Trợ lý quản trị hỗ trợ người quản lý, những người lao động khác và khách bằng cách thực hiện nhiều trách nhiệm khác nhau để đảm bảo văn phòng hoạt động trơn tru và sự thành công của tất cả các liên hệ giữa công ty và các bên liên quan bên ngoài. Bài viết này giải thích các nhiệm vụ, kỹ năng và Mức lương của một trợ lý quản trị. Nó cũng đưa ra một số lời khuyên về các câu hỏi phỏng vấn trợ lý quản trị trông như thế nào, vì vậy bạn có thể biết cách chuẩn bị cho một cuộc phỏng vấn như vậy. Đọc cùng!
Trợ lý quản trị viên là ai?
Một chuyên gia hành chính cần sự hỗ trợ từ một trợ lý hành chính để sắp xếp ngăn nắp và hoàn thành các công việc giúp họ có thời gian giải quyết các nhiệm vụ phức tạp hơn. Họ chịu trách nhiệm sắp xếp các cuộc họp cho Quản trị viên, chào đón khách và soạn thảo giấy tờ thay mặt họ. Dưới đây là một số điều mong đợi từ một trợ lý quản trị viên:
- Xử lý các yêu cầu và thắc mắc hành chính của quản lý cấp cao
- Đặt và giữ lịch hẹn bằng phần mềm quản trị
- Tổ chức các cuộc họp và ghi biên bản kỹ lưỡng
Mô tả công việc của Trợ lý quản trị viên
Chúng tôi cần một người có thể giải quyết nhiều nhiệm vụ cùng một lúc trong khi vẫn duy trì năng lượng tích cực và khả năng giao tiếp tốt. Ứng viên phải có khả năng xử lý các hoạt động văn phòng, hỗ trợ lịch sự và chuyên nghiệp qua điện thoại, thư và email, đặt chỗ hoặc sắp xếp việc đi lại, đồng thời là một sự hiện diện dễ chịu tại nơi làm việc đối với ban quản lý và tất cả khách đến thăm.
Các ứng viên phải đúng mực đồng thời tử tế, chuyên nghiệp và chu đáo để thành công với vai trò trợ lý quản trị. Họ phải luôn chuẩn bị sẵn sàng, nhạy bén và sẵn sàng đương đầu với mọi khó khăn. Một trợ lý hành chính có năng lực sẽ có kỹ năng giao tiếp tốt bằng văn bản và nói. Đầu tiên và quan trọng nhất, một trợ lý hành chính giỏi quan tâm đến nhu cầu của người khác.
Nhiệm vụ trợ lý hành chính
Trách nhiệm và nhiệm vụ chính của một trung tâm trợ lý hành chính về việc giúp đỡ người khác. Ngay cả trong cùng một công việc, trách nhiệm của họ có thể thay đổi đáng kể từ ngày này sang ngày khác. Họ có thể làm một số công việc vào bất kỳ ngày nào, chẳng hạn như:
- Tiếp nhận và định tuyến các cuộc gọi điện thoại
- Lập kế hoạch và các cuộc hẹn.
- Lên lịch các cuộc họp và ghi biên bản kỹ lưỡng
- Gửi email, ghi chú, thư từ, fax, biểu mẫu và thông tin liên lạc.
- Trợ giúp trong việc tạo các báo cáo đến hạn thường xuyên
- Tạo và giữ một hệ thống tập tin
- Sửa đổi và duy trì các quy tắc và quy định của văn phòng.
- Đặt hàng đồ dùng văn phòng và tìm kiếm các nhà cung cấp mới và giao dịch
- Duy trì danh sách liên lạc
- Đặt chỗ du lịch.
- Đối chiếu và gửi báo cáo chi tiêu
- Cung cấp cho du khách sự hỗ trợ chung
- Phục vụ như là điểm liên lạc cho khách hàng, cả nội bộ và bên ngoài.
- Quản lý các yêu cầu và thắc mắc từ các nhà quản lý hàng đầu bằng cách phối hợp với các trợ lý hành chính cấp cao và điều hành.
Kỹ năng trợ lý quản trị
Một trợ lý quản trị cần có nhiều khả năng và chứng chỉ để họ có thể thực hiện nhiều trách nhiệm của mình. Trong khi đóng vai trò hỗ trợ, Trợ lý hành chính phải có khả năng giao tiếp hiệu quả và đưa ra quyết định đúng đắn. Mỗi trợ lý quản trị nên có các kỹ năng độc đáo sau đây trong số những người khác:
# 1. Giao tiếp bằng văn bản
Gần như mọi ngành nghề đều yêu cầu kỹ năng giao tiếp tốt. Những khả năng này bao gồm mọi thứ, từ gửi email đến tạo các bài đăng trên phương tiện truyền thông xã hội dành riêng cho công ty. Trong khi viết thư, bài phát biểu hoặc bản ghi nhớ cho giám đốc điều hành, việc có kỹ năng giao tiếp bằng văn bản tốt sẽ giúp nâng cao chất lượng thư từ văn phòng. Viết email và tin nhắn kinh doanh, trong số các định dạng khác, đòi hỏi phải có ngữ pháp tốt và giọng điệu chuyên nghiệp, đây là những ví dụ về khả năng giao tiếp bằng văn bản.
# 2. Giao tiếp bằng lời nói
Trợ lý hành chính có thể cung cấp hỗ trợ cho một văn phòng đầy đủ và có thể giao tiếp với đồng nghiệp và người quản lý hàng ngày. Trong khi nói chuyện với khách hàng, tham gia các cuộc họp, nói chuyện qua điện thoại hoặc trò chuyện trực tiếp, khả năng diễn đạt bằng lời nói rất hữu ích. Các ví dụ về kỹ năng giao tiếp bằng lời nói bao gồm chú ý, phản ứng hiệu quả và sử dụng giọng điệu phù hợp với hoàn cảnh.
# 3. Cơ quan
Có kỹ năng tổ chức tốt là điều cần thiết cho các trợ lý văn phòng. Trợ lý hành chính thường xử lý nhiều trách nhiệm và thông tin cùng một lúc. Trợ lý hành chính hỗ trợ trực tiếp cho giám đốc điều hành cũng có thể quản lý lịch của họ. Khả năng sắp xếp và định vị tệp nhanh chóng và hiệu quả là điều bắt buộc đối với nhiều vị trí trợ lý hành chính, cho dù dữ liệu được lưu trữ trong tủ hồ sơ vật lý hay trên máy tính.
# 4. Quản lý thời gian
Đúng giờ và sắp xếp thời gian để bạn có thể hoàn thành nhiệm vụ được giao là cả hai ví dụ về quản lý thời gian. Trợ lý hành chính thường có danh sách việc cần làm dài, do đó họ cần phải là người quản lý thời gian tốt nếu muốn hoàn thành công việc trước thời hạn. Các chuyên gia quản lý thời gian đến đúng giờ, hoàn thành thời hạn, sắp xếp lại các ưu tiên khi phát sinh vấn đề bất ngờ và lên lịch làm việc hiệu quả.
# 5. Sự chú ý đến chi tiết
Nếu bạn chú ý đến các chi tiết, bạn có thể bắt gặp những chữ ký bị mất, hoàn thành nhiệm vụ đúng tiến độ và tạo ra các giao tiếp kinh doanh không có lỗi. Khi giao tiếp trong văn phòng, địa chỉ email và các chi tiết khác cần được xem xét cẩn thận. Trợ lý hành chính có thể liên tục nhập đúng dữ liệu khi thực hiện các tác vụ nhập dữ liệu. Một trợ lý hành chính có thể sử dụng chú ý đến chi tiết khi kiểm tra thư từ, lập báo cáo và thực hiện các nhiệm vụ thông thường.
#6. Giải quyết vấn đề
Khả năng giải quyết vấn đề rất hữu ích khi kế hoạch thay đổi hoặc những khó khăn mới xuất hiện. Một trợ lý quản trị bận rộn có thể gặp phải những khó khăn không lường trước được. Họ có thể dễ dàng giải quyết các thách thức nếu họ có kỹ năng tư duy nhanh nhạy, dễ thích nghi và sáng tạo. Một người giải quyết vấn đề thông minh cũng sẵn sàng thu hút sự giúp đỡ và làm việc cùng với các đồng đội để tìm ra giải pháp cho các vấn đề. Việc giải quyết vấn đề được hỗ trợ rất nhiều bởi thảo luận, thỏa hiệp và khả năng phục hồi.
#7. Công nghệ
Một người có phương tiện sản xuất chính là máy tính nên có một số nền tảng về nguyên tắc và thực tiễn công nghệ. Các bộ ứng dụng văn phòng như Microsoft Office, bao gồm trình xử lý văn bản, bảng tính và các công cụ để xuất bản, nên quen thuộc với các trợ lý hành chính. Hơn nữa, chúng có thể được yêu cầu để truyền fax, quét giấy tờ hoặc nhập dữ liệu vào hệ thống CRM. Làm quen với hệ điều hành, phần mềm và trình duyệt sẽ giúp bạn thành công với vai trò trợ lý hành chính tại văn phòng.
#KHAI THÁC. Độc lập
Khả năng làm việc độc lập là tên gọi khác của kỹ năng này. Bạn phải có khả năng tiếp thu thông tin, tuân theo chỉ dẫn và hoàn thành công việc mà không cần giám sát. Tự chủ là một tài sản cho các trợ lý hành chính vì họ thường đóng vai trò là nhân viên hỗ trợ duy nhất trong văn phòng.
Yêu cầu trợ lý quản trị viên
Sau đây là các yêu cầu về trợ lý quản trị viên mà bạn có thể kiểm tra để xem mình có phù hợp với vị trí trợ lý quản trị viên hay không:
- Có bằng cấp liên kết trong một lĩnh vực tương tự.
- Kinh nghiệm quản lý trước đây.
- Kỹ năng đánh máy và máy tính tốt.
- Hãy chú ý đến các chi tiết.
- Có thể cần thiết hoặc tốt hơn là sử dụng song ngữ.
- Mong muốn được chủ động và giúp mọi người có một khoảng thời gian vui vẻ.
Mức lương của trợ lý hành chính
Khi sự nghiệp của một người thăng tiến, một trợ lý quản trị có thể kiếm được một cuộc sống thoải mái. Mặc dù mức lương khởi điểm cho Trợ lý hành chính mới ở cấp thư ký có thể thấp tới 7.25 đô la một giờ, nhưng mức lương hàng giờ của Trợ lý hành chính ở Hoa Kỳ thường vào khoảng 15.42 đô la. Các trợ lý hành chính điều hành được đào tạo chuyên sâu và có kinh nghiệm có thể kiếm được tới 30.25 đô la mỗi giờ.
Câu hỏi phỏng vấn trợ lý quản trị viên
Một trợ lý quản trị xuất sắc chỉ có thể được tuyển dụng nếu người quản lý tuyển dụng biết và có thể nhận ra ở những ứng viên tiềm năng kiến thức, kinh nghiệm và đặc điểm tính cách cần thiết. Nó có vẻ đủ dễ dàng. Tuy nhiên, như bất kỳ nhà quản lý nhân sự nào cũng sẽ nói với bạn, điều này khó hơn nhiều so với tưởng tượng. Phỏng vấn xin việc là phương pháp hiệu quả nhất để hoàn thành phần thứ hai của phương trình, đó là đánh giá ứng viên. Các câu hỏi phỏng vấn cho trợ lý quản trị nên phản ánh bản chất nhiều mặt của vị trí và tầm quan trọng của cả khả năng cứng và mềm để đáp ứng nhu cầu của tổ chức. Dưới đây là một số câu hỏi phỏng vấn trợ lý quản trị viên mà bạn có thể xem:
#1. Trợ lý quản trị Câu hỏi phỏng vấn về văn hóa nơi làm việc
Tuyển dụng những người phù hợp với văn hóa doanh nghiệp của bạn đòi hỏi phải có năng lực. Đảm bảo thể hiện rõ ràng văn hóa của tổ chức bạn và đặt những câu hỏi sẽ tiết lộ liệu khách hàng tiềm năng có muốn làm việc trong một môi trường tương tự như của bạn hay không.
- Bạn hình dung điều gì khi nghĩ về công ty chúng tôi? Bạn muốn làm việc ở đây, tại sao?
- Tại sao bạn muốn làm việc trong lĩnh vực hành chính?
- Bạn thấy những lợi ích tiềm năng nào đối với một trợ lý hành chính trong một tổ chức?
- Loại nơi làm việc nào bạn thấy thuận lợi nhất cho thành công của mình?
- Tại sao bạn quyết định ngừng làm trợ lý hành chính tại công ty trước đây?
#2. Kiểm tra các kỹ năng và kinh nghiệm cụ thể
Bạn có thể không tìm kiếm những thư ký và lễ tân không làm gì khác ngoài việc gõ và trả lời điện thoại như tổ tiên của họ đã làm. Dành thời gian để xem xét các khả năng kỹ thuật mà bạn yêu cầu ở một trợ lý quản trị, chẳng hạn như trình độ xử lý Word và Excel thành thạo, liệu bạn có đang tìm kiếm kinh nghiệm trong một ngành cụ thể hay không và liệu các kỹ năng lập kế hoạch, giao tiếp, mua hàng hoặc dịch vụ khách hàng có hữu ích hay không ở vị trí này.
- Tại sao bạn nghĩ mình sẽ trở thành một trợ lý hành chính giỏi, và tại sao bạn nghĩ mình phù hợp với vị trí cụ thể này?
- Bạn có những khả năng đặc biệt nào có thể giúp bạn thành công trong công việc kinh doanh của mình?
- Bạn tự tin đến mức nào về khả năng sử dụng (ứng dụng này) của mình?
- Vui lòng cung cấp các trường hợp sử dụng ứng dụng liên quan đến công việc của bạn. Bạn đã quen thuộc với những tính năng tiên tiến nào?
- Bạn nghĩ gì là thành tựu chuyên nghiệp lớn nhất của bạn cho đến nay? sai lầm kinh doanh lớn nhất của bạn là gì?
#3. Suy ngẫm về các mối quan hệ và tính cách
Khi họ làm việc để giúp bạn và những người còn lại trong nhóm, các trợ lý hành chính có thể gặp phải nhiều tính cách khác nhau và các yêu cầu cạnh tranh. Bạn có coi trọng việc tìm kiếm một người thoải mái hay một người quyết đoán hơn không? Tôn trọng? Giải quyết vấn đề? Ngoại giao? Đặt câu hỏi để xác định xem ứng viên có những phẩm chất mà bạn đang tìm kiếm ở một nhân viên hay không.
- Loại người quản lý nào khuyến khích hiệu suất tốt nhất của bạn?
- Bạn có thể cung cấp một ví dụ về lời phê bình hữu ích mà bạn đã nhận được từ người quản lý không? Bạn đã thực hiện những sửa đổi nào, nếu có, để đáp lại lời chỉ trích đó?
- Bạn đã bao giờ gửi báo cáo cho nhiều người giám sát cùng một lúc chưa? Trong trường hợp đó, làm thế nào bạn cân bằng các ưu tiên của mọi người?
- Bạn có phiền khi chia sẻ với tôi một ví dụ về xung đột mà bạn đã giải quyết với tư cách là một trợ lý hành chính không?
- Ai là đồng nghiệp khó khăn nhất mà bạn từng phải đối phó? Bạn đã có những hành động gì trong mối quan hệ đó?
#4. Tìm hiểu sâu hơn về Phong cách làm việc
Các nhà quản lý thường không biết phong cách làm việc của ứng viên cho đến khi họ bắt đầu làm việc cho họ, nhưng điều quan trọng là phải tìm hiểu cách họ định hướng, cách họ giao tiếp, cách họ tổ chức ngày làm việc và liệu họ có khả năng thích ứng hay không. đáng tin cậy, hiệu quả, giỏi đa nhiệm, v.v.
- Bạn có thể mô tả một ngày điển hình ở vị trí hiện tại hoặc trước đây của bạn không?
- Bạn đã bao giờ gửi báo cáo cho nhiều người giám sát cùng một lúc chưa? Trong trường hợp đó, làm thế nào bạn cân bằng các ưu tiên của mọi người?
- Khi được giao quản lý một dự án lớn, bạn sẽ làm gì đầu tiên? Bạn sẽ sắp xếp nó theo cách nào?
- Bạn có thể giải thích về một dự án khó khăn mà bạn đã thực hiện trong quá khứ và cách bạn giải quyết nó không?
- Bạn có thay thế hoặc thay đổi bất kỳ công cụ, thiết bị hoặc phương pháp thực hành nào trong công việc gần đây nhất hoặc hiện tại của mình không? Bạn sẽ thực hiện những sửa đổi nào, nếu có, và tại sao?
Điều gì tạo nên một trợ lý quản trị tốt
Một trợ lý quản trị có năng lực sẽ có giọng nói rõ ràng, dễ chịu và thái độ thân thiện khi chào hỏi người gọi. Cho dù trò chuyện qua điện thoại hay riêng tư với khách hàng hoặc đồng nghiệp, họ đều lịch sự và sử dụng ngữ pháp tốt.
Trợ lý quản trị làm việc với ai?
Nếu trợ lý quản trị không báo cáo trực tiếp với Giám đốc điều hành hoặc giám đốc điều hành khác, họ thường báo cáo với giám đốc điều hành. Tại các doanh nghiệp nhỏ hơn, phần lớn các trợ lý hành chính phục vụ tất cả các nhân viên văn phòng cũng như các nhà quản lý và nhân viên của các bộ phận khác nhau.
Trợ lý quản trị Yêu cầu giáo dục và đào tạo
Trợ lý quản trị ít nhất phải có bằng tốt nghiệp trung học hoặc Bằng tốt nghiệp tương đương chung. Đào tạo trong các lĩnh vực này cũng có thể được cung cấp thông qua các cơ quan tạm thời. Các khóa học về xử lý văn bản và hoạt động văn phòng nói chung có sẵn tại các trường dạy nghề và cao đẳng cộng đồng và có thể khá hữu ích cho học sinh mới tốt nghiệp trung học. Bằng cử nhân giúp các trợ lý quản trị dễ tiếp thị hơn vì điều đó chứng tỏ rằng họ đã nhận được một nền giáo dục toàn diện bao gồm các khóa học về viết và toán.
Trợ lý quản trị có phải là một vị trí cao không?
Có rất nhiều vị trí quản trị cấp cao hơn trợ lý quản trị đó. Trợ lý điều hành và, trong một số trường hợp, trợ lý cá nhân là hai loại vị trí trợ lý ngồi phía trên trợ lý hành chính trên cột totem.
3 kỹ năng mà Trợ lý quản trị yêu cầu là gì?
Dưới đây là 3 kỹ năng cần có của một trợ lý quản trị:
- Giao tiếp bằng văn bản.
- Giao tiếp bằng lời nói.
- Cơ quan.
Tên khác cho Trợ lý quản trị viên là gì?
Quản trị viên văn phòng, Điều phối viên chương trình, Cộng tác viên văn phòng, Trợ lý chương trình, Chuyên gia dịch vụ khách hàng, Lễ tân, Đại diện dịch vụ khách hàng và Nhân viên bán hàng là những nghề nghiệp và chức danh công việc có thể so sánh với chức danh của trợ lý quản trị viên.
4 loại quản trị viên là gì?
Dưới đây là 4 loại quản trị viên:
- Quản trị viên mạng.
- Quản trị viên cơ sở dữ liệu.
- Quản trị viên máy chủ/web.
- Quản trị viên hệ thống bảo mật.
Kết luận:
Công việc của một trợ lý hành chính chủ yếu là hỗ trợ. Họ chịu trách nhiệm tổ chức và chia sẻ thông tin với đồng nghiệp, cũng như nhận điện thoại và thực hiện các nhiệm vụ hành chính khác. Đó là một công việc rất hấp dẫn, vậy tại sao không đi cho nó?
Bài viết liên quan
- LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG LÀ GÌ: Ý nghĩa, Phần mềm, Đào tạo & Quản trị
- Trợ lý hành chính ảo: Công việc, Dịch vụ, Công ty, Yêu cầu & Tất cả những gì bạn cần.
- DỊCH VỤ TRỢ GIÚP VIRTUAL: Dịch vụ hỗ trợ ảo tốt nhất
- TRỢ LÝ ẢO LÀ GÌ: Ý nghĩa Dịch vụ và Mức lương
- NGƯỜI HỖ TRỢ THỰC HIỆN LÀM GÌ? Mô tả công việc, vai trò và mức lương (Cập nhật năm 2023)
dự án
