“Làm việc tại nhà” (WFH) đã là một cụm từ lặp đi lặp lại kể từ năm 2020, và nó đã mang lại những thay đổi đáng kể tại nơi làm việc. Làm việc từ xa có khả năng giúp các doanh nghiệp tăng cường hạnh phúc và năng suất của nhân viên, đó là lý do tại sao ngày càng nhiều công ty cân nhắc việc thuê thêm nhân viên làm việc tại nhà. Quả thực, đội ngũ nhân tài chưa bao giờ lớn hơn thế.
WFH đã mở rộng cửa cho nhân viên từ khắp nơi trên thế giới, khiến gia công bên ngoài Nhu cầu cao. Các công ty đang nhận ra những lợi thế của việc thuê một nhóm nhân viên đa dạng, bao gồm các cấp cao hơn và nhiều lần lặp lại thú vị hơn của sự hợp tác tại nơi làm việc.
Tuy nhiên, công việc từ xa cũng mang lại những thay đổi mà các nhà quản lý BPO phải đối mặt. Họ cần giao tiếp với các đại lý của họ trong khi thúc đẩy họ từ cách xa hàng dặm.
Cách người quản lý có thể tạo động lực cho nhân viên
Mức năng suất ở nhà và tại văn phòng có thể khác nhau ở mỗi người. Một số người làm việc hiệu quả hơn trong sự thoải mái trong ngôi nhà của họ hơn là bị mắc kẹt trong văn phòng, trong khi một số hoạt động theo cách khác. Về phía các nhà quản lý, năng suất làm việc từ xa có thể là một mối lo ngại vì họ không thể giám sát nhân viên nhiều nhất có thể trong văn phòng.
Tuy nhiên, đưa ra sự lựa chọn giữa công việc từ xa và công việc văn phòng có thể làm tăng mức năng suất. Ví dụ, một nghiên cứu cho thấy một 13% tăng hiệu suất của nhân viên khi họ được phép làm việc từ xa. WFY cũng có thể phù hợp với những nhân viên không cần sự cộng tác và xã hội hóa như một phần công việc của họ.
Bất chấp những con số này, các nhà quản lý vẫn phải đối mặt với một thách thức về cách thúc đẩy các đại lý của họ. Dưới đây là các mẹo về cách tăng mức độ gắn kết và năng suất của nhân viên.
# 1. Sử dụng trình theo dõi tác vụ.
Mất tập trung không chỉ hiện diện ở nhà. Bạn cũng cần phải tính đến sự phân tâm và lộn xộn của kỹ thuật số, vì chúng có xu hướng là những vấn đề lớn đối với công việc từ xa. Có thể có quá nhiều tệp trên quá nhiều nền tảng hoặc các tác vụ chồng chất quá nhanh khiến bạn khó theo dõi chúng.
Sử dụng công cụ theo dõi công việc có lợi cho cả người quản lý và nhân viên. Nhân viên có thể quản lý nhiệm vụ của họ, phân loại chúng, hoặc thậm chí lập danh sách việc cần làm. Mặt khác, người quản lý có thể xem nhân viên của họ đang làm gì và liệu một số nhiệm vụ đã hoàn thành hay chưa.
Quan trọng hơn, trình theo dõi nhiệm vụ sắp xếp mọi thứ. Họ đặt tất cả các tác vụ, thông tin và tệp vào một nền tảng để dễ dàng truy cập và theo dõi. Các nền tảng như Trello và Notion cung cấp các tính năng có thể dễ dàng phân loại các mặt hàng. Ví dụ, một bảng Kanban cho phép người dùng kéo các nhiệm vụ của họ từ “Đang tiến hành” hoặc “Đã hoàn thành” và các danh mục này có thể được tùy chỉnh tùy thuộc vào quy trình kinh doanh của công ty.
# 2. Chọn công cụ giao tiếp phù hợp
Giao tiếp là một thách thức lớn đối với các nhóm làm việc tại nhà, nhưng không có gì công nghệ không thể giải quyết. Ngày nay, bạn có thể tải xuống một số công cụ giao tiếp miễn phí. Chúng có các tính năng giúp bạn tổ chức giao tiếp với các phòng ban khác nhau. Nhưng bạn vẫn cần phải chọn phù hợp với mình và đây là các yếu tố cần xem xét khi bạn duyệt tìm một công cụ.
- Giao tiếp không đồng bộ hoặc đồng bộ Bạn có cần nhắn tin nhanh không? Có chỗ cho bất kỳ sự chậm trễ nào không? Hoặc có thể cả hai đều hoạt động. Giao tiếp không đồng bộ áp dụng khi có sự chậm trễ trong trao đổi và tùy chọn phổ biến nhất cho trường hợp này là e-mail. Mặt khác, giao tiếp đồng bộ thiên về nhắn tin tức thời. Tại đây, bạn có thể chọn từ Slack, Discord, Microsoft Teams, nền tảng hội nghị truyền hình, v.v.
- Quyền riêng tư và bảo mật. Quyền riêng tư của giao tiếp kinh doanh là rất quan trọng để bảo vệ các tệp bí mật hoặc các cuộc trò chuyện nhạy cảm với đồng nghiệp. Tìm kiếm các tính năng như tin nhắn được mã hóa, nhóm độc quyền hoặc các tùy chọn để tắt tính năng ghi âm.
- Quy mô của nhóm của bạn. Một số công cụ nhất định chỉ cho phép một số người cụ thể trong kênh trừ khi bạn trả phí cho tư cách thành viên cao cấp. Ngoài ra, một số công cụ giao tiếp trở nên lộn xộn khi có quá nhiều người sử dụng chúng, trong khi những công cụ khác có vẻ hơi quá khi người dùng quá ít.
Đọc thêm: Tại sao các chỉ số quản lý vi mô có thể trở thành kẻ hủy diệt doanh nghiệp nhỏ
# 3. Điều chỉnh chương trình đào tạo của bạn.
Đào tạo trong khi làm việc tại nhà và đào tạo tại văn phòng là hai thế giới cách xa nhau. Với WFH, các nhà quản lý đang giải quyết một loạt vấn đề hoàn toàn mới đòi hỏi các giải pháp hoàn toàn khác. Do đó, các nhà quản lý cần điều chỉnh chương trình đào tạo của họ để bao gồm các kỹ năng mà nhân viên cần cho WFH.
Các kỹ năng như quản lý thời gian, chống phân tâm và nghi thức giao tiếp rất hữu ích trong WFH. Vì những phiền nhiễu hiện diện ở nhà, nhân viên nên học cách tập trung và đặt ra ranh giới cho công việc. Email và cuộc trò chuyện cũng tăng vọt khi làm việc tại nhà, vì vậy, học cách tạo email — ví dụ — là rất quan trọng.
Các nhà quản lý cũng nên chú ý đến các phương thức đào tạo mà họ sẽ áp dụng. Họ có thể đào tạo các đại lý của mình thông qua cuộc gọi video hoặc trò chuyện nếu họ muốn có thư từ trong thời gian thực. Một lựa chọn khác sẽ là cung cấp tài liệu hướng dẫn, do đó, đại lý sẽ có tài liệu tham khảo với sự giám sát tối thiểu của người quản lý.
#4. Lên lịch đăng ký thường xuyên
Ngoài yêu cầu hàng ngày theo dõi công việc và báo cáo các nhiệm vụ đã hoàn thành, nhân viên cần có các buổi kiểm tra với người quản lý của họ. Những đăng ký này không chỉ đơn giản là về công việc, mà còn có thể rất cần thiết để duy trì xã hội hóa ở nơi làm việc.
Làm việc từ xa có xu hướng cô lập nhân viên với nhau. Do đó, sức khỏe tinh thần của họ có thể bị ảnh hưởng do thiếu sự hỗ trợ của xã hội. Nhân viên cũng có thể gặp phải những phiền nhiễu ở nhà, làm mờ ranh giới giữa sự thoải mái và công việc.
Khi sức khỏe tinh thần của nhân viên không ở mức tốt nhất, năng suất của họ cũng có thể bị ảnh hưởng. Do đó, người quản lý cần lên lịch kiểm tra thường xuyên với các thành viên trong nhóm của họ để khuyến khích trò chuyện và gắn kết. Các nhà quản lý — cùng với Nhân sự — nên cộng tác cấu trúc đăng kýs.
Trong một phiên đăng ký, điều quan trọng là phải cụ thể với các mục tiêu của cuộc gọi. Tốt nhất là bạn nên tổ chức các cuộc gọi video, nhưng cũng nên nhớ rằng một số nhân viên có thể cảm thấy thoải mái hơn khi sử dụng các kênh không phải thoại.
Người quản lý là một cầu thủ của đội — nhưng cũng là một huấn luyện viên
Các nhà quản lý đảm nhận các vai trò khác nhau cho nhóm, nhưng mục tiêu chính của họ là dẫn dắt các đại lý của họ tiến tới thành công. Bằng cách này, các nhân viên có thể đánh bại sự sao nhãng ở nhà, các vấn đề liên lạc hoặc các mối quan tâm cá nhân cản trở các nhân viên thực hiện trò chơi A-game của họ. Vào cuối ngày, một người quản lý giỏi sẽ huấn luyện đội và thúc đẩy họ trở thành phiên bản tốt hơn của chính mình.
Bài viết liên quan
- QUẢN LÝ THỜI GIAN DỰ ÁN: Quy trình, Công cụ & Phần mềm để Quản lý Hiệu quả
- Quản lý dự án xây dựng: Hướng dẫn cho người mới bắt đầu để quản lý hiệu quả
- Hệ thống quản lý hiệu suất: Giải thích quy trình và chu trình!
- Công cụ OKR miễn phí: Hơn 55 công cụ OKR miễn phí tốt nhất năm 2022
- Các mối đe dọa về an ninh làm việc từ xa: Bạn cần biết gì
