Email là một trong những công cụ truyền thông và tiếp thị hiệu quả, mạnh mẽ và giá cả phải chăng nhất hiện có. Ấn tượng đầu tiên mà một người sẽ tạo ra với email của bạn là lời chào. Lời chào qua email rất quan trọng vì chúng thể hiện thái độ chuyên nghiệp của bạn đối với người nhận. Mối quan hệ của bạn với người nhận sẽ xác định cách đóng và mở email chào thích hợp cho doanh nghiệp của bạn. Có nhiều kiểu chào khác nhau được sử dụng trên toàn thế giới nhưng chỉ một số kiểu phù hợp cho email và chúng tôi sẽ trình bày ở đây.
Lời chào qua email
Lời chào email là lời chào xuất hiện ở đầu email của bạn. Khi viết lời chào, bạn đề cập đến người nhận một cách cụ thể và thường xuyên nhất là theo tên. Các lựa chọn của bạn cho lời chào trong thư kinh doanh bị giới hạn ở các cách diễn đạt như: “Kính gửi”, “Xin chào” và “Lời chúc tốt đẹp nhất”.
Lời chào qua email dành cho doanh nghiệp
Bạn có thể ngăn ngừa những sai lầm ngớ ngẩn bằng cách sử dụng những lời chào hay nhất cho các kết nối và sự kiện khác nhau. Ví dụ: bạn không thể giải quyết một khách hàng được liệt kê trong danh sách A của doanh nghiệp mình bằng “hey there”. Điều đó không phù hợp và email có thể bị đưa vào thư rác. Lời chào qua email là một trong những chỉ báo xác thực email dành cho doanh nghiệp. Và vì lý do đó, cần phải nỗ lực để làm cho nó trở nên chuyên nghiệp. Có nhiều cách chào email khác nhau mà bạn có thể sử dụng cho doanh nghiệp của mình và tất cả chúng sẽ được đề cập ở đây.
#1. Khi giải quyết một khách hàng trung thành
Điều này phải đứng đầu danh sách vì nó luôn được thực hiện hết sức thận trọng. Lời chào thông thường cho loại email kinh doanh này là Thân mến, theo sau là tên người nhận và đôi khi là tiêu đề, sau đó là dấu hai chấm.
Khi giải quyết thư xin việc, hãy sử dụng Dear. Bạn cũng có thể sử dụng các tiêu đề khác như:
- Xin chào, bà Reader
- Gửi Hoa Hồng:
- Trân trọng, ông Joseph
#2. Thư Xã Hội Chuẩn
Kính gửi, theo sau là tên của người nhận và đôi khi là tiêu đề, là lời chào điển hình cho một bức thư kinh doanh hoặc thư cá nhân bình thường hơn.
- Xin chào, bà chủ tịch
- Xin chào Joseph
- Chúc mừng mục sư Amor
(Những lá thư kinh doanh xã hội thể hiện lòng biết ơn, nỗi buồn, lời chúc mừng và những cảm xúc không liên quan đến kinh doanh khác.
#3. Khi giải quyết một người nhận không xác định
Bạn có thể biết rất ít hoặc không biết gì về họ. Vì vậy, điều quan trọng là phải giữ tính chuyên nghiệp của bạn trong tầm kiểm soát. Bạn nên nghiêng về cách chào trang trọng nếu bạn thiết lập liên hệ đầu tiên với ai đó hoặc không biết rõ về họ. Đối với bức thư trang trọng của bạn, hãy sử dụng họ và chức danh nghề nghiệp.
- Thưa ông Amir,
- Bác sĩ Joseph thân mến,
Bạn chỉ có thể sử dụng tên của người nhận nếu bạn biết rõ về họ.
- Karen thân mến:
Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn đang viết thư cho một người nhận không xác định? Cố gắng tìm tên của người đó nếu bạn không biết. Sử dụng vị trí của người đó làm lời chào nếu bạn không thể tìm thấy họ.
- Hiệu trưởng,
- Xin chào người điều chỉnh thuế,
- Cha mẹ kính yêu,
#4. Khi nói chuyện với nhiều người hoặc một nhóm
Bạn có thể gửi email cho nhiều người cùng một lúc hoặc một nhóm. Nếu bạn biết tên hoặc tiêu đề của họ thì tốt. Sử dụng tiêu đề trung lập Ms. nếu bạn không chắc chắn về tiêu đề ưa thích của người nhận. Trước tiên hãy liệt kê người nhận có địa vị công ty cao nhất và nếu họ bằng nhau ở vị trí công ty, hãy sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái.
- Đối với nhiều phụ nữ: Thưa bà Smith, bà Gates và cô Candice,
- Gửi một người phụ nữ và một người đàn ông: Thưa ông Amir và bà Sandra
- Gửi tới nhiều người: Xin chào Tiến sĩ Melody, Bà Brady và Ông Matthew.
- Tới một nhóm: Xin chào [tên nhóm]
Giữ email doanh nghiệp theo tiêu chuẩn giống như thư (tức là email hoạt động giống như thư kinh doanh, chẳng hạn như phản hồi đầu tiên cho yêu cầu của khách hàng, thư bán hàng hoặc đề xuất.) Sử dụng lời khuyên sau đây khi viết email ít trang trọng hơn
#5. Khi giải quyết một email không chính thức
Kết thúc lời chào bằng dấu phẩy thay vì dấu hai chấm, đồng thời điều chỉnh giọng điệu và lời chào cho phù hợp với mối quan hệ của bạn với người nhận:
- joseph,
- Xin chào Joseph:
- Xin chào Ruth
- Chào buổi sáng, Joseph.
Chỉ gọi Joseph là “Chào buổi sáng” nếu bạn biết anh ấy sẽ đọc email này vào buổi sáng. Sử dụng Lời chào thời gian, trong bài đăng này. Quan sát cẩn thận để tìm hiểu thêm.
Bạn cũng có thể sử dụng lời chào tiếng lóng khi đồng nghiệp thân thiết nhất của bạn. Xin chào Samson, hay chào Ruth.
Bạn có thể bỏ qua lời chào trong cài đặt thông thường và bạn có thể bỏ qua lời chào nhưng vẫn bao gồm tên của người nhận trong phần mở đầu của tin nhắn:
- Joseph, bạn nói đúng. Tôi quên mất.
Lời khuyên: Tạo lời chào lý tưởng.
Sử dụng lời chào thích hợp trong khi viết bất kỳ loại liên hệ kinh doanh nào thể hiện mức độ chuyên nghiệp của bạn. Bất kể cài đặt kinh doanh là gì, hãy áp dụng giọng điệu cần thiết để phù hợp với thông điệp của bạn.
Kết thúc lời chào qua email
Có rất nhiều lời chào có sẵn mà bạn có thể sử dụng để kết thúc email. Một lần nữa, khi chọn lời chào để đóng email, bạn sẽ chọn lời chào phù hợp với văn bản của mình.
#1. Kết thúc email cho chính thức.
Trân trọng
Chắc chắn, nó hơi ngột ngạt, nhưng đó chính xác là lý do tại sao nó hoạt động trong các email kinh doanh—không có gì đặc biệt hay bất ngờ về nó.
Thật sự
Bạn có một bức thư xin việc để viết? Giọng điệu thích hợp cho thư từ chính thức là chân thành. Hãy nhớ rằng nó nghe có vẻ trang trọng trong các email kinh doanh thân mật hơn.
Nhưng lời chúc tốt đẹp nhất
Việc đăng xuất này an toàn vì nó tạo ra sự cân bằng hợp lý giữa tính thân thiện và tính chuyên nghiệp, nhưng hãy cẩn thận với cảm giác thiệp chúc mừng của nó và chỉ sử dụng nó khi nó phù hợp với giọng điệu trong email của bạn.
#2. Đóng email cho các giao dịch không chính thức
vô
Lời cổ vũ được coi là hành động đăng xuất có nhiều khả năng nhất (đó không phải là lời cảm ơn) để nhận được phản hồi qua email trong một cuộc khảo sát gần đây của chương trình email. Nếu email của bạn là thông thường và đàm thoại, nó hoạt động tốt.
Lời chúc tốt nhất
Những lời chúc tốt đẹp nhất được thể hiện theo phong cách vui nhộn, linh hoạt. Nếu bạn nhận được nhiều email, bạn sẽ biết rằng hầu hết mọi người đều sử dụng thao tác đăng xuất này. Tương tự như cách chào hỏi trôi chảy trong các giao tiếp trang trọng hơn, sự quen thuộc này làm cho nó trở nên như vậy. Điều bất lợi là, đặc biệt nếu bạn muốn thông điệp của mình năng động và thu hút sự chú ý, nó có thể an toàn và nhàm chán.
Mãi mãi
Đối với những người mà bạn có mối quan hệ làm việc lâu dài, đây là một lựa chọn tốt. Nó trấn an người liên hệ của bạn rằng giao tiếp giữa hai bạn vẫn mạnh mẽ như trước đây.
#3. Đóng email cho yêu cầu
Cảm ơn trước.
Theo một nghiên cứu của Boomerang, những email với lòng biết ơn nhận được tỷ lệ phản hồi cao nhất. Có thể đó là vì bạn đang bày tỏ rằng bạn sẽ vui mừng khi (chứ không phải nếu) người mà bạn đang gửi email đến khi bạn sử dụng dấu hiệu này, điều này vừa thể hiện lòng biết ơn vừa tạo ra sự kỳ vọng. Hãy cẩn thận khi bạn sử dụng nó vì nói “cảm ơn trước” có vẻ quá khắt khe trong môi trường chuyên nghiệp hơn.
Cảm ơn bạn
Khi bạn muốn thể hiện lòng biết ơn, một lời “cảm ơn” đơn giản cũng là một lựa chọn tốt. Tuy nhiên, giống như nói “cảm ơn trước”, nó cũng có thể ngụ ý mong đợi. Giữ nó khi bạn đang ngụ ý, “Tôi mong bạn làm điều này,” với ý định thực sự.
Tôi đánh giá cao [Trợ giúp, Thông tin chi tiết, Phản hồi, v.v.] của bạn.
Thực sự không bao giờ là thời điểm tồi tệ để thể hiện lòng biết ơn đối với người đã giúp đỡ bạn.
Lời chào email chuyên nghiệp
Có một số khả năng có sẵn nếu bạn không rõ về cách chọn lời chào email trang trọng. Điều quan trọng là phải biết và hiểu người nhận của bạn vì một số trang trọng hơn những cái khác. Một số tùy chọn phổ biến nhất cho lời chào chính thức được liệt kê dưới đây:
#1. "Kính thưa,"
Khi chào ai đó trong email, sử dụng lời chào "Kính gửi" thường là lịch sự và phù hợp, đặc biệt nếu bạn biết tên của họ. Thêm tên của họ làm cho cuộc trò chuyện trở nên thân mật hơn và thể hiện sự quan tâm của bạn đối với kết nối khách hàng. Thay vì sử dụng “Mr.,” “Miss” hoặc “Mrs.,” hãy sử dụng tên đầy đủ hoặc tên đầy đủ của họ để lựa chọn phân biệt giới tính.
Một lựa chọn khác là chỉ đề cập đến họ bằng họ và chức danh của họ. Bằng cách này, bạn có thể thể hiện sự tôn trọng và chú ý đến từng chi tiết. Đảm bảo rằng các chức danh như “Thuyền trưởng”, “Giáo sư”, “Phụ huynh” hoặc “Bác sĩ” cũng được viết ra.
#2. “Xin chào” hoặc “Xin chào.”
Các lựa chọn thay thế ít trang trọng hơn của “Dear” là “Hey” hoặc “Xin chào”. Trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ sử dụng “Xin chào” hoặc “Xin chào” khi giải quyết một bộ phận hoặc gửi email mà không bao gồm tên hoặc thông tin cá nhân khác của bạn.
Đôi khi bạn có thể có mối quan hệ thân mật với khách hàng hoặc nhà cung cấp. Bạn có thể nói “Xin chào” hoặc “Xin chào” như lời chào của bạn trong tình huống này. Như một dấu hiệu của sự tôn trọng và chân thành, điều quan trọng là phải bao gồm tên của họ trong lời chào này. Chẳng hạn, “Xin chào Joseph” hoặc “Xin chào Sandra.”
#3. "Lời chào hỏi,"
Lời chào email “Greetings” rơi vào khoảng giữa “Dear” và “Hey” hoặc “Xin chào” về mặt hình thức. Mặc dù đây vẫn là một lời chào email phù hợp, nhưng nó thường truyền đạt một mối quan hệ thân thiện hơn là một lời giới thiệu chính thức.
“Lời chào” thường được sử dụng khi chào hàng lạnh lùng hoặc gửi email lạnh lùng cho một khách hàng mới để nổi bật giữa đám đông. Đây luôn là một lựa chọn khôn ngoan nếu mối quan hệ của bạn với người nhận đang căng thẳng.
#4. Xin chào các bạn.
Tình huống này chỉ phát sinh khi bạn đang nói trước đám đông. So với việc sử dụng những lời chào dành riêng cho giới tính như “Xin chào các bạn”, thì cách này trang trọng và phù hợp hơn vì nó bao gồm tất cả mọi người trong email.
Mẹo: Hãy luôn nhớ dấu chấm câu, chúng cũng rất quan trọng.
Cách xác định thông tin liên hệ phù hợp
Nếu bạn đang gửi email lần đầu tiên cho một nhà tuyển dụng hoặc khách hàng tiềm năng, bạn càng dành nhiều thời gian để tìm kiếm tên của họ, kết quả của bạn sẽ càng tốt hơn.
Rất may, internet đã giúp việc lấy thông tin này trở nên đơn giản hơn bao giờ hết, nhưng nếu bạn không thể tìm thấy thông tin liên hệ trực tuyến, thì có nhiều cách khác để bạn tra cứu. Dưới đây là một số gợi ý để tìm đúng liên hệ và các chi tiết có liên quan.
Hầu hết các trang web hiển thị tên của các nhân viên của họ, hoặc ít nhất là tên của những người ra quyết định và quản lý cấp cao. Ngay cả khi bạn không nhận được chức danh chính thức của họ, biết toàn bộ tên của họ sẽ giúp bạn viết lời chào email lý tưởng.
Tên của các liên hệ cũng có thể được tìm thấy trên các trang web mạng chuyên nghiệp. Thông thường, bạn có thể xác định vị trí các cá nhân làm việc cho một doanh nghiệp cụ thể. Cuối cùng, xem qua chức danh của từng người cho đến khi bạn tìm được người liên hệ phù hợp.
Bạn có thể xác định vị trí liên hệ thích hợp bằng cách gọi điện trực tiếp cho doanh nghiệp. Nếu bạn gọi điện cho trung tâm cuộc gọi hoặc trợ lý hành chính, họ thường sẽ có thể trả lời các câu hỏi của bạn hoặc chỉ cho bạn đi đúng hướng.
Điều quan trọng cần ghi nhớ rằng mạng là con đường hai chiều nếu bạn chọn thông qua một người khác để tìm thông tin liên hệ. Dành thời gian viết thư cảm ơn hoặc nghĩ cách trả ơn sau này.
Lời chào qua email tốt nhất
Đây là điểm liên lạc đầu tiên, bạn nên sử dụng “Xin chào” hoặc “Kính gửi” và tên của người nhận. Các phương pháp phổ biến nhất để kết thúc một email trên một ghi chú tử tế và chuyên nghiệp là “Trân trọng”, “Lời chúc tốt đẹp nhất” và “Trân trọng”. Khi chọn lời chào để kết thúc, hãy xem xét giọng điệu của email.
Phần mở đầu email của bạn tạo ra âm thanh và có thể tác động đến cách người nhận cảm nhận về bạn. Nếu không có lời chào, bạn sẽ gặp nguy hiểm khi email hoặc người gửi email (bạn) xuất hiện đột ngột, đặc biệt nếu đó là email đầu tiên của bạn.
Sau đây là những lời chào tốt nhất và thường được sử dụng nhất cho email:
- Xin chào {tên hoặc tiêu đề}
- Kính gửi {tên hoặc tiêu đề}
- Xin chào {tên}
- Họ tên
- Chào hoặc Chào
- Xin chào buổi ngày
- Trân trọng
- Thật sự
- Tôi đánh giá cao phản hồi của bạn
- Tốt nhất,
- Tất cả các tốt nhất,
- Trân trọng,
- Cảm ơn bạn,
- Rất cám ơn,
- Trân trọng,
Làm thế nào để bạn kết thúc một lời chào email chuyên nghiệp?
Kết thúc email của bạn là điều cuối cùng mà người nhận đọc. Phần kết luận trong email của bạn có thể tác động đến người đọc và thậm chí có thể ảnh hưởng đến thời gian họ phản hồi hoặc hành động. Sau đây là những phương pháp điển hình và phù hợp nhất để kết thúc một email doanh nghiệp:
#1. "Trân trọng,"
Việc kết thúc kinh doanh này được yêu thích vì nó hoạt động trong mọi tình huống. Nó truyền đạt tới người đọc lòng biết ơn chân thành của bạn vì đã dành thời gian đọc email và trả lời bất kỳ lời kêu gọi hành động nào mà bạn đưa vào.
#2. Chúng tôi hy vọng sẽ nói chuyện sớm.
Bằng cách sử dụng kết luận này, bạn đang bày tỏ mong muốn của mình về một cuộc thảo luận hoặc cuộc họp tiếp theo. Sử dụng điều này như lời tuyên bố kết thúc của bạn trong thư xin việc, yêu cầu phỏng vấn thông tin và email được gửi sau cuộc phỏng vấn.
#3. "Cảm ơn bạn đã dành thời gian,"
Một cách kết thúc phổ biến khác là cảm ơn người đọc đã dành thời gian đọc email. Các chuyên gia thường có rất nhiều email trong hộp thư đến của họ để đọc và phản hồi, vì vậy, việc cho họ biết bạn tôn trọng thời gian của họ có thể khiến họ cảm thấy tốt hơn về bạn trong mắt họ.
Làm thế nào để bạn bắt đầu một email chào trang trọng?
- "Thưa ông hoặc bà"
- “Tới [điền tiêu đề]”
- "Mà nó có thể quan tâm"
- “Kính gửi ông/bà.”
- “Kính gửi [tên]”
- “Xin chào, [tên]”
- “Xin chào hoặc Xin chào, [tên]”
- "Lời chào hỏi"
Mở email tốt là gì?
Phần mở đầu email hay phải có giọng điệu ấm áp giúp người đọc thư giãn
- Tôi hy vọng bạn ổn.
- Tôi hy vọng email này tìm thấy bạn tốt.
- Hy vọng bạn đang có một tuần tuyệt vời cho đến nay.
- Hy vọng bạn có một ngày cuối tuần đáng yêu.
- Hy vọng bạn đã có một kỳ nghỉ đáng yêu.
- Cảm ơn vì đã cho tôi biết.
- Cảm ơn bạn đã liên hệ.
- Cảm ơn bạn đã liên hệ.
Tôi có thể nói gì thay cho lời chào trân trọng?
Có những từ miễn phí khác
- Trân trọng.
- Thân ái.
- Rất cám ơn.
- Chăm sóc.
- Gửi bạn những điều tốt đẹp nhất.
- Trân trọng.
- Cảm ơn bạn đã đọc.
- Với lòng biết ơn.
Cách lịch sự nhất để kết thúc email là gì?
Theo Camejo Sanchez, nếu tôi đặt câu hỏi cho ai đó hoặc chỉ đường cho họ về công việc, tôi luôn nói “cảm ơn rất nhiều vì đã dành thời gian cho tôi” hoặc “cảm ơn trước”. “Việc bày tỏ lòng biết ơn và những lời chúc tốt đẹp luôn là một ý kiến hay!” Ví dụ về cách kết thúc email thích hợp bao gồm: Trân trọng.
Cuối cùng,
Về lâu dài, mặc dù lời chào email không phải là điều duy nhất làm cho email nổi bật, tuy nhiên, đó là tiêu chí chính mà mọi người có thể xem xét khi đánh giá văn bản của bạn và có thể hữu ích nếu bạn muốn đạt được thỏa thuận.
Câu Hỏi Thường Gặp
Làm thế nào để bạn bắt đầu một email chính thức trong câu đầu tiên?
- Tôi hy vọng bạn ổn.
- Tôi hy vọng email này tìm thấy bạn tốt.
- Hy vọng bạn đang có một tuần tuyệt vời cho đến nay.
- Hy vọng bạn có một ngày cuối tuần đáng yêu.
- Hy vọng bạn đã có một kỳ nghỉ đáng yêu.
- Cảm ơn vì đã cho tôi biết.
- Cảm ơn bạn đã liên hệ.
- Cảm ơn bạn đã liên hệ.
Làm thế nào để viết một lời giới thiệu?
- Soạn một tiêu đề giới thiệu sẽ thu hút và khơi gợi sự quan tâm của người đọc.
- Kiến thức nền là phù hợp và cần thiết cho người đọc.
- Phác thảo một tuyên bố luận điểm phác thảo lập luận hoặc ý tưởng quan trọng của bạn.
Làm thế nào để bạn gửi email một cách chuyên nghiệp?
- Đưa ra một lời chào phù hợp.
- Nhận ra ý định của bạn.
- Mô tả mục đích của bạn.
- Hãy thẳng thắn
- Làm cho nó chính xác và ngắn gọn.
- Đăng xuất một cách thích hợp.
- Tạo một chữ ký email phù hợp.
- Hiệu đính.
Bài viết liên quan
- LỜI CHÀO EMAIL: Hướng dẫn cơ bản
- ĐẾN KHI NÓ CÓ THỂ QUAN TÂM: Tất cả những gì bạn nên biết !!!
- HỆ THỐNG ĐIỆN THOẠI VIRTUAL: Hệ thống điện thoại ảo tốt nhất hàng đầu cho bất kỳ doanh nghiệp nào (+ Hướng dẫn chi tiết)
- Thư thoại kèm theo hình ảnh: Nó hoạt động như thế nào và lợi ích là gì?
- ĐỊNH DẠNG THƯ CHÍNH THỨC: Định dạng tốt nhất cho mọi doanh nghiệp là gì
dự án
