Chức năng của một thư ký văn phòng là rất quan trọng trong một doanh nghiệp và nhiệm vụ của vị trí này thay đổi tùy theo ngành và quy mô của tổ chức. Bài viết này sẽ định nghĩa một thư ký văn phòng, cũng như các nhiệm vụ, khả năng và kỹ năng chung cần có. Nó không chỉ bao gồm thông tin về thu nhập điển hình và thị trường việc làm ở Thành phố New York mà còn cung cấp thông tin chi tiết về nhân viên văn phòng NYC, quy trình tuyển dụng và các đề xuất cho những người tìm việc muốn làm việc trong nghề này. Nói chung, bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những kiến thức cần thiết để bắt đầu, cho dù bạn là sinh viên mới ra trường hay một chuyên gia đang tìm kiếm sự thay đổi nghề nghiệp.
Đọc thêm: SỐ ID NHÂN VIÊN: Ý nghĩa, Cách tìm, Tiểu bang, Liên bang & Máy phát điện
Nhân Viên Văn Phòng là gì?
Một thư ký văn phòng thực hiện nhiều nhiệm vụ hành chính, tổ chức và dịch vụ khách hàng trong môi trường văn phòng. Do đó, các nhiệm vụ điển hình của nhân viên văn phòng bao gồm trả lời điện thoại, nộp hồ sơ, phân loại thư, nhập dữ liệu, lên lịch hẹn, quản lý lịch, chào khách hàng, quản lý vật tư văn phòng, xử lý thanh toán và hỗ trợ hành chính chung cho các nhân viên khác.
Thư ký có thể làm việc trong bất kỳ môi trường văn phòng nào để tăng cường các quy trình và giúp các thành viên khác trong nhóm hoàn thành nhiệm vụ của họ một cách nhanh chóng nhằm đảm bảo rằng mọi người đều có quyền truy cập đơn giản vào thông tin họ cần và họ duy trì các tệp và giấy tờ cho một bộ phận hoặc nhóm. Ngoài việc gửi hóa đơn qua đường bưu điện, chuyển thông tin liên lạc đến đúng người, theo dõi nhu cầu vận chuyển và bưu phí của bộ phận, nhân viên văn phòng còn quản lý thư đến và thư đi.
Tạo séc trả lương, theo dõi bảng lương và quản lý hàng tồn kho là những nhiệm vụ phức tạp hơn mà nhân viên văn phòng có thể thực hiện ở những nơi làm việc cụ thể. Nếu một thư ký văn phòng được yêu cầu giám sát các nhân viên khác, kinh nghiệm quản lý trước đó thường là cần thiết.
Thư ký có phải là một công việc hành chính không?
Vâng, một thư ký thường được coi là một công việc hành chính. Thư ký chịu trách nhiệm về nhiều nhiệm vụ hành chính như nộp hồ sơ, nhập dữ liệu, dịch vụ khách hàng và quản lý văn phòng chung.
Tôi nên chuẩn bị như thế nào cho buổi phỏng vấn nhân viên văn phòng?
> Nghiên cứu công ty: Làm quen với sứ mệnh, giá trị và dịch vụ của công ty.
> Thực hành: Chuẩn bị câu trả lời cho các câu hỏi phỏng vấn phổ biến, chẳng hạn như tại sao bạn quan tâm đến vị trí này và bạn cảm thấy mình có thể mang lại điều gì cho vị trí đó.
> Chuẩn bị câu hỏi: Đặt câu hỏi cho người phỏng vấn về vai trò, công ty và văn hóa công sở.
> Ăn mặc để gây ấn tượng: Ăn mặc chuyên nghiệp trong trang phục phù hợp với môi trường văn phòng chuyên nghiệp bất kể.
> Mang thêm bản sao sơ yếu lý lịch của bạn: Có sẵn một số bản sao sơ yếu lý lịch và tài liệu tham khảo của bạn để cung cấp cho người phỏng vấn.
> Đến sớm: Lên kế hoạch đến sớm 10-15 phút so với cuộc phỏng vấn, để cho bản thân có thời gian ổn định và thư giãn trước cuộc phỏng vấn.
> Thể hiện sự nhiệt tình: Chứng tỏ với người phỏng vấn rằng bạn thực sự quan tâm đến vị trí và công ty.
> Thể hiện kỹ năng tổ chức của bạn: Hãy chuẩn bị để thảo luận về cách các kỹ năng tổ chức của bạn sẽ mang lại lợi ích cho vai trò này.
> Hỏi để làm rõ: Nếu bạn không hiểu một câu hỏi, đừng ngại yêu cầu làm rõ.
> Theo sát: Gửi email hoặc thư cảm ơn cho người phỏng vấn sau cuộc phỏng vấn.
Bốn Đặc điểm Xác định Công việc của Thư ký là gì?
- Độ chính xác và sự chú ý chặt chẽ đến từng chi tiết.
- Kỹ năng tổ chức hiệu quả.
- Khả năng làm việc cả một mình và hợp tác.
Đọc thêm: TUYỆT ĐỐI NHÂN VIÊN: Ý nghĩa, Tỷ lệ, Tính toán, Dự đoán & Lý do
Nhân viên văn phòng Mô tả công việc
Thư ký Văn phòng chịu trách nhiệm cung cấp hỗ trợ hành chính, quản lý các hoạt động hàng ngày và giúp đảm bảo văn phòng hoạt động trơn tru. Tuy nhiên, các nhiệm vụ có thể bao gồm trả lời điện thoại, lập hồ sơ, nhập dữ liệu, lên lịch các cuộc hẹn, chuẩn bị hóa đơn, đặt mua đồ dùng văn phòng và duy trì hồ sơ bí mật. Khả năng đa nhiệm và làm việc trong môi trường bận rộn là những yêu cầu đối với nhân viên văn phòng. Họ cũng phải được tổ chức tốt và có kỹ năng dịch vụ khách hàng xuất sắc.
Sau đây là một số vai trò và nhiệm vụ của thư ký:
- Giữ hồ sơ công ty hiện tại và có thể truy cập được cho các nhân viên khác.
- Đánh máy thư từ, báo cáo và giấy tờ kinh doanh.
- Sắp xếp thư đến, trả lời thư và phân phát thư cho nhân viên làm việc thích hợp.
- Trả lại các cuộc gọi và email và, nếu được yêu cầu, chuyển tiếp chúng cho các nhân viên khác.
- Gửi hóa đơn và tìm các khoản nợ chưa thanh toán.
- Ghi biên bản và đọc chính tả trong các cuộc họp.
- Lập kế hoạch du lịch cho các nhân viên khác của công ty đang đi công tác chính thức.
- Giám sát mức tồn kho của vật tư văn phòng và thông báo cho người quản lý văn phòng khi chúng ở mức thấp.
- Mỉm cười và cung cấp đồ giải khát cho khách hàng.
- Phiên âm, ghi fax và lưu trữ tài liệu.
- Sử dụng máy fax và photocopy, trong số các đồ dùng văn phòng khác.
- Giao tiếp với khách hàng và nhân viên để giải quyết mọi thắc mắc hoặc khiếu nại.
- Đặt chỗ và thiết lập địa điểm họp.
- Chuẩn bị cần thiết cho việc đi lại và ăn ở.
- Phối hợp các hoạt động và giao tiếp với nhân viên văn phòng.
Tại sao chúng tôi nên thuê bạn làm thư ký văn phòng?
Tôi tin rằng tôi là ứng cử viên hoàn hảo cho vị trí thư ký văn phòng. Tôi có thành tích đã được chứng minh về việc cung cấp dịch vụ khách hàng xuất sắc và hỗ trợ hành chính. Nhờ kỹ năng tổ chức vượt trội và khả năng suy nghĩ chín chắn, tôi có thể xử lý nhiều loại trách nhiệm một cách dễ dàng. Ngoài ra, tôi rất chú ý đến chi tiết và sử dụng thành thạo các thiết bị và phần mềm văn phòng như Microsoft Office. Tôi cũng đáng tin cậy và đáng tin cậy, đảm bảo rằng tất cả các nhiệm vụ được giao đều được hoàn thành đúng hạn và chính xác. Vì những lý do này, tôi tự tin rằng mình sẽ là một tài sản quý giá cho đội.
Nhân viên văn phòng có phải là lễ tân không?
Không, một nhân viên văn phòng không nhất thiết phải là lễ tân. Về cơ bản, một thư ký văn phòng thường thực hiện các nhiệm vụ chung của văn phòng như nộp hồ sơ, trả lời điện thoại và đặt hàng vật tư. Trong khi lễ tân thường chào đón khách, trả lời điện thoại và cung cấp thông tin cho khách hàng.
Là một thư ký Offісе đồng thời là một Rесерtіоnіѕt?
Không, thư ký văn phòng và lễ tân là hai vị trí khác nhau. Một thư ký văn phòng thường xử lý các công việc hành chính như nộp hồ sơ, nhập dữ liệu và sổ sách kế toán. Do đó, nhân viên lễ tân thường trả lời điện thoại, chào đón khách và xử lý các nhiệm vụ dịch vụ khách hàng khác.
Những kỹ năng cần thiết để làm việc như một thư ký văn phòng?
Nhân viên văn phòng luôn hành động chuyên nghiệp và có trách nhiệm vì họ quản lý các nhiệm vụ quan trọng cho một tổ chức. Trong khi đó, để trở nên xuất sắc trong nghề thư ký văn phòng, bạn có thể nghĩ đến việc đạt được các kỹ năng sau:
# 1. Kỹ năng tin học
Nhân viên văn phòng cần sử dụng thành thạo vi tính. Điều này bao gồm khả năng sử dụng phần mềm văn phòng tiêu chuẩn, chẳng hạn như xử lý văn bản, bảng tính, bản trình bày và chương trình email.
# 2. Kĩ năng giao tiếp
Nhân viên văn phòng phải có khả năng giao tiếp hiệu quả với cả đồng nghiệp và khách hàng. Rõ ràng, họ cần có khả năng nói và viết rõ ràng cũng như chăm chú lắng nghe.
# 3. Những kỹ năng tổ chức
Thư ký văn phòng phải có khả năng tổ chức và ưu tiên các nhiệm vụ một cách kịp thời. Họ cần có khả năng quản lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc và điều chỉnh khối lượng công việc khi cần.
#4. Kỹ năng giải quyết vấn đề
Nhân viên văn phòng cần có khả năng xác định vấn đề và đưa ra giải pháp nhanh chóng và hiệu quả.
# 5. Kỹ năng giao tiếp
Nhân viên văn phòng phải có khả năng tương tác với khách hàng và đồng nghiệp một cách chuyên nghiệp.
#số 6. Sự chú ý đến chi tiết
Nhân viên văn phòng phải có khả năng chú ý đến từng chi tiết, vì ngay cả những lỗi nhỏ cũng có thể gây ra hậu quả lớn.
# 7. Kỹ năng quản lý thời gian
Vì quản lý thời gian là chìa khóa để hoàn thành mọi việc đúng hạn trong văn phòng nên đó là một trong những kỹ năng cần thiết nhất mà một nhân viên văn phòng cần phải có.
#số 8. năng lực hành chính
Một trong những kỹ năng khác của thư ký văn phòng là khả năng hành chính, Do đó; một thư ký văn phòng phải có khả năng hoàn thành các nhiệm vụ hành chính, chẳng hạn như nộp hồ sơ, nhập dữ liệu và lưu trữ hồ sơ.
Thang lương nhân viên văn phòng
Thư ký ở Hoa Kỳ thường kiếm được mức lương từ mức lương tối thiểu lên đến 35,000 đô la mỗi năm. Tuy nhiên, tùy thuộc vào kinh nghiệm, trình độ và quy mô, tính chất của nhà tuyển dụng. Mức lương trung bình cho nhân viên văn phòng là khoảng 25,000 đô la mỗi năm.
Thư Ký Văn Phòng Nyc là ai?
Một thư ký văn phòng NYC thường cung cấp hỗ trợ hành chính cho nhân viên văn phòng, chẳng hạn như nộp hồ sơ, sao chép, nhập dữ liệu, lên lịch và trả lời điện thoại. Tuy nhiên, họ cũng có thể giúp chuẩn bị báo cáo, tài liệu và thuyết trình. Ngoài ra, họ có thể chịu trách nhiệm chào đón và hướng dẫn khách, bảo quản đồ dùng văn phòng và các nhiệm vụ linh tinh khác.
Thư ký văn phòng ở NYC là một cá nhân chịu trách nhiệm cung cấp hỗ trợ hành chính và văn thư cho các phòng ban khác nhau trong một tổ chức. Nhân viên văn phòng thường là điểm tiếp xúc đầu tiên của khách hàng, khách hàng và khách truy cập. Và họ chịu trách nhiệm chào đón họ và trả lời bất kỳ câu hỏi nào họ có thể có. Thư ký văn phòng cũng chịu trách nhiệm nộp, sắp xếp và duy trì tài liệu cũng như thực hiện các nhiệm vụ nhập dữ liệu cơ bản. Ngoài ra, họ có thể chịu trách nhiệm tổ chức các cuộc họp, sắp xếp việc đi lại và đảm nhận các nhiệm vụ hành chính khác.
(Các) nhân viên văn phòng ở NYC thường có bằng tốt nghiệp trung học, mặc dù một số nhà tuyển dụng có thể thích thuê những người có trình độ đại học hoặc bằng cao đẳng. Thư ký văn phòng phải có kỹ năng giao tiếp xuất sắc, khả năng đa nhiệm và chú ý đến từng chi tiết. Họ cũng cần thành thạo máy tính, bao gồm phần mềm xử lý văn bản, bảng tính và cơ sở dữ liệu.
Nhân viên văn phòng ở NYC thường được tuyển dụng trong nhiều ngành khác nhau, bao gồm chính phủ, dịch vụ tài chính, pháp lý và chăm sóc sức khỏe. Mức lương cho nhân viên văn phòng ở NYC thường từ 32,000 đến 45,000 USD mỗi năm, tùy thuộc vào kinh nghiệm và trình độ học vấn. Ngoài ra, nhân viên văn phòng có thể đủ điều kiện nhận nhiều lợi ích, chẳng hạn như nghỉ phép có lương và nghỉ ốm, bảo hiểm y tế và kế hoạch nghỉ hưu.
Làm thế nào để trở thành một nhân viên văn phòng
Mặc dù nhân viên văn phòng học phần lớn các kỹ năng được liệt kê ở trên thông qua đào tạo tại chỗ, nhưng có một số thủ tục cần thực hiện trước khi nộp đơn xin việc. Một phác thảo về các giai đoạn cần thiết để trở thành một thư ký văn phòng được cung cấp dưới đây:
#1. Nhận bằng tốt nghiệp trung học hoặc một cái gì đó tương tự.
Thư ký văn phòng phải có ít nhất bằng tốt nghiệp trung học hoặc GED để được xem xét cho một vị trí.
#2. Tham gia các khóa học về máy tính và kinh doanh
Nhân viên văn phòng cần phải làm quen với các chương trình máy tính cơ bản như Microsoft Word và Excel. Việc tham gia các khóa học kinh doanh để hiểu những kiến thức cơ bản về hoạt động kinh doanh cũng rất có ích.
#3. Cân nhắc kiếm chứng chỉ hoặc bằng cấp về quản trị văn phòng hoặc kinh doanh
Mặc dù không bắt buộc, nhưng việc kiếm được chứng chỉ hoặc bằng cấp về quản trị văn phòng hoặc lĩnh vực liên quan đến kinh doanh có thể tăng cơ hội được tuyển dụng làm thư ký văn phòng.
#4. Có được kinh nghiệm làm việc
Nhiều nhà tuyển dụng thích thuê nhân viên văn phòng có một số kinh nghiệm làm việc trước đó trong môi trường văn phòng. Làm tình nguyện tại văn phòng hoặc hoàn thành khóa thực tập có thể giúp bạn tích lũy kinh nghiệm trong lĩnh vực này.
#5. Tìm kiếm các vị trí mở
Hầu hết các nhân viên văn phòng đều tìm được các vị trí còn trống thông qua danh sách việc làm trực tuyến, trên báo hoặc thông qua truyền miệng. Bạn cũng có thể liên hệ với các doanh nghiệp địa phương để hỏi về các vị trí mở.
#6. Ứng tuyển cho công việc nào đó
Trước khi tìm một vị trí mà bạn quan tâm, hãy điền vào các tài liệu ứng dụng cần thiết và gửi cho nhà tuyển dụng.
#7. Tham gia phỏng vấn
Nếu nhà tuyển dụng quan tâm đến việc tuyển dụng bạn, bạn có thể sẽ được yêu cầu đến phỏng vấn. Trong cuộc phỏng vấn, hãy chắc chắn rằng bạn đã chuẩn bị sẵn sàng và trả lời các câu hỏi một cách chính xác và trung thực.
#số 8. chấp nhận vị trí
Khi bạn được mời làm việc, bạn có thể chấp nhận và bắt đầu sự nghiệp của mình với tư cách là một thư ký văn phòng.
Làm thế nào để tôi viết một CV cho một thư ký văn phòng?
Để viết một CV tốt cho vị trí thư ký văn phòng, bạn phải bắt đầu với những mục tiêu tốt.
Mục tiêu: Nêu rõ mục tiêu của bạn khi được giao vai. Ngoài ra, hãy đề cập đến cách bạn dự định sử dụng các kỹ năng tổ chức và quản trị của mình để hỗ trợ các hoạt động của văn phòng một cách hiệu quả và năng suất.
Giáo dục: Đại học ABC, Anytown, Hoa Kỳ Cử nhân Khoa học Quản trị Kinh doanh, tháng 2020 năm XNUMX
Kinh nghiệm: Đề cập đến trải nghiệm của bạn, bao gồm cách bạn Quản lý các hoạt động hàng ngày của văn phòng cũ, bao gồm nộp hồ sơ, nhập dữ liệu và dịch vụ khách hàng
Kỹ năng: Đề cập đến các kỹ năng của bạn, bao gồm Microsoft Office Suite (Word, Excel và PowerPoint) • Kỹ năng giao tiếp và dịch vụ khách hàng xuất sắc; • Kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức tốt • Khả năng đa nhiệm và ưu tiên các nhiệm vụ.
Xem thêm KỸ NĂNG VĂN PHÒNG: Trình độ văn thư hàng đầu để liệt kê trong sơ yếu lý lịch
Tổng kết
Vai trò của một thư ký văn phòng (nyc) là một vai trò quan trọng đối với hoạt động hàng ngày của một doanh nghiệp. Thư ký văn phòng chịu trách nhiệm quản lý các thủ tục giấy tờ, nộp hồ sơ, nhập dữ liệu và các nhiệm vụ hành chính khác giúp văn phòng hoạt động trơn tru. Tuy nhiên, thư ký văn phòng phải có kỹ năng tổ chức xuất sắc, kỹ năng phục vụ khách hàng và có khả năng đa nhiệm để thành công, theo thứ tự, với sự kết hợp đúng đắn giữa kinh nghiệm và đào tạo, thư ký văn phòng có thể là nền tảng của một công việc thành công và hiệu quả. văn phòng.
Câu hỏi thường gặp về Office Cleck
Điều gì tạo nên một Thư ký văn phòng giỏi?
Một thư ký văn phòng giỏi cần có kỹ năng tổ chức tốt, con mắt quan sát chi tiết và kỹ năng phục vụ khách hàng xuất sắc. Ngoài ra, một thái độ chuyên nghiệp, và khả năng làm việc hiệu quả và chính xác. Nói chung, họ phải thành thạo máy tính và nhập dữ liệu, có kỹ năng giao tiếp xuất sắc, có thể làm việc nhóm tốt và có thể xử lý nhiều nhiệm vụ cùng một lúc.
Nhân viên văn phòng làm việc với ai?
Một thư ký văn phòng thường làm việc với các nhân viên, khách hàng và khách hàng khác. Tuy nhiên, những người chính xác mà họ làm việc sẽ khác nhau tùy thuộc vào nhiệm vụ công việc của họ và ngành họ làm việc. Nói chung, thư ký văn phòng chịu trách nhiệm hỗ trợ các nhiệm vụ hành chính của một doanh nghiệp hoặc tổ chức.
Sơ yếu lý lịch nhân viên văn phòng xuất sắc cần có những phẩm chất gì?
Các vị trí tương tự thường được gọi bằng hai tên công việc này. Mặc dù Thư ký Văn phòng thực hiện các nhiệm vụ hành chính điển hình để đảm bảo hoạt động hàng ngày của công ty hoạt động trơn tru, nhưng Trợ lý Văn phòng đôi khi có thể được chỉ định để hỗ trợ công việc của một người quản lý cụ thể hoặc các chuyên gia khác.
Thư Ký Văn Phòng Nyc là ai?
Nhân viên văn phòng ở NYC là một cá nhân chịu trách nhiệm cung cấp hỗ trợ hành chính và văn thư cho các phòng ban khác nhau trong một tổ chức.
Bài viết liên quan
1. THƯ KÝ LƯƠNG: Ý nghĩa, Mức lương, Mô tả công việc, Kỹ năng & Sơ yếu lý lịch
2. NHÂN VIÊN KẾ TOÁN: Định nghĩa, Nhiệm vụ, Mức lương, Kỹ năng & Sự khác biệt
3. CÁC KHOẢN PHẢI TRẢ MÔ TẢ CÔNG VIỆC: Những điều bạn nên biết
4. Công việc tài chính cấp độ đầu vào: 21+ hàng đầu dành cho người mới và chuyên gia
5. TRỢ LÝ VĂN PHÒNG: Định nghĩa, Nhiệm vụ, Mức lương & Sơ yếu lý lịch
