mối nguy hiểm tức thời đối với tính mạng như một phần của đánh giá ban đầu và dựa trên ABC về viêm phổi, ưu tiên cho đường thở, tiếp theo là hô hấp và tuần hoàn (Ignatavicius và cộng sự, 2018).
Kết luận
Mặc dù có thể muốn thực hiện nhiều nhiệm vụ để hoàn thành nhiều việc hơn, nhưng tốt hơn hết là nên tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm. Phương pháp này đảm bảo rằng bạn tập trung toàn bộ sự chú ý vào nhiệm vụ đó, cho phép bạn hoàn thành nó một cách hiệu quả trước khi chuyển sang mục tiếp theo trong danh sách của mình. Khi bạn không bị phân tâm bởi các công việc khác, bạn có thể có cơ hội tốt hơn để tạo ra công việc chất lượng cao. Nhà tuyển dụng muốn biết rằng bạn có thể ưu tiên công việc tùy thuộc vào những gì khẩn cấp và thiết lập một quy trình làm việc để tiếp tục tập trung vào những gì cần thiết cho bất kỳ loại công việc nào. Họ muốn biết rằng bạn tương tác với bạn đội ngũ và quản lý như là một phần của quá trình ưu tiên của bạn. Nếu bạn đưa ra một câu trả lời phỏng vấn nghe có vẻ giống với các câu trả lời mẫu ở trên, bạn sẽ chứng minh cho nhà tuyển dụng thấy rằng bạn có khả năng làm việc hiệu quả tại nơi làm việc của họ và xác định được điều gì là khẩn cấp và quan trọng.
Bài viết liên quan
- QUẢN LÝ SẢN PHẨM: Cập nhật mô tả công việc và mức lương
- 4 cách để xây dựng văn hóa công ty khi mới thành lập
- CHO PHÉP CHO TRẺ EM: Trẻ Em Có Nên Được Cho Phép Không?
- RỦI RO KINH DOANH: Cách Quản lý Rủi ro Trong Kinh doanh
dự án
