Tủ hồ sơ chứa dữ liệu của hệ thống kế toán của bạn được gọi là sơ đồ tài khoản. Nó phân loại các giao dịch thành các tài khoản cơ bản như tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, chi phí và doanh thu. Các giao dịch có thể được phân loại thêm bằng cách sử dụng các tài khoản phụ. Theo mức độ phức tạp của công ty và mức độ chi tiết cần thiết từ hệ thống báo cáo tài chính của công ty, biểu đồ hệ thống đánh số tài khoản sẽ chỉ định một mã cho từng tài khoản.
Các tài khoản tài chính khác nhau trong sổ cái chung của doanh nghiệp của bạn được liệt kê hoặc lập chỉ mục trong biểu đồ tài khoản. Các tài khoản này được chia thành các nhóm như doanh thu, nợ phải trả, tài sản và chi tiêu. Các tài khoản trong bảng cân đối kế toán như tài sản, nợ phải trả và vốn cổ đông được hiển thị đầu tiên trên báo cáo tài chính của bạn, tiếp theo là các tài khoản báo cáo thu nhập như doanh thu và chi phí. Tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể của bạn, bạn cũng có thể muốn chia COA cho công ty của mình thành các dòng sản phẩm, bộ phận kinh doanh hoặc chức năng kinh doanh. Trong bài viết này, bạn sẽ tìm thấy thông tin cần thiết về biểu đồ tài khoản và hệ thống đánh số của nó.
Biểu đồ tài khoản là gì
Biểu đồ tài khoản có thể được sử dụng để tổ chức các giao dịch trong công ty của bạn và cho biết tiền đến từ đâu và đi đâu. Biểu đồ tài khoản là danh sách các tên tài khoản được sử dụng để xác định các giao dịch và theo dõi tài chính của doanh nghiệp. Nó phân loại các giao dịch thành các nhóm để dễ dàng theo dõi dòng tiền vào và ra khỏi doanh nghiệp.
Tài khoản sổ cái tài chính của một tổ chức được liệt kê trong biểu đồ tài khoản. Các chuyên gia kế toán có thể tham khảo từng tài khoản bằng cách sử dụng số duy nhất của nó nhờ biểu đồ này. Mặc dù các doanh nghiệp trong các ngành khác nhau có thể sử dụng nhiều loại biểu đồ, nhưng hầu hết các biểu đồ đều cung cấp thông tin về các giao dịch tài chính của công ty trong một khoảng thời gian nhất định.
Một tổ chức đơn giản nên được sử dụng khi tạo biểu đồ tài khoản. Nếu tài khoản của họ được tổ chức chính xác, doanh nghiệp nhỏ điển hình sẽ không vượt quá giới hạn này.
Biểu đồ tài khoản hoạt động như thế nào?
Với mục đích tổ chức sổ sách của bạn, mỗi giao dịch trong kế toán được phân loại theo tài khoản và tiểu khoản của nó. Các tài khoản này, cùng với các tài khoản phụ và số dư có liên quan của chúng, được liệt kê trong biểu đồ tài khoản. Trái ngược với số dư của tài khoản nợ phải trả, hiển thị số nợ mà công ty bạn có, ví dụ: số dư của tài khoản chi phí, hiển thị số tiền chi cho việc điều hành doanh nghiệp của bạn.
Bạn cũng có thể thấy tùy chọn “xem sổ đăng ký” bên cạnh tên tài khoản khi tra cứu thông tin trong biểu đồ tài khoản của mình. Điều này cung cấp cho bạn lịch sử của tất cả các giao dịch được kết nối với tài khoản đó theo thời gian, giúp bạn và kế toán của bạn dễ dàng xác định các lỗi và phân loại sai. Thông thường, mỗi tài khoản có cả số tài khoản và mô tả.
Các doanh nghiệp có thể tổ chức tài chính tốt hơn và giao tiếp với các cổ đông và các bên quan tâm khác bằng cách sử dụng sơ đồ tài khoản (COA). Điều này có thể thực hiện được và giúp đảm bảo rằng báo cáo tài chính tuân thủ các tiêu chuẩn báo cáo bằng cách tách biệt chi phí, doanh thu, tài sản và nợ phải trả. Một công ty có thể liệt kê các tài khoản của mình theo cùng thứ tự chúng xuất hiện trong báo cáo tài chính. Nói cách khác, trước tiên bạn liệt kê các tài khoản trên bảng cân đối kế toán, bao gồm tài sản, nợ phải trả và vốn cổ đông, sau đó là các tài khoản từ báo cáo thu nhập, bao gồm doanh thu và chi phí.
Sơ đồ đánh số tài khoản
Chữ số đầu tiên của số tài khoản đã cung cấp cho các chuyên gia kế toán một cách để xác định giao dịch thuộc về tài khoản nào. Đối với các doanh nghiệp lớn hơn, tài khoản tài sản thường có số từ 100 đến 199 và tài khoản nợ phải trả thường có số từ 200 đến 299 chẳng hạn. Điều này giữ cho các cuốn sách theo đúng thứ tự của họ. Các công ty nhỏ có ít hơn 250 khách hàng có thể sử dụng một hệ thống số khác.
Phần lớn các công ty sử dụng hệ thống số tài khoản đáng tin cậy, được sử dụng rộng rãi này:
- Tài sản từ 1000 đến 1900
- Nợ phải trả từ 2000 đến 2900
- Vốn chủ sở hữu Từ 3000 đến 3900
- Doanh thu từ 4000 – 4900
- Chi phí từ 5000 – 5900
Mặc dù không bắt buộc phải sử dụng định dạng đó, nhưng các doanh nghiệp thường làm như vậy vì nó giúp kế toán viên hoặc người giữ sổ sách can thiệp và dịch dữ liệu thành các báo cáo tài chính thông thường dễ dàng hơn.
Các loại tài khoản
Bảng cân đối kế toán là một bản tóm tắt các tài khoản tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu, đồng thời cho biết tình hình tài chính hiện tại của công ty và liệu công ty có bất kỳ khoản nợ tồn đọng nào hay không. Thông thường, biểu đồ tài khoản bắt đầu với các tài khoản trong bảng cân đối kế toán. Báo cáo thu nhập tiết lộ chi tiết về lợi nhuận dài hạn của một công ty và bao gồm các tài khoản chi phí và doanh thu.
# 1. Tài sản
Tài nguyên mà các doanh nghiệp trao đổi thành tiền mặt và do đó có giá trị tiền tệ là tài sản của công ty. Các khoản phải thu của bạn từ khách hàng và các tài sản hữu hình như đồ nội thất, nhà cửa và máy móc là một vài ví dụ về tài sản.
# 2. Nợ phải trả
Tất cả số tiền mà doanh nghiệp của bạn nợ người khác được phân loại là nợ phải trả. Các khoản phải trả, bất kỳ khoản thuế chưa thanh toán nào và bất kỳ khoản vay nào mà doanh nghiệp phải trả đều thuộc danh mục này.
#3. Vốn chủ sở hữu
Việc bạn thành lập công ty của mình với tư cách là công ty tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn hay công ty sẽ ảnh hưởng đến cách họ phân loại vốn chủ sở hữu trong COA. Tùy thuộc vào cách bạn thành lập công ty của mình, điều này có thể bao gồm vốn chủ sở hữu hoặc vốn cổ đông. Công thức cơ bản để tính vốn chủ sở hữu là tài sản trừ nợ phải trả của một công ty.
# 4. Doanh thu
Doanh thu của công ty bạn là tổng số tiền mà công ty kiếm được bằng cách tính phí khách hàng đối với hàng hóa hoặc dịch vụ của mình. Một công ty nhận ra doanh thu từ việc bán hàng hóa và dịch vụ thực tế của mình cho người tiêu dùng.
# 5. Chi phí
Chi phí bạn phải chịu trong khi điều hành doanh nghiệp của bạn là chi phí. Tiền thuê văn phòng, tiện ích và vật tư của bạn đều thuộc danh mục này. Đây là những gì một công ty phải chịu hàng ngày trong việc điều hành doanh nghiệp.
Tầm quan trọng của sơ đồ tài khoản
Chúng tôi có thể tuyên bố rằng COA đáp ứng chức năng tương tự trong phân tích tài chính của công ty. Tương tự như cách bản đồ đi đến một nơi nào đó. Do đó, người dùng có thể dễ dàng tìm thấy một tài khoản cụ thể bằng cách sử dụng số tài khoản của mình.
Mọi tổ chức kinh doanh đều có thể sử dụng COA vì COA có thể thích ứng và đáp ứng nhu cầu của họ. Bất kỳ ai kiểm tra tình hình tài chính của công ty đều có thể hiểu toàn diện về chi phí và doanh thu bằng cách sử dụng COA, một công cụ tài chính.
#1. Hiểu thu nhập của bạn
Ngoài việc chỉ tiết lộ thu nhập của bạn, biểu đồ tài khoản còn cung cấp cho bạn thông tin chi tiết có giá trị về doanh thu của công ty bạn. Nó hiển thị các đỉnh và đáy thu nhập của bạn cũng như số lượng và thời lượng của dòng tiền khả dụng dựa trên chi phí kinh doanh hàng tháng điển hình của bạn.
#2. Sắp xếp các khoản nợ của bạn
Bạn có thể thấy rõ ràng tổng số nợ, bao gồm cả nghĩa vụ ngắn hạn và dài hạn, trong biểu đồ tài khoản. COA của bạn có thể hỗ trợ bạn trong việc xác định số tiền thu nhập hàng tháng mà bạn có thể phân bổ để trả nợ cũng như tạo ra các chiến lược trả nợ dài hạn.
#3. Chi tiêu thông minh hơn
Mặc dù không phải lúc nào cũng thú vị khi xem một danh sách đơn giản về mọi thứ bạn tiêu số tiền khó kiếm được của mình, nhưng biểu đồ tài khoản có thể cung cấp cho bạn thông tin chi tiết có giá trị về mô hình chi tiêu của mình. Bạn có thể quản lý các chi phí thường xuyên, cần thiết của mình, chẳng hạn như tiền thuê nhà, tiện ích và internet. Ngoài ra, bạn có thể xem xét các chi phí khác của mình để xem liệu có bất kỳ lĩnh vực nào bạn có thể giảm chi tiêu hay không.
#4. Cải thiện báo cáo của bạn
Tài chính của bạn được tổ chức bằng biểu đồ tài khoản, sử dụng một hệ thống tài khoản được đánh số đơn giản. Việc tạo các báo cáo tài chính chi tiết, chẳng hạn như báo cáo lưu chuyển tiền tệ, bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh sẽ giúp bạn hiểu được tình hình tài chính của công ty mình sẽ đơn giản hơn đối với bạn hoặc chuyên gia kế toán nếu biểu đồ tài khoản của bạn là chính xác. Bạn có thể thay đổi định dạng COA của mình để COA tương ứng với các yêu cầu riêng của công ty bạn.
#5. báo cáo thuế
Sở hữu một biểu đồ tài khoản được thiết lập đúng cách có thêm lợi ích là làm cho mùa tính thuế bớt phức tạp hơn. COA theo dõi doanh thu và chi phí liên quan đến doanh nghiệp của bạn, mà bạn phải tiết lộ trên tờ khai thuế thu nhập hàng năm của mình.
Biểu đồ tài khoản trong kế toán là gì
Biểu đồ tài khoản (COA), liệt kê mọi tài khoản trong sổ cái chung của công ty một cách chi tiết và các danh mục con, là một công cụ để tổ chức tài chính. Các doanh nghiệp sử dụng COA để tổ chức quỹ và cung cấp cho các bên quan tâm—chẳng hạn như cổ đông và nhà đầu tư—nhận thức rõ hơn về tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Mỗi biểu đồ tài khoản thường bao gồm tên, mô tả ngắn và mã nhận dạng để giúp người đọc dễ dàng định vị các tài khoản cụ thể hơn.
Sơ đồ đánh số tài khoản
Sơ đồ đánh số tài khoản là việc thiết lập cấu trúc tài khoản và cung cấp cho mỗi tài khoản sổ cái chung một mã nhận dạng duy nhất. Cách dữ liệu tài chính được lưu trữ và xử lý phụ thuộc rất nhiều vào sơ đồ đánh số được sử dụng. Cấu trúc của biểu đồ tài khoản nên được xem xét khi chọn sơ đồ đánh số đầu tiên. Mục tiêu của hệ thống đánh số là nhóm các tài khoản có liên quan để bạn có thể nhanh chóng nhớ lại và tham khảo chúng khi viết các mục nhật ký. Các yếu tố sau tạo nên bố cục số tài khoản sau:
- Mã bộ phận: Mã này thường gồm hai chữ số chỉ định một bộ phận kinh doanh cụ thể trong một tổ chức nhiều bộ phận. Nó không được sử dụng bởi một doanh nghiệp chỉ với một thực thể. Nếu có hơn 99 công ty con, mã có thể được tăng lên ba chữ số.
- Mã bộ phận thường là một số có hai chữ số chỉ định một bộ phận cụ thể của doanh nghiệp, chẳng hạn như bộ phận kế toán, kỹ thuật hoặc sản xuất.
- Mã tài khoản, chẳng hạn như mã tài sản cố định, doanh thu hoặc chi phí vật tư, thường dài ba chữ số và đóng vai trò nhận dạng tài khoản.
Các bước đánh số thứ tự tài khoản
#1. Xác định các loại tài khoản khác nhau mà doanh nghiệp có
Tìm ra những tài khoản mà công ty có và phân loại chúng theo những phát hiện đó là những bước đầu tiên trong việc tạo một số biểu đồ tài khoản. Tám loại tài khoản có thể không giống nhau đối với mọi doanh nghiệp, nhưng phần lớn trong số chúng có các tài khoản về tài sản, nợ phải trả, vốn, doanh thu và giá vốn hàng bán. Ví dụ, các tài khoản về thiết bị và vật tư có thể thường xuyên hơn trong các ngành thuộc lĩnh vực dịch vụ hoặc sản xuất.
#2. Chọn mã của bạn
Các nhà quản lý tài chính và kế toán có thể sắp xếp tất cả dữ liệu tài chính liên quan đến công ty bằng cách sử dụng bộ mã duy nhất mà mỗi biểu đồ tài khoản có. Số tài khoản có ba mã duy nhất trong đó. Mã tài khoản, mã Bộ phận và mã Bộ phận là một số ví dụ.
#3. Chọn một hệ thống đánh số
Chọn sơ đồ đánh số cho từng loại tài khoản để bạn có thể nhanh chóng xác định tất cả các tài khoản của công ty. Chọn một sơ đồ đánh số phù hợp với bạn và dễ nhớ. Bạn có thể quyết định liệt kê các khoản nợ của công ty nằm trong khoảng từ 1,000 đô la đến 29,00 đô la và tài sản của công ty nằm trong khoảng từ 1,000 đến 1,00 đô la. Trong khi bạn đang đánh số các tài khoản của mình, có thể hữu ích khi xem qua một mẫu mẫu.
Biểu đồ tài khoản Thực tiễn tốt nhất
#1. Trì hoãn xóa tài khoản trước đó
Tốt nhất bạn nên hoãn việc xóa các tài khoản cũ cho đến cuối năm để tránh làm rối tung sổ sách của mình. Mùa thuế có thể phức tạp do sáp nhập hoặc đổi tên tài khoản. Tuy nhiên, bạn luôn có thể bao gồm nhiều tài khoản hơn.
#2. Thận trọng khi quản lý tài khoản của bạn
Sắp xếp các tài khoản của bạn theo cách cung cấp cho bạn dữ liệu chính. Điều này không có nghĩa là các chi tiết cụ thể của mọi giao dịch phải được ghi lại. Mỗi sản phẩm bạn bán không yêu cầu tài khoản của nó, cũng như mỗi tiện ích không yêu cầu tài khoản của nó. Có thể nhóm một số thứ.
#3. Cố gắng nhất quán
Tạo một biểu đồ tài khoản với sự thay đổi hàng năm tối thiểu. Điều này cho phép bạn đánh giá mức độ bạn xử lý các khía cạnh tài chính của công ty bằng cách so sánh hiệu suất của các tài khoản khác nhau theo thời gian.
#4. Dọn dẹp tài khoản của bạn
Kiểm tra tất cả các tài khoản của bạn để xem liệu có cơ hội hợp nhất vào cuối năm hay không. Do đó, việc quản lý tài khoản sẽ dễ dàng hơn.
#5. Tạo các tài khoản riêng biệt cho các mục quan trọng
Khi tạo biểu đồ tài khoản được đánh số của bạn, có thể hữu ích khi tách các mục nhập tài khoản không dùng tiền mặt quan trọng. Bằng cách này, bạn có thể tăng độ chính xác của báo cáo tài chính của mình. Ngoài ra, nó có thể hỗ trợ bạn trong việc xác định tài khoản nào phù hợp nhất sau kỳ báo cáo. Cân nhắc mua phần mềm kế toán để tổ chức các tài khoản của bạn và quản lý chúng dễ dàng hơn.
#6. Hãy nhận biết các chi phí gián tiếp
Các chi phí không liên quan trực tiếp đến một hạng mục chi phí cụ thể được coi là chi phí gián tiếp. Các chi phí quan trọng đối với hoạt động hàng ngày thường được thể hiện bằng các chi phí này. Để tính chi phí gián tiếp, nhiều doanh nghiệp sử dụng một số liệu như giờ lao động. Điều quan trọng là phải tính đến tất cả các chi phí gián tiếp tiềm ẩn và tính chúng vào các tài khoản thích hợp khi tạo một biểu đồ tài khoản kỹ lưỡng.
Biểu đồ cơ bản của tài khoản là gì?
Biểu đồ tài khoản (COA) là một công cụ quản trị và tài chính liệt kê từng tài khoản trong hệ thống kế toán. Điều này cung cấp thông tin về tất cả các giao dịch tài chính của doanh nghiệp. Một bản ghi riêng cho từng loại tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, thu nhập và chi phí được gọi là tài khoản trong ngữ cảnh này.
Bạn có thể đánh giá COA để xem liệu tất cả các khía cạnh của công ty bạn có đang hoạt động hiệu quả nhất có thể hay không. So sánh kết quả sử dụng dữ liệu từ nhiều năm sẽ đơn giản hơn nếu bạn duy trì định dạng COA giống nhau theo thời gian. Đây là một báo cáo về tình hình tài chính của công ty, hữu ích cho các cổ đông và nhà đầu tư bên cạnh các chủ doanh nghiệp
Sự khác biệt giữa Coa và GL là gì?
Thông tin tài chính của bạn được lưu giữ trong sổ cái chung và biểu đồ tài khoản (COA) liệt kê các tài khoản mà mỗi mục nhập sổ cái chung được đăng lên. Một biểu đồ tài khoản đã được thiết lập có thể hỗ trợ công ty của bạn là một phần của Business Central. Tất cả các mục nhập kế toán và tài chính đều nằm trên GL và dữ liệu từ các mục nhập đó là dữ liệu được sử dụng để lập báo cáo tài chính. Thuật ngữ “bảng tài khoản” đề cập đến một danh sách mọi tài khoản được sử dụng để ghi lại tình hình tài chính và hoạt động trong GL.
Danh sách tất cả các tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng được gọi là biểu đồ tài khoản. Các phiên bản đơn giản hơn có thể chỉ bao gồm danh sách tên của các tài khoản và tài khoản phụ của chúng, trong khi các phiên bản phức tạp hơn cũng có thể đánh số trước hoặc mã hóa các tài khoản. Sổ cái chung, còn được gọi là các mục ghi nợ-tín dụng, là một sổ đăng ký tập trung chứa tất cả các giao dịch đã được đăng lên tất cả các tài khoản. Có thể tổ chức cấu trúc sổ cái chung bằng biểu đồ tài khoản.
3 loại tài khoản là gì?
Kế toán có ba loại tài khoản, theo cách tiếp cận truyền thống: Thực, Cá nhân và Danh nghĩa.
Sự khác biệt giữa Biểu đồ tài khoản và Tài khoản chính là gì?
Thiết lập sổ cái chung, bao gồm thiết lập sổ cái, sử dụng biểu đồ tài khoản. Các tài khoản trong sổ cái được gọi là tài khoản chính. Số lượng tài khoản chính phải được thiết lập phụ thuộc vào thủ tục kế toán và khác nhau giữa các tổ chức.
3 Quy tắc Vàng về Tài khoản là gì?
- Ghi nợ người nhận và ghi nợ người cho
- Ghi nợ những gì đến và ghi có những gì đi ra
- Chi phí và lỗ ghi nợ, thu nhập từ tín dụng và lãi
Tại sao Biểu đồ tài khoản lại quan trọng?
Nó cung cấp cho bạn một cái nhìn bao quát về các hoạt động của công ty bạn và tình trạng của các thành phần tài chính khác nhau của công ty. cung cấp cho bạn một sự hiểu biết chính xác về tình hình tài chính của doanh nghiệp của bạn. trình bày một bức tranh rõ ràng về tình hình tài chính của công ty bạn cho các cổ đông và nhà đầu tư tiềm năng.
Quan trọng nhất, nó cung cấp cho bạn một bức tranh chính xác về tình trạng tài chính của công ty bạn. Điều này có lợi cho các chủ doanh nghiệp cũng như các cổ đông và nhà đầu tư, những người có thể không quen thuộc với các hoạt động đang diễn ra của công ty bạn. Biểu đồ tài khoản rất hữu ích cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô vì nó giúp các công ty tuân thủ các tiêu chuẩn báo cáo tài chính đơn giản hơn.
Kết luận
Chủ sở hữu của các doanh nghiệp nhỏ luôn có sẵn bảng kế toán sẽ được hưởng lợi từ nó khi nói đến kế toán. Việc ghi lại chính xác dữ liệu tài chính từ một tài khoản mới hoặc giao dịch kinh doanh theo danh mục kế toán phù hợp sẽ đơn giản hơn khi tất cả các tài khoản được sắp xếp theo một danh sách dễ truy cập và dễ theo dõi, có sẵn để xem xét. Theo các nguyên tắc kế toán được chấp nhận, COA hỗ trợ các doanh nghiệp thiết lập, duy trì và giám sát các tài khoản tài chính của họ.
Nó giúp các bên liên quan dễ dàng hiểu được tình hình tài chính của một công ty tốt như thế nào. COA hiện tại sẽ cung cấp cho bạn một bức tranh rõ ràng về tình hình tài chính của công ty mà bạn có thể chia sẻ với các cổ đông và nhà đầu tư tiềm năng. Nó rất quan trọng đối với báo cáo tài chính vì nó hỗ trợ theo dõi báo cáo tài chính, theo dõi hiệu quả tài chính và xác định tiền đến từ đâu và đi đâu.
Bài viết liên quan
- SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY: Ý nghĩa, Các loại và Ví dụ
- NGƯỜI TẠO BIỂU ĐỒ GANTT: Trình tạo biểu đồ Gantt trực tuyến để lập kế hoạch dự án & ví dụ
- VÍ DỤ VỀ CƠ CẤU CÔNG TY: Ý nghĩa, Ví dụ & Sự khác biệt
- TỔNG HỢP LEDGER: Mẫu dễ dàng, ví dụ và tất cả những gì bạn cần (+ pdf miễn phí)
dự án
