Di chuyển và căng thẳng đi đôi với nhau, nhưng nó có thể còn phức tạp hơn khi người sử dụng lao động và nhân viên không thể trải qua bất kỳ thời gian ngừng hoạt động nào giữa các lần di chuyển. Các tình huống khác có thể làm phức tạp thêm quy trình, như vô tổ chức và thông tin sai giữa các bộ phận.
Để tránh những rắc rối và đảm bảo việc chuyển văn phòng của bạn diễn ra suôn sẻ, dưới đây là một số điều quan trọng nên làm và không nên mà nhà tuyển dụng và bộ phận nhân sự cần tuân thủ trước, trong và sau khi chuyển văn phòng.
Làm: Tạo một danh sách kiểm tra di chuyển
Đừng chỉ “nghe theo lời bạn” về chiến lược di dời văn phòng của bạn. Nếu không, bạn sẽ bỏ lỡ một vài chi tiết chính khiến bạn và nhóm của bạn phải tranh giành vào phút cuối. Tạo ra một danh sách kiểm tra chuyển văn phòng phác thảo mọi chi tiết trong quá trình di chuyển của bạn, từ đầu đến cuối.
Không nên: Làm mọi thứ trong một tháng
Mặc dù có thể hoàn thành việc chuyển nhà trong một tháng với một danh sách kiểm tra, nhưng bạn sẽ khiến lực lượng lao động của mình căng thẳng. Bắt đầu lập kế hoạch sáu tháng trước ngày trọng đại của bạn bằng cách liên hệ với các công ty chuyển nhà, xem xét hợp đồng thuê, thiết lập ngân sách của bạn và phân công một nhóm nhiệm vụ.
Làm: Giao tiếp với nhân viên của bạn
Nhân viên của bạn cần biết trước rằng văn phòng của họ đang chuyển đi nơi khác. Tùy thuộc vào nơi bạn đang di chuyển, nó có thể ảnh hưởng đến quá trình đi làm hoặc khả năng dọn dẹp bàn làm việc của họ. Thêm vào đó, nếu mọi người biết trước, nhà tuyển dụng có thể nhanh chóng giải quyết các vấn đề về công việc / lưu trữ.
Không nên: Mong đợi nhân viên của bạn giúp đỡ
Nhiều nhân viên của bạn sẽ không có thời gian, sự kiên nhẫn hoặc thể lực để tham gia khi di chuyển. Bên cạnh việc di chuyển thiết bị cá nhân của riêng họ, không nên kỳ vọng rằng nhân viên của bạn nên di chuyển tài sản của doanh nghiệp. Thuê một công ty chuyển nhà cho công việc này.
Thực hiện: Thuê hoặc chỉ định người quản lý dự án
Chuyển văn phòng không liên quan trực tiếp đến công việc kinh doanh tạo ra văn phòng của bạn, nhưng nó vẫn yêu cầu một người quản lý dự án. Bạn cần người chuyển các tiện ích, lắp đặt điện thoại, đóng gói thiết bị, phân công chỗ đậu xe tại văn phòng mới và đảm bảo tất cả nhân viên đã sẵn sàng cho việc di chuyển.
Không nên: Tiếp tục dời ngày chuyển đến
Chỉ thông báo cho nhân viên, người quản lý dự án và các nhà cung cấp khác (công ty chuyển nhà hoặc nhà cung cấp dịch vụ tiện ích) bạn sẽ chuyển đi cho đến khi bạn chốt ngày. Sai lầm thì không sao, nhưng nếu bạn liên tục dời ngày, nhóm của bạn sẽ gặp khó khăn trong việc di chuyển.
Thực hiện: Lập sơ đồ mặt bằng
Văn phòng mới của bạn sẽ lớn hơn hoặc nhỏ hơn văn phòng hiện tại của bạn. Bất chấp điều đó, không chắc văn phòng mới của bạn sẽ giống với văn phòng cũ của bạn. Tạo sơ đồ mặt bằng để biết tất cả đồ đạc của bạn sẽ đi đâu. Sơ đồ mặt bằng sẽ giúp người di chuyển và nhân viên của bạn ổn định nhanh chóng hơn.
Không nên: Vứt đồ sau khi di chuyển
Văn phòng mới cho bạn cơ hội cập nhật công nghệ hoặc đồ nội thất của mình. Nếu bạn định làm điều này, hãy cân nhắc đặt mua thiết bị mới sẽ đến văn phòng mới. Vứt bỏ các thiết bị bạn đã thay thế vào ngày chuyển đến, vì hầu hết các công ty chuyển nhà đều có thể làm thùng rác cho bạn.
Làm: Xem lại trước khi di chuyển
Ghi chú lại bất cứ thứ gì trông không ổn và dọn dẹp không gian cũ và mới của bạn khi chúng trống rỗng. Đảm bảo bạn đã hoàn thành mọi thứ trong danh sách kiểm tra của mình và xem lại ngân sách của bạn. Một tuần trước khi chuyển nhà, mọi thứ nên được tính toán và tổng hợp các nguồn cung cấp dịch vụ chuyển nhà.
Không nên: Hãy trút bỏ căng thẳng của bạn cho người khác
Bất kể bạn đã chuẩn bị cho việc di chuyển như thế nào, mọi người đều sẽ trải qua một chút căng thẳng. Điều quan trọng là giữ tinh thần bằng cách giúp đỡ và hỗ trợ trong suốt quá trình. Khi mọi người đã ổn định vào văn phòng mới, hãy tổ chức một bữa tiệc và chúc mừng mọi người đã làm việc chăm chỉ.
Nếu nhân viên của bạn đang chuyển ra nước ngoài, hãy cố gắng thông cảm với hoàn cảnh của họ. Họ có khả năng rời bỏ gia đình và bạn bè của họ. Không bao giờ là một ý tưởng tồi nếu để các nhân viên quốc tế kết thân với một người bạn, cho dù đó là đồng nghiệp hay một người Mỹ đã chuyển chỗ ở khác, mà họ có thể tương tác.
Nên làm gì để thông báo cho khách hàng, nhân viên và các bên liên quan về địa điểm mới sau khi chuyển văn phòng?
Điều quan trọng là thông báo cho khách hàng, nhân viên và các bên liên quan khác về vị trí mới của bạn bằng cách cập nhật trang web của công ty bạn, các trang truyền thông xã hội và bất kỳ danh sách trực tuyến nào khác. Bạn cũng nên thay đổi địa chỉ kinh doanh chính thức của mình với các cơ quan chính phủ và các tổ chức có liên quan khác.
Những bước cần thực hiện để dọn dẹp và sắp xếp lại văn phòng mới sau khi chuyển văn phòng là gì?
Sau khi chuyển văn phòng, điều quan trọng là phải dành thời gian để dọn dẹp không gian mới và tổ chức lại để làm cho nó hoạt động hiệu quả. Điều này có thể bao gồm các nhiệm vụ như mở hộp, sắp xếp đồ đạc, thiết lập thiết bị và tạo hệ thống tổ chức cho hồ sơ và vật tư.
Tại sao điều quan trọng là phải có một hệ thống để theo dõi các mặt hàng trong quá trình chuyển văn phòng?
Có sẵn một hệ thống để theo dõi các đồ vật trong quá trình chuyển văn phòng giúp đảm bảo rằng không có thứ gì bị mất hoặc bị bỏ lại trong quá trình chuyển đổi. Điều này có thể bao gồm việc sử dụng nhãn, danh sách kiểm kê và đánh dấu các mặt hàng bằng một hệ thống mã màu cụ thể.
Tại sao có một kế hoạch dự phòng lại quan trọng trong quá trình chuyển văn phòng?
Có sẵn một kế hoạch dự phòng trong quá trình chuyển văn phòng giúp chuẩn bị cho các sự kiện bất ngờ và giảm thiểu khả năng căng thẳng và gián đoạn. Điều này có thể bao gồm lập kế hoạch cho các tình huống bất ngờ như sự chậm trễ liên quan đến thời tiết, hỏng hóc thiết bị hoặc sự cố giao thông.
Tại sao điều quan trọng là phải tuân theo các quy định về sức khỏe và an toàn trong quá trình chuyển văn phòng?
Việc tuân thủ các quy định về sức khỏe và an toàn trong quá trình chuyển văn phòng là rất quan trọng để bảo vệ người lao động và đảm bảo quá trình chuyển văn phòng diễn ra an toàn và hiệu quả. Điều này có thể bao gồm việc tuân theo các kỹ thuật nâng phù hợp, cung cấp thiết bị bảo vệ phù hợp và tuân thủ các quy trình sơ tán và an toàn phòng cháy chữa cháy.
Tại sao điều quan trọng là phải tính đến việc sắp xếp chỗ đậu xe cho xe tải chuyển nhà trong quá trình chuyển văn phòng?
Tính đến việc sắp xếp chỗ đậu xe cho xe tải đang di chuyển là rất quan trọng để đảm bảo rằng việc di chuyển có thể diễn ra suôn sẻ và không có bất kỳ sự gián đoạn nào. Điều này bao gồm đặt chỗ đậu xe ở cả địa điểm cũ và mới, đồng thời sắp xếp lối vào thang máy và các khu vực khác của tòa nhà.
Bài viết liên quan
- CÁC CÔNG TY CHUYỂN ĐỘNG: Các công ty tốt nhất hàng đầu năm 2023 (Cập nhật)
- 6 lời khuyên để đóng thêm các khoản vay thế chấp
- CÁCH NHIỆT KHÔNG GIAN CRAWL: Hướng dẫn từng bước & tất cả những gì bạn cần
- Quần áo nam Công sở thông thường: Trang phục công sở tốt nhất cho nam giới (+ mẹo)
- Ưu điểm của việc chuyển kinh doanh truyền thống sang kinh doanh trực tuyến
- VĂN PHÒNG GIA ĐÌNH LÀ GÌ? Làm thế nào nó hoạt động
4 comments
Genau einen solchen Beitrag habe ich gesucht, danke dafür! Ich muss nämlich den Umzug meiner Firma planen, der in etwas mehr als einem halben Jahr vonstattengehen wird. Einen Projektmanager einzustellen, ist schonmal eine sehr gute Idee!
Vielen Dank für den hilfreichen Bình luận! Wir sind gerade dabei unseren Geschäftsumzug zu planen und überlegen noch, ob wir ein Umzugsunternehmen engagieren sollen oder den Umzug selbst durchführen. Es gibt einiges zu beachten.
Meine Freundin führt ein kleines Unternehmen und möchte demnächst trong ein größeres Büro ziehen. Ich unaerstütze sie bei der Planung und so langsam kommt der Ball ins rollen. Sie hatte schon überlegt, ob sie ihre Mitarbeiter wohl um Hilfe đã cắn kann, aber wahrscheinlich haben Sie recht und das wäre keine gute Idee.
Bei mir steht der Privatumzug an. Durch den Beitrag weiß ich, was ich alles beachten sollte. Den Aufbau der Möbel werde ich dennoch als Erstes machen, sobald die neue Wohnung frei ist.