Tất cả chúng ta đều sử dụng email hàng ngày, từ công việc đến liên lạc với bạn bè và gia đình. Nhưng tất cả chúng ta có tuân theo nghi thức email để đảm bảo rằng chúng ta giao tiếp hiệu quả và hiệu quả không? Nghi thức email không chỉ là lẽ thường. Đó là về việc hiểu các quy tắc nghi thức và tầm quan trọng của việc tuân theo chúng.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá các khía cạnh khác nhau của nghi thức email, từ hiểu những điều cơ bản đến hiểu tầm quan trọng của việc tuân theo các quy tắc. Chúng ta cũng sẽ thảo luận về 10 quy tắc nghi thức email cần thiết, những điều nên làm và không nên làm khi sử dụng email cũng như năm yếu tố của nghi thức. Bắt đầu nào!
Nghi thức email cho doanh nghiệp
Nghi thức email đặc biệt quan trọng trong thế giới kinh doanh. Điều quan trọng là phải hiểu tầm quan trọng của việc tuân theo các quy tắc để đảm bảo rằng bạn đang giao tiếp hiệu quả và hiệu quả với đồng nghiệp, khách hàng và khách hàng của mình.
Đầu tiên và quan trọng nhất, điều quan trọng cần nhớ là phải chuyên nghiệp trong tất cả các email. Điều này có nghĩa là sử dụng ngôn ngữ phù hợp, tránh tiếng lóng, sử dụng đúng ngữ pháp và dấu câu. Điều quan trọng nữa là giữ cho email ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề. Email cũng phải rõ ràng và dễ hiểu.
Khi giao tiếp với đồng nghiệp, khách hàng và khách hàng, điều quan trọng là sử dụng một địa chỉ email chuyên nghiệp. Điều này nên bao gồm tên của bạn và, nếu có, tên của công ty. Điều quan trọng nữa là bao gồm một chữ ký với tên, tiêu đề và thông tin liên lạc của bạn.
Nghi thức email thích hợp
Nghi thức email phù hợp là điều cần thiết để giao tiếp hiệu quả. Điều quan trọng là phải tôn trọng, lịch sự và cân nhắc trong tất cả các email. Điều này có nghĩa là sử dụng tên và chức danh của người nhận, trả lời nhanh chóng và tránh mỉa mai.
Nó cũng quan trọng để sử dụng một dòng chủ đề thích hợp. Điều này phải rõ ràng và mô tả và nên chỉ ra mục đích của email. Nó cũng quan trọng để bao gồm một nội dung thông báo rõ ràng và súc tích.
Đối với các tệp đính kèm, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng chúng được dán nhãn đúng cách và không có vi-rút. Điều quan trọng nữa là bao gồm tuyên bố từ chối trách nhiệm nếu email chứa thông tin bí mật.
Quy tắc cho nghi thức email
Có một số quy tắc cần được tuân theo khi nói đến nghi thức email. Bao gồm các:
- Sử dụng một địa chỉ email chuyên nghiệp.
- Tránh sử dụng tiếng lóng, biểu tượng cảm xúc và dấu chấm than quá mức.
- Sử dụng một dòng chủ đề rõ ràng và mô tả.
- Bao gồm một chữ ký với tên, tiêu đề và thông tin liên lạc của bạn.
- Hãy lịch sự, tôn trọng và chu đáo.
- Tránh mỉa mai.
- Đáp ứng kịp thời.
- Giữ email ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề.
- Sử dụng đúng ngữ pháp và dấu câu.
- Bao gồm tuyên bố từ chối trách nhiệm nếu email chứa thông tin bí mật.
Nghi thức email Tầm quan trọng
Thực hiện theo nghi thức email sẽ giúp bạn thiết lập tính chuyên nghiệp, tạo dựng các kết nối mạnh mẽ hơn tại nơi làm việc và tạo ấn tượng tích cực về nhà tuyển dụng của bạn. Ngoài ra, nó sẽ cải thiện giao tiếp và giúp bạn và công ty không gặp rắc rối. Hiểu biết về nghi thức email chuyên nghiệp sẽ giúp bạn giao tiếp với người khác một cách tôn trọng và thăng tiến trong sự nghiệp. Nghi thức gửi email rất quan trọng để giao tiếp hiệu quả. Điều quan trọng là phải tuân theo các quy tắc về nghi thức để đảm bảo rằng bạn đang giao tiếp một cách chuyên nghiệp và tôn trọng.
Nghi thức email tốt là điều cần thiết cho kinh doanh. Nó giúp xây dựng mối quan hệ với đồng nghiệp, khách hàng và khách hàng. Nó cũng quan trọng để duy trì danh tiếng tốt trong thế giới kinh doanh.
Nghi thức email cũng rất quan trọng đối với giao tiếp cá nhân. Tuân theo các quy tắc về nghi thức xã giao giúp đảm bảo rằng thông điệp của bạn rõ ràng, ngắn gọn và tôn trọng.
10 Nên và Không nên khi sử dụng Email là gì?
Khi cố gắng làm việc nhanh chóng và hiệu quả hơn, chúng ta không được bỏ qua các chuẩn mực xã hội đi kèm với bất kỳ phương thức giao tiếp nào. Dưới đây là 10 nghi thức email nên và không nên làm.
#1. Sử dụng một dòng chủ đề rõ ràng.
Khả năng tin nhắn của bạn sẽ được đọc tăng lên cùng với sự rõ ràng của dòng chủ đề bởi vì phần lớn chúng ta phải đối mặt với hàng trăm email làm lộn xộn hộp thư đến của chúng ta mỗi ngày. Nói rõ hơn, nếu bạn đang gửi cho ai đó một đề xuất, hãy viết, “Đề xuất Fitch được đính kèm.”
#2. Đừng quên ký tên.
Mỗi email phải có chữ ký xác định người gửi và cung cấp thông tin liên hệ. Thiết lập để nó tự động hiển thị ở cuối mỗi email. Vì vậy, người nhận không phải tìm kiếm địa chỉ, địa chỉ email hoặc số điện thoại của bạn, bao gồm tất cả thông tin liên hệ của bạn.
#3. Địa chỉ một cách chính thức.
Cho dù bạn biết người đó rõ đến mức nào, thì việc sử dụng “Này”, “Yo” hoặc “Xin chào” là không chuyên nghiệp. Thay vào đó, hãy nói “Này” hoặc “Xin chào”. Cụm từ “Kính gửi (điền tên)” trang trọng hơn. Bạn hoàn toàn có thể sử dụng tên của người nhận trong lời chào, chẳng hạn như trong câu "Chào Robert", nhưng hãy nhớ rằng bạn không nên rút ngắn tên của ai đó trừ khi bạn được họ cho phép.
#4. Đừng sử dụng sự hài hước.
Sự hài hước rất khó truyền tải qua email. Nếu không có giọng điệu trong lời nói và nét mặt phù hợp, những gì bạn cho là hài hước có thể bị người khác hiểu sai hoặc bị coi là mỉa mai. Khi nghi ngờ, tránh sử dụng sự hài hước trong các cuộc thảo luận chuyên nghiệp.
#5. Đọc lại tin nhắn của bạn để tìm lỗi.
Đừng sốc nếu ai đó đánh giá bạn dựa trên cách bạn viết email. Chẳng hạn, nếu email của bạn đầy lỗi chính tả và lỗi ngữ pháp, mọi người có thể nghĩ bạn là người bất cẩn, cẩu thả hoặc thậm chí mù chữ. Trước khi nhấp vào “gửi”, hãy xem lại chính tả, ngữ pháp và tin nhắn của bạn.
#6. Đừng cho rằng người nhận hiểu những gì bạn đang nói.
Ngay cả khi lá thư của bạn là phản ứng đối với một loạt email, hãy viết nó dưới dạng một ghi chú độc lập. Sau đó, không có "một lớp lót," sau đó. Kết hợp chủ đề cũng như bất kỳ ám chỉ nào đến các email, nghiên cứu hoặc tương tác trước đó. Nhìn lại chuỗi để xem xét bối cảnh có thể rất tẻ nhạt và tốn thời gian. Người nhận của bạn có thể nhận được hàng trăm email mỗi ngày và không có khả năng nhớ lại chuỗi sự kiện dẫn đến email của bạn.
#7. Trả lời mọi email.
Trả lời nhanh chóng và lịch sự đối với từng email chính hãng được gửi cho bạn. Ngay cả khi bạn không có câu trả lời ngay lập tức, hãy dành một chút thời gian để viết thư trả lời email để cho người gửi biết bạn đã nhận được. Nếu email được gửi đến sai người, hãy cho người gửi biết.
#số 8. Đừng bắn từ môi.
Không bao giờ trả lời một cách vội vàng hoặc viết một email tức giận. Trước khi gửi tin nhắn của bạn, hãy suy nghĩ nghiêm túc. Đặt tin nhắn của bạn vào thư mục “thư nháp” nếu bạn muốn lưu nó để xem xét sau này khi bạn bình tĩnh hơn và có thời gian nghĩ ra cách trả lời phù hợp.
#9. Không tiết lộ bất kỳ thông tin cá nhân.
Ngay cả việc vô tình chia sẻ email cũng quá đơn giản. Gặp trực tiếp hoặc qua điện thoại là cách tốt nhất để truyền đạt bất kỳ thông tin bí mật hoặc riêng tư nào. Trước khi đưa thông tin cá nhân vào email hoặc tệp đính kèm, hãy xin phép.
#10. Không sử dụng dấu chấm than một cách không cần thiết.
Trong giao tiếp chuyên nghiệp, dấu chấm than và các dấu hiệu phấn khích khác như biểu tượng cảm xúc, từ viết tắt như LOL và CAPS đầy đủ không chuyển tải hiệu quả. Nếu bạn không biết rõ về người đó, hãy bỏ qua họ. Ngoài ra, sử dụng một chuỗi dấu chấm than là không chuyên nghiệp.
Duy trì tính chuyên nghiệp và tập trung trong email của bạn có thể mất một số công việc, nhưng về lâu dài, bạn sẽ trông lịch sự và có tổ chức hơn.
Năm yếu tố của nghi thức là gì?
Năm yếu tố của phép xã giao là tôn trọng, lịch sự, cân nhắc, rõ ràng và nhã nhặn. Tôn trọng có nghĩa là đối xử với người khác một cách tôn trọng, và lịch sự có nghĩa là lịch sự trong mọi tương tác. Cân nhắc có nghĩa là tính đến cảm xúc và nhu cầu của người khác. Rõ ràng có nghĩa là rõ ràng và súc tích trong mọi giao tiếp. “Lịch sự” có nghĩa là lịch sự và thể hiện sự đánh giá cao đối với người khác. Dưới đây là các quy tắc nghi thức kinh doanh chính mà bạn nên thực hiện:
#1. lịch sự
Cảm ơn, vui lòng và chào mừng là một số cách diễn đạt quan trọng nhất cần ghi nhớ. Thường xuyên bày tỏ lòng biết ơn với những người khác vì bất kỳ cơ hội nào họ có thể mang lại cho công ty của bạn. Nếu cả hai bên đều quen thuộc với bạn, đừng bao giờ bỏ qua việc giới thiệu họ khi họ gặp nhau lần đầu tiên. Cung cấp một mô tả ngắn gọn về vị trí của từng thành viên trong nhóm khi giới thiệu họ với khách hàng. Bạn có cơ hội trao đổi danh thiếp khi lần đầu tiên gặp khách hàng hoặc người quen trong kinh doanh. Trước khi đặt thẻ vào ví của bạn, hãy đọc nó.
#2. lịch sự
Thể hiện sự đánh giá cao của bạn luôn là một ý tưởng hay, nhưng hãy nhớ rằng một số người có thể coi những món quà đắt tiền là hối lộ. Những món quà nhỏ hoặc lời cảm ơn được cho là phù hợp hơn nhiều. Ngay cả khi bạn không có bất kỳ kế hoạch sắp tới nào để làm việc với ai đó, bạn nên luôn trả lời các cuộc gọi và email. Đối với người đứng cạnh bạn, hãy giữ cửa mở. Tránh hút thuốc nơi công cộng, đặc biệt nếu một số người trong nhóm của bạn không hút thuốc.
#3. Tác phong
Trong các mối quan hệ thương mại, cách cư xử tốt là nền tảng quan trọng. Đợi cho đến khi mọi người ngồi xuống và được phục vụ trước khi bạn bắt đầu ăn nếu bạn đang gặp khách hàng hoặc đồng nghiệp trong bữa sáng, bữa trưa hoặc bữa tối. Tránh làm đầy đĩa của bạn hoàn toàn trong lần đầu tiên ăn tiệc tự chọn. Đồng thời, hạn chế gắp thức ăn và cố gắng tỏ ra như thể bạn đang thưởng thức cả bữa ăn và cả người bạn đồng hành. Cố gắng thu hút mọi người vào cuộc trò chuyện và không thảo luận bất cứ điều gì cá nhân trừ khi người khác bắt đầu. Hãy lịch sự với những người phục vụ nhà hàng cũng như đàn em của bạn.
# 4. Đúng giờ
Khi bạn có một cuộc họp kinh doanh, hãy cố gắng đến đúng giờ. Tránh đến quá sớm vì người khác có thể không mong đợi bạn. Đừng bao giờ đến muộn vì nó có thể gây ấn tượng sai và khiến bạn có vẻ kém hiệu quả và không đáng tin cậy. Hãy chắc chắn rằng bạn đã sẵn sàng cho cuộc họp bằng cách làm bài tập về nhà trước và hành động một cách tự tin.
# 5. Chuyên nghiệp
Khi trò chuyện với đồng nghiệp và khách hàng, hãy hạn chế tranh luận về chính trị, tôn giáo hoặc các chủ đề nhạy cảm khác. Trừ khi chủ đề của cuộc trò chuyện đặc biệt bao gồm gia đình của bạn, tránh thảo luận về nó. Đừng bao giờ cố gắng gần gũi với ai đó bằng cách chỉ trích họ hoặc lan truyền tin đồn.
#6. Ngôn ngữ cơ thể tích cực
Khi ngồi hoặc đứng, hãy giữ tư thế thẳng đứng. Hãy chắc chắn rằng cái bắt tay của bạn không quá mạnh cũng không quá nhẹ. Tránh tản bộ hoặc đi bộ quá nhanh trong một nhóm. Luôn giữ khoảng cách hợp lý giữa bạn và người khác. Khi nói chuyện với ai đó, tránh di chuyển quá gần hoặc quá xa. Đối với các cuộc họp và bữa tối, hãy mặc quần áo kinh doanh phù hợp. Mặc trang phục giản dị đến các cuộc họp không chính thức, nhưng tránh trang phục dễ thấy hoặc bất lịch sự.
Đọc thêm: Email dịch vụ: Ý nghĩa, ví dụ và nhà cung cấp hàng đầu
Ví dụ về Nghi thức Email là gì?
Một ví dụ về nghi thức email là sử dụng một địa chỉ email chuyên nghiệp bao gồm tên của bạn và, nếu có, tên của công ty. Điều quan trọng nữa là bao gồm một chữ ký với tên, tiêu đề và thông tin liên lạc của bạn. Khi nói đến nội dung thư, nó phải rõ ràng và ngắn gọn, sử dụng đúng ngữ pháp và dấu câu.
Ba nguyên tắc của phép xã giao là gì?
Ba nguyên tắc của phép xã giao là tôn trọng, cân nhắc và trung thực.
Sự tôn trọng
Sự tôn trọng đòi hỏi phải nhận ra giá trị của người khác và thực hiện các bước có chủ ý để thể hiện sự quan tâm của bạn đối với họ.
Các ví dụ sau minh họa cách giải thích quy tắc xã giao này:
- Trao cho ai đó sự chú ý hoàn toàn của bạn
- Không ngắt lời ai đó khi họ đang nói hoặc làm việc
- Ăn mặc phù hợp với mọi tình huống
- Nói một cách phù hợp/không hạ giọng với ai đó
- Không tham gia vào những trò đùa hoặc chế nhạo không tử tế
- Bắt tay
Sự cân nhắc
Cân nhắc đòi hỏi phải hành động một cách chu đáo khi tương tác với người khác và thể hiện sự đồng cảm với người khác.
Các ví dụ sau minh họa cách giải thích quy tắc xã giao này:
- Nói xin vui lòng và cảm ơn bạn
- Giữ cửa mở cho ai đó
- Ngậm miệng nhai
- Nói xin lỗi
- Đề nghị giúp đỡ khi bạn có thể
- Ở nhà khi bạn bị ốm
- Đúng giờ
Trung thực
Ngoài việc nói sự thật và tránh những lời nói dối dù nhỏ nhặt nhất, trung thực có nghĩa là hành động chân thành và ngay thẳng về mặt đạo đức. Chúng ta cũng nên nói rằng chúng ta thích sự trung thực tử tế hơn là sự trung thực tàn nhẫn. Nền tảng của sự khéo léo là tìm ra sự thật mang tính xây dựng và hành động dựa trên sự thật đó mà không khiến người khác đau đớn hay xấu hổ. Chân thành và chân thật với người khác là một khía cạnh khác của sự trung thực. Không ai thích cách cư xử giả tạo hoặc “đầu môi”; chúng có thể gây khó chịu như sự thô lỗ đơn thuần.
Thêm các lợi ích
Courtesy
Cách cư xử xuất sắc là trạng thái lịch sự. Định nghĩa về phép lịch sự là lịch sự hoặc hành động theo cách phù hợp với một bối cảnh xã hội nhất định. Lịch sự đòi hỏi phải suy nghĩ xem hành động của bạn sẽ ảnh hưởng đến người khác như thế nào và hành động theo cách có ích cho họ. Tôn trọng, cân nhắc và văn minh là tất cả các khía cạnh của phép lịch sự.
Kết luận
Nghi thức email là điều cần thiết để giao tiếp hiệu quả. Điều quan trọng là phải hiểu tầm quan trọng của việc tuân theo các quy tắc để đảm bảo rằng bạn đang giao tiếp một cách chuyên nghiệp và tôn trọng. Bằng cách tuân theo 10 quy tắc thiết yếu về nghi thức email, bạn có thể đảm bảo rằng email của mình rõ ràng, ngắn gọn và tôn trọng.
Nghi thức email rất quan trọng đối với doanh nghiệp, vì nó giúp xây dựng mối quan hệ với đồng nghiệp, khách hàng và khách hàng. Nó cũng quan trọng đối với giao tiếp cá nhân, vì nó giúp đảm bảo rằng thông điệp của bạn rõ ràng, ngắn gọn và tôn trọng. Năm yếu tố của phép xã giao – tôn trọng, lịch sự, cân nhắc, rõ ràng và nhã nhặn – nên được tuân thủ mọi lúc.
Tuân theo các quy tắc về nghi thức email là điều cần thiết để giao tiếp hiệu quả. Điều quan trọng cần nhớ là phải chuyên nghiệp và tôn trọng trong tất cả các email. Bằng cách tuân theo các quy tắc này, bạn có thể đảm bảo rằng email của mình rõ ràng, ngắn gọn và hiệu quả.
- GIÁ TRỊ LÃNH ĐẠO: Tầm quan trọng của các giá trị trong lãnh đạo
- THƯ THÔNG BÁO 2 TUẦN: Cách viết Thư từ chức (+ Mẫu miễn phí)
- TÔN TRỌNG Ở NƠI LÀM VIỆC: Những Cách Tốt Nhất Để Chứng Minh Điều Đó & Tầm Quan Trọng
- Nghi thức sử dụng điện thoại: Mẹo và tiêu chuẩn tốt nhất để tuân theo
- CÁC THUỘC TÍNH CỦA LÃNH ĐẠO: Các thuộc tính quan trọng hàng đầu tạo nên một nhà lãnh đạo giỏi
dự án
