Việc đảm bảo tất cả các bên tuân thủ các tiêu chí đã nêu và cung cấp mức độ hỗ trợ, dịch vụ và sản phẩm đã thỏa thuận trong hợp đồng được gọi là quy trình quản lý hợp đồng mua sắm.
Một thành phần quan trọng của việc quản lý hợp đồng mua sắm hiệu quả là đảm bảo rằng tổ chức nhận được lợi ích lớn nhất có thể từ hợp đồng đồng thời giảm thiểu rủi ro mà tổ chức phải gánh chịu. Nó cũng liên quan đến việc xác định các cách để cắt giảm chi phí và đóng vai trò là người hỗ trợ cho bất kỳ sửa đổi nào đối với hợp đồng có thể trở nên cần thiết khi bản chất của mối quan hệ phát triển.
Dưới đây là một số trong 5 thực hành tốt nhất trong mua sắm quản lý hợp đồng.
#1. Nhấn mạnh việc quản lý ban đầu các hợp đồng mua sắm
Đã quá muộn để bắt đầu xem xét việc quản lý hợp đồng mua sắm khi nó đã được soạn thảo. Khi một hợp đồng đã được soạn thảo, việc thay đổi các điều khoản của thỏa thuận sẽ khó khăn hơn nhiều.
Thay vào đó, hãy ghi nhớ nó ngay từ khi bắt đầu quá trình mua sắm. Điều này rất quan trọng vì ban đầu bạn có rất nhiều quyền kiểm soát.
Bước tiếp theo là xem xét hợp đồng và các yếu tố phải được đưa vào hợp đồng để đảm bảo rằng công ty của bạn sẽ thu được lợi ích lớn nhất có thể từ quan hệ đối tác.
#2. Loại bỏ tất cả các bước thủ công
Khả năng xảy ra lỗi của con người và lãng phí thời gian khi theo dõi dữ liệu theo cách thủ công trên nhiều bảng tính, hệ thống im lặng và ứng dụng riêng biệt tăng lên.
Có khả năng nhóm của bạn sẽ cần nhớ về việc gia hạn hợp đồng, khiến họ bỏ lỡ cơ hội đàm phán các điều khoản tốt hơn. Tệ hơn nữa, bạn có nguy cơ bị ràng buộc vào một hợp đồng dài hạn có giá âm.
Bằng cách tự động hóa nhiều quy trình bằng Phần mềm CLM (Quản lý vòng đời hợp đồng), bạn có thể tránh được những mối nguy hiểm vốn có đối với lao động của con người. Các nền tảng này đơn giản hóa việc thu thập thông tin về các nhà cung cấp và theo dõi các nghĩa vụ hợp đồng.
Ngoài ra, bạn sẽ nhận được thông tin chi tiết theo thời gian thực về hiệu suất của các nhà cung cấp của mình, cho phép bạn chủ động theo dõi những người cần đáp ứng mong đợi của bạn.
#3. Tối ưu hóa khoảng không quảng cáo của bạn
Khi tỷ suất lợi nhuận tiếp tục giảm trong một số lĩnh vực nhất định của nền kinh tế, các doanh nghiệp không ngừng tìm kiếm những cách thức mới để hạn chế chi tiêu và thúc đẩy lợi nhuận của họ. Vì vậy, nó là cần thiết cho mua sắm các nhóm thực hiện kiểm kê liên tục và kiểm tra xem mức của họ có được duy trì ở mức tối ưu hay không. Dưới đây là danh sách thông tin hàng tồn kho mà bạn nên biết.
- “Chi phí thực tế” của việc duy trì hàng tồn kho cao hơn nhiều so với việc đặt hàng sản phẩm.
- Quy tắc ngón tay cái về việc giữ phí là từ 20 đến 30 phần trăm.
- Hàng tiêu dùng không phải là sản phẩm duy nhất xuống cấp theo thời gian; mọi thứ từ đồ điện tử tiêu dùng đến hàng may mặc đều dễ bị xuống cấp.
- Việc thiếu kế hoạch và dự báo đầy đủ là thủ phạm chính dẫn đến tình trạng mất cân đối hàng tồn kho.
Các nhà lãnh đạo trong hoạt động mua sắm trên toàn thế giới đang dần nhận ra lời hứa về những hiểu biết sâu sắc dựa trên dữ liệu được cải thiện. Trong nghiên cứu CPO toàn cầu năm 2018, gần một nửa số người tham gia thừa nhận rằng công ty của họ sử dụng thông tin chi tiết thông minh và nâng cao để tối ưu hóa chi phí và mức tồn kho.
Dưới đây là danh sách các câu hỏi mà doanh nghiệp cần tự hỏi mình để xác định xem khoảng không quảng cáo của họ có được tối ưu hóa hay không:
- Tỷ lệ tồn kho hoạt động bao gồm tồn kho dư thừa, tồn kho an toàn và tồn kho bổ sung là bao nhiêu?
- Nhóm thu mua có mua nhiều hay ít sản phẩm hoặc dịch vụ hơn mức cần thiết không?
- Số lần tốt nhất mỗi tháng để mua hàng là bao nhiêu?
- Có sự khác biệt nào giữa các đơn đặt hàng và các yêu cầu mua hàng đã được thực hiện không?
#4. Giám sát chặt chẽ nghĩa vụ
Một lợi thế nữa của việc tập trung kỹ thuật số các hợp đồng mua sắm của bạn là nó cho phép giám sát chặt chẽ hơn tất cả các cam kết hợp đồng, bao gồm cam kết của chính bạn và của các doanh nghiệp khác mà bạn có hợp đồng.
Việc đánh dấu các thời hạn quan trọng và tự động nhận thông báo về các sản phẩm sắp tới là những nhiệm vụ tương đối đơn giản. Bằng cách này, công ty của bạn sẽ có thể đáp ứng thời hạn gia hạn.
Ngoài ra, nó cho phép bạn theo dõi – và do đó, giảm đáng kể – số lượng sản phẩm bàn giao bị trễ hoặc thiếu từ các nhà cung cấp của bạn.
# 5. Đảm bảo tuân thủ
Việc đảm bảo rằng các hợp đồng của bạn tuân thủ luật nội bộ, ngành và quy định có liên quan cũng quan trọng không kém việc giám sát tất cả lịch trình hợp đồng.
Vì việc không tuân thủ có thể dẫn đến chi phí cho công ty của bạn, chẳng hạn như hình phạt, hành động pháp lý và mất danh tiếng, bạn cần xem xét mọi hợp đồng để đảm bảo rằng bạn tuân thủ đầy đủ các điều khoản của hợp đồng. Bạn có thể hoàn thành mục tiêu này dễ dàng hơn bằng cách tập trung hóa các hợp đồng của mình, ngăn chặn các bộ phận lừa đảo viết hợp đồng thiếu các thành phần thiết yếu này.
Việc tuân thủ sẽ dễ dàng hơn khi bạn bắt đầu hợp đồng với các điều khoản đã được phê duyệt trước hoặc các mẫu hợp đồng hoàn chỉnh với tất cả thông tin liên quan đến việc tuân thủ mà bạn sẽ cần. Điều này có thể được thực hiện theo nhiều cách.
Kết luận
Mặc dù một số thông lệ mua sắm tốt nhất này có vẻ đơn giản và phổ biến, nhưng những thông lệ khác là những phát triển gần đây trong lĩnh vực này. Tuy nhiên, các tổ chức có thể mở khóa sự xuất sắc trong mua sắm bằng cách triển khai chúng một cách thích hợp.
Bước đầu tiên để phát triển chiến lược mua sắm bền vững là mua một công cụ mua sắm kỹ thuật số được lưu trữ trên đám mây.
