Một cuốn séc, một tập giấy nhỏ, hình chữ nhật, được đưa cho bạn khi bạn tạo một tài khoản séc. Mỗi trang sổ séc có một tấm séc được in sẵn để mua hàng và thanh toán hóa đơn. Biết được ưu và nhược điểm của sổ séc có thể giúp bạn quản lý chi tiêu tài khoản séc của mình. Sổ séc, đăng ký và sử dụng được giải thích bên dưới.
sổ séc
Sổ séc là những cuốn sổ nhỏ hoặc cặp hồ sơ có in sẵn các công cụ bằng giấy mà chủ tài khoản séc sử dụng để thanh toán hàng hóa và dịch vụ. Chủ tài khoản có thể sử dụng sổ séc để trao đổi séc đã đặt hàng. Thông thường, tên, địa chỉ và các thông tin khác của chủ tài khoản được in trên séc. Mỗi séc cũng sẽ có số séc, số tài khoản và số định tuyến của ngân hàng.
Séc hiếm khi được sử dụng nữa, nhưng bạn có thể cần. Chủ nhà căn hộ của bạn có thể không chấp nhận thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ. Ngân hàng của bạn xác nhận rằng séc của bạn là tiền mặt, điều này rất cần thiết vì không phải chủ nhà nào cũng tỉ mỉ hoặc gọn gàng khi thanh toán séc.
Sổ séc hoạt động như thế nào
Sổ séc bao gồm séc có thể được sử dụng để mua đồ, thanh toán hóa đơn, v.v. Ngân hàng trực tuyến và mua sắm đã làm giảm nhu cầu sử dụng sổ séc giấy.
Khi đến tay bạn, séc trong sổ séc của bạn có chức năng tương tự như tiền mặt. Điền séc với thông tin giao dịch, xé séc theo đường đục lỗ, sau đó đưa hoặc gửi qua đường bưu điện cho người nhận. Ghi chi tiết giao dịch vào sổ séc để theo dõi việc chuyển tiền.
Bạn sẽ thấy nhiều cột khi nhập giao dịch vào sổ đăng ký: số séc, ngày, mô tả giao dịch, số tiền thanh toán, số tiền gửi và số dư tài khoản sau giao dịch của bạn.
Bạn có thể nhanh chóng xác định số tiền có sẵn trong tài khoản của mình bằng cách nhập số tiền gửi hoặc số tiền thanh toán vào sổ đăng ký, cộng hoặc trừ chúng khỏi số dư của bạn, sau đó cộng hoặc trừ các số tiền đó khỏi số dư của bạn. Tuy nhiên, quá trình xử lý và thanh toán séc có thể mất nhiều ngày hoặc người nhận có thể chọn trì hoãn việc thanh toán séc. Nếu đúng như vậy, số tiền bạn thực sự có sẵn có thể không khớp với số tiền trong tài khoản ngân hàng của bạn.
Khi séc đã được ký gửi, các ngân hàng sẽ làm việc cùng nhau để chuyển tiền vào tài khoản của người nhận. Bạn có thể xác nhận rằng các mục nhập sổ séc và số dư tài khoản khớp nhau bằng cách sử dụng sao kê ngân hàng, sổ séc và kiểm tra các bản sao carbon vào cuối tháng—hoặc thường xuyên hơn.
Ví dụ về sổ séc
Để mở một tài khoản séc, Bob đã đến ngân hàng địa phương của mình. Anh ấy đã mở tài khoản với số tiền gửi ban đầu là 3,000 đô la. Bob đã nhận được 100 séc trong sổ séc của mình để thanh toán cho các nhà cung cấp bằng tiền tài khoản. Khi Bob điền thông tin chi tiết của người được thanh toán, séc phải được gửi vào tài khoản ngân hàng của họ. Ngân hàng nhận tiền sẽ xác minh số tiền với ngân hàng của Bob trước khi thanh toán séc. Sau đó, tài khoản ngân hàng của Bob sẽ chuyển tiền cho người nhận tiền. Sau đó, Bob có thể ghi lại giá mà anh ấy đã thanh toán trên sổ đăng ký và cân bằng sổ séc của mình bằng cách trừ đi giá từ tài khoản ngân hàng của anh ấy.
Ưu và nhược điểm của sổ séc
Dưới đây là những ưu và nhược điểm của sổ séc:
Ưu điểm
- an toàn hơn so với việc mang theo tiền mặt Tiền tệ dễ bị thất lạc, thất lạc hoặc bị đánh cắp, nhưng khi bạn viết séc từ sổ séc của mình, chỉ người nhận mới có thể rút tiền mặt.
- Nó hỗ trợ theo dõi chi tiêu của bạn: Bạn có thể theo dõi tốt hơn số dư tài khoản ngân hàng của mình bằng cách liệt kê các giao dịch của bạn trong sổ đăng ký sổ séc thay vì thực hiện chúng bằng điện tử.
- Hữu ích trong trường hợp thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ không được chấp nhận: Nếu bạn không thể sử dụng một trong các thẻ của mình, khả năng thanh toán hoặc mua hàng bằng sổ séc của bạn là một lợi ích đáng kể.
- Séc đóng vai trò là biên lai thanh toán: Tiền mặt không thể giao dịch được, nhưng séc thì có.
Nhược điểm
- Một số séc có thể không chuyển thành tiền mặt ngay lập tức: Hầu hết séc giấy đều được thực hiện bằng điện tử và quy trình này khá nhanh chóng. Thật không may, không phải tất cả những người nhận séc đều gửi séc vào ngày hôm sau hoặc tuần sau khi họ nhận được séc, vì vậy tài khoản của bạn có thể có nhiều tiền hơn số tiền bạn thực sự có quyền truy cập.
- Lập ngân sách sai lầm có thể dẫn đến séc bị trả lại: Nếu tài khoản ngân hàng của bạn không có đủ tiền để thanh toán séc, bạn có nguy cơ viết “séc không gửi được” và phải trả thêm tiền.
- Nếu không có sự đồng ý của bạn: Sổ séc có thể bị đánh cắp hoặc bị mất, cho phép rút tiền bất hợp pháp.
Làm thế nào để cân bằng một sổ séc
Sau khi nhận được bảng sao kê ngân hàng bằng giấy hàng tháng, bạn phải cân đối sổ séc của mình. Sau đó, bạn có thể so sánh các giao dịch đăng ký sổ séc viết tay của mình với bản sao kê.
Bất chấp những thay đổi kể từ thời của cha mẹ chúng tôi, các nguyên tắc của nghề vẫn giữ nguyên. Ghi lại tất cả các giao dịch, bắt đầu với số dư ngân hàng của bạn, để cân đối sổ séc của bạn lần đầu tiên.
"Số dư khả dụng hiện tại" của tài khoản séc của bạn được đặt tên. Các ứng dụng và trang web của ngân hàng cung cấp thông tin này. Trong sổ đăng ký sổ séc bằng giấy, hãy viết số này phía trên các trường giao dịch.
Theo dõi các giao dịch đang chờ xử lý. Điều này bao gồm các khoản ghi nợ, tín dụng và séc chưa thanh toán. Ghi lại ngày giao dịch, mô tả ngắn gọn và số kiểm tra nếu có.
Tính bất kỳ khoản phí hoặc tiền lãi nào bạn đã thanh toán hoặc nhận được.
Theo dõi các khoản ghi nợ, tín dụng và số dư trong sổ đăng ký séc của bạn.
So sánh hồ sơ của bạn với tổng số tiền rút và tiền gửi của ngân hàng ít nhất hai tuần một lần. Sổ séc cân đối.
Điều gì xảy ra nếu số của bạn không khớp với số của ngân hàng? Để tìm sự khác biệt, hãy kiểm tra lịch sử giao dịch của bạn và của ngân hàng. Bạn có thể đã nhập sai số hoặc bỏ lỡ một giao dịch. Việc tìm ra vấn đề yêu cầu quay lại thời điểm sổ séc của bạn được cân bằng lần cuối và tiếp tục.
Cân bằng sổ séc của bạn thường xuyên hơn một lần mỗi tháng, đặc biệt nếu bạn mới bắt đầu, có nhiều lợi ích. Cân bằng hàng tuần hoặc hai lần một tháng để giảm giao dịch.
Kiểm tra sổ đăng ký
Bất kỳ giao dịch séc và tiền mặt nào mà doanh nghiệp của bạn thực hiện trong kỳ kế toán phải được ghi vào sổ đăng ký sổ séc, còn được gọi là nhật ký giải ngân tiền mặt. Để xác định số dư hiện tại của tài khoản séc của họ, các doanh nghiệp sử dụng sổ đăng ký séc.
Tùy thuộc vào nhu cầu và sở thích của doanh nghiệp của bạn, bạn có thể có sổ đăng ký sổ séc kinh doanh riêng cho từng tài khoản séc. Ví dụ: bạn có thể có sổ đăng ký séc riêng cho tài khoản tiền lương và tài khoản điều hành của mình.
Các cột của nhật ký giải ngân tiền mặt thường có thể giúp bạn tổ chức và phân loại dữ liệu giao dịch. Nói chung, sổ đăng ký sổ séc sẽ có các thành phần sau:
- Ngày giao dịch
- Xác minh danh mục hoặc số (ví dụ: hóa đơn điện)
- Ghi chú hoặc mô tả
- ghi nợ và tín dụng liên quan cho giao dịch
- Tổng hóa đơn
- Những lợi ích của việc giữ một sổ đăng ký kiểm tra
Thủ tục kế toán của bạn nên bao gồm sổ đăng ký séc. Sổ đăng ký của bạn cho bạn biết những loại mặt hàng mà doanh nghiệp của bạn mua và có thể giúp bạn thực hiện các thay đổi đối với chi tiêu của mình nếu cần.
Sổ séc, trái ngược với sao kê ngân hàng trực tuyến, cung cấp cho bạn bản ghi thời gian thực về số dư tài khoản và số tiền mặt bạn có trong tay.
Việc sử dụng sổ đăng ký séc khá thuận lợi cho các doanh nghiệp nhỏ. Lợi ích của bạn từ nó là:
- Đừng chi tiêu quá mức.
- Chi tiêu ít hơn.
- Giữ cho các giao dịch của bạn được cập nhật và có cấu trúc.
- Tìm kiếm một sự cân bằng chính xác
- Theo dõi ngân sách của bạn.
- Phát hiện lỗi (ví dụ: kiểm tra thiếu)
- Cân bằng báo cáo ngân hàng của bạn.
Các ngân hàng vẫn cung cấp sổ séc?
Tuy nhiên, nếu bạn thấy mình thiếu séc và cần thêm một ít ngay trước khi séc mới đến, bạn có thể thường xuyên nhận được một số séc đối ứng nhanh từ ngân hàng của mình. Séc đối ứng có thể được in cho bạn bởi một giao dịch viên hoặc nhân viên ngân hàng cá nhân.
Sổ séc có còn cần thiết không?
Mặc dù nhiều người cho rằng séc giấy đã lỗi thời nhưng những người trên 55 tuổi vẫn sử dụng chúng. Theo một nghiên cứu gần đây của Cục Dự trữ Liên bang, 15% các khoản thanh toán không dùng tiền mặt được thực hiện thông qua séc. Séc được sử dụng cho tiền thuê nhà và tiền lương.
Tôi Có Cần Sổ Séc Để Viết Séc Không?
Séc phải do ngân hàng hoặc hiệp hội tín dụng của bạn phát hành thì bạn mới có thể viết séc. Sổ séc là một nhóm trong số này. Một số tổ chức cung cấp những thứ này miễn phí, trong khi những tổ chức khác có thể yêu cầu một khoản phí.
Đặt séc từ ngân hàng của bạn có rẻ hơn không?
Thông thường, chi phí đặt mua séc qua ngân hàng của bạn là đắt nhất. Tùy thuộc vào ngân hàng và mức độ phức tạp của giao dịch, giá có thể lên tới khoảng 30 xu cho mỗi tấm séc. Tuy nhiên, nhiều ngân hàng tặng séc miễn phí cho khách hàng. Khi ngành tài chính trở nên cạnh tranh hơn, các ngân hàng đang làm mọi thứ có thể để có được khách hàng mới.
Bạn có thể nhận séc nhanh như thế nào?
Thường mất từ 10 đến 14 ngày làm việc, tùy thuộc vào việc bạn đặt séc từ ngân hàng hay doanh nghiệp. Cân nhắc đẩy nhanh tốc độ vận chuyển nếu bạn hết kiểm tra và yêu cầu chúng ngay bây giờ.
Kết luận
Sổ séc chứa một số séc được đánh số và sổ đăng ký để ghi thông tin séc và sao kê tài khoản cân bằng. Trước khi thanh toán séc, người tiêu dùng phải điền và ký tên. Ngày, người hoặc công ty, và số tiền phải có sẵn.
Bài viết liên quan
- KIỂM TRA KÉO DÀI BAO LÂU?
- VIẾT KIỂM TRA: Hướng dẫn từng bước để viết séc
- Cách đặt séc trực tuyến: 15 địa điểm tốt nhất để séc cá nhân vào năm 2023
- KHÁCH HÀNG PERSONA: Định nghĩa, Ví dụ & Tầm quan trọng
Tài liệu tham khảo
