Sử dụng hệ thống quản lý tài liệu để lưu trữ thông tin có thể đảm bảo lưu trữ chính xác các giấy tờ cần thiết của công ty để truy xuất và kiểm tra sau này. Quản lý hồ sơ là rất quan trọng đối với việc tuân thủ, quản lý rủi ro và lập kế hoạch quản trị. Hiểu cách sử dụng hệ thống quản lý hồ sơ có thể hỗ trợ việc bảo quản các hồ sơ quan trọng có ý nghĩa pháp lý, tài chính và lịch sử để lưu trữ hoặc xử lý theo các quy tắc đã được thiết lập.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét quản lý hồ sơ là gì, tại sao cần thiết, lợi ích của nó, vòng đời của hệ thống, một số công ty cung cấp đào tạo mà bạn có thể thấy hữu ích và sự khác biệt giữa quản lý hồ sơ và dữ liệu.
Quản lý Hồ sơ là gì?
Quản lý hồ sơ đề cập đến quá trình kiểm soát việc phát triển, duy trì, tiếp nhận và xử lý thông tin ở bất kỳ định dạng nào. Nói cách khác, nó liên quan đến việc quản lý thông tin có giá trị của công ty từ khi tạo ra đến khi xử lý.
Hồ sơ có thể là bất kỳ thông tin nào được lưu giữ làm bằng chứng hoặc được sử dụng trong các giao dịch kinh doanh. Báo cáo cuối cùng, tài liệu ngân sách, bảng cân đối kế toán của công ty, thông tin liên lạc đề cập đến một hành động, bản đồ của các nhiệm vụ thực địa, v.v. là những ví dụ về hồ sơ.
Quản lý hồ sơ phục vụ những gì?
Mục đích chính của quản lý hồ sơ là để giữ thông tin có giá trị có sẵn cho các yêu cầu kinh doanh và kiểm toán tuân thủ. Các doanh nghiệp lớn không thể theo dõi mọi mục thông tin cần thiết bằng bảng tính cơ bản. Để giữ mọi thứ ngăn nắp và dễ tiếp cận, chúng cần có một chiến lược và lưu trữ hồ sơ đầy đủ.
Chính sách quản lý hồ sơ cho phép bạn xây dựng hệ thống phân loại hồ sơ của mình và đảm bảo việc bảo quản bất kỳ lúc nào thuận tiện cho bạn. Bạn có thể sắp xếp thông tin cần thiết của mình bằng cách sử dụng các công cụ phần mềm như phần mềm tài liệu CNTT.
Tại sao quản lý hồ sơ cần thiết?
Nếu không có quản lý hồ sơ thì không thể xử lý số lượng hồ sơ khổng lồ được tạo ra mỗi ngày. Nói một cách dễ hiểu, chúng tôi đã tạo ra khoảng 44 zettabyte dữ liệu trong phạm vi dữ liệu toàn cầu tính đến năm 2020, được dự đoán sẽ tăng gấp bốn lần lên 175 zettabyte vào năm 2025 (một zettabyte bằng một tỷ terabyte).
Quản lý hồ sơ là cần thiết để kiểm soát việc mở rộng hồ sơ và trích xuất thông tin có ý nghĩa từ chúng. Ngay cả khi mọi thứ được quản lý bằng điện tử, mức độ lớn của chi phí và năng suất liên quan có thể áp đảo bất kỳ công ty nào.
Bên cạnh những tổn thất kinh doanh đáng kể, việc quản lý hồ sơ không đầy đủ có thể dẫn đến các hình phạt tuân thủ tốn kém, mất năng suất, kiểm toán lãng phí, quá tải dữ liệu và các hậu quả khác.
Quản lý hồ sơ là giải pháp tốt nhất để giải quyết tất cả những khó khăn này trong khi vẫn tuân thủ các tiêu chuẩn bảo vệ dữ liệu.
Lợi ích của việc quản lý hồ sơ
Có rất nhiều lợi ích để phát triển một chương trình quản lý hồ sơ tốt, bao gồm:
#1. Bảo mật các thông tin cần thiết
Sử dụng một hệ thống quản lý có thẩm quyền để bảo vệ các hồ sơ quan trọng có thể làm giảm nguy cơ mất tài liệu đồng thời bảo toàn tính toàn vẹn và bảo mật của tệp. Nó cũng có thể tạo dự phòng bản ghi bằng cách lưu trữ cùng một dữ liệu ở hai hoặc nhiều vị trí và nó có thể giúp một công ty mở cửa trở lại nhanh hơn sau thảm kịch hoặc trường hợp khẩn cấp. Trong số các phương pháp để tạo dự phòng bản ghi là:
- Lập hồ sơ và kiểm kê thông tin tình báo
- Ghi nhãn các tài liệu quan trọng và chỉ ra sự dư thừa
- Tìm ra ai có quyền truy cập vào hồ sơ
#2. Tiêu ít tiền hơn
Một hệ thống quản lý hồ sơ hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm tiền cho không gian lưu trữ, vật liệu thiết bị và chi phí nhân viên. Hệ thống quản lý vật lý hoặc kỹ thuật số có thể giúp công ty tiết kiệm tiền. Thay vì bảo vệ hoặc bảo quản giấy tờ thủ công mà không có hệ thống, một hệ thống hồ sơ phù hợp có thể giúp nhân viên có thêm thời gian để giải quyết các nhiệm vụ công việc khác.
#3. Tăng hiệu quả
Một tổ chức đôi khi có thể bị mất tệp và thời gian nhân viên dành để tìm kiếm các bản ghi bị thiếu hoặc thất lạc có thể làm giảm sản xuất và hiệu quả. Một hệ thống quản lý hồ sơ có cấu trúc tốt có thể hỗ trợ loại bỏ những trở ngại này và cho phép doanh nghiệp truy cập các hồ sơ trước đó khi cần. Một hệ thống cũng có thể giúp đào tạo nhân viên mới dễ dàng hơn vì tổ chức có thể cung cấp hướng dẫn đơn giản về nơi truy cập tài liệu cần thiết.
#4. Kiểm soát việc mở rộng hồ sơ
Trong các ngành công nghiệp, tổng số lượng tệp điện tử và tài liệu của công ty đang tăng lên. Quản lý hồ sơ có thể giúp duy trì việc mở rộng và không gian lưu trữ văn phòng cần thiết để giữ giấy tờ. Kiểm soát các yêu cầu và lịch trình lưu giữ có thể giúp giải quyết vấn đề này bằng cách giúp việc theo dõi, truy xuất và quản lý hồ sơ trở nên dễ dàng hơn.
#5. Tạo điều kiện thuận lợi cho việc ra quyết định hiệu quả
Các nhà quản lý và điều hành có quyền truy cập thông tin khi họ cần nhờ một hệ thống quản lý với các tính năng phân loại chính xác và khả năng truy xuất đơn giản. Nó cũng có thể hỗ trợ họ trong việc đưa ra các lựa chọn có học thức bằng cách sử dụng các tài liệu liên quan trước đó. Ví dụ: người quản lý hoặc vai trò lãnh đạo cấp cao có thể phân tích các tài liệu trước đây liên quan đến một tình huống có thể so sánh mà họ hiện đang giải quyết để giúp họ đưa ra phán quyết sáng suốt về thách thức hiện tại.
#6. Thúc đẩy tính chuyên nghiệp
Một doanh nghiệp có tổ chức thúc đẩy một môi trường hỗ trợ giữa các nhân viên của mình. Với sự đơn giản của một nơi làm việc có tổ chức và dễ dàng truy cập vào các tệp, việc thiết lập một hệ thống quản lý hồ sơ hiệu quả có thể nâng cao tinh thần và hiệu suất. Điều này có thể thực hiện được vì nhân viên hiểu họ có thể đến đâu để lấy tài liệu mà họ yêu cầu một cách chắc chắn và tự tin.
#7. Tuân thủ các quy định và pháp luật
Lưu trữ hồ sơ đúng cách có thể giúp một công ty tuân thủ các yêu cầu của chính phủ hoặc luật pháp. Một hệ thống quản lý hồ sơ hữu ích có thể giúp các nhà lãnh đạo của công ty tránh bị phạt tài chính bằng cách đảm bảo rằng không có sai sót trong việc lưu trữ hồ sơ. Hơn nữa, tổ chức có thể cung cấp các chương trình đào tạo cho nhân viên làm việc với hồ sơ để đảm bảo họ tuân thủ các yêu cầu và luật pháp của chính phủ, bao gồm đào tạo cập nhật nếu quy trình được cập nhật hoặc thay đổi đáng kể.
#số 8. Giữ cho di sản của công ty tồn tại
Một hệ thống quản lý hồ sơ hỗ trợ việc lưu giữ các quyết định và lịch sử trước đây của một tổ chức. Hồ sơ kinh doanh là công cụ quan trọng mà nhân viên có thể sử dụng để đưa ra các quyết định trong tương lai. Nếu một công ty thành công, hồ sơ có thể trở thành hiện vật lịch sử cho công chúng.
Các loại hồ sơ khác nhau là gì?
Các bản ghi có thể được chia thành nhiều loại dựa trên các chức năng mà chúng thực hiện. Sau đây là một số ví dụ về các loại phổ biến:
#1. Hồ sơ vật lý
Đây là những bản sao hữu hình của thông tin đã được lưu giữ trên các phương tiện khác nhau như ghi chú và giấy tờ. Không gian vật lý được chiếm bởi các bản ghi này.
#2. Hồ sơ dữ liệu điện tử
Hồ sơ điện tử là hồ sơ được lập và lưu giữ bằng phương tiện điện tử. Chúng có thể được lưu giữ dưới dạng kỹ thuật số và chiếm ít không gian vật lý.
#3. hồ sơ kinh doanh
Đây là những tài liệu liên quan đến hoạt động của một doanh nghiệp. Hồ sơ doanh nghiệp bao gồm các thỏa thuận, hợp đồng, hồ sơ trả lương, v.v.
#4. hồ sơ ngành
Đây là những hồ sơ liên quan đến hoạt động của một ngành cụ thể. Ví dụ: hồ sơ ngành y tế chứa tài liệu và tài liệu nghiên cứu về toàn bộ doanh nghiệp.
#5. Hồ sơ pháp lý
Đây là những hồ sơ bắt buộc về mặt pháp lý phải được lưu giữ. Hồ sơ lưu trữ pháp lý là các quy tắc liên quan đến các quy định tuân thủ.
Vòng đời Hồ sơ là gì?
Tất cả các bản ghi đều trải qua một đời người, từ khi tạo ra đến khi hủy diệt. Biết các giai đoạn này cho phép bạn bảo quản và quản lý dữ liệu của mình một cách thích hợp. Mỗi giai đoạn đều quan trọng trong vòng đời và các mục tiêu của từng giai đoạn phải được đáp ứng để vòng đời tiếp tục.
Năm giai đoạn của vòng đời hồ sơ là gì?
Sau đây là năm giai đoạn:
- Tạo/Nhận: Điều này đề cập đến việc bản ghi được tạo nội bộ hay được nhận từ nguồn bên ngoài. Bản ghi có thể ở bất kỳ định dạng nào, chẳng hạn như tài liệu giấy, biểu mẫu kỹ thuật số, email, báo cáo, v.v.
- Sử dụng/Sửa đổi: Các báo cáo thường được sử dụng sẽ được lưu nội bộ để truy xuất nhanh chóng. Các báo cáo khác được lưu trữ bên ngoài trang web và được sử dụng khi cần thiết.
- Duy trì/Bảo vệ: Giai đoạn này xác định khung thời gian mà hồ sơ phải được lưu giữ và bảo vệ. Bạn phải đảm bảo rằng nó tuân thủ các quy tắc lưu giữ dữ liệu.
- Vứt bỏ/Hủy bỏ: Khi một bản ghi đã hoàn thành mục đích của nó, nó có hai lựa chọn: loại bỏ hoặc lưu trữ. Khi bạn chắc chắn rằng bạn không còn yêu cầu bản ghi nữa, hãy xóa nó một cách an toàn.
Sau khi xử lý các hồ sơ không cần thiết, bạn phải xác định và lưu trữ các hồ sơ có giá trị lưu giữ lâu dài.
Các thành phần của Quản lý Hồ sơ là gì?
Mặc dù quản lý hồ sơ có nhiều thành phần, nhưng có bốn yếu tố thiết yếu cấu thành cốt lõi của chương trình quản lý hồ sơ. Các thành phần chính như sau:
- Chính sách và thủ tục: Một chương trình quản lý hồ sơ bắt đầu bằng việc xác định các tham số của chương trình. Các chính sách được yêu cầu để xác định mức độ quyền lực và trách nhiệm ở các giai đoạn khác nhau. Cũng cần có hướng dẫn chi tiết về cách thực hiện các chính sách.
- Lịch duy trì: Một số hồ sơ có thời gian lưu giữ kéo dài, trong khi những hồ sơ khác có thời gian hạn chế. Lịch trình này chỉ định thời gian ngắn nhất mà một hồ sơ nên được lưu giữ trong một tổ chức.
- Hệ thống lưu hồ sơ: Một chiến lược để nộp và lưu trữ hồ sơ nên được thực hiện. Tùy thuộc vào cách chúng được lưu trữ—các bản ghi kỹ thuật số hoặc vật lý—có thể được phân loại. Điều này cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của một bản ghi.
- Đào tạo và kiểm toán: Lưu giữ hồ sơ không phải là công việc của một người. Để thực hiện nhiệm vụ, bạn sẽ cần một nhóm các cá nhân có trình độ. Để đảm bảo hiệu quả của họ, bạn phải đào tạo họ một cách thường xuyên và tiến hành kiểm toán thường xuyên.
Hệ thống quản lý hồ sơ điện tử (ERM) là gì?
Việc quản lý các tệp và tài liệu được lưu giữ bằng điện tử được gọi là quản lý hồ sơ điện tử (ERM). Nó đảm bảo rằng một tổ chức có quyền truy cập vào các hồ sơ thích hợp khi chúng được yêu cầu. Khi hồ sơ được lưu dưới dạng điện tử, hiệu quả sẽ tăng lên thông qua tự động hóa. Phần mềm ERM có thể giúp bạn tự động hóa quy trình, loại bỏ trùng lặp và bảo trì dễ dàng hơn.
Hệ thống quản lý hồ sơ điện tử mang lại những lợi ích gì?
Sau đây là một số ưu điểm đáng chú ý nhất của hệ thống ERM:
- ERM cho phép bạn tự động xác định, phân loại, lưu trữ và truy xuất hồ sơ với nỗ lực tối thiểu. Bạn cũng có thể tự động chụp siêu dữ liệu tài liệu và tự động hóa toàn bộ quy trình.
- Bạn có thể truy cập thông tin chính xác vào đúng thời điểm bằng cách sử dụng hồ sơ điện tử. Khi mọi thứ được lưu dưới dạng điện tử, thời gian dành cho việc tìm kiếm hồ sơ vật lý sẽ bị loại bỏ.
- Khi hồ sơ được bảo quản bằng điện tử, thật đơn giản để tham khảo dữ liệu trước đó. Bạn có thể nhanh chóng hiểu được các quyết định trước đó và căn cứ vào đó để đưa ra các quyết định trong tương lai.
- Khi áp dụng các hệ thống ERM, bạn có thể nhanh chóng đạt được sự tuân thủ. Với việc lưu trữ và xử lý hồ sơ tự động, bạn có thể dễ dàng chứng minh sự tuân thủ trong khi tiếp tục các hoạt động kinh doanh của mình.
Đào tạo quản lý hồ sơ
Nhiều trường cao đẳng và đại học cung cấp văn bằng về hồ sơ và quản lý thông tin hoặc nghiên cứu lưu trữ để dạy sinh viên về lịch sử, triết lý, phương pháp, tổ chức và các phương pháp hay nhất áp dụng cho nhiều loại hình kinh doanh. Các tổ chức chuyên nghiệp hoặc chương trình chứng nhận khác liên quan đến tính chất rộng lớn và phức tạp của quản lý hồ sơ bao gồm:
- Viện quản lý hồ sơ được chứng nhận (ICRM): Sau khi vượt qua sáu bài kiểm tra, những người có kinh nghiệm làm việc kết hợp với trình độ học vấn cao hơn có thể đạt được chứng chỉ nâng cao từ ICRM.
- Cơ quan Lưu trữ và Hồ sơ Quốc gia (NARA): NARA cung cấp chương trình đào tạo kéo dài sáu tuần cho nhân viên chính phủ liên bang để đạt được Chứng chỉ Quản lý Hồ sơ Liên bang.
- Hiệp hội quản lý hồ sơ Hoa Kỳ (ARMA): Các thành viên của ARMA International có thể có được chứng chỉ Chuyên gia Quản trị Thông tin (IGP), chứng chỉ này tập trung vào các phương pháp tiếp cận chiến lược cấp cao. Nó có hiệu lực trong ba năm và được áp dụng cho nhiều vị trí cấp giám đốc trở lên.
Quản lý hồ sơ so với Quản lý tài liệu
Có sự khác biệt giữa quản lý hồ sơ và quản lý tài liệu, tuy nhiên, một số người sử dụng các cụm từ thay thế cho nhau. Quản lý tài liệu là một khía cạnh quan trọng của quản lý hồ sơ. Nó bao gồm các tác vụ văn phòng tiêu chuẩn và lưu trữ tệp, chẳng hạn như chụp, lưu trữ, sửa đổi hoặc chia sẻ tệp. Khi hỗ trợ giám sát việc quản lý tài liệu cho một công ty, trách nhiệm của chuyên gia quản lý tài liệu bao gồm:
- Giữ các tài liệu hiện tại và tương lai được tổ chức
- Tăng hiệu quả công việc
- Cung cấp các thuật toán tìm kiếm hiệu quả để truy xuất tệp
- Giảm số lượng giấy tờ bị thất lạc và thất lạc
- Giảm lưu trữ tài liệu vật lý
Hồ sơ không phải lúc nào cũng là tài liệu và việc quản lý hồ sơ thường đòi hỏi công việc nghiêm ngặt hơn và một người quản lý tận tâm để lãnh đạo một bộ phận, thiết kế và bảo trì hệ thống, giám sát các thành viên trong nhóm và báo cáo về tính bảo mật và an toàn của hệ thống. Nhiệm vụ của người quản lý hồ sơ tập trung vào việc bảo vệ hồ sơ một cách an toàn và có thể bao gồm:
- Xây dựng tiêu chuẩn, định mức hồ sơ và tổ phụ trách lưu trữ hồ sơ
- Xác định ai có quyền truy cập vào hồ sơ nào và khi nào
- Tạo khung thời gian khi tài liệu sẽ được chuyển đến kho lưu trữ
- Cấp quyền quản lý để sử dụng hồ sơ
- Nhúng quản lý hồ sơ trong hệ thống công ty và nền tảng phần mềm
Những câu hỏi thường gặp
Một số ví dụ hồ sơ là gì?
Mọi công ty đều thiết lập các chính sách quản lý hồ sơ. Hồ sơ được bảo vệ bởi các quy tắc được thiết lập bởi mỗi công ty. Được bảo vệ trước các đối thủ cạnh tranh, các cơ quan chính phủ và bất kỳ ai khác không có công việc kinh doanh có quyền truy cập vào các tài liệu bí mật. Việc làm rõ này được gọi là “bí mật kinh doanh” trong lĩnh vực kinh doanh điện tử.
Sự khác biệt giữa biểu mẫu và bản ghi là gì?
Biểu mẫu là một tài liệu yêu cầu thông tin cụ thể và bao gồm các tùy chọn trả lời hoặc các khoảng trống có thể điền vào. Các biểu mẫu không cần phải được thực thi cẩn thận. Mặt khác, một biểu mẫu đã hoàn thành được coi là một hồ sơ và phải được giữ an toàn khỏi bị thay đổi.
Khi nào một tài liệu trở thành một bản ghi?
Bản ghi là một tài liệu mà một tổ chức tạo ra hoặc nhận được cùng với các giao dịch kinh doanh. Nó cũng có thể được sử dụng để đáp ứng các yêu cầu pháp lý. Phương tiện hoặc loại bản ghi không liên quan đến việc phân loại nó. Nó có thể là trên giấy hoặc kỹ thuật số.
Nghĩa vụ quản lý hồ sơ đến từ đâu?
Nghĩa vụ quản lý hồ sơ thường được áp đặt bởi các tiêu chuẩn và thông lệ của chính phủ hoặc ngành phản ánh an toàn công cộng, chủ quyền dữ liệu hoặc các vấn đề khác. Do đó, quản lý hồ sơ là một thành phần thiết yếu trong kế hoạch quản trị thông tin của bạn. Giám sát tính xác thực và tính sẵn có của hồ sơ bên trong cơ sở hạ tầng CNTT có thể hỗ trợ bảo mật cho công ty của bạn.
Về mặt kinh doanh, quản lý hồ sơ có nghĩa là gì?
Quản lý hồ sơ bao gồm tất cả các sự kiện xảy ra giữa thời gian dữ liệu có sẵn trong hệ thống và thời gian dữ liệu bị hủy. Về cơ bản, hệ thống quản lý hồ sơ tuân theo vòng đời dữ liệu. Sao chép các tài liệu bằng văn bản, biểu mẫu, hồ sơ lưu trữ, vi phim, lưu giữ và các dịch vụ liên quan cũng được bao gồm.
Bài viết liên quan
- HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỒ SƠ: 15 Tùy chọn Phần mềm Tốt nhất Năm 2023
- SỔ HỒ SƠ CÔNG TY: Ý nghĩa, tầm quan trọng & cách lấy
- Cách ký tài liệu điện tử: Hướng dẫn từng bước
- Lưu giữ hồ sơ thuế trong bao lâu? Tất cả những gì bạn cần biết
- TRƯỞNG PHÒNG KẾ TOÁN: Ý nghĩa, Nhiệm vụ, Mức lương, Sơ yếu lý lịch & Trình độ chuyên môn
dự án
