Một dự án thành công nhất khi nó được lên kế hoạch và quản lý tốt. Thực hành quản lý dự án và áp dụng các biện pháp giảm thiểu quản lý dự án đã được thử và đúng có thể mang lại lợi ích. Tuy nhiên, ngay cả những chương trình được phát triển tốt nhất cũng sẽ chứa đựng những mối nguy hiểm.
Chiến lược tốt nhất để tránh rủi ro dự án là đương đầu với chúng. Lập kế hoạch chủ động cho những sự kiện không xác định này với sự hỗ trợ của kế hoạch quản lý rủi ro sẽ giúp bạn điều khiển nhóm dự án của mình đi vào vùng nước lặng hơn là bị cuốn vào một cơn bão không lường trước được.
Bạn có thể đã trải qua những tác động của những rủi ro không lường trước đối với các dự án trước đây nếu bạn chưa bao giờ xây dựng một kế hoạch quản lý rủi ro. Tìm hiểu thêm về quản lý rủi ro dự án và làm theo sáu bước đơn giản sau để tạo kế hoạch quản lý rủi ro của riêng bạn.
Rủi ro Dự án là gì?
Bất kỳ vấn đề tiềm năng nào có thể gây nguy hiểm cho việc thực hiện hiệu quả các sáng kiến của bạn đều được gọi là rủi ro dự án. Các biến nội bộ hoặc bên ngoài có thể gây ra rủi ro. Ví dụ, một nhà cung cấp quan trọng sắp ngừng kinh doanh và một thành viên chủ chốt trong nhóm rời công ty của bạn đều là những rủi ro của dự án.
Quản lý rủi ro dự án là gì?
Quản lý rủi ro dự án là quá trình phát hiện, đánh giá và ứng phó với các mối nguy hiểm không lường trước có thể ảnh hưởng đến mục tiêu và tiến độ dự án của bạn.
Nói một cách đơn giản, quản lý rủi ro dự án là quá trình giảm thiểu các rủi ro dự án đã xảy ra, hiện đang xảy ra hoặc dự kiến sẽ xảy ra trong tương lai. Nó tập trung vào việc giảm thiểu rủi ro bằng cách xác định nguyên nhân cốt lõi của các vấn đề và giảm thiểu nếu không muốn nói là loại bỏ hoàn toàn tác động của chúng.
Mục đích của quản lý rủi ro dự án là gì?
Xác định và quản lý rủi ro là một yếu tố quan trọng trong công việc của bạn với tư cách là người quản lý dự án. Nó hỗ trợ trong việc ưu tiên các nỗ lực quản lý dự án của bạn. Nếu đánh giá rủi ro cho thấy tác động của một mối nguy hiểm cụ thể sẽ nghiêm trọng, bạn nên thực hiện các biện pháp phòng ngừa cần thiết để tránh hoặc giảm thiểu mối đe dọa đó càng sớm càng tốt.
Có một số rủi ro cần xem xét đối với bất kỳ dự án nào, nhưng những rủi ro quan trọng nhất là những rủi ro liên quan đến tiến độ, chi phí, chất lượng, công nghệ và tài nguyên của dự án.
- Lịch trình rủi ro: Có khả năng dự án sẽ không được hoàn thành đúng hạn.
- Rủi ro chi phí: Có khả năng chi phí dự án cuối cùng sẽ vượt quá ngân sách.
- Rủi ro chất lượng: Có khả năng chất lượng của dự án sẽ không như mong đợi.
- Rủi ro công nghệ: Có thể công nghệ dự án được chọn sẽ không hoạt động như mong đợi.
- Rủi ro tài nguyên: Có khả năng các thành viên trong nhóm sẽ không có đủ thời gian hoặc chuyên môn để hoàn thành dự án.
Ví dụ về các loại rủi ro quản lý dự án phổ biến
Hãy điểm qua một số loại rủi ro dự án điển hình nhất mà bạn có thể gặp phải. Chúng tôi cũng đã đưa ra các ví dụ để giúp làm nổi bật các mối quan tâm
- Rủi ro dự án cá nhân: Đây là những sự kiện rủi ro, nếu xảy ra, có thể tác động đến chất lượng, chi phí, thời gian và/hoặc phạm vi của dự án. Ví dụ, không có đủ nguồn lực cho một công việc và phải giải quyết vấn đề nghỉ ốm hoặc thời gian nghỉ của nhân viên trong mùa cao điểm là hai ví dụ.
- Rủi ro chung của dự án: Đây là những ảnh hưởng của sự không chắc chắn đối với toàn bộ dự án. Rủi ro dự án tổng thể là tổng của tất cả các rủi ro riêng lẻ và các nguồn không chắc chắn khác của dự án. Thiên tai, xung đột và những thay đổi trong chính sách của chính phủ là những ví dụ về những điều không chắc chắn đó.
- Rủi ro biến động: Những rủi ro này liên quan đến những thay đổi hoặc sự không chính xác về nhu cầu, nguồn cung, chất lượng, giá cả, v.v., có thể ảnh hưởng đến kết quả của dự án. Ví dụ bao gồm thay đổi nhà cung cấp của một thành phần sản phẩm quan trọng và điều chỉnh giá nguyên vật liệu.
- Rủi ro mơ hồ: Những rủi ro này phát sinh từ sự thiếu rõ ràng trong các yêu cầu của dự án, điều này có thể dẫn đến hiểu sai hoặc mắc lỗi. Việc thu thập yêu cầu không chính xác từ khách hàng và cách hiểu khác nhau về phạm vi dự án giữa các thành viên trong nhóm là hai ví dụ.
Các bước quản lý rủi ro dự án
Việc xác định, lập kế hoạch và giám sát các rủi ro có thể xảy ra là rất quan trọng đối với quản lý rủi ro dự án. Không phải mọi thứ đều sai, và có thể không có gì sai cả. Tuy nhiên, đánh giá rủi ro chủ động và quản lý sự cố có thể giúp bạn chuẩn bị sẵn sàng và kịp thời điều chỉnh lộ trình của mình. Điều này đảm bảo rằng bạn đáp ứng tất cả các mục tiêu của dự án đúng tiến độ và ngân sách.
Dưới đây là sáu giai đoạn giúp bạn xây dựng kế hoạch quản lý rủi ro dự án nếu bạn mới bắt đầu quản lý rủi ro.
#1. Nhận dạng
Tạo một kế hoạch quản lý rủi ro dự án bằng cách tổng hợp danh sách tất cả các sự kiện rủi ro tiềm ẩn của dự án để xác định các mối nguy hiểm. Sự kiện rủi ro là bất kỳ điều gì có khả năng ảnh hưởng đến tiến độ, ngân sách hoặc thành công của dự án của bạn.
Có một số cách tiếp cận để bắt đầu quá trình xác định rủi ro, bao gồm:
- Tiến hành phỏng vấn các bên liên quan của dự án. Chiến lược tốt nhất để đánh giá rủi ro dự án là tham khảo ý kiến của các bên liên quan, các nhà lãnh đạo và các chuyên gia về chủ đề. Nếu họ đã từng làm việc trong các dự án tương tự trước đây, hãy hỏi họ xem họ gặp phải những nguy hiểm gì và bạn có thể tránh chúng như thế nào. Ngay cả khi họ chưa từng làm việc trong các dự án tương tự trước đây, hãy kiểm tra với các bên liên quan chính của dự án để đảm bảo bạn không bỏ qua bất kỳ mối nguy hiểm quan trọng nào của dự án.
- Cùng với nhóm dự án của bạn, hãy suy nghĩ về những nguy cơ tiềm ẩn. Nhóm dự án của bạn là những người bạn sẽ làm việc cùng hàng ngày trong dự án này. Trước khi bạn bắt đầu dự án của mình, hãy hỏi họ về những mối nguy hiểm tiềm ẩn mà họ cảm nhận được và cân nhắc tổ chức một buổi động não để khám phá những mối nguy hiểm chính đối với dự án của bạn.
- Xác nhận và ghi lại các giả định của bạn. Theo Tổ chức Kiến thức Quản lý Dự án (PMBOK®), các giả định là bất kỳ điều gì về dự án mà bạn tin là đúng nhưng không được đảm bảo là đúng. Bạn có thể đưa ra các quyết định dự án dựa trên các giả định mà không hề nhận ra. Tuy nhiên, bằng cách không ghi lại và kiểm tra các giả định của mình, bạn sẽ tự đặt mình vào rủi ro của dự án. Nếu các giả định của bạn không chính xác, nền tảng của dự án có thể bị lung lay, gây nguy hiểm cho sự thành công của dự án.
- Kiểm tra danh sách kiểm tra của bạn. Kiểm tra xem nhóm hoặc bộ phận của bạn đã tạo danh sách các rủi ro điển hình chưa. Nếu họ chưa có, hãy bắt đầu ghi lại một tài liệu để đảm bảo thành công cho các sáng kiến trong tương lai.
- Lập ma trận đánh giá rủi ro. Mức độ nghiêm trọng của rủi ro được phân thành bốn loại: thảm họa, nghiêm trọng, cận biên và nhỏ. Điều này hỗ trợ trong việc xác định mối nguy hiểm tiềm ẩn nào cần được giải quyết trước tiên.
Đọc thêm: Đánh giá rủi ro: Hướng dẫn rõ ràng cho quy trình đánh giá rủi ro
Đặt các sự kiện rủi ro quan trọng vào mẫu đăng ký rủi ro khi bạn xác định chúng. Sổ đăng ký rủi ro, như tên gọi của nó, là bản kiểm kê dành riêng cho tất cả các mối nguy hiểm trong dự án của bạn. Sổ đăng ký rủi ro của bạn sẽ cung cấp câu trả lời cho các câu hỏi sau liên quan đến các mối đe dọa đã biết mà bạn đã xác định:
- Xác suất xảy ra rủi ro này là bao nhiêu?
- Khả năng xảy ra là gì?
- Hậu quả và mức độ nghiêm trọng nếu rủi ro xảy ra là gì?
- Kế hoạch quản lý rủi ro của chúng ta là gì?
- Mức độ ưu tiên cho khả năng và tác động là gì?
- Ai chịu trách nhiệm về rủi ro này?
Đừng lo lắng nếu bạn không thể tìm ra mọi thứ ngay lập tức—một số điều này sẽ đến trong các bước sau.
# 2. Phân tích
Phân tích khả năng xảy ra, mức độ nghiêm trọng và kế hoạch ứng phó cho từng rủi ro mà bạn đã xác định. Cân nhắc tiến hành phân tích rủi ro với nhóm dự án hoặc các bên liên quan chính, tùy thuộc vào mức độ phức tạp của các mối nguy trong dự án của bạn.
Xem xét mức độ rủi ro có thể ảnh hưởng đến mục tiêu dự án của bạn trong khi xác định mức độ nghiêm trọng của nó. Nó sẽ gây ra sự chậm trễ trong dòng thời gian của bạn, gây nguy hiểm cho ngân sách của bạn hoặc làm giảm tác dụng của các sản phẩm dự án của bạn? Sau đó, đối với mỗi rủi ro, hãy phát triển một kế hoạch ứng phó. Kế hoạch ứng phó của bạn không nhất thiết phải là một mục hành động ngay lập tức; thay vào đó, nó mô tả những gì nhóm của bạn sẽ làm để nhanh chóng xoay vòng và xử lý rủi ro.
# 3. Ưu tiên
Để ưu tiên các rủi ro của bạn, hãy xem xét những điều sau: dựa trên sổ đăng ký và phân tích rủi ro của bạn, những mối nguy hiểm nào có nhiều khả năng xảy ra nhất và là mối đe dọa lớn nhất đối với sự thành công của dự án của bạn? Những rủi ro quan trọng nhất cần quản lý là những rủi ro có xác suất xảy ra cao cũng như mức độ nghiêm trọng cao. Bạn nên theo dõi và ứng phó với tất cả các mối đe dọa tiềm ẩn, nhưng đây là những mối đe dọa bạn nên tập trung vào nhiều nhất và kiểm tra thường xuyên nhất.
#4. Giao phó
Đây là một bước tùy chọn nhưng rất được khuyến khích. Ngay cả khi rủi ro của bạn chưa xảy ra, việc chỉ định sớm chủ sở hữu rủi ro sẽ giúp các thành viên trong nhóm của bạn chuẩn bị sẵn sàng. Cá nhân này không chỉ giám sát rủi ro mà còn đóng vai trò là người đầu mối thiết lập kế hoạch giảm thiểu rủi ro.
#5. Màn hình
Dự án của bạn đã bắt đầu tại thời điểm này. Hy vọng rằng bạn đang thực hiện đúng tiến độ để đáp ứng các mục tiêu cuối cùng của dự án. Tuy nhiên, bạn phải tiếp tục liên tục kiểm tra rủi ro của mình để tránh những bất ngờ khó chịu. Để hoàn thành việc này:
- Gửi cập nhật tiến độ thường xuyên để đảm bảo rằng nhóm dự án của bạn và các bên liên quan đều thống nhất với nhau. Hãy nhớ rằng quản lý rủi ro nên chủ động hơn là phản ứng.
- Đăng ký không đồng bộ với các nhà quản lý rủi ro cá nhân của bạn. Mỗi “chủ sở hữu” rủi ro nên để mắt đến những lá cờ đỏ trong trường hợp rủi ro của họ. Thường xuyên kiểm tra với họ với tư cách là người quản lý dự án hoặc trưởng nhóm để đảm bảo rằng mọi thứ đang diễn ra tốt đẹp.
- Kiểm tra sổ đăng ký rủi ro của bạn để biết bất kỳ sửa đổi nào. Nếu khả năng xảy ra rủi ro thay đổi hoặc kế hoạch rủi ro được sửa đổi, thì sự thay đổi đó phải được ghi vào sổ đăng ký rủi ro của bạn. Kế hoạch quản lý rủi ro của bạn, giống như hầu hết các khía cạnh của quản lý dự án, phải là một tài liệu động mà nhóm của bạn sử dụng để đi đúng hướng.
Hợp tác cũng rất quan trọng để đánh giá rủi ro. Quá thường xuyên, các vấn đề có thể xảy ra hoặc những mối nguy hiểm mới xuất hiện mà một thành viên trong nhóm đã nhận thức được nhưng không cảm thấy được trao quyền để nêu ra ngay lập tức. Đảm bảo rằng bạn đang nuôi dưỡng văn hóa làm việc theo nhóm, minh bạch và trung thực.
#6. Trả lời
Nếu rủi ro trở thành hiện thực tại bất kỳ thời điểm nào, đã đến lúc phải hành động. Bạn nên có sẵn một kế hoạch quản lý rủi ro tuyệt vời với sổ đăng ký rủi ro và kế hoạch quản lý rủi ro của bạn.
Hãy nhớ rằng quản lý rủi ro không phải là ngăn ngừa rủi ro, mặc dù nó có thể hỗ trợ. Thay vào đó, quản lý rủi ro dự án là quá trình dự đoán các mối nguy hiểm và có sẵn một kế hoạch vững chắc để bạn không bị mất cảnh giác.
Đọc thêm: QUẢN LÝ MA TRẬN: Định nghĩa và cách thức hoạt động
Chiến lược quản lý và giảm thiểu rủi ro dự án
Mặc dù không thể loại bỏ hoàn toàn rủi ro, nhưng các nhà quản lý dự án có thể nỗ lực để quản lý hiệu quả các dự án đồng thời giảm thiểu rủi ro. Dưới đây là bốn gợi ý để giúp bạn bắt đầu:
#1. Lập kế hoạch quản lý rủi ro.
Bất kỳ ai có chuyên môn về quản lý dự án đều hiểu tầm quan trọng của một kế hoạch dự án vững chắc đối với sự thành công của liên doanh. Nhiều kế hoạch phụ trợ, như kế hoạch quản lý rủi ro, thường được bao gồm trong kế hoạch này.
Theo Emerson, kế hoạch quản lý rủi ro của bạn nên phác thảo cách tiếp cận của bạn để phát hiện và ưu tiên rủi ro, khả năng chấp nhận rủi ro của bạn, cách nhóm của bạn sẽ phản ứng với rủi ro, cách bạn truyền đạt rủi ro, v.v. Cần có thời gian và nỗ lực để tạo ra một kế hoạch như vậy, nhưng đầu tư vào giai đoạn lập kế hoạch thường được đền đáp bằng cách phát triển một lộ trình sẽ hướng dẫn nhóm của bạn trong suốt giai đoạn thực hiện dự án.
#2. Duy trì một sổ đăng ký rủi ro cập nhật.
Sổ đăng ký rủi ro của bạn, có thể được kết hợp với hoặc độc lập với kế hoạch quản lý rủi ro của bạn, là danh sách tất cả các trường hợp rủi ro tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến dự án của bạn. Tài liệu này sẽ hỗ trợ bạn luôn cập nhật mọi mối quan tâm, nhưng điều quan trọng là bạn phải duy trì cập nhật tài liệu để bạn luôn có ảnh chụp nhanh chính xác để tham khảo.
Sử dụng sổ đăng ký rủi ro của bạn để ghi lại những sự kiện rủi ro đã xảy ra, nhóm của bạn đã phản ứng như thế nào và những rủi ro bổ sung nào đã xuất hiện mà bạn không thể phát hiện ngay từ đầu. Bạn, các thành viên trong nhóm của bạn và các bên liên quan chính khác sẽ luôn có một bức tranh rõ ràng về tình trạng của dự án nếu bạn cập nhật tài liệu này và đảm bảo rằng nó được tích hợp với các sản phẩm kế hoạch khác.
#3. Nhận biết sự kiện rủi ro.
Một lỗi phổ biến trong quản lý rủi ro là mọi người xem xét rủi ro theo kết quả tiềm năng hơn là bản thân sự kiện rủi ro. Ví dụ, mọi người có thể coi việc “trễ deadline” là một rủi ro đối với dự án của họ. Mặc dù bỏ lỡ thời hạn rõ ràng là một rủi ro đối với dự án, nhưng tác động mới là mối quan tâm thực sự.
Xem xét rủi ro theo định dạng sau: X có thể khiến Y xảy ra, dẫn đến tác động Z. Điều này sẽ giúp bạn hiểu nguồn gốc của rủi ro, sự kiện rủi ro và cách đối phó với nó.
#4. Hãy chủ động hơn là phản ứng.
Các nhà quản lý dự án đôi khi có thể mắc sai lầm khi sử dụng phương pháp phản ứng thay vì chủ động để quản lý rủi ro. Điều quan trọng là có thể phản ứng nhanh chóng khi xảy ra sự cố ngoài ý muốn, nhưng cũng cần phải lùi lại một bước và kiểm tra dự án của bạn từ góc độ chủ động.
Đầu tư thời gian vào giai đoạn đầu của quy trình quản lý rủi ro và hiểu rõ từng rủi ro cho phép bạn lập kế hoạch thực hiện các bước phòng ngừa nhằm giảm khả năng xảy ra sự kiện rủi ro, thay vì cố gắng ứng phó sau khi nó đã xảy ra.
#5. Cải thiện khả năng quản lý dự án của bạn.
Trên hết, quản lý dự án và các rủi ro liên quan thành công đòi hỏi phải có nền tảng vững chắc về khả năng quản lý dự án. Ngoài việc thực hành, cập nhật các xu hướng của ngành và tham dự các hội nghị và hội thảo, lấy chứng chỉ hoặc bằng tốt nghiệp về quản lý dự án là một trong những phương pháp tốt nhất để trau dồi những kỹ năng này.
Những người có cơ hội giám sát một dự án nhưng không được đào tạo bài bản sẽ được hưởng lợi rất nhiều từ việc đào tạo về quản lý dự án; tuy nhiên, những người hiện đang làm việc trong ngành cũng có thể hưởng lợi từ việc hoàn thiện nghề của họ.
Kết luận
Hãy nhớ rằng một chiến lược quản lý rủi ro được lên kế hoạch tốt sẽ dẫn đến thành công cho các dự án của bạn.
Quản lý rủi ro kịp thời góp phần vào sự thành công của dự án bằng cách phát hiện và giảm thiểu rủi ro có thể xảy ra trước khi chúng trở thành vấn đề. Bạn có thể ngăn ngừa các lỗi điển hình và sự chậm trễ tốn kém có thể dẫn đến thất bại của dự án bằng cách chủ động tiếp cận quản lý rủi ro. Quay trở lại quy trình quản lý rủi ro trong suốt vòng đời dự án để đảm bảo rằng dự án của bạn thành công. Chúc mừng!
Mục tiêu của quản lý rủi ro dự án
Thực hiện kế hoạch quản lý rủi ro có thể hỗ trợ nhóm của bạn chuẩn bị cho các tình huống bất ngờ. Tuy nhiên, không phải mọi dự án đều cần một kế hoạch quản lý rủi ro toàn diện. Nếu dự án của bạn đơn giản, bạn có thể chỉ cần một cuộc họp nhanh với các thành viên trong nhóm của mình để động não và xử lý mọi mối nguy tiềm ẩn.
Các dự án này có phạm vi tối thiểu, không yêu cầu nhiều thời gian của thành viên nhóm hoặc tài nguyên bên ngoài (chẳng hạn như tài trợ hoặc băng thông) và có thể là các quy trình bạn đã hoàn thành thành công.
Một kế hoạch quản lý rủi ro dự án sẽ có lợi nếu bạn đang nỗ lực thực hiện một nỗ lực phức tạp liên quan đến một số lượng lớn các bên liên quan dự án đa chức năng và các nguồn lực quan trọng. Đây là những sáng kiến mà bạn có thể dành một lượng đáng kể thời gian và băng thông của các thành viên trong nhóm hoặc thực hiện một khoản đầu tư tài chính lớn. Một kế hoạch quản lý rủi ro sẽ đảm bảo rằng dự án nằm trong phạm vi của nó và cuối cùng sẽ thành công.
- Đánh giá rủi ro: Hướng dẫn rõ ràng cho quy trình đánh giá rủi ro
- CÁCH THAM GIA QUẢN LÝ DỰ ÁN: Định nghĩa, Hướng dẫn và Yêu cầu
- RỦI RO THỊ TRƯỜNG: Các phương pháp hay nhất và Hướng dẫn dễ dàng với các ví dụ
- Lập kế hoạch Dự án: Hướng dẫn Kỹ thuật Lập kế hoạch Dự án
dự án
