Nhân viên biên chế là người chịu trách nhiệm lưu giữ hồ sơ tài chính về tiền lương của nhân viên tại một công ty. Vị trí này rất quan trọng để đảm bảo nhân viên được trả lương chính xác và đúng hạn. Nhân viên tính lương thường có kinh nghiệm về kế toán và sổ sách kế toán, và họ sử dụng kinh nghiệm này để duy trì hồ sơ chính xác về thu nhập của nhân viên. Nếu bạn muốn trở thành nhân viên tính lương, chúng tôi có bạn! Tuy nhiên, bài viết này đề cập đến mọi thứ về mô tả công việc, kỹ năng, mẫu sơ yếu lý lịch và tất nhiên là mức lương của nhân viên biên chế.
Nhân viên tính lương là gì?
Nhân viên biên chế là người chịu trách nhiệm chuẩn bị tiền lương cho nhân viên. Đó là một vị trí quan trọng trong bất kỳ công ty nào có nhân viên. Họ thường làm việc trong bộ phận kế toán hoặc nhân sự và có thể báo cáo với kế toán cấp cao hoặc người quản lý tiền lương.
Thư ký biên chế đảm bảo nhân viên nhận được các khoản thanh toán của họ khi đến hạn và tất cả các loại thuế và khoản khấu trừ là chính xác. Họ cũng duy trì hồ sơ về sự có mặt của nhân viên, kỳ nghỉ và những ngày ốm đau. Hơn nữa, mô tả công việc và mức lương của nhân viên tính lương khá cao, tùy thuộc vào trình độ, kỹ năng và sơ yếu lý lịch. Tiếp tục đọc để biết thêm thông tin!
Mô tả của Bảng lương là gì?
Mô tả công việc của nhân viên biên chế liên quan đến việc đảm bảo tất cả nhân viên của công ty nhận được các khoản thanh toán một cách chính xác. Điều này có nghĩa là theo dõi số giờ làm việc, tính toán tiền lương, chuẩn bị và phát hành séc lương. Thư ký tiền lương cũng có thể chịu trách nhiệm khấu trừ thuế và các khoản khấu trừ khác từ tiền lương của nhân viên và chuẩn bị và nộp các báo cáo liên quan đến tiền lương.
Để thành công trong vai trò này, nhân viên tính lương phải có kỹ năng tính toán tốt và có thể lưu giữ hồ sơ chính xác. Họ cũng phải được định hướng chi tiết và có thể đáp ứng thời hạn. Kỹ năng giao tiếp và dịch vụ khách hàng xuất sắc cũng rất quan trọng, vì nhân viên tính lương thường tương tác với nhân viên để trả lời các câu hỏi hoặc giải quyết các vấn đề liên quan đến tiền lương của họ.
3 nhiệm vụ công việc của nhân viên tính lương là gì?
Nhân viên biên chế có nhiều trách nhiệm, nhưng ba nhiệm vụ chính của họ là: tính lương cho nhân viên, xử lý thuế cho nhân viên và quản lý lợi ích của nhân viên.
- Để tính lương cho nhân viên, trước tiên nhân viên tính lương phải thu thập số giờ làm việc của nhân viên từ bảng chấm công hoặc phần mềm theo dõi thời gian. Sau đó, họ tính toán mức lương phù hợp cho mỗi nhân viên dựa trên số giờ làm việc của họ, có tính đến bất kỳ mức lương làm thêm giờ hoặc mức lương đặc biệt nào. Thư ký biên chế cũng khấu trừ mọi khoản thuế hoặc các khoản khấu trừ khác từ tiền lương của mỗi nhân viên.
- Sau khi nhân viên bán hàng hoàn thành việc tính toán tiền lương của mỗi nhân viên, họ phải xử lý các khoản thuế của nhân viên. Điều này bao gồm nộp báo cáo thuế hàng quý và hàng năm, cũng như trả bất kỳ khoản thuế nào nợ chính phủ. Thư ký biên chế cũng phải khấu trừ thuế từ tiền lương của mỗi nhân viên và nộp chúng cho cơ quan chính phủ thích hợp.
- Thư ký cũng quản lý các lợi ích của nhân viên, chẳng hạn như bảo hiểm y tế và kế hoạch nghỉ hưu. Họ có thể đăng ký nhân viên mới vào các kế hoạch phúc lợi, cập nhật thông tin nhân viên trong các phúc lợi và xử lý các yêu cầu phúc lợi.
Trình độ và kỹ năng của nhân viên tính lương
Nhân viên tính lương thường có bằng cao đẳng về kế toán hoặc quản trị kinh doanh. Nhân viên tính lương phải có các kỹ năng sau:
- Kỹ năng toán học mạnh mẽ.
- Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và bằng lời nói.
- Kỹ năng máy tính, đặc biệt là trong phần mềm tính lương.
- Kỹ năng phân tích.
- Kỹ năng nhập dữ liệu.
- Sự chú ý đến chi tiết.
- Định hướng theo thời hạn.
- Giải quyết vấn đề.
- Tính linh hoạt và khả năng thích ứng.
- Bảo mật, và những người khác.
Lưu ý: Hầu hết các nhân viên tính lương làm việc trong văn phòng và hầu hết thời gian dành nhiều thời gian ngồi ở bàn làm việc. Họ có thể làm việc trên máy tính trong thời gian dài và thường phải đáp ứng thời hạn. Điều này có nghĩa là các nhiệm vụ rất nhiều và cần những phẩm chất và kỹ năng nêu trên để có được kết quả tốt nhất.
Mức lương của nhân viên tính lương
Mức lương trung bình cho một Thư ký tính lương là khoảng $54 000 mỗi năm. Nhân viên tính lương thường có bằng tốt nghiệp trung học hoặc tương đương, và một số khóa học đại học về kế toán hoặc quản trị kinh doanh là hữu ích. Họ làm việc trong môi trường văn phòng và có giờ hành chính thông thường.
Một số thời gian làm thêm giờ có thể được yêu cầu trong thời gian bận rộn, chẳng hạn như cuối tháng hoặc cuối quý. Do đó, nhân viên tính lương có thể làm việc toàn thời gian hoặc bán thời gian, giờ làm việc và các khoản thanh toán của họ có thể khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu của người sử dụng lao động.
Bảng lương được tính như thế nào?
Tính toán tiền lương dựa trên mức lương đều đặn và tiền lương theo giờ của nhân viên. Vì vậy, bạn có thể tính toán nó theo nhiều cách khác nhau, nhưng phương pháp phổ biến nhất là sử dụng tiền lương theo giờ của nhân viên. Để tính bảng lương của nhân viên, tiền lương theo giờ của họ được nhân với số giờ họ đã làm việc trong kỳ trả lương. Ví dụ: nếu một nhân viên kiếm được 15 đô la mỗi giờ và làm việc 40 giờ trong thời gian trả lương, thì tiền lương của họ sẽ là 600 đô la.
Một phương pháp phổ biến khác để tính bảng lương là sử dụng tiền lương. Để tính bảng lương sử dụng tiền lương, tiền lương được chia cho số kỳ lương trong một năm. Ví dụ: nếu một nhân viên kiếm được mức lương 48,000 đô la mỗi năm và nhận được hai tuần một lần, thì tiền lương của họ sẽ là 1,846.15 đô la cho mỗi kỳ lương.
Làm thế nào để tôi chuẩn bị cho một cuộc phỏng vấn nhân viên biên chế?
Nếu bạn ứng tuyển vào vị trí nhân viên tính lương, bạn có thể sẽ ngồi cùng với người quản lý tuyển dụng. Đây là cơ hội để bạn thể hiện kiến thức và kỹ năng của mình cũng như để chứng minh sự phù hợp của bạn với công việc. Tuy nhiên, sau đây là một số mẹo giúp bạn chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn của mình:
- Làm nghiên cứu của bạn. Đầu tiên, hãy tìm hiểu về công ty, văn hóa và hoạt động kinh doanh của công ty. Điều này sẽ giúp bạn hiểu vai trò của nhân viên tính lương trong tổ chức và giúp bạn hiểu rõ hơn về những gì người phỏng vấn đang tìm kiếm.
- Hãy chuẩn bị để thảo luận về kinh nghiệm của bạn. Thứ hai, người phỏng vấn sẽ muốn biết về lý lịch và trình độ của bạn. Hãy sẵn sàng để nói về kinh nghiệm trước đây của bạn với bảng lương và bất kỳ kinh nghiệm liên quan nào khác mà bạn có.
- Chuẩn bị hồ sơ: Thứ ba, khi đi phỏng vấn, bạn hãy chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và thông tin cần thiết. Điều này bao gồm sơ yếu lý lịch của nhân viên biên chế, tài liệu tham khảo và bất kỳ tài liệu nào khác mà công ty đã yêu cầu.
- Hãy sẵn sàng để đặt câu hỏi. Và cuối cùng, đây là cơ hội để bạn tìm hiểu thêm về công ty và vị trí. Vì vậy, hãy chuẩn bị trước một số câu hỏi và nhớ hỏi về quy trình và thủ tục trả lương của công ty.
Vì vậy, hãy làm theo những lời khuyên này và cho người phỏng vấn thấy rằng bạn là ứng viên phù hợp cho vị trí này.
Cách viết Sơ yếu lý lịch Nhân viên tính lương hiệu quả
Dưới đây là một số yếu tố bạn nên đưa vào sơ yếu lý lịch thư ký biên chế của mình để làm cho nó nổi bật và giúp bạn có được một công việc.
- Bước đầu tiên là bao gồm một tiêu đề mạnh mẽ, thu hút sự chú ý. Dòng tiêu đề này phải ngắn gọn, đi vào trọng tâm và cung cấp cho người đọc ý tưởng về những gì mong đợi trong phần còn lại của sơ yếu lý lịch. Ví dụ: một tiêu đề như “Thư ký tiền lương có kinh nghiệm với hơn 5 năm kinh nghiệm” là cụ thể và cho người đọc biết chính xác những gì họ có thể mong đợi.
- Bước tiếp theo là bao gồm một bản tóm tắt về trình độ của bạn. Phần tóm tắt này nên dài một vài câu và làm nổi bật những điểm mạnh và kinh nghiệm chính của bạn. Ví dụ: bạn có thể nói điều gì đó như “Tôi là nhân viên tính lương có kinh nghiệm với hơn 5 năm kinh nghiệm xử lý bảng lương cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tôi rất chú ý đến từng chi tiết và tôi có thể làm việc độc lập với ít sự giám sát.”
- Sau tiêu đề và tóm tắt của bạn, hãy liệt kê các kỹ năng và điểm mạnh chính của bạn. Đối với nhân viên tính lương, sơ yếu lý lịch nên liệt kê các kỹ năng đặc biệt liên quan đến tính lương, chẳng hạn như phần mềm tính lương hoặc tính thuế lương. Nếu bạn đã nhận được các giải thưởng hoặc sự công nhận có liên quan, bạn cũng nên liệt kê chúng để nâng cao trình độ của mình.
- Và cuối cùng, tránh sử dụng quá nhiều biệt ngữ hoặc ngôn ngữ kỹ thuật, thay vào đó hãy tập trung vào việc truyền đạt trình độ của bạn theo cách dễ hiểu đối với người đọc không có kỹ thuật.
Tại Sao Lại Gọi Là Bảng Lương?
Thuật ngữ này là sự kết hợp của các từ trả tiền (một động từ) và cuộn (một danh từ). Bảng lương lần đầu tiên xuất hiện bằng tiếng Anh vào khoảng những năm 1750 để mô tả danh sách tiền lương định kỳ được trao cho nhân viên dưới dạng tiền lương.
Nhân viên tính lương có phải là kế toán không?
Không, nhân viên tính lương không phải là kế toán. Nhân viên biên chế chịu trách nhiệm chuẩn bị và xử lý bảng lương của công ty. Điều này bao gồm đảm bảo rằng nhân viên nhận được tiền lương đúng hạn. Mặt khác, một kế toán chịu trách nhiệm về hồ sơ tài chính của công ty. Điều này bao gồm tạo báo cáo tài chính, ghi lại và theo dõi thu nhập và chi phí, v.v.
Bảng lương là một phần của nhân sự hay kế toán?
Bảng lương là một phần của HR. Đây là một phần quan trọng trong hoạt động nhân sự vì nó đảm bảo rằng nhân viên được trả lương chính xác và đúng hạn. Bảng lương cũng khấu trừ số tiền thuế thích hợp từ tiền lương của mỗi nhân viên, đây là một chức năng quan trọng của HR. Nếu không có bảng lương chính xác và kịp thời, nhân viên sẽ không nhận được các khoản thanh toán chính xác và công ty sẽ có nguy cơ không tuân thủ luật thuế.
Thư ký tính lương có giống với Quản trị viên tính lương không?
Nhân viên biên chế lưu giữ hồ sơ của nhân viên và chuẩn bị tiền lương, trong khi quản trị viên biên chế giám sát toàn bộ quy trình trả lương để đảm bảo tuân thủ luật pháp và quy định.
Cả hai vị trí đều yêu cầu kỹ năng toán học và tổ chức tốt, cũng như kiến thức về phần mềm tính lương. Trong khi đó, nhân viên tính lương có thể thăng chức cho quản trị viên tính lương, nhưng hai vị trí có trách nhiệm khác nhau.
Nhân viên tính lương có căng thẳng không?
Vâng, biên chế là một vị trí căng thẳng. Làm việc như một nhân viên biên chế có thể căng thẳng vì nhiều lý do.
- Đầu tiên, có rất nhiều trách nhiệm đi kèm với công việc. Nhân viên tin tưởng rằng nhân viên tính lương sẽ tính toán chính xác tiền lương của họ và phân phát cho họ đúng hạn. Nếu có bất kỳ sai sót nào, nó có thể gây ra rất nhiều căng thẳng về tài chính cho nhân viên.
- Thứ hai, công việc có thể có rất nhiều thời hạn. Thường có những thời hạn nghiêm ngặt mà thư ký phải đáp ứng để tránh bị phạt. Vì vậy, nó có thể dẫn đến rất nhiều áp lực.
Kết luận
Nhân viên biên chế xem các khoản thanh toán của công ty, bao gồm tính toán và xử lý tiền lương của nhân viên, cũng như duy trì hồ sơ nhân viên. Họ thường có kỹ năng toán học tốt và kinh nghiệm với phần mềm kế toán.
Mặc dù mô tả công việc của nhân viên tính lương chủ yếu là hành chính, nhưng đây là một vị trí quan trọng giúp đảm bảo người lao động nhận được các khoản thanh toán của họ một cách chính xác và đúng hạn. Tuy nhiên, vị trí này có thể dẫn đến các cơ hội khác, chẳng hạn như trở thành điều phối viên nhân sự hoặc kế toán.
Bài viết liên quan
dự án
