Các nhà quản lý nhân sự gặp phải nhiều vấn đề khác nhau hàng ngày, nhưng không có vấn đề nào chuyên sâu hơn tuyển dụng và giới thiệu nhân viên. Nhu cầu là không thể đáp ứng, nhưng nhóm tài năng đang dần bị thu hẹp. Bất chấp sự thiếu hụt nhân tài, việc tìm kiếm ứng viên phù hợp trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, một khi người thích hợp được tìm thấy, một nhiệm vụ thậm chí còn lớn hơn sẽ xuất hiện. Vì vậy, trong phần này, chúng ta sẽ nói nhiều hơn về quá trình tiếp nhận nhân viên, danh sách kiểm tra, quy trình và đào tạo của nó.
Sau khi dành vô số thời gian để tìm kiếm, phỏng vấn và tuyển dụng những người hoàn hảo, nếu người thuê mới rời đi để đến một đồng cỏ xanh tươi hơn, thì mọi nỗ lực của bạn sẽ vô ích và bạn sẽ quay trở lại con số ban đầu.
Giới thiệu là gì?
Onboarding là một cụm từ trong ngành nhân sự đề cập đến quá trình giới thiệu một người mới được tuyển dụng vào một công ty. Còn được gọi là xã hội hóa tổ chức, giới thiệu là một khía cạnh quan trọng trong việc hỗ trợ nhân viên hiểu được vai trò mới và nhu cầu công việc của họ. Đó là quá trình cho phép họ hòa nhập với phần còn lại của công ty. Có nhiều hành động khác nhau trong quá trình giới thiệu, từ lời mời làm việc đến đào tạo nhóm.
Quá trình giới thiệu mất bao lâu?
Quá trình giới thiệu có thể kéo dài từ vài tuần đến một năm, mặc dù quá trình giới thiệu hiệu quả nhất thường mất ít nhất vài tháng. Khi quá trình giới thiệu kết thúc, nhân viên sẽ cảm thấy tự tin và có khả năng.
Mặc dù không có quy tắc cứng nhắc nào về quy trình giới thiệu nhân viên mới sẽ mất bao lâu, nhưng điều quan trọng là phải kỹ lưỡng. Nhiều công ty có quy trình giới thiệu kéo dài khoảng một tháng hoặc vài tuần, điều này khiến nhân viên mới có nguy cơ cảm thấy choáng ngợp với nhiệm vụ mới và không kết nối được với phần còn lại của công ty.
Nhiều chuyên gia nhân sự khuyến nghị rằng quy trình giới thiệu kéo dài 90 ngày, mặc dù một số chuyên gia đề xuất rằng quy trình này kéo dài đến một năm. Điều này đảm bảo rằng nhân viên có được các nguồn lực họ cần để làm quen với tổ chức, tiếp thu quá trình đào tạo và cảm thấy tự tin khi thực hiện nhiệm vụ của mình như mong đợi.
Giới thiệu nhân viên
Nhân viên giới thiệu được xác định khác nhau bởi mỗi tổ chức. Mặc dù quy trình này gần như giống hệt nhau, nhưng khoảng thời gian và các nhiệm vụ liên quan làm cho mỗi chương trình tích hợp trở nên độc nhất.
Một số nhà quản lý nhân sự dường như nghĩ rằng quy trình giới thiệu chỉ là điền vào các thủ tục giấy tờ cho nhân viên mới. Tuy nhiên, các thành viên thông minh hơn và năng động hơn trong nhóm có quan điểm khác về nội dung của quá trình giới thiệu. Họ coi toàn bộ khoảng thời gian kể từ khi một đề nghị được đưa ra cho đến thời điểm một nhân viên trở thành người đóng góp có giá trị cho tổ chức là một phần của quá trình giới thiệu nhân viên.
Từ thời điểm bạn đưa ra lời đề nghị cho đến khi người đó bắt đầu thực sự đóng một vai trò nào đó, quá trình lên máy bay sẽ diễn ra. Tuy nhiên, thời gian cần thiết để hoàn thành việc này có thể khác nhau giữa các doanh nghiệp. Một số công ty coi việc giới thiệu là sự kiện diễn ra trong một ngày, trong khi những công ty khác coi đó là quá trình kéo dài 18 tháng. Tuy nhiên, hầu hết tất cả các công ty đều bắt đầu quy trình tuyển dụng nhân viên ngay sau khi thư mời làm việc được gửi đến một nhân viên tiềm năng.
Lên máy bay là tất cả những điều xảy ra trong thời gian này, như chương trình định hướng, kế hoạch đào tạo, thiết lập các chỉ số hiệu suất và tạo vòng phản hồi.
Quy trình làm việc giới thiệu nhân viên là gì?
Quy trình làm việc của nhân viên khi lên máy bay là một loạt các giai đoạn được xác định trước giúp nhân viên mới tiếp xúc với môi trường xung quanh và văn hóa của công ty. Một quy trình lên máy bay hoàn hảo là điều cần thiết để các công ty sớm tương tác với nhân viên của họ và cung cấp cho họ trải nghiệm tích cực khi lên máy bay. Quá trình giới thiệu bao gồm nhiều hoạt động như định hướng nhân viên mới, đào tạo, xã hội hóa, v.v.
Tại sao việc giới thiệu nhân viên hiệu quả lại quan trọng?
Giới thiệu nhân viên là tương tác đầu tiên mà nhân viên có với công ty sau quá trình phỏng vấn kéo dài.
- Nếu trải nghiệm không như mong đợi, nhân viên của bạn có thể hối hận khi chấp nhận lời mời làm việc.
- Một quy trình giới thiệu kém có thể thay đổi quan điểm của họ. Nó tạo cho họ những định kiến về công ty, và cuối cùng buộc nhân viên phải từ chức sớm.
- Một quy trình giới thiệu nhân viên mạnh mẽ là cần thiết để giúp những người mới tuyển dụng của bạn ổn định với công việc của họ, tìm hiểu về tổ chức, hiểu rõ về mục tiêu công việc của họ và phát triển mối quan hệ tích cực với các nhân viên khác.
- Trải nghiệm nội trú đáng chú ý không chỉ khiến nhân viên cảm thấy được chào đón mà còn giúp họ hòa nhập với gia đình tổ chức hiện tại nhanh hơn.
- Các nhà quản lý nhân sự đã quá tải. Chỉ viễn cảnh giải quyết một lượng lớn giấy tờ cần thiết trong quá trình lên máy bay cũng đủ gây ra ác mộng.
Vì vậy, việc rút ngắn quy trình onboarding không chỉ gây ấn tượng với nhân viên mới mà còn giảm khối lượng công việc của bộ phận nhân sự.
Quy trình tham gia
Khi một nhân viên tiềm năng chấp nhận thư mời làm việc, họ sẽ trở thành thành viên chính thức của tổ chức. Quá trình giới thiệu bao gồm các bước sau.
#1. Thông báo cho nhân viên về các chính sách và phúc lợi của công ty.
Cung cấp thông tin chi tiết về các chính sách và quyền lợi của nhân viên trong ngày đầu tiên nhân viên vào tổ chức. Tất cả mọi thứ từ tuân thủ bảo hiểm đến trách nhiệm thuế đến chính sách của công ty về nghỉ phép, sự đa dạng và hòa nhập nên được đề cập trong buổi đào tạo hoặc tài liệu. Tại thời điểm này, hãy yêu cầu nhân viên ký vào tất cả các giấy tờ tuân thủ chính thức xác nhận tư cách thành viên của họ trong tổ chức.
Nếu chữ ký sốOpens a new window được cho phép trên các tài liệu tuân thủ của tiểu bang/liên bang ở quốc gia của bạn, thì bạn có thể sử dụng phần mềm nhân viên trên nội trú để trao đổi tài liệu phù hợp với nhân viên mới trước ngày đầu tiên họ làm việc tại công ty. Điều này có nghĩa là họ có thể hoàn thành trước tất cả các nghĩa vụ tuân thủ và trở thành thành viên đóng góp của nhóm ngay từ ngày đầu tiên.
#2. Làm rõ vai trò
Chính xác thì nhân viên cần phải làm gì trong công việc của họ? Việc phân tích tất cả các nhiệm vụ hàng ngày của họ là cần thiết để giúp mọi người hiểu chức năng của họ. Ai truyền đạt thông tin này? Người quản lý có vị trí tốt nhất để cung cấp một bức tranh rõ ràng về vai trò của nhân viên sẽ đòi hỏi gì vào thời điểm này trong quy trình giới thiệu.
Thông tin này nên được cung cấp trong 30 ngày đầu tiên làm việc, khi nhân viên mới tìm hiểu và dần dần nắm quyền sở hữu chức năng của họ. Trong quá trình này, cũng cần thông báo cho nhân viên biết họ phải cộng tác với ai để hoàn thành công việc của họ, các thành viên trong nhóm của họ cũng như thành viên của các nhóm khác cùng với ma trận báo cáo cho các mối quan hệ đối tác đó.
#3. tạo điều kiện đào tạo
Người quản lý trực tiếp là người tốt nhất để tạo điều kiện đào tạo như một phần của quá trình giới thiệu lâu dài. Ngay cả những nhân viên dày dặn kinh nghiệm nhất cũng phải được cung cấp một buổi đào tạo để nắm bắt cách các quy trình vận hành trong doanh nghiệp mới hoặc nhóm mới của họ.
Các doanh nghiệp có thể bắt đầu đào tạo ngay cả trước ngày đầu tiên của người lao động tại tổ chức. Các tài liệu đào tạo cơ bản có thể được gửi qua email và nhân viên có thể được cung cấp bản tóm tắt các nhiệm vụ mà họ phải thực hiện thông qua nhân viên trên phần mềm nội trú.
#4. Hòa nhập vào văn hóa tổ chức
Đồng hóa vào văn hóa tổ chức là một quá trình liên tục. Tuy nhiên, khi một nhân viên gia nhập tổ chức, các nhà quản lý nhân sự và quản lý nhóm phải cung cấp cho họ một bức tranh toàn cảnh về văn hóa. Làm thế nào họ có thể làm được điều này? Một phương pháp là đảm bảo rằng tầm nhìn và tuyên bố sứ mệnh của công ty phản ánh văn hóa của công ty.
#5. Giúp hình thành mối quan hệ xã hội với đồng nghiệp
Mặc dù đây không hoàn toàn là trách nhiệm của người quản lý/nhân sự, nhưng công việc của họ là tạo điều kiện cho các nhân viên giao tiếp với nhau, ngay cả khi một số nhân viên không cởi mở lắm trong việc hòa nhập. Điều này đòi hỏi phải thúc đẩy một môi trường trong đó tình bạn đồng nghiệp được nuôi dưỡng.
Một số công ty sử dụng hệ thống bạn bè thuê mới, trong đó một nhân viên được chỉ định giúp nhân viên mới điều hướng nơi làm việc, từ các hoạt động liên quan đến công việc đến các câu hỏi hành chính và mọi thứ liên quan.
Danh sách kiểm tra giới thiệu
Danh sách kiểm tra giới thiệu là một kỹ thuật để các nhà quản lý tuyển dụng sắp xếp các bước cần thiết trong việc hỗ trợ nhân viên mới trong những ngày và tháng đầu tiên của họ tại một công ty. Danh sách kiểm tra đảm bảo rằng mỗi giai đoạn quan trọng của quy trình tuyển dụng mới đều được hoàn thành. Nó phục vụ như một điểm khởi đầu cho các thủ tục công việc cụ thể.
Tuy nhiên, bạn nên biết rằng việc hoàn thành danh sách kiểm tra giới thiệu không nhất thiết chuyển thành quá trình giới thiệu thành công. Quy trình giới thiệu tuyệt vời nhất tạo ra sự cân bằng giữa nhu cầu của nhân viên, chẳng hạn như hỗ trợ họ thể hiện văn hóa của công ty và các sự kiện thực tế bất ngờ.
Những gì nên được bao gồm trong danh sách kiểm tra giới thiệu?
Đây là một vài điều mà bất kỳ danh sách kiểm tra giới thiệu nào cũng nên có:
- Quy trình tuyển dụng
- Vai trò của nhân viên
- Thiết lập mục tiêu
- Đào tạo nghề
- Giới thiệu về văn hóa công ty
- Ngày nhận phòng
- Gặp gỡ với các nhân viên khác hoặc cấp trên
- Tài liệu
- Học sản phẩm
Đào tạo giới thiệu
Một chương trình đào tạo và hội nhập thành công có thể giúp nhân viên mới cảm thấy được chào đón, thích nghi với văn hóa công ty của bạn và làm việc hiệu quả nhanh hơn. Đào tạo nhân viên mới và cơ hội để tiếp tục học hỏi cũng có thể giúp bạn giữ chân các thành viên có tay nghề cao trong nhóm.
Dưới đây là sáu phương pháp tuyệt vời để giúp bạn tác động đáng kể đến nhân viên mới trong quá trình đào tạo và giới thiệu.
#1. Thiết lập năng lực cốt lõi từ rất sớm.
Chuẩn bị cho nhân viên mới của bạn về trách nhiệm của họ bằng cách giúp họ thiết lập những năng lực cốt lõi nhất định trong 30 ngày đầu tiên. Điều này có thể bao gồm mọi thứ họ nên học để phát huy vai trò của mình, chẳng hạn như kiến thức và thông điệp về sản phẩm, công cụ, kỹ năng mềm và tương tác giữa các nhóm chức năng.
#2. Làm nổi bật những điểm mạnh của các thành viên trong nhóm của bạn.
Phần lớn thời gian, đào tạo tập trung vào việc xác định các lĩnh vực của nhân viên để phát triển và nâng cao các kỹ năng yếu hơn của họ. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải trau dồi sức mạnh của các thành viên trong nhóm của bạn. Học tập dựa trên điểm mạnh có thể tăng mức độ gắn kết của nhân viên lên tới 23% và giảm tỷ lệ tiêu hao 73%.
#3. Tăng thời hạn nội trú từ 90 lên 365 ngày.
Trung bình, những người mới tuyển dụng đạt được tỷ lệ năng suất 25% trong tháng đầu tiên, tỷ lệ năng suất 50% trong tháng thứ hai và tỷ lệ năng suất 75% trong tháng thứ ba. Tuy nhiên, có thể phải mất đến một năm nhân viên mới mới đạt được tiềm năng hiệu suất cao nhất của họ.
#4. Lên tàu theo nhóm nhỏ
Việc giới thiệu nhân viên mới theo nhóm có thể kích thích học tập hợp tác đồng thời thiết lập cảm giác thân thiết ngay lập tức và thúc đẩy một nền văn hóa mạnh mẽ. Theo nghiên cứu, khi nhân viên cảm thấy được kết nối với công ty và văn hóa của công ty, hiệu suất của họ sẽ cải thiện tới 22%.
#5. Công nhận thành tích ban đầu của các thành viên trong nhóm của bạn
Công nhận thành tích của các thành viên trong nhóm trong thời gian làm việc cho thấy công ty của bạn coi trọng việc đào tạo, học tập và phát triển nhân viên mới như thế nào. Nó cũng khuyến khích các thành viên trong nhóm tham gia vào các hoạt động học tập trong tương lai, vì sự công nhận truyền cảm hứng cho 85% nhân viên để thực hiện nhiều hơn.
#6. Xây dựng chiến lược phát triển nhân viên dài hạn.
Trong quá trình giới thiệu, hãy thảo luận về các mục tiêu nghề nghiệp dài hạn với các thành viên mới trong nhóm của bạn và tạo các kế hoạch phát triển phù hợp để họ có thể tham gia vào quá trình học tập liên tục. Điều này sẽ mang đến cho nhân viên mới cảm giác về tương lai của họ tại tổ chức của bạn, dẫn đến sự gắn kết và hài lòng sớm của nhân viên.
4 giai đoạn giới thiệu là gì?
4 giai đoạn giới thiệu nhân viên:
- Lên lớp trước.
- Hội nhập và chào đón nhân viên mới.
- Đào tạo.
- Chuyển sang vai trò mới.
Mục đích của Onboarding là gì?
Hội nhập hỗ trợ nhân viên mới điều chỉnh các khía cạnh xã hội và hiệu suất trong công việc của họ, cho phép họ nhanh chóng trở thành những thành viên đóng góp, hiệu quả cho tổ chức. Báo cáo này, Hội nhập nhân viên mới: Tối ưu hóa thành công, sẽ cung cấp các tài nguyên bạn cần để phát triển quy trình hội nhập hiệu quả trong công ty của bạn.
Sự khác biệt giữa Tham gia và Giới thiệu là gì?
Định hướng là quá trình diễn ra ngay sau khi nhân viên bắt đầu làm việc để họ nhận thức được văn hóa doanh nghiệp và công việc phải làm. Nó có thể tồn tại trong một tuần hoặc một tháng. Mặt khác, giới thiệu là một quá trình dài có thể mất tới ba tháng hoặc một năm để hoàn thành.
Ví dụ về giới thiệu là gì?
Đưa nhân viên mới đi tham quan văn phòng và giới thiệu họ với các nhân viên khác. Đưa nhân viên mới đi ăn trưa vào ngày đầu tiên của họ. Kiểm tra với nhân viên mới thường xuyên.
5C của Onboarding là gì?
5c có nghĩa là tuân thủ, làm rõ, văn hóa, kết nối và kiểm tra lại.
Onboarding có nghĩa là được tuyển dụng?
Đúng. Quá trình tích hợp nhân viên mới vào tổ chức được gọi là "giới thiệu".
Ai được lợi từ việc giới thiệu?
Nội trú rất quan trọng vì nó giúp nhân viên thích nghi với vai trò của họ, các giá trị của công ty và các dịch vụ của công ty. Nó cũng thu hút nhân viên, tạo ra những người lao động cống hiến cho sự thành công của công ty và hỗ trợ giữ chân những nhân viên mới bằng cách khiến họ cảm thấy mình là một phần của nhóm.
Bạn cần những kỹ năng gì để giới thiệu?
Chúng ta hãy xem các kỹ năng được liệt kê trong bản mô tả công việc điển hình của chuyên gia nội trú:
- Khả năng giao tiếp.
- Năng lực làm việc nhóm hiệu quả.
- Có kinh nghiệm với Microsoft Office và hệ thống HRIS.
- Hiểu biết về luật lao động.
- Khả năng quản lý thời gian tốt.
Kết luận
Một công cụ giới thiệu mạnh mẽ sẽ thúc đẩy nhân viên mới khám phá địa hình mới của công ty mà không do dự. Với quy trình giới thiệu tự động, nhân viên mới có thể dành ít thời gian hơn để điền vào giấy tờ và có nhiều thời gian hơn để tìm hiểu về các nguyên tắc của công ty, khám phá nơi làm việc và kết bạn mới.
Bài viết liên quan
Các phương pháp hay nhất về tuyển dụng mới vào năm 2023
GIỚI THIỆU NHÂN VIÊN: Những điều bạn nên biết về toàn bộ quy trình gia nhập
GIỚI THIỆU CÁC PHƯƠNG PHÁP TỐT NHẤT: Dành cho Nhân viên & Khách hàng.
Cách thuê nhân viên cho doanh nghiệp nhỏ và công ty khởi nghiệp: Hướng dẫn chi tiết
15 chiến lược giữ chân khách hàng tốt nhất giúp tăng lợi nhuận (hướng dẫn)
dự án
