Kỹ năng giao tiếp tốt là rất quan trọng để tiếp cận đối tượng mục tiêu một cách hiệu quả, dù là trực tiếp hay trên các nền tảng kỹ thuật số. Nó liên quan đến việc rõ ràng, đầy đủ và thể hiện thông tin với sự đồng cảm và thấu hiểu. Bài viết này định nghĩa giao tiếp tốt và đưa ra các cách để cải thiện kỹ năng giao tiếp.
Giao tiếp tốt là gì?
Giao tiếp tốt là quá trình trao đổi các khái niệm, ý tưởng, quan điểm, thông tin và kiến thức để đảm bảo rằng thông điệp được tiếp nhận và hiểu một cách chính xác. Người gửi và người nhận đều hài lòng khi chúng ta giao tiếp hiệu quả.
Hơn nữa, có nhiều cách khác nhau để giao tiếp, bao gồm cả bằng văn bản, hình ảnh, thính giác và phi ngôn ngữ. Nó có thể xảy ra trực tiếp, qua điện thoại, qua thư hoặc trên phương tiện truyền thông xã hội.
Ngoài ra, giao tiếp tốt đòi hỏi các yếu tố rõ ràng, chính xác, đầy đủ, ngắn gọn và nhân ái, được gọi là 5 C's. Tuy nhiên, giao tiếp kém có thể khiến các công ty thiệt hại 63 triệu đô la mỗi năm, trong khi những người giao tiếp hiệu quả dẫn đến tổng lợi nhuận cao hơn gần 50% cho các cổ đông.
5 kỹ năng giao tiếp tốt là gì?
Để giao tiếp thành công ở cả nơi làm việc và cuộc sống riêng tư, năm kỹ năng này là bắt buộc.
# 1. Lắng nghe
Lắng nghe là một kỹ năng giao tiếp quan trọng. Lắng nghe thành công liên quan đến việc hiểu cả thông tin nói và viết, cũng như cảm xúc của người nói trong quá trình giao tiếp. Điều này xây dựng các mối quan hệ bền chặt hơn và tạo ra một môi trường an toàn để mọi người bày tỏ ý tưởng, quan điểm và cảm xúc, cho phép giải quyết vấn đề và giải quyết vấn đề một cách sáng tạo.
#2. Nói thẳng
Nền tảng của giao tiếp là một cuộc trò chuyện, vì vậy tầm quan trọng của nó không thể bị đánh giá thấp. Xây dựng sự tin tưởng lẫn nhau và thậm chí phát hiện ra các vấn đề trước khi chúng quá nghiêm trọng có thể xảy ra ngay cả trong những cuộc trò chuyện thân thiện, đơn giản nhất giữa các đồng nghiệp.
Hơn nữa, cơ hội kinh doanh có thể nảy sinh từ một cuộc nói chuyện nhỏ lành mạnh với một người không quen. Do đó, dễ gần và thân thiện sẽ cho phép bạn trò chuyện với hầu hết mọi người.
#3. Giao tiếp phi ngôn ngữ
Kỹ năng giao tiếp phi ngôn ngữ rất quan trọng để kết nối với người khác, bày tỏ suy nghĩ và xây dựng mối quan hệ tốt hơn. Những kỹ năng này bao gồm giao tiếp không lời, vị trí cơ thể, nét mặt, cử chỉ, giao tiếp bằng mắt, giọng nói, căng cơ và thở.
Do đó, phát triển những kỹ năng này giúp xây dựng các mối quan hệ bền chặt hơn và hiểu rõ hơn về người khác.
#4. Kiểm soát căng thẳng
Căng thẳng có thể có lợi với số lượng nhỏ nhưng có thể tác động tiêu cực đến giao tiếp, ý kiến rõ ràng và hành vi phù hợp. Nó có thể dẫn đến hiểu lầm, giao tiếp phi ngôn ngữ và hành vi hài hước.
Tuy nhiên, Cải thiện kỹ năng quản lý căng thẳng có thể ngăn ngừa sự hối tiếc và ảnh hưởng đến việc giải quyết xung đột. Bằng cách giải quyết căng thẳng, các cá nhân có thể tránh được sự hối tiếc và ảnh hưởng đến người khác trong các tương tác của họ.
#5. kiểm soát cảm xúc
Cảm xúc ảnh hưởng đáng kể đến giao tiếp, vì các quyết định thường ảnh hưởng đến cảm xúc hơn là suy nghĩ. Hành vi phi ngôn ngữ, được hướng dẫn bởi cảm xúc, ảnh hưởng đến sự hiểu biết và nhận thức của chúng ta về người khác. Do đó, nhận thức được cảm xúc giúp thể hiện nhu cầu và trải nghiệm, ngăn ngừa sự thất vọng, hiểu lầm và xung đột.
Ngoài ra, kiểm soát cảm xúc giúp một người hiểu người khác, bản thân và thông điệp. Lưu ý rằng việc nhận ra cảm xúc có thể là một thách thức, nhưng hiểu được chúng có thể giúp vượt qua những cảm xúc mạnh mẽ như tức giận, buồn phiền hoặc sợ hãi.
Ví dụ về kỹ năng giao tiếp tốt
Giao tiếp hiệu quả đòi hỏi phải học và thực hành nhiều kỹ năng phối hợp với nhau trong các ngữ cảnh khác nhau. Điều quan trọng là phải thực hành những kỹ năng này trong các tình huống khác nhau.
#1. Lắng nghe tích cực:
Lắng nghe tích cực liên quan đến việc chú ý đến người nói, dẫn đến sự tôn trọng và đồng nghiệp được tôn trọng. Tuy nhiên, đó là một kỹ năng đầy thách thức để phát triển và cải thiện. Để trở thành một người lắng nghe tích cực, hãy tập trung vào người nói, tránh bị phân tâm và chuẩn bị các câu trả lời chu đáo cho các câu hỏi, nhận xét hoặc ý tưởng.
#2. Điều chỉnh cách tiếp cận giao tiếp của bạn với khán giả:
Giao tiếp hiệu quả phụ thuộc vào việc xem xét đối tượng và định dạng hiệu quả nhất. Ví dụ, đối với một nhà tuyển dụng tiềm năng, việc gửi một email chính thức hoặc một cuộc gọi điện thoại có thể hiệu quả hơn. Tại nơi làm việc, việc truyền đạt thông tin phức tạp trực tiếp hoặc qua hội nghị truyền hình có thể dễ dàng hơn so với các email dài dòng. Cuối cùng, phong cách giao tiếp phù hợp là rất quan trọng để thành công trong mọi tình huống.
#3. thân thiện:
Trung thực và tử tế là rất quan trọng trong cả tình bạn và các mối quan hệ tại nơi làm việc. Vì vậy, bạn nên duy trì thái độ tích cực và đầu óc cởi mở, đồng thời đặt câu hỏi để hiểu quan điểm của người khác. Những cử chỉ nhỏ như hỏi thăm tình hình của họ, mỉm cười và khen ngợi có thể thúc đẩy mối quan hệ hiệu quả với đồng nghiệp và người quản lý.
#4. Sự tự tin:
Mọi người dễ tiếp thu hơn những đề xuất được trình bày một cách tự tin tại nơi làm việc. Giao tiếp bằng mắt khi nói chuyện với ai đó, ngồi thẳng lưng, mở rộng vai và luyện tập trước bài phát biểu đều có thể giúp bạn thể hiện sự tự tin.
Do đó, bạn sẽ khám phá ra rằng nói chuyện với sự tự tin sẽ hữu ích cả trong công việc và trong quá trình tuyển dụng.
#5. Đưa và nhận phản hồi:
Những người giao tiếp mạnh mẽ có thể tiếp thu tốt những lời chỉ trích và đưa ra những lời khuyên hữu ích cho người khác. Phản hồi nên giải quyết các mối quan tâm, đưa ra các lựa chọn hoặc giúp thúc đẩy dự án hoặc chủ đề hiện tại.
#6. Âm lượng và độ trong:
Giao tiếp hiệu quả đòi hỏi lời nói rõ ràng và dễ nghe. Điều chỉnh giọng nói của bạn để có thể nghe được trong các bối cảnh khác nhau là điều cốt yếu để giao tiếp hiệu quả. Tránh nói quá to, vì điều đó có thể là thiếu tôn trọng hoặc khó xử. Cuối cùng, tìm kiếm thông tin phản hồi từ những người khác để cải thiện giao tiếp của bạn.
#7. Đồng cảm:
Sự đồng cảm là rất quan trọng trong môi trường nhóm và cá nhân, vì nó liên quan đến việc hiểu và chia sẻ cảm xúc của người khác. Ngoài ra, nó giúp thừa nhận và xoa dịu sự tức giận hoặc thất vọng, đồng thời hiểu được những cảm xúc tích cực và nhiệt tình có thể nhận được sự ủng hộ cho các ý tưởng và dự án. Kỹ năng giao tiếp này rất cần thiết để làm việc nhóm và ra quyết định hiệu quả.
#8. Sự tôn trọng:
Hiểu khi nào nên lên tiếng và khi nào nên phản hồi là một phần quan trọng của sự tôn trọng. Do đó, để người khác nói mà không xen vào được coi là một kỹ năng giao tiếp cần thiết trong môi trường nhóm hoặc nhóm.
Ngoài ra, giao tiếp tôn trọng cũng đòi hỏi phải tận dụng tối đa thời gian của người khác bằng cách duy trì chủ đề, đặt câu hỏi chính xác và cung cấp câu trả lời thấu đáo cho bất kỳ câu hỏi nào đã được đăng.
#9. Hiểu tín hiệu phi ngôn ngữ:
Các tín hiệu phi ngôn ngữ như ngôn ngữ cơ thể, nét mặt và giao tiếp bằng mắt đóng một vai trò quan trọng trong giao tiếp. Cả những gì ai đó đang nói và ngôn ngữ cơ thể của họ đều nên được xem xét khi bạn đang lắng nghe họ. Tương tự như vậy, bạn nên chú ý đến ngôn ngữ cơ thể của mình khi nói chuyện với người khác để đảm bảo rằng bạn đang đưa ra tín hiệu phù hợp cho họ.
#10. Khả năng đáp ứng:
Những người giao tiếp nhanh hiệu quả hơn trong các tình huống giao tiếp khác nhau, chẳng hạn như gọi điện thoại hoặc gửi email. Do đó, để cải thiện thời gian phản hồi, hãy xem xét thời lượng của tin nhắn.
- Nếu đó là một yêu cầu hoặc câu hỏi đơn giản, hãy giải quyết nó ngay lập tức.
- Nếu nó phức tạp, hãy xác nhận đã nhận và thông báo cho người nhận rằng bạn sẽ trả lời đầy đủ sau.
Tầm Quan Trọng Của Kỹ Năng Giao Tiếp Trong Cuộc Sống
Giao tiếp của con người là một khía cạnh quan trọng của cuộc sống, cho phép các cá nhân và nhóm phát triển và chia sẻ thông tin một cách hiệu quả.
- Kỹ năng giao tiếp hiệu quả là điều cần thiết cho sự phát triển cá nhân và tổ chức, cũng như thành công trong học tập và sự nghiệp trong tương lai.
- Giao tiếp tốt là rất quan trọng để làm việc theo nhóm và đạt được mục tiêu mong muốn.
- Kỹ năng giao tiếp mạnh mẽ là rất quan trọng trong các khía cạnh khác nhau của cuộc sống, bao gồm chuyển đổi nghề nghiệp và cá nhân, dịch vụ chăm sóc sức khỏe và kinh doanh.
- Giao tiếp hiệu quả là hai chiều giữa bệnh nhân và hệ thống chăm sóc sức khỏe, cho phép bệnh nhân và gia đình họ tham gia với tư cách là đối tác đầy đủ trong việc chăm sóc họ.
- In phỏng vấn xin việc, kỹ năng giao tiếp rất cần thiết đối với người quản lý tuyển dụng, vì chúng thúc đẩy các mối quan hệ làm việc tốt, nâng cao tinh thần và hiệu quả, đồng thời thúc đẩy các mối quan hệ có ý nghĩa với cấp dưới.
- Nhìn chung, các kỹ năng giao tiếp mạnh mẽ là điều cần thiết cho sự phát triển cá nhân và nghề nghiệp, đảm bảo sự chuyển đổi suôn sẻ sang các khía cạnh khác nhau của cuộc sống.
Làm thế nào để bạn duy trì giao tiếp tốt?
Cải thiện kỹ năng giao tiếp thông qua thực hành, dù ở nhà hay tại nơi làm việc, bằng cách tập trung vào các kỹ thuật này.
#1. Giữ khán giả của bạn trong tâm trí.
Hãy lưu ý đến đối tượng của bạn khi giao tiếp, vì tuổi tác, chủng tộc, sắc tộc, giới tính, tình trạng hôn nhân, thu nhập, trình độ học vấn, kiến thức về chủ đề và kinh nghiệm chuyên môn của họ có thể ảnh hưởng đến cách họ tiếp nhận thông điệp của bạn.
Ví dụ: nếu bạn đang quảng cáo một cửa hàng thời trang, bạn có thể muốn nhắm mục tiêu đến đối tượng trẻ tuổi bằng bảng quảng cáo gần các trường cao đẳng và đại học lớn.
# 2. Thực hành lắng nghe tích cực.
Lắng nghe tích cực liên quan đến việc tập trung hoàn toàn vào cuộc trao đổi giao tiếp, sử dụng các kỹ thuật như ngôn ngữ cơ thể, khuyến khích các tín hiệu bằng lời nói, đặt câu hỏi và thực hành không phán xét. Nó có thể được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, chẳng hạn như tiếp thị, giảng dạy, lãnh đạo nhóm và nuôi dạy con cái.
Ví dụ bao gồm thu thập người tiêu dùng dữ liệu trên các nền tảng truyền thông xã hội, tổ chức các cuộc họp trực tiếp, giải quyết sự thất vọng của nhóm và đặt lại các ưu tiên trong vài tuần tới. Do đó, bằng cách thực hành lắng nghe tích cực, các cá nhân có thể cải thiện khả năng giao tiếp của mình và thúc đẩy một môi trường hỗ trợ và hiệu quả hơn.
#3. Làm cho thông điệp của bạn càng rõ ràng càng tốt.
Bạn có thể có điều gì đó để nói sau khi xác định được cử tọa của mình một cách hiệu quả và nghe được động cơ, nhu cầu và mong muốn của họ. Ngoài ra, 5 C trong giao tiếp có thể giúp bạn thực hiện điều này một cách hiệu quả bằng cách đảm bảo rằng thông điệp của bạn là:
- Trong sáng
- Chính xác
- Hoàn thành
- Ngắn gọn
- Thương xót
Do đó, hãy sẵn sàng tương tác theo cách chủ yếu đáp ứng các tiêu chí này.
#4. Sử dụng đúng phương tiện truyền thông.
Giao tiếp hiệu quả đòi hỏi phải chọn đúng phương tiện hoặc nền tảng cho tình huống. Cân nhắc xem các cuộc họp trực tiếp có cần thiết hay liệu Zoom có phù hợp hay không.
Hơn nữa, hãy xác định mức độ ưu tiên và loại hình truyền thông cần thiết, chẳng hạn như các chiến dịch tiếp thị, các bài giảng ở trường đại học và các cuộc thảo luận. Thực hành lắng nghe tích cực, làm rõ giao tiếp và chọn phương tiện hoặc môi trường thích hợp cho từng tình huống.
Làm Thế Nào Để Có Kỹ Năng Giao Tiếp Tốt
Danh sách sau đây về bốn cách hiệu quả nhất để trau dồi kỹ năng giao tiếp của bạn một cách nhanh chóng và hiệu quả sẽ giúp bạn bắt đầu với khả năng lãnh đạo bằng suy nghĩ:
#1. Lắng nghe với sự đồng cảm:
Đồng cảm liên quan đến việc hiểu cảm xúc, suy nghĩ và niềm tin của người khác, dẫn dắt các tổ chức phát triển nó tại nơi làm việc. Chấp nhận cảm xúc liên quan đến việc chấp nhận những lý do đằng sau cảm xúc của ai đó, bất kể thỏa thuận. Ngoài ra, nó liên quan đến việc chấp nhận những gì người khác nói hơn là cố gắng khắc phục vấn đề.
#2. Nói lớn:
Giao tiếp tốt bắt đầu từ chính bản thân bạn và nó đòi hỏi nhiều hơn là những tin nhắn bằng văn bản. Điều cần thiết là chịu trách nhiệm, tránh chờ đợi người khác và tránh ẩn đằng sau giao tiếp trực tuyến. Giao tiếp phi ngôn ngữ, chẳng hạn như nét mặt, rất quan trọng để giao tiếp hiệu quả và việc hiểu ngữ cảnh của nó là rất quan trọng.
#3. Chuẩn bị những gì bạn sẽ nói:
Trước khi nói, hãy dành thời gian để xử lý suy nghĩ của bạn và chuẩn bị một bài phát biểu nháp. Nếu một cuộc trò chuyện quan trọng, hãy thử mô phỏng với một người đáng tin cậy để loại bỏ những sai lầm có thể xảy ra. Điều này sẽ giúp bạn làm việc tốt hơn và duy trì sự tập trung trong suốt cuộc trò chuyện.
#4. Hãy sẵn sàng cho các phản ứng khác nhau:
Xây dựng chiến lược phát biểu bằng cách đảm nhận vị trí của người nghe, đảm bảo cách tiếp cận cân bằng và sẵn sàng tìm hiểu cũng như bảo vệ những bất đồng tiềm ẩn. Mong đợi những câu trả lời và câu hỏi tiêu cực để cải thiện cơ hội có một cuộc trò chuyện thành công, khiến người nghe khó bắt gặp bạn không chuẩn bị trước.
Làm thế nào để bạn mô tả kỹ năng giao tiếp tốt?
Kỹ năng giao tiếp tốt đòi hỏi chúng ta phải chính xác và thấu đáo về những gì chúng ta đang cố gắng nói. Ngoài ra, học khả năng chia sẻ thông tin một cách rõ ràng, đồng cảm và hiểu biết là một phần cần thiết để trở thành một người giao tiếp hiệu quả trong cả cuộc sống nghề nghiệp và cá nhân của chúng ta.
Điều gì tạo nên một người giao tiếp tốt?
Một người giao tiếp tốt phải có sự đồng cảm, điều này rất quan trọng tại nơi làm việc, vì nó giúp kết nối sâu sắc hơn với đồng nghiệp, cải thiện khả năng giao tiếp và hỗ trợ họ theo cách không phán xét.
Ngoài ra, nó liên quan đến giao tiếp cởi mở, lắng nghe tích cực và giọng điệu thân thiện để tránh hiểu lầm. Tuy nhiên, công nghệ có thể làm giảm sự đồng cảm, nhưng nó là điều cần thiết để kết nối sâu sắc, lắng nghe tốt hơn và tăng cường giao tiếp.
Đây là một vài kỹ thuật để cải thiện kỹ năng đồng cảm của bạn:
- Kiểm tra các tương tác của bạn với những người khác và cố gắng từ bỏ nhu cầu phải đúng hoặc theo cách của bạn. Nó liên quan đến việc đặt quan điểm của bạn sang một bên và cố gắng nhìn mọi thứ từ quan điểm của người khác.
- chấp nhận quan điểm của người khác mặc dù họ khác với quan điểm của bạn.
- Khi ai đó đang nói chuyện với bạn, hãy chú ý và lưu ý ngôn ngữ cơ thể của họ.
- Tránh bị phân tâm bởi bất cứ điều gì, kể cả điện thoại của bạn.
- Khi ai đó có vẻ không vui, thay vì phớt lờ nó, hãy hỏi, "Mọi thứ vẫn ổn chứ?"
- truyền đạt rằng bạn thừa nhận những gì họ đang trải qua trong khi lắng nghe mà không phán xét.
Một ví dụ về một người giao tiếp tốt là gì?
Những đặc điểm sau đây được chia sẻ bởi nhiều người giao tiếp có kỹ năng và hỗ trợ trong việc thuyết trình thu hút khán giả của họ:
#1. Sự liên quan:
Những người giao tiếp giỏi kết nối với khán giả của họ thông qua các tín hiệu phi ngôn ngữ như giao tiếp bằng mắt và các kỹ thuật bằng lời nói như giai thoại. Những kỹ thuật này giúp họ hiểu chủ đề và làm cho bài phát biểu cảm thấy quan trọng hơn, khuyến khích người nghe chú ý hơn. Bằng cách sử dụng những kỹ thuật này, diễn giả trước công chúng có thể truyền đạt thông điệp của họ một cách hiệu quả và thu hút khán giả của họ.
#2. Nghe:
Lắng nghe tích cực và chú ý là rất quan trọng để giao tiếp hiệu quả trong vai trò giảng dạy hoặc bán hàng. Kỹ năng này cho phép hiểu các mối quan tâm và câu hỏi, cho phép phản hồi hiệu quả. Ngoài ra, những người giao tiếp có kỹ năng có thể tăng mức độ tương tác của khán giả bằng cách dành thời gian cho các câu hỏi và chấp nhận nhận xét trong các bài phát biểu hoặc thuyết trình, thúc đẩy trải nghiệm giao tiếp hấp dẫn và hiệu quả hơn.
#3. ngắn gọn:
Ngắn gọn là một phong cách giao tiếp quan trọng để giao tiếp hiệu quả. Nó cho phép người nói mô tả chủ đề hoặc ý tưởng của họ mà không cần cung cấp quá nhiều thông tin. Do đó, bằng cách tạo ra các bài thuyết trình ngắn gọn và có trọng tâm, diễn giả có thể duy trì sự chú ý của khán giả, thu hẹp các chủ đề thành những điểm quan trọng và tránh khiến khán giả choáng ngợp. Cách tiếp cận này cũng giúp ghi nhớ các bài phát biểu và thuyết trình đã lên kế hoạch.
#4. lặp lại:
Giao tiếp tốt phụ thuộc vào sự lặp lại, giúp khán giả nhớ những điểm giống nhau nhiều lần. Người giao tiếp hiệu quả cân bằng giữa việc lặp lại các ý tưởng với việc cung cấp thông tin mới để có một bài phát biểu gắn kết và hiệu quả. Ví dụ bao gồm lặp lại một dòng trong truyện cười độc lập hoặc đánh dấu các điểm dữ liệu quan trọng.
#5. tính xác thực:
Khán giả đánh giá cao những diễn giả đích thực, những người thể hiện sự trung thực và khiêm tốn trong bài phát biểu hoặc bài thuyết trình của họ. Điều này liên quan đến việc mô tả chính xác kiến thức, kỹ năng, ý kiến và câu chuyện về chủ đề này.
Ngoài ra, nó kết nối người nghe với một người giao tiếp trung thực về cảm xúc và kinh nghiệm của họ, nuôi dưỡng lòng tin và sự tín nhiệm trong khán giả.
#6. Sự tự tin:
Sự tự tin là một đặc điểm quan trọng đối với các diễn giả trước công chúng, nâng cao uy quyền và độ tin cậy của họ đối với chủ đề của họ. Nó thể hiện ở tư thế, động tác tay và lời nói, thể hiện sự tự tin khi nói và thể hiện sự gắn bó chặt chẽ với môn học. Sự tự tin này có thể truyền cảm hứng cho sự đánh giá cao của khán giả đối với nỗ lực và thẩm quyền đưa vào bài thuyết trình.
#7. chuẩn bị:
Chuẩn bị cho mỗi bài phát biểu hoặc thuyết trình có thể nâng cao kỹ năng giao tiếp. Những người giao tiếp giỏi chuẩn bị trước, đảm bảo họ hiểu tài liệu và trả lời các câu hỏi một cách hiệu quả.
Vì vậy, bạn nên luyện tập ở nhà và ghi nhớ các phần của bài phát biểu để nói trôi chảy và chính xác. Khán giả có nhiều khả năng sẽ lắng nghe những diễn giả có vẻ như đã chuẩn bị sẵn sàng, vì họ có thể tránh được các lỗi và sự sao nhãng.
#8. Sự tôn trọng:
Những người giao tiếp hiệu quả thể hiện sự tôn trọng thời gian, ý kiến và lối sống của khán giả, coi đó là những yếu tố cần thiết cho một bài phát biểu thành công. Điều này liên quan đến việc tử tế, chu đáo và đánh giá cao quan điểm của khán giả.
Ngoài ra, những khán giả được tôn trọng có nhiều khả năng lắng nghe, chấp nhận và coi diễn giả là người có thẩm quyền về chủ đề của họ.
CHIẾN LƯỢC GIAO TIẾP: 11+ Chiến lược hiệu quả để sử dụng tại nơi làm việc
TRUYỀN THÔNG LƯƠNG GIÁM ĐỐC: Hướng dẫn lương năm 2023
Kỹ năng giao tiếp tốt nhất để thành công trong sự nghiệp
Tài liệu tham khảo:
Thật.
