Các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô sử dụng yêu cầu mua hàng để theo dõi chi tiêu của công ty và nhu cầu sản phẩm của nhân viên. Yêu cầu mua hàng là các thủ tục giấy tờ nội bộ mà nhân viên của công ty sử dụng để yêu cầu người quản lý của họ mua một sản phẩm để sử dụng cho công ty. Tuy nhiên, bất kỳ chuyên gia nào làm việc trong văn phòng hoặc cần những vật liệu đặc biệt để hoàn thành nhiệm vụ của mình đều có thể cần hiểu cách hoạt động của yêu cầu mua hàng. Thật may mắn cho bạn, bài viết này giải thích yêu cầu mua hàng là gì, nó chứa thông tin gì, nó khác với yêu cầu mua hàng như thế nào và cách thực hiện yêu cầu mua hàng.
Yêu cầu mua hàng là gì?
Yêu cầu mua hàng là tài liệu nội bộ của công ty cho biết ý định mua sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty. Một nhân viên hoàn thành yêu cầu mua hàng và nộp cho các cá nhân hoặc bộ phận thích hợp để xem xét và phê duyệt. Người quản lý trực tiếp của nhân viên và bộ phận thu mua hoặc mua sắm trung tâm của công ty có thể là người đánh giá.
Cách chuẩn bị yêu cầu mua hàng
Thủ tục mua sắm và giao thức tạo yêu cầu mua hàng của mỗi công ty rất có thể là duy nhất. Để xây dựng một biểu mẫu yêu cầu mua chung, hãy làm theo các bước sau:
#1. Xác định vị trí sản phẩm mà bạn muốn công ty của mình mua
Bởi vì các chuyên gia phải điền nhiều thông tin vào mẫu yêu cầu mua hàng, nên biết về hàng hóa và nhà cung cấp là tốt nhất. Cố gắng tìm hiểu địa chỉ và thông tin liên hệ của nhà cung cấp cũng như giá cả và số lượng sản phẩm. Việc tìm kiếm các thông tin liên quan sẽ hỗ trợ hiệu quả của quá trình mua sắm.
#2. Sử dụng mẫu đơn đặt hàng
Mặc dù bạn có thể xây dựng biểu mẫu yêu cầu mua hàng mà không cần mẫu nhưng việc này sẽ dễ dàng hơn nhiều. Điều này cho phép bạn nhập thông tin mà không cần suy nghĩ về định dạng của quy trình. Kỹ thuật này cũng sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và năng lượng. Hãy tìm tài liệu có thể tải xuống trực tuyến để lấy mẫu.
#3. Nhập thông tin liên hệ và giao hàng của bạn
Để bắt đầu đặt hàng, hãy chỉ định ngày bạn muốn gửi yêu cầu, địa chỉ và thông tin liên hệ của nhà cung cấp cũng như khu vực bạn muốn vận chuyển sản phẩm đến. Trong một phần riêng biệt, hãy bao gồm thông tin giao hàng, chẳng hạn như phương thức vận chuyển và thời gian đến dự kiến.
#4. Bao gồm chi tiết sản phẩm
Tạo một phần mới để biết chi tiết sản phẩm. Trên trang web của nhà cung cấp, hãy cố gắng bao gồm tên sản phẩm, mã số nhận dạng, giá cả và số lượng yêu cầu. Nếu bạn cần nhiều sản phẩm, hãy thử liệt kê chúng trên cùng một mẫu yêu cầu để tiết kiệm thời gian cho bạn và người giám sát của bạn. Sẽ tốt hơn nếu giấy yêu cầu mua hàng của bạn chứa tất cả thông tin mà người giám sát của bạn yêu cầu để đặt hàng hoặc lập đơn đặt hàng chính thức.
#5. Tạo ghi chú và nhận xét về sản phẩm
Điều này có thể bao gồm một tuyên bố về lý do tại sao bạn mong muốn những điều này hoặc cảnh báo về chi tiết giao hàng. Hãy cân nhắc việc sử dụng phần này để gửi bất kỳ thông tin nào mà người giám sát của bạn có thể yêu cầu để cho phép biểu mẫu trưng dụng của bạn.
Mẫu yêu cầu mua hàng là gì?
Mẫu yêu cầu mua hàng là một tài liệu nội bộ mà nhân viên sử dụng để mua sản phẩm hoặc dịch vụ thay mặt cho công ty của họ. Những giao dịch mua này có thể nhằm mục đích hoạt động (chẳng hạn như vật tư văn phòng), hàng tồn kho hoặc đầu vào sản xuất.
Nội dung của Phiếu yêu cầu mua hàng
Nói chung, các mẫu yêu cầu mua hàng yêu cầu các thông tin sau:
- Tên và bộ phận của người yêu cầu
- Ngày yêu cầu
- Các sản phẩm hoặc dịch vụ được tìm kiếm
- Mô tả mặt hàng, số lượng và giá cả
- Lý do mua hàng
Tại sao bạn nên yêu cầu mua hàng bắt buộc trong quá trình mua sắm của mình?
#1. Minh bạch trong quá trình mua sắm
Quy trình công việc này tạo ra tài liệu mà một bộ phận đã ban hành và gửi biểu mẫu và bộ phận yêu cầu vật tư có lý do kinh doanh chính đáng để làm như vậy. Hầu hết các tổ chức đều đưa ngân sách áp dụng và giới hạn mua vào mẫu yêu cầu mua hàng để tư vấn cho người yêu cầu trước khi mua.
#2. Đơn giản hóa thủ tục mua hàng
Khi một công ty tập trung hóa quy trình mua hàng và thu hút nhân viên của mình, đó là một quy trình làm việc được xác định rõ ràng và dễ quản lý. Quy trình này giúp đơn giản hóa việc quản lý hàng tồn kho bằng cách dễ dàng phân loại và xác định các sản phẩm và dịch vụ đầu vào.
Hệ thống mua sắm tập trung sẽ đẩy nhanh quá trình mua hàng và tránh sự chậm trễ do từng bộ phận riêng lẻ gây ra, điều này có thể cản trở hiệu quả.
#3. Hỗ trợ ngăn chặn gian lận
Việc thiếu các tiêu chuẩn được xác định rõ ràng tạo điều kiện cho nhân viên thực hiện các hành vi lừa đảo, chẳng hạn như đặt hàng để sử dụng cá nhân hoặc phối hợp với nhà cung cấp để ăn trộm của công ty. Yêu cầu mua hàng chấm dứt điều này bằng cách ngăn chặn gian lận xảy ra ngay từ đầu và đảm bảo rằng nhân viên không đặt mua sản phẩm trực tiếp từ nhà cung cấp mà không có quy trình thích hợp.
#4. Hỗ trợ tránh các đơn đặt hàng lặp đi lặp lại
Ở các công ty lớn, việc mua hàng thường được xử lý bởi một nhóm hoàn chỉnh thay vì chỉ một nhân viên. Các biểu mẫu yêu cầu mua hàng hỗ trợ bộ phận mua hàng theo dõi những gì đã được yêu cầu và tránh vô tình thực hiện nhiều lần mua hàng cho cùng một đơn hàng.
#5. Cải thiện trách nhiệm giải trình và bảo mật của doanh nghiệp
Mẫu yêu cầu mua hàng xác nhận rằng một bộ phận đã yêu cầu và đặt hàng những vật tư cụ thể. Dấu vết tài liệu cũng cho thấy rằng các vật liệu đã được cung cấp sau khi chúng được nhận và phù hợp với nhu cầu. Hồ sơ này có thể được sử dụng làm bằng chứng dự phòng nếu có lo ngại về những thứ đã đặt hàng hoặc giá cả thương lượng sau này.
#6. Tăng cường tiết kiệm chi phí
Công ty của bạn có thể tiết kiệm tiền và thời gian bằng cách phát triển một nền tảng duy nhất để quản lý các yêu cầu mua hàng. Việc tổng hợp các giao dịch mua hàng của bạn cho phép bạn biết bạn đang mua bao nhiêu, giúp bạn có vị thế tốt hơn để thương lượng mức giá ưu đãi với người bán.
#7. Dùng làm bằng chứng trong quá trình kiểm toán
Các mẫu yêu cầu mua hàng rất quan trọng trong kiểm toán vì hầu hết các cuộc kiểm toán đều yêu cầu sự đồng ý của người quản lý làm bằng chứng cho các quyết định mua hàng của công ty. Phiếu yêu cầu mua hàng là bằng chứng lý tưởng vì chúng cung cấp tất cả thông tin về người yêu cầu, người phê duyệt, thời gian phê duyệt và sản phẩm được phê duyệt.
Các bước cho quy trình yêu cầu mua hàng
Các bước trong quy trình yêu cầu mua hàng có thể khác nhau giữa các công ty. Tuy nhiên, nội dung cốt lõi của quy trình vẫn giữ nguyên:
#1. Gửi mẫu yêu cầu mua hàng
Họ thực hiện điều này bằng cách phát hành và điền vào biểu mẫu yêu cầu mua với các chi tiết cụ thể về giao dịch mua mong muốn. Một số doanh nghiệp thích điền biểu mẫu theo cách thủ công, trong khi những doanh nghiệp khác sử dụng phần mềm quản lý chi tiêu.
#2. Phê duyệt của Giám đốc Tuyến
Sau đó, biểu mẫu yêu cầu mua hàng sẽ phải trải qua quy trình phê duyệt nội bộ mà người quản lý trực tiếp của bộ phận người yêu cầu sẽ kiểm tra. Trách nhiệm của người quản lý trực tiếp là đảm bảo việc mua hàng là hợp pháp và không vượt quá hạn mức chi tiêu được phép của bộ phận.
#3. Bộ phận kiểm kê kho
Sau đó, mẫu đơn trưng dụng sẽ được chuyển đến bộ phận kiểm kê để so sánh với lượng hàng tồn kho hiện tại của công ty. Yêu cầu được chuyển đến bộ phận mua hàng nếu mặt hàng không có sẵn.
#4. Sàng lọc bộ phận mua hàng
Để hoàn thành biểu mẫu này, nhân viên xác định yêu cầu kinh doanh đối với sản phẩm hoặc dịch vụ, xác minh tính xác thực của giao dịch mua và xác nhận rằng cơ quan có thẩm quyền ký và ủy quyền yêu cầu trưng dụng là hợp lệ. Nếu biểu mẫu thiếu thông tin quan trọng, viên chức có thể điền chúng hoặc trả lại biểu mẫu cho người yêu cầu để hoàn thành.
#5. Lập đơn đặt hàng
Đơn đặt hàng được chuẩn bị và gửi đến nhà cung cấp nếu mẫu yêu cầu mua vượt qua tất cả các phê duyệt cần thiết. Khi nhà cung cấp chấp nhận, việc mua bán sẽ trở thành một hợp đồng ràng buộc về mặt pháp lý.
#6. Thực hiện đơn hàng và đánh giá
Khi nhà cung cấp giao sản phẩm hoặc dịch vụ, bộ phận nhận hàng sẽ kiểm tra chất lượng và số lượng đơn hàng. Phương pháp khớp ba chiều xác minh tính chính xác của đơn hàng bằng cách so sánh đơn đặt hàng, biên nhận đơn hàng/phiếu đóng gói và hóa đơn. Điều này đảm bảo rằng nhóm tài chính hoặc kế toán chỉ thanh toán cho những thứ họ đã mua và nhận và không có gì khác.
#7. Thanh toán hóa đơn
Đơn đặt hàng được đóng sau khi hoàn thành các yêu cầu về tài liệu. Sau đó, hóa đơn của nhà cung cấp sẽ được nhóm tài chính phê duyệt, ghi vào tài khoản phải trả và thanh toán theo các điều khoản và điều kiện thanh toán.
Tầm quan trọng của yêu cầu mua hàng
Yêu cầu mua hàng rất quan trọng vì chúng cho phép doanh nghiệp lập kế hoạch cho quy trình mua sắm và đánh giá các yêu cầu cung cấp. Các chuyên gia sử dụng tài liệu nội bộ này như một công cụ tổ chức và một kỹ thuật để theo dõi các yêu cầu mua hàng. Dưới đây là một số lý do bổ sung tại sao yêu cầu mua hàng lại quan trọng:
#1. Họ theo dõi việc mua hàng
Mặc dù các đơn đặt hàng thường được sử dụng để theo dõi việc mua hàng, nhưng các tài liệu yêu cầu mua hàng sẽ hỗ trợ doanh nghiệp dự đoán các nghĩa vụ tài chính trong tương lai và dự đoán xu hướng chi tiêu. Ví dụ: nếu một chuyên gia gửi yêu cầu mua kim bấm và các vật dụng văn phòng khác vài tháng một lần, người giám sát phụ trách ngân sách của bộ phận có thể xác định xu hướng này và dành một số tiền thích hợp cho việc mua hàng này.
#2. Nhân viên tham gia vào quá trình mua hàng
Bởi vì nhân viên thường gửi yêu cầu mua hàng nên những tài liệu này giúp các chuyên gia cảm thấy tham gia nhiều hơn vào chi tiêu của công ty họ. Nó đóng vai trò là bằng chứng vật lý cho yêu cầu của nhân viên và hỗ trợ các nhà quản lý ghi nhớ các yêu cầu cung cấp cụ thể thay vì phụ thuộc vào yêu cầu mua hàng truyền miệng.
#3. Tạo ra một quy trình mua sắm an toàn
Phiếu yêu cầu mua là bước đầu tiên trong quá trình đặt mua văn phòng phẩm. Giai đoạn này đảm bảo rằng nhân viên tuân theo các thủ tục phù hợp khi chi tiêu kinh doanh. Nó cũng làm giảm khả năng nhân viên chi tiền kinh doanh vào những mặt hàng vô dụng.
Quy trình phê duyệt yêu cầu mua hàng là gì?
Quy trình phê duyệt yêu cầu mua được sử dụng để xin phép mua hàng hóa và dịch vụ. Người giám sát sử dụng nó để phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu mua hàng dựa trên tiêu chuẩn của công ty, tính xác thực của giao dịch mua và yêu cầu kinh doanh.
5 phần của yêu cầu mua hàng là gì?
- Tên và bộ phận của người yêu cầu
- Ngày yêu cầu
- Hàng hóa hoặc dịch vụ được yêu cầu
- Lý do đằng sau việc mua hàng
- Tên pháp lý của nhà cung cấp
Rủi ro của yêu cầu mua hàng là gì?
Việc ủy quyền không đầy đủ là một trong những mối nguy hiểm nghiêm trọng nhất liên quan đến yêu cầu mua hàng. Các yêu cầu có thể được xử lý và các mặt hàng hoặc dịch vụ được mua không cần thiết hoặc nằm ngoài ngân sách của tổ chức mà không có sự cho phép thích hợp.
Yêu cầu mua hàng có phải là hợp đồng không?
Đơn đặt hàng (còn được gọi là PO) là tài liệu mà người mua gửi cho người bán, nhà phân phối hoặc nhà sản xuất yêu cầu mua sản phẩm. Hơn nữa, một khi người bán chấp nhận đơn đặt hàng, nó sẽ trở thành một hợp đồng có hiệu lực pháp lý.
Các loại yêu cầu mua hàng khác nhau là gì?
Tóm lại, mua sắm có ba loại yêu cầu mua hàng: trực tiếp, nội bộ và bên ngoài. Hiểu được những điểm tương phản này là rất quan trọng đối với bất kỳ người quản lý mua sắm hoặc công ty nào muốn đảm bảo quá trình mua hàng diễn ra suôn sẻ.
Kết luận
Yêu cầu trưng dụng là một yêu cầu chính thức đối với một sản phẩm hoặc dịch vụ có thể được chuyển giao hoặc nộp dưới dạng điện tử. Thủ tục trưng dụng có cấu trúc tốt sẽ nâng cao hiệu quả và trách nhiệm giải trình của công ty. Giải pháp mua sắm để thanh toán tự động hóa hoàn toàn quy trình mua sắm, từ yêu cầu đến thanh toán, cải thiện hơn nữa độ chính xác và hiệu quả.
- TÌM HIỂU: Tính năng, Đánh giá, Giá cả & Đối thủ cạnh tranh
- TOP Trình chỉnh sửa PDF TỐT NHẤT CHO MAC NĂM 2023 (Miễn phí, trả phí, trực tuyến)
- NHANH CHÓNG & DỄ DÀNG HỦY ĐĂNG KÝ APPLE TV
- SIMPLE VMS: Hồ sơ, Đánh giá, Giải pháp thay thế, v.v. 2023
- RYDOO: Tính năng, Giá cả, Đánh giá & Đối thủ cạnh tranh
dự án
