Chúng ta nghe thuật ngữ “quản lý thời gian” rất nhiều trong cuộc sống hàng ngày, nhưng ít người hiểu ý nghĩa của nó hoặc cách quản lý thời gian của họ một cách hợp lý.
Chúng ta dành ít nhất 10 đến 12 tiếng mỗi ngày để ngủ và vài tiếng nữa để chuẩn bị và ăn uống. Thêm ba đến bốn giờ thời gian đi lại, tắc nghẽn giao thông và những bất ngờ nhỏ khác. Chúng ta chỉ có XNUMX đến XNUMX giờ mỗi ngày, thường là ít hơn, để hoàn thành công việc, học tập, quản lý sở thích, chăm sóc bản thân, giao tiếp xã hội và dành thời gian cho gia đình. Sự kiện và sự kiện đặc biệt là một vấn đề hoàn toàn khác.
Nếu chúng ta muốn xử lý một lịch trình bận rộn trong một khoảng thời gian ngắn mà không bị quá tải, chúng ta phải thiết lập các kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả. Trong bài đăng này, bạn sẽ tìm hiểu quản lý thời gian là gì và cách sử dụng nó để tận dụng tối đa thời gian trong ngày của bạn.
Quản lý thời gian là gì?
Quản lý thời gian là quá trình lập kế hoạch và quản lý lượng thời gian bạn dành cho các hoạt động, nhiệm vụ hoặc dự án cụ thể để nâng cao năng suất, hiệu quả và thành công. Đó là một khả năng quan trọng cho phép mọi người tận dụng tối đa thời gian trong ngày của họ và hoàn thành các mục tiêu trong khoảng thời gian giới hạn mà họ có.
Quản lý thời gian không chỉ là nhồi nhét thật nhiều hoạt động vào một ngày hay tận dụng tối đa từng phút thời gian của bạn. Nó cũng không phải là quá khắt khe hoặc không linh hoạt với lịch trình của bạn, hoặc làm tổn hại đến sức khỏe và hạnh phúc của bạn để đạt được nhiều hơn.
Không có câu trả lời chung cho tất cả mọi vấn đề về quản lý thời gian. Những gì hiệu quả với người này có thể không hiệu quả với người khác, do đó, điều quan trọng là thiết lập một kỹ thuật quản lý thời gian đáp ứng các yêu cầu và hoàn cảnh cá nhân của bạn.
Ngoài ra, hãy nhớ rằng có thể xảy ra gián đoạn và sự cố bất ngờ và bạn phải linh hoạt và dễ thích nghi để đối phó với những thay đổi này.
“Chúng ta không thể kiểm soát bất cứ điều gì khác trừ khi chúng ta có thể quản lý thời gian.” – Peter F. Drucker
Nhận xét này của Peter Drucker, cha đẻ của tư duy quản lý thời gian, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc quản lý thời gian như một khả năng cốt lõi để thành công trong mọi khía cạnh của cuộc sống. Nếu không quản lý thời gian hiệu quả, chúng ta sẽ khó đạt được mục tiêu và quản lý các yếu tố quan trọng khác trong cuộc sống, chẳng hạn như công việc, các mối quan hệ và sức khỏe.
Tại sao quản lý thời gian lại quan trọng?
Quản lý thời gian tốt là rất quan trọng vì nhiều lý do.
Quản lý thời gian tốt có thể giúp bạn đưa ra quyết định tốt hơn về cách sử dụng thời gian của mình, nhiệm vụ nào cần ưu tiên và thời điểm hoàn thành chúng.
Khả năng quản lý thời gian hiệu quả cũng có thể giúp bạn nâng cao năng suất bằng cách cho phép bạn đạt được nhiều thành tích hơn trong thời gian ngắn hơn. Bạn có thể giảm căng thẳng bằng cách quản lý tốt thời gian của mình và tránh trì hoãn, bỏ lỡ thời hạn và vội vàng vào phút chót. Theo một cuộc thăm dò của TimeWatch,[2] 91% số người được hỏi cảm thấy rằng quản lý thời gian tốt hơn sẽ giảm căng thẳng tại nơi làm việc và tăng năng suất, trong khi 86% cho rằng điều đó sẽ cải thiện sự tập trung vào nhiệm vụ.
Hơn nữa, quản lý thời gian hiệu quả hỗ trợ bạn đạt được các mục tiêu bằng cách phân bổ đủ thời gian để thực hiện chúng một cách thường xuyên. Thiết lập các ưu tiên rõ ràng và tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhất sẽ cho phép bạn đạt được tiến bộ hướng tới mục tiêu của mình và hoàn thành chúng đúng hạn.
Một tính năng quan trọng khác của quản lý thời gian là nó giúp bạn thiết lập sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống tốt hơn. Đặt ưu tiên và quản lý thời gian hợp lý sẽ giúp bạn cân bằng các nghĩa vụ cá nhân và nghề nghiệp, đồng thời tạo ra sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống tốt hơn.
Do đó, học các kỹ năng quản lý thời gian có thể giúp bạn nâng cao hiệu quả, cải thiện chất lượng cuộc sống và đạt được nhiều thành công hơn trong mọi lĩnh vực của cuộc sống.
Lợi ích của việc quản lý thời gian hiệu quả
Quản lý thời gian hiệu quả là rất quan trọng. Quản lý thời gian hiệu quả dẫn đến tăng hiệu quả và sản xuất, ít căng thẳng hơn và thành công hơn trong cuộc sống. Dưới đây là một số lợi ích của việc quản lý thời gian xuất sắc:
#1. Giảm căng thẳng
Tạo và bám sát lịch trình nhiệm vụ giúp giảm bớt lo lắng. Bạn có thể thấy rằng mình đang đạt được những tiến bộ rõ ràng khi gạch bỏ các nhiệm vụ khỏi danh sách “việc cần làm” của mình. Điều này giúp bạn không bị căng thẳng về việc liệu bạn có hoàn thành công việc hay không.
#2. Thêm thời gian
Bạn có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các hoạt động thường xuyên của mình nhờ quản lý thời gian tốt. Những cá nhân có thể quản lý thời gian của họ một cách hiệu quả thích có nhiều thời gian hơn để dành cho sở thích hoặc những trò tiêu khiển cá nhân khác.
#3. khả năng bổ sung
Quản lý thời gian dẫn đến nhiều cơ hội hơn và ít lãng phí thời gian hơn cho các hoạt động nhỏ. Nhà tuyển dụng đánh giá cao những ứng viên có kỹ năng quản lý thời gian tốt. Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng sẽ được hưởng lợi rất nhiều từ khả năng sắp xếp thứ tự ưu tiên và lên lịch làm việc.
#4. Năng lực đạt mục tiêu
Những người thực hành quản lý thời gian tốt được trang bị tốt hơn để đạt được các mục tiêu và mục tiêu trong thời gian ngắn hơn.
Mẹo để cải thiện quản lý thời gian tại nơi làm việc
Quản lý thời gian là việc sử dụng và kiểm soát có ý thức thời gian của một người để nâng cao kết quả. Tóm lại, làm nhiều hơn trong thời gian ít hơn. Dưới đây là những lời khuyên về quản lý thời gian hiệu quả tại nơi làm việc:
#1. Hiểu cách bạn sử dụng thời gian của mình.
Nếu năng suất của bạn được đo bằng sản lượng trong một khoảng thời gian cụ thể, thời gian bị bỏ lỡ có thể tương đương với số tiền bị mất. Giống như việc lập ngân sách, bạn phải theo dõi những gì bạn đang thực sự dành thời gian của mình để xác định bất kỳ lĩnh vực hoặc thói quen nào đang cản trở bạn hoàn thành mục tiêu của mình.
Bắt đầu với một kiểm tra thời gian. Các công cụ theo dõi thời gian như RescueTime có thể cho bạn biết, dựa trên các danh mục bạn thiết lập, số giờ bạn làm việc hiệu quả trong một ngày so với lượng thời gian bạn dành cho các hoạt động không liên quan đến công việc như mạng xã hội hoặc mua sắm.
#2. Duy trì lịch trình hàng ngày
Vượt ra ngoài “Tôi có tám giờ để hoàn thành XYZ.” Đặt lịch trình hàng ngày với các khoảng thời gian cho các công việc khác nhau. Chìa khóa thành công là tính nhất quán.
Thực hiện các mốc thời gian thực tế. Con người đánh giá quá cao khả năng hoàn thành nhiệm vụ của mình, một xu hướng được gọi là “ngụy biện lập kế hoạch”, thường dẫn đến các dự báo giao hàng quá lạc quan. Tạo bộ đệm thời gian giữa các công việc để ngay cả khi một nhiệm vụ vượt quá thời gian quy định, lịch trình tổng thể vẫn còn nguyên vẹn.
#3. Trao toàn bộ sự chú ý của bạn.
Tránh truy cập các trang web không liên quan đến công việc (hoặc làm bất cứ điều gì bạn không được làm) trong giờ làm việc. Đóng bất kỳ tab trình duyệt nào được đánh dấu là “để sau”. Tắt điện thoại của bạn hoặc đặt nó ở nơi an toàn cho đến khi đến giờ nghỉ giải lao theo lịch trình. Một lần nữa, kỷ luật tự giác là người bạn lớn nhất của bạn trong tình huống này.
# 4. Đặt mức độ ưu tiên
Danh sách việc cần làm có thể tiết kiệm năng suất của bạn. Tuy nhiên, nếu bạn không cẩn thận, chúng có thể trở nên quá lớn và áp đảo khiến bạn không biết bắt đầu từ đâu. Ma trận Eisenhower là một kỹ thuật có thể giúp bạn chọn những gì cần ưu tiên dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp. Với ma trận lựa chọn này, bạn có thể chia danh sách của mình thành:
- Hãy làm ngay những điều sau: Những công việc quan trọng với thời hạn đã định hoặc những công việc bạn đã trì hoãn quá lâu giờ đã quá hạn
- Lên kế hoạch trước: Các dự án quan trọng không có khung thời gian cố định
- Ủy quyền: Các hoạt động có thể được thực hiện bởi người khác nên được ủy quyền.
- Xóa bỏ: Các nhiệm vụ có thể bị loại bỏ vì chúng không quan trọng đối với mục tiêu hoặc nhiệm vụ của bạn.
#5. Bắt đầu với nhiệm vụ khó khăn nhất.
Tất cả mọi người đều có thể bị phân tâm, cho dù đó là một cuộc điện thoại, một ân huệ từ đồng nghiệp hay núi bát đĩa bẩn. Ngày đã qua trước khi bạn biết điều đó. Đã đến lúc “ăn con ếch đó”.
Chiến lược năng suất Eat That Frog, được phát triển bởi chuyên gia lãnh đạo Brian Tracy, có hiệu quả đối với những người trì hoãn hoặc gặp khó khăn trong việc bỏ qua những điều gây xao nhãng. Nó gợi ý bắt đầu với nhiệm vụ lớn nhất, khó khăn nhất và quan trọng nhất - nhiệm vụ mà bạn có xu hướng trì hoãn nhất cho đến sau này. Khi bạn đã “ăn con ếch đó”, bạn có thể chuyển sang những thứ khác.
#6. Thực hiện các hoạt động có thể so sánh theo lô
Batching, còn được gọi là xử lý hàng loạt, là quá trình nhóm các công việc có thể so sánh được để chúng có thể được hoàn thành cùng một lúc. Sắp xếp chúng theo mục tiêu hoặc mục đích.
Như một minh họa:
- Thứ ba và thứ năm được dành riêng cho các cuộc họp khách hàng.
- Chỉ trả lời email từ 10 đến 11 giờ sáng
- Tạo và gửi báo cáo vào buổi sáng.
#7. Thiết lập các ràng buộc thời gian thích hợp
Theo định luật Parkinson, “công việc mở rộng để chiếm hết thời gian đã cho để hoàn thành nó.”
Nếu bạn có cả ngày để làm hai công việc lẽ ra không quá ba giờ, rất có thể bạn sẽ dành cả ngày cho hai công việc đó. Nếu bạn cho mình một khoảng thời gian ngắn, gần như chắc chắn bạn sẽ hoàn thành sớm thời hạn.
# 8. Học cách nói không
Chúng ta chỉ có rất nhiều năng lượng trong một ngày và nó sẽ giảm dần khi một giờ trôi qua. Biết giới hạn của bạn và sẵn sàng nói không để tránh nỗ lực tầm thường. Hiểu rõ ưu nhược điểm của bản thân. Tập trung vào những gì bạn có thế mạnh và nếu có thể, hãy ủy thác những gì người khác có thể hoàn thành tốt hơn và nhanh hơn.
#9. Tránh đa nhiệm
Bằng chứng về đa nhiệm rất rõ ràng: nó làm giảm năng suất và thậm chí có thể gây chết người. Hiệp hội Tâm lý Hoa Kỳ định nghĩa tung hứng tinh thần là “chi phí chuyển đổi” làm giảm năng suất. Mặc dù việc chuyển đổi tác vụ chỉ mất vài giây cho mỗi lần chuyển đổi, nhưng nó sẽ tăng lên nếu bạn thực hiện đa nhiệm thường xuyên. Khả năng mắc sai lầm của bạn cũng tăng lên.
#10. Duy trì tổ chức
Nếu bất kỳ điều nào sau đây xảy ra với bạn, bạn có thể yêu cầu thay đổi tổ chức:
- Bạn đang đến muộn một cuộc họp mà bạn đang lãnh đạo.
- Bạn quên in một bản báo cáo mà sếp của bạn yêu cầu để thuyết trình.
- Bạn đã phải yêu cầu CNTT cung cấp tên người dùng hoặc mật khẩu của mình nhiều lần.
Tin tốt là tổ chức là một tài năng có thể thành thạo. Bắt đầu với các nguyên tắc cơ bản.
Giữ một trạm làm việc sạch sẽ. Theo National Geographic, các nhà tâm lý học và thần kinh học đã liên kết hậu quả của sự bừa bộn với nhận thức, sức khỏe tâm thần và hành vi. Hình ảnh lộn xộn có thể làm tăng mức độ căng thẳng và lo lắng, tạo ra phản ứng chiến đấu hoặc bỏ chạy. Để cải thiện việc ra quyết định, hãy vứt bỏ bất kỳ giấy tờ nào có thể tái chế hoặc cắt nhỏ. Loại bỏ các vật dụng không cần thiết và đặt các dụng cụ hàng ngày ở nơi dễ lấy.
#11. Sắp xếp các tệp PC và bộ nhớ dùng chung của bạn.
Không thể phóng đại tầm quan trọng của việc đặt tên tệp trong tổ chức tài sản kỹ thuật số. Xây dựng một hệ thống cho phép bạn và đồng nghiệp của bạn định vị nội dung một cách nhanh chóng và dễ dàng.
#12. Sử dụng lịch.
Sắp xếp lịch trình của bạn theo các danh mục cuộc sống, chẳng hạn như “cá nhân”, “chuyên nghiệp” và “cam kết”. Mã màu có thể giúp bạn dễ dàng phân biệt giữa các danh mục hoặc giữa các mục khẩn cấp và không khẩn cấp.
#13. Tận dụng công cụ quản lý thời gian
Sử dụng năng suất này và công cụ tự động hóa để tăng năng suất:
- Slack để tập trung thông tin liên lạc của nhóm và tổ chức chúng theo kênh. Sẽ không còn phải sàng lọc qua vô số chuỗi email để biết thông tin chi tiết về dự án.
- Dropbox hoặc OneDrive để lưu trữ, chia sẻ và sao lưu tệp. Các thành viên nhóm đủ điều kiện có quyền truy cập 24/7 vào các tệp dựa trên đám mây.
- Để theo dõi lịch trình hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng, hãy sử dụng Lịch Google và Lịch Microsoft. Kết nối chúng với Slack để nhận thông báo và lời nhắc tự động trong các kênh liên quan.
- Đối với thiết kế và sơ đồ, hãy sử dụng Canva hoặc Lucidchart. Chúng hỗ trợ ngay cả những nhà thiết kế thiếu kinh nghiệm nhất trong việc tạo các mẫu có giao diện chuyên nghiệp.
Hậu quả của việc quản lý thời gian kém
Hãy xem xét cả hậu quả của việc quản lý thời gian tồi.
#1. quy trình làm việc không hiệu quả
Hiệu quả kém là kết quả của việc không lập kế hoạch trước và giữ mục tiêu. Ví dụ: nếu có nhiều hoạt động quan trọng cần thực hiện, một kế hoạch hiệu quả sẽ là hoàn thành các nhiệm vụ liên quan đồng thời hoặc tuần tự. Tuy nhiên, nếu bạn không lên kế hoạch trước, bạn có thể thấy mình cần phải quay đi quay lại hoặc quay lại trong nhiệm vụ của mình. Điều này tương đương với việc giảm hiệu quả và sản lượng.
#2. lãng phí thời gian
Quản lý thời gian không đầy đủ dẫn đến lãng phí thời gian. Ví dụ, tán gẫu với bạn bè trên mạng xã hội trong khi đang làm bài tập sẽ khiến bạn mất tập trung và lãng phí thời gian.
#3. lỗi điều khiển
Bạn mất kiểm soát cuộc sống của mình khi không biết nhiệm vụ tiếp theo là gì. Điều này có thể dẫn đến tăng căng thẳng và lo lắng.
#4. Chất lượng công việc thấp
Quản lý thời gian kém thường dẫn đến chất lượng đầu ra thấp hơn. Ví dụ, vội vã làm mọi việc vào phút cuối thường làm giảm chất lượng.
#5. Một danh tiếng xấu
Nếu khách hàng hoặc chủ lao động của bạn không thể trông cậy vào bạn để hoàn thành công việc đúng hạn, kỳ vọng và nhận thức của họ về bạn sẽ bị ảnh hưởng. Nếu khách hàng không thể tin tưởng bạn để hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn, rất có thể họ sẽ chuyển công việc kinh doanh của họ sang nơi khác.
Kết luận
Quản lý thời gian là một khả năng quan trọng có thể học được để tăng năng suất và đạt được mục tiêu.
Bạn sẽ có thể sử dụng thời gian hiệu quả hơn, ưu tiên các trách nhiệm của mình và cuối cùng hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn nếu bạn phát triển các kỹ năng quản lý thời gian được mô tả ở trên. Cuối cùng, bạn có thể giảm thiểu căng thẳng, nâng cao sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, và sống một cuộc sống bổ ích hơn.
- QUẢN LÝ NHIỆM VỤ: Nó là gì, Phần mềm, Kỹ năng & Ứng dụng tốt nhất.
- CÁCH TĂNG NĂNG SUẤT DOANH NGHIỆP CỦA BẠN 2023 (Cập nhật)
- CÔNG CỤ QUẢN LÝ NHIỆM VỤ: 24 Công cụ Quản lý Nhiệm vụ Tốt nhất cho Nhóm [2023]
- HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHIỆM VỤ: Các tùy chọn trả phí và miễn phí tốt nhất vào năm 2023
- CĂNG THẲNG TÀI CHÍNH: Làm thế nào để đối phó với nó
dự án
