Đại dịch COVID-19 đã thay đổi cách thức hoạt động của các nơi làm việc. Với sự gia tăng của xu hướng làm việc từ xa và nhiều công nhân chọn làm việc tại nhà hơn bao giờ hết, một số công ty hàng đầu đã và đang chuyển sang mô hình làm việc tại nhà vĩnh viễn.
Tuy nhiên, không phải công ty nào cũng có đủ khả năng và đã có những cuộc đàm phán về nơi làm việc kết hợp.
Theo báo cáo của Harvard Business Review, hơn 90% nhà tuyển dụng đang có kế hoạch chuyển sang mô hình làm việc kết hợp cho nhân viên của họ. Tuy nhiên, báo cáo tương tự cũng tuyên bố rằng nếu mọi thứ không diễn ra thuận lợi, các công ty có thể thay đổi hướng đi và yêu cầu nhân viên quay lại văn phòng toàn thời gian.
Điều này có nghĩa là văn phòng thông thường sẽ không sớm biến mất và chúng ta vẫn còn rất lâu nữa mới có một hệ sinh thái làm việc kỹ thuật số hoàn toàn.
Một trong những mối nguy hiểm của việc trở lại văn phòng là các thủ tục giấy tờ vật lý mà mọi doanh nghiệp phải giải quyết. Các tệp và tài liệu văn phòng vật lý này rất quan trọng đối với quy trình làm việc hiệu quả.
Tuy nhiên, việc sắp xếp các tài liệu thực không dễ dàng như gõ “CTRL + F” hoặc sử dụng tùy chọn tìm kiếm trên máy tính của bạn. Do đó, điều quan trọng là phải sắp xếp các tài liệu này một cách hiệu quả để có năng suất tốt hơn trong công việc.
Dưới đây là một số mẹo và thủ thuật đơn giản sẽ giúp bạn duy trì một hệ thống quản lý tệp tuyệt vời tại nơi làm việc. Với những thủ thuật này, bạn sẽ có thể tìm thấy tệp bạn cần và khi bạn cần. Hãy để chúng tôi xem xét.
Sử dụng hệ thống phân loại thuận tiện
Có một số hệ thống phân loại đang tồn tại được thiết kế để giúp doanh nghiệp quản lý tệp dễ dàng hơn. Cách đơn giản nhất để sắp xếp các tệp và tài liệu của bạn là đảm bảo rằng chúng ở đúng vị trí và đúng thứ tự sau khi bạn đã hoàn tất.
Thông thường, các doanh nghiệp có xu hướng sắp xếp tài liệu và tệp của họ theo thứ tự bảng chữ cái, đây là điều dễ thực hiện nhất. Đó là hệ thống tương tự được các thư viện trên khắp thế giới áp dụng để phân loại sách của họ. Theo cách sắp xếp như vậy, mỗi loại tệp hoặc thư mục sẽ có không gian riêng, cho dù trên bàn hay tủ.
Sắp xếp không phải là bạn giỏi sắp xếp mọi thứ như thế nào mà là sắp xếp mọi thứ trở lại đúng vị trí của chúng. Chỉ cần gắn nhãn các tệp của bạn theo thứ tự bảng chữ cái và đặt chúng vào vị trí của chúng khi bạn hoàn thành.
Sử dụng mã màu để phân loại hiệu quả
Người ta đã xác định rằng các dấu hiệu trực quan là hiệu quả nhất và cũng có tác dụng tương tự đối với việc phân loại. Một trong những phương pháp sắp xếp tốt nhất được hầu hết các doanh nghiệp sử dụng là mã hóa màu sắc cho các tệp và tài liệu của họ. Gắn nhãn các tệp của bạn bằng màu sắc để biểu thị chúng dựa trên danh mục và mức độ quan trọng. Bạn sẽ có thể xác định nhanh hơn nhiều theo cách này.
Sử dụng các cặp hoặc bìa màu để sắp xếp tài liệu của bạn. Ghi chú dán màu là cách tốt nhất để mã màu các trang hoặc phần riêng lẻ của tệp. Bạn có thể chọn bất kỳ màu nào để đánh dấu tài liệu hoặc danh mục tệp. Sử dụng các màu đậm và riêng biệt thay vì các sắc thái khác nhau của cùng một màu để làm nổi bật các tài liệu hoặc tệp của bạn.
Đánh dấu tài liệu thích hợp
Trong trường hợp bạn không cảm thấy thoải mái với việc mã hóa hoặc sắp xếp màu sắc vì một lý do nào đó, bạn có thể sử dụng các dấu hiệu trực quan khác để sắp xếp chúng. Một trong những cách để làm điều đó là có tem cho các danh mục khác nhau, chẳng hạn như con dấu đã được phê duyệt, tem đang chờ xử lý, tem đã hoàn thành, v.v.
Bạn có thể chỉ cần đóng dấu từng tệp vào góc để phân loại và có khoảng trống riêng cho từng phân loại.
Trên thị trường có những doanh nghiệp nhận làm tem theo yêu cầu cho doanh nghiệp với bất kỳ mẫu mã và chất liệu nào. Thậm chí còn có tem tự in và tem mô-đun, có văn bản hoặc bảng chữ cái có thể thay thế. Chỉ cần thay đổi văn bản, đóng dấu tài liệu và trình chiếu chúng trong thư mục hoặc tệp tương ứng.
Tách biệt các tài liệu khác nhau
Luôn luôn là một ý kiến hay để có một giá hoặc không gian riêng cho các loại tài liệu và hồ sơ khác nhau. Với các không gian tách biệt như thế này, bạn không cần phải đánh mã màu cho chúng hoặc sắp xếp chúng theo bất kỳ cách nào. Chỉ cần đảm bảo rằng bạn đặt tệp hoặc thư mục vào đúng giá sau khi sử dụng.
Đây là một kỹ thuật đã được sử dụng bởi các văn phòng công ty lớn, ngân hàng và các tổ chức giáo dục từ trước đến nay. Không bị hạn chế về dung lượng, đây là cách tốt nhất để sắp xếp và quản lý số lượng lớn các tệp và tài liệu một cách hiệu quả. Với không gian được chỉ định cho các tệp cụ thể, bạn sẽ dễ dàng biết vị trí cần xem hơn.
Cuối cùng, hãy đảm bảo rằng bạn không giữ các tài liệu cũ và bị loại bỏ trong cùng tủ hoặc kệ với tài liệu hiện tại. Có một không gian dành riêng cho kho lưu trữ và đặt các tài liệu cũ vào không gian này.
Đây là một số kỹ thuật quản lý tệp tốt nhất sẽ giúp bạn đạt được hiệu quả ở nơi làm việc.
Bài viết liên quan
