Phân tích công việc là một phương pháp hiệu quả để xác định trách nhiệm và nhu cầu của một vị trí. Khi thiết lập vai trò tại một công ty hoặc tuyển dụng nhân sự mới, nhân viên, người quản lý và chuyên gia nguồn nhân lực có thể thực hiện phân tích công việc bằng cách sử dụng một quy trình đã được chứng minh. Một lượng lớn dữ liệu và thông tin phải được thu thập và phân tích trong quá trình này. Trong phần này, chúng ta sẽ thảo luận về các phương pháp và phân tích công việc an toàn.
Phân tích công việc là gì?
Phân tích công việc là một quá trình xác định các nhiệm vụ, trách nhiệm, kỹ năng, mục tiêu và môi trường làm việc cho một vị trí nhất định. Nó thường được sử dụng để tạo bản mô tả công việc hoàn hảo, nhưng nó còn bao hàm nhiều hơn thế nữa. Khi tuyển dụng được thực hiện một cách chính xác, nó sẽ giúp nhân viên của bạn chuyển sang sự nghiệp mới và hỗ trợ sự phát triển lâu dài của họ.
Trong văn hóa kinh doanh ngày nay, chúng ta phải mở rộng định nghĩa về phân tích công việc. Giờ đây, nó kết hợp các kỳ vọng, mục tiêu, kỹ năng và năng lực, yêu cầu giới thiệu, thông tin đánh giá hiệu suất và bất kỳ thứ gì khác cần thiết để đào tạo nhân viên đạt được vị trí thông thạo. Khi được thực hiện một cách chính xác, mức độ chi tiết này trong một tin tuyển dụng có thể làm tăng số lượng đơn xin việc bạn nhận được do tính minh bạch của nó. Các nhà quản lý, đồng nghiệp và ban lãnh đạo sau đó có thể dựa vào cùng một công việc xuất sắc cho các mục tiêu khác nhau. Vì vậy, thay vì sử dụng nó cho bản mô tả công việc, hãy xác định lại nó để giải thích vai trò mang lại giá trị như thế nào cho nhóm và tổ chức.
Tại sao tiến hành phân tích công việc là cần thiết?
Điều này bao gồm thông tin về vai trò, kỳ vọng, năng lực, kế hoạch tích hợp, nhiệm vụ hàng ngày và các yếu tố tương tự khác (thay vì chỉ là mô tả công việc), Kinh doanh của bạn có thể sử dụng thông tin cho các sáng kiến như:
- Tuyển dụng
- Lựa chọn
- Tiếp nhận nhận việc
- Hội thảo
- Thăng tiến trong sự nghiệp của một người
- Sức khỏe và an ninh
- Tuân thủ
- sức chịu đựng
- Chấm dứt hợp đồng
- Giới thiệu
- Va thậm chi nhiêu hơn!
Một lợi ích của việc thiết kế bản phân tích công việc với mức độ chuyên sâu này là nó cải thiện sự hiểu biết của ứng viên về cách cung cấp giá trị cho công ty và liệu họ có đủ điều kiện để làm như vậy hay không. Điều này sẽ giúp nâng cao chất lượng của các ứng viên và sau đó chảy ngay vào trải nghiệm gia nhập của họ, nơi các nhà quản lý có thể xem xét các mục tiêu và nhiệm vụ và tạo ra các mục tiêu chính xác trong 30-60-90 ngày. Đây cũng là nền tảng cho việc đánh giá năng suất của họ và cách họ có thể đáp ứng các yêu cầu của vai trò.
Đặt ra những kỳ vọng rõ ràng trong giai đoạn gia nhập sẽ làm tăng thêm giá trị cho quá trình phân tích công việc ngoài nội trú. Nếu ban quản lý thực hiện tốt công việc tạo ra các kỳ vọng rõ ràng cho bài đăng và ứng viên không đáp ứng được các tiêu chuẩn đó, sẽ không có gì ngạc nhiên khi nó không thành công. Bằng cách đưa thông tin này vào bản phân tích công việc đầy đủ, đánh giá nó trước thời hạn và sau đó kiểm tra theo cùng kỳ vọng, cả hai bên sẽ biết rõ ràng về những điểm không được đáp ứng nhu cầu, dẫn đến việc rời đi thân thiện hơn.
Quy trình phân tích công việc
Sau đây là quy trình phân tích công việc từng bước bạn cần xem xét.
# 1. Xác định mục đích của việc thực hiện phân tích công việc
Mục đích cần được liên kết với sự thành công và các mục tiêu chiến lược của tổ chức. Một lý do nổi bật để thực hiện các nỗ lực phân tích việc làm là việc làm năng động hơn nhiều so với trước đây. Công nghệ và nhu cầu của nền kinh tế cạnh tranh thường xuyên thay đổi bản chất của nghề nghiệp, buộc phải đánh giá lại. Sự phát triển nhanh chóng của tổ chức thường liên quan đến việc thiết lập các loại hình việc làm mới, đòi hỏi phải phát triển các bản mô tả công việc. Doanh thu cao hoặc mức độ hài lòng trong công việc thấp cũng có thể là những dấu hiệu cho thấy sự cần thiết của các hoạt động phân tích công việc.
Tỷ lệ doanh thu cao có thể cho thấy rằng nhân viên bị định giá thấp hơn so với thị trường việc làm bên ngoài. Các kết quả phân tích công việc trước đó có thể cần được thay đổi bởi vì các quyết định về lương thưởng phụ thuộc vào phân tích công việc. Công việc nhàm chán hoặc lặp đi lặp lại đôi khi gây ra sự hài lòng trong công việc thấp. Phân tích công việc có thể hỗ trợ bạn trong việc phát triển các chiến lược mới để thiết kế công việc thú vị hơn và đòi hỏi nhiều hơn.
# 2. Xác định các công việc cần phân tích
Sau khi xác định được mục đích, có thể xác định được chúng ta sẽ xem xét những công việc nào trong phân tích công việc. Mặt khác, các hạn chế về thời gian và tài chính thường hạn chế tổng số công việc có thể được đưa vào quy trình. Ví dụ: nếu tổ chức có tỷ lệ nghỉ việc cao, chúng ta nên đánh giá dữ liệu để khám phá bộ phận nào đang gặp khó khăn nhất. Nghiên cứu này xác định hướng của dự án. Điều này cũng đúng nếu công ty chỉ mở rộng hoặc thay đổi đáng kể ở một số địa điểm. Đây là những công việc phù hợp để phân tích công việc.
# 3. Xem lại dữ liệu nền có liên quan
Các phân tích công việc thành công thường sử dụng công việc đã hoàn thành trước đó và dữ liệu mới. Kiểm tra các mô tả công việc hiện có và sơ đồ tổ chức sẽ cung cấp cho bạn kiến thức cốt lõi cần thiết để bắt đầu làm việc với dự án. Phân tích công việc hỗ trợ trong việc hiểu rõ trách nhiệm của công việc và nơi chúng phù hợp với quy trình làm việc lớn hơn.
#4. Lập kế hoạch và Thực hiện Dự án Phân tích Công việc
Một liên doanh thành công đòi hỏi phải lập kế hoạch cẩn thận. Cần thiết kế một kế hoạch hành động chương trình bao gồm các nhiệm vụ và thời hạn của dự án, cũng như các phương pháp phân tích công việc thu thập dữ liệu hiệu quả nhất.
# 5. Viết Mô tả công việc và Đặc điểm kỹ thuật công việc
Khi dữ liệu đã được thu thập và xử lý, đầu ra lao động dạng văn bản, mô tả công việc và đặc tả công việc phải được tạo. Trước khi hoàn thành các tài liệu này, cần lấy mẫu đại diện của những người lao động bị ảnh hưởng và người quản lý của họ. Nếu bất kỳ thay đổi nào đối với tài liệu được yêu cầu, chúng có thể được thực hiện và thu được các phê duyệt cuối cùng có liên quan.
# 6. Rà soát định kỳ
Thực hành nhân sự thích hợp là tiến hành đánh giá định kỳ một cách có phương pháp các bản mô tả công việc và đặc tả công việc. Nhiều các doanh nghiệp sử dụng cách tiếp cận luân phiên, trong đó chúng tôi kiểm tra một thành phần của tổ chức mỗi năm và đánh giá toàn bộ hoạt động kinh doanh ba, bốn hoặc năm năm một lần.
Để đảm bảo rằng các mô tả công việc và đặc tả công việc là chính xác trong suốt quá trình đánh giá, cần có những người giám sát từ khu vực tổ chức đang tham gia. Nếu người giám sát xác định rằng các bản mô tả công việc đã lỗi thời, họ sẽ đưa các bản mô tả đó vào bản đánh giá phân tích công việc. Nó cũng cung cấp một mẫu công việc ngẫu nhiên để kiểm tra.
Phân tích công việc an toàn
Phân tích Công việc An toàn (SJA) được sử dụng trong nhiều ngành công nghiệp khác nhau, nhưng nó được biết đến nhiều nhất trong ngành kinh doanh dầu khí và ngành xây dựng. Kỹ thuật cho một SJA thường giống hệt nhau, mặc dù phạm vi của SJA có thể khác nhau tùy thuộc vào một ngành cụ thể.
Phân tích công việc an toàn là một phương pháp xem xét một cách có hệ thống một nhiệm vụ hoặc hoạt động công việc bằng cách chia nó thành các nhiệm vụ phụ nhỏ hơn và xem xét từng nhiệm vụ để đánh giá rủi ro liên quan đến nó. Điều này cho phép sử dụng các chiến lược để giảm hoặc loại bỏ rủi ro liên quan đến từng nhiệm vụ phụ.
Phân tích công việc an toàn không nhằm thay thế yêu cầu đánh giá rủi ro HSE và phân tích rủi ro và rủi ro (RVA, còn được gọi là ROS), mà là để nâng cao chúng trong các trường hợp khi đánh giá rủi ro hiện tại không bao gồm một công việc hoặc hoạt động nhất định.
Chúng ta có thể nghĩ đến một phân tích công việc an toàn về việc tạm dừng và suy ngẫm trước khi thực hiện một công việc hoặc hoạt động nguy hiểm tiềm ẩn. Bằng cách chia nhiệm vụ công việc hoặc hoạt động thành các nhiệm vụ phụ nhỏ hơn, bạn có thể kiểm tra công việc mình đang làm một cách chuyên sâu hơn và xác định các mối nguy hiểm tiềm ẩn. Điều này cho phép bạn thực hiện các hành động phòng ngừa trước khi thực hiện nhiệm vụ / hoạt động công việc.
Phương pháp phân tích công việc
Sau đây là nhiều phương pháp phân tích công việc:
# 1. Phương pháp quan sát
Ba phương pháp phân tích công việc là dựa trên quan sát. Đây là- Quan sát trực tiếp; Phân tích phương pháp làm việc, bao gồm nghiên cứu thời gian và chuyển động và phân tích chuyển động vi mô; và phương pháp sự cố quan trọng.
# 2. Phương pháp phỏng vấn
Các cuộc thảo luận diễn ra giữa các nhà phân tích công việc và những người làm công việc hoặc các chuyên gia. Ngoài ra, một người nào đó thường xuyên bổ sung các cuộc phỏng vấn nhân viên đơn lẻ và theo nhóm với tài liệu từ các nhà quản lý của những nhân viên có hoạt động sẽ được phân tích.
# 3. Phương pháp hàng ngày
Người làm công việc ghi chép tỉ mỉ các hoạt động hàng ngày của họ là điều cần thiết.
#4. Phương pháp hội thảo kỹ thuật
Với sự trợ giúp của hội nghị những người giám sát, chiến lược này sử dụng dịch vụ của những người giám sát có hiểu biết toàn diện về công việc. Nhà phân tích bắt đầu cuộc trò chuyện, cung cấp thông tin về công việc.
# 5. Phân tích công việc chức năng (JFA)
Đó là một chiến lược để ghi lại nội dung công việc sử dụng thuật ngữ chính xác và một “lịch trình” phân tích công việc có hệ thống. Nó đặc biệt có lợi cho các chức năng tuyển dụng và tuyển chọn.
# 6. Phương pháp bảng câu hỏi
Dưới phương pháp phân tích công việc, điều này nói về thời điểm nhân viên có thể hoàn thành những công việc này một cách cá nhân hoặc bởi các nhà phân tích công việc cho một nhóm nhân viên.
# 7. Bản kiểm kê công việc hoặc danh sách kiểm tra
Đây là những cuộc khảo sát bằng câu hỏi yêu cầu người trả lời kiểm tra hoặc đánh giá hành vi và/hoặc đặc điểm của người lao động cần thiết cho một lĩnh vực công việc cụ thể. Hơn nữa, bản kiểm kê công việc theo nhiệm vụ hoặc Bằng cấp/Hướng đến Người lao động luôn có sẵn.
#số 8. Phương pháp thực hiện công việc
Trong phương pháp này, nhà phân tích công việc thực sự thực hiện công việc được đề cập, có được kiến thức trực tiếp về các khía cạnh theo ngữ cảnh của công việc như rủi ro thể chất, nhu cầu xã hội, nhu cầu tình cảm và nhu cầu tinh thần.
Làm thế nào chính xác để tôi phân tích một công việc?
Có sáu bước liên quan đến việc thực hiện phân tích công việc thành công. Điều này bao gồm:
- rà soát nhiệm vụ của từng cán bộ
- điều tra vai trò ngành liên quan
- xác định và liệt kê các kết quả cần thiết cho vị trí
- Tìm kiếm giáo dục, đào tạo và kỹ năng phù hợp
- xác định tiền lương và bất kỳ lợi ích nào có thể được cung cấp
- sửa đổi và nâng cao các phân tích công việc cho từng vai trò trong suốt thời gian
Mục đích của Phân tích Công việc
Trong phần này, chúng ta sẽ thảo luận về ví phân tích công việc ở dạng chi tiết.
# 1. Mô tả công việc
Mô tả công việc là một tuyên bố bằng văn bản mô tả các hoạt động của chủ công việc và cách thức thực hiện chúng. Nó mô tả chính xác nội dung công việc, môi trường và điều kiện làm việc. Nói chung, các bản mô tả công việc tuân theo một định dạng tiêu chuẩn có chứa chức danh công việc, các chức năng phải được thực hiện trong thời gian làm việc, một số đặc điểm xác định của vị trí đó cũng như quyền hạn và trách nhiệm của người làm việc. Bản mô tả công việc là một nguồn tài nguyên quý giá để tuyển dụng, lựa chọn và đánh giá. Trong quá trình tuyển dụng, bản mô tả công việc mô tả công việc cho ứng viên có thể. Khi một tổ chức tuyển dụng ai đó, bản mô tả công việc sẽ giúp nhân viên hiểu tổ chức mong đợi điều gì ở họ.
# 2. Thông số công việc
Đặc tả công việc chỉ định các trình độ tối thiểu có thể chấp nhận được mà một ứng viên tiềm năng phải có để thực hiện công việc. Thông tin phân tích công việc và đặc tả công việc xác định các kỹ năng, kiến thức và khả năng cần thiết để thực hiện một công việc. Nó rất quan trọng trong quá trình lựa chọn.
Nó cho phép người chọn đánh giá các kỹ năng, kiến thức và khả năng có thể có của ứng viên và đánh giá xem ứng viên có đủ tiêu chuẩn để thực hiện công việc hay không. Một ứng viên có những đặc điểm cá nhân trong yêu cầu công việc sẽ thể hiện tốt hơn một ứng viên đang thiếu những đặc điểm này.
# 3. Đánh giá công việc
Phân tích công việc cũng cung cấp dữ liệu để so sánh hiệu suất công việc hiện tại với hiệu suất công việc dự kiến. Để quản lý tiền lương hiệu quả, cần phải thường xuyên đánh giá thành tích của nhân viên. Nó phân biệt và cung cấp thông tin để so sánh hai hoặc nhiều công việc cùng loại. Phân tích công việc cung cấp thông tin công việc cơ bản.
Sau đó, đánh giá công việc đánh giá hiệu suất của nhân viên trong các công việc tương tự. Nếu ai đó không thể đáp ứng mức kỳ vọng đặt ra cho một vị trí, họ sẽ được trả lương thấp hơn những người có thể đáp ứng kỳ vọng của tổ chức.
Ví dụ về phân tích công việc
Ví dụ này sẽ hướng dẫn bạn khi tạo bản phân tích việc làm.
- Chức danh: Miền Trung Đại diện kinh doanh
- Phân loại nhân viên: toàn thời gian
- Bộ phận sản xuất
- Louisville, Kentucky là vị trí.
- Cấp III, cơ sở và trả hoa hồng
Yêu cầu công việc
Tóm tắt các nhiệm vụ: Xác định và thúc đẩy khách hàng mới phù hợp với vật liệu kỹ thuật của công ty. Tạo và thực hiện quy trình bán hàng bao gồm tiếp cận người tiêu dùng tiềm năng, theo dõi khách hàng mới và khách hàng hiện tại, giới thiệu các mặt hàng và chốt giao dịch. Duy trì hồ sơ kỹ thuật số về tất cả các tương tác của khách hàng và số liệu bán hàng. Tạo báo cáo và dự báo bán hàng. Chúng tôi phải đạt được mục tiêu doanh số hàng năm.
Nhiệm vụ công việc
- Tìm khách hàng mới ở miền trung
- Tạo danh sách khách hàng
- Tiếp xúc với khách hàng tiềm năng.
- Thường xuyên theo dõi người tiêu dùng hiện tại và tiềm năng.
- Cung cấp các bài thuyết trình bán hàng
- Tôi nên đến thăm các khách hàng tiềm năng.
- Tăng doanh số bán hàng của bạn.
- Theo dõi các báo cáo bán hàng.
Điểm chính xác của việc tiến hành phân tích công việc là gì?
Một bản tóm tắt các nhiệm vụ, trách nhiệm và hoạt động cần thiết cho một công việc nhất định được gọi là “phân tích công việc”. Phân tích công việc chính xác là điều cần thiết để xác định mức thù lao và lợi ích phù hợp cho từng vị trí, cũng như để tuyển dụng nhân tài hàng đầu, đào tạo nhân viên hiện tại, vạch ra con đường thăng tiến nghề nghiệp và thiết lập con đường thăng tiến trong sự nghiệp.
3 thành phần của phân tích công việc là gì?
Hoạt động công việc, chất lượng công nhân và môi trường xung quanh công việc là ba loại dữ liệu cơ bản được sử dụng trong phân tích công việc. Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ tập trung gần như hoàn toàn vào các hành động liên quan đến làm việc. Cùng với văn hóa của tổ chức, các hành động của công việc đóng vai trò là nền tảng dựa trên các đặc điểm của người lao động.
Những thách thức của phân tích công việc là gì?
Có nhiều vấn đề bổ sung có thể phát sinh trong quá trình phân tích công việc. Một số vấn đề này bao gồm thiếu thời gian và nguồn lực thích hợp, sự hiểu lầm từ người hiện đang thực hiện công việc, sự cố trong giao tiếp, sử dụng bảng câu hỏi không phù hợp và các hình thức khác, thiếu xác minh và xem xét quy trình phân tích công việc, và không có phần thưởng hoặc công nhận cho việc cung cấp thông tin liên quan.
Câu Hỏi Thường Gặp
Ai tiến hành phân tích công việc?
Bộ phận Nhân sự của công ty hoặc Nhà phân tích / Tư vấn công việc được đào tạo có thể thực hiện Phân tích công việc.
3 thành phần của phân tích công việc là gì?
Đó là: hoạt động công việc, thuộc tính công nhân và bối cảnh công việc.
Ai tạo ra phân tích công việc?
Vào đầu thế kỷ 20, Frederick Winslow Taylor và Lillian Moller Gilbreth, hai trong số những người sáng lập ra tâm lý học IO, cũng đưa ra ý tưởng về phân tích công việc.
{
“@context”: “https://schema.org”,
“@type”: “Trang Câu hỏi thường gặp”,
“Thực thể chính”: [
{
“@type”: “Câu hỏi”,
“tên”: “Ai tiến hành phân tích công việc?”,
“Câu trả lời được chấp nhận”: {
"@viết câu trả lời",
"chữ": "
Bộ phận Nhân sự của công ty hoặc Nhà phân tích / Tư vấn công việc được đào tạo có thể thực hiện Phân tích công việc.
"
}
}
, {
“@type”: “Câu hỏi”,
“tên”: “3 thành phần của phân tích công việc là gì?”,
“Câu trả lời được chấp nhận”: {
"@viết câu trả lời",
"chữ": "
Đó là: hoạt động công việc, thuộc tính công nhân và bối cảnh công việc.
"
}
}
, {
“@type”: “Câu hỏi”,
“tên”: “Ai đã tạo bản phân tích công việc?”,
“Câu trả lời được chấp nhận”: {
"@viết câu trả lời",
"chữ": "
Vào đầu thế kỷ 20, Frederick Winslow Taylor và Lillian Moller Gilbreth, hai trong số những người sáng lập ra tâm lý học IO, cũng đưa ra ý tưởng về phân tích công việc.
"
}
}
] }
Bài viết liên quan
