Chu trình kế toán là một thủ tục để ghi chép và báo cáo chính xác các giao dịch tiền tệ. Nó tiếp tục từ khi một giao dịch được thực hiện cho đến khi nó được ghi vào sổ sách. Các bước được thực hiện khi kết thúc một chu kỳ kế toán để báo hiệu sự bắt đầu của chu kỳ kế toán tiếp theo. Sự khởi đầu của kỳ tài chính tiếp theo được đánh dấu bởi tầm quan trọng này và ví dụ về các tín hiệu trong chu kỳ kế toán. Hơn nữa, làm việc trong bộ phận kế toán của một tổ chức sẽ cung cấp cho bạn kinh nghiệm trực tiếp về chu trình kế toán. Kết quả cuối cùng sẽ là các báo cáo tài chính dễ hiểu và cung cấp thông tin hữu ích có thể giúp chủ doanh nghiệp đưa ra quyết định tốt hơn. Bài đăng này sẽ cho bạn biết rõ ràng tất cả những gì bạn cần biết về chu trình kế toán.
Giới thiệu chung
Sử dụng chu kỳ kế toán và ghi nhớ tầm quan trọng của nó, một công ty có thể giám sát tốt hơn các giao dịch và xác định bất kỳ sự khác biệt nào. Nó hữu ích để đánh giá và đối chiếu thành công tài chính từ cuối năm tài chính này sang năm tài chính tiếp theo. Điều này là do, không giống như kế toán dồn tích, các tài khoản thu nhập và chi phí được đóng (và hủy bỏ) vào cuối kỳ tài chính thay vì tích lũy trong kỳ tiếp theo. Khả năng tuân thủ các chuẩn mực kế toán, luật thuế và các quy định khác của chính phủ của một công ty phụ thuộc vào khả năng thực hiện chu trình kế toán một cách hiệu quả.
Hơn nữa, để tổng hợp và phân tích hoạt động tài chính của một công ty trong một kỳ kế toán nhất định, kế toán viên phải tuân thủ một loạt các thủ tục cụ thể.
Chu trình kế toán là gì?
Chu trình kế toán là một tập hợp các bước và thủ tục điển hình nhằm theo dõi, lập tài liệu và đánh giá tất cả các hoạt động và giao dịch tài chính trong một công ty. Quá trình này bắt đầu với sự xuất hiện của một giao dịch và kết thúc bằng việc công bố báo cáo tài chính cuối kỳ.
Hơn nữa, bạn có thể làm điều này bằng cách tuân thủ quy trình 8 bước có tổ chức, bắt đầu bằng giao dịch và kết thúc bằng báo cáo tài chính giúp một công ty lập kế hoạch chi tiêu, vay vốn hoặc thậm chí bán công ty.
Đầu tiên, mỗi bước trong chu trình kế toán phụ thuộc vào bước cuối cùng. Trên thực tế, bạn phải hoàn thành từng bước trước khi tiếp tục bước tiếp theo. Khi bỏ qua một báo cáo tài chính, tổ chức có thể dẫn đến các dữ liệu sai sót và sai sót trong toàn bộ quá trình lập báo cáo tài chính, điều này có thể dẫn đến các quyết định kém hiệu quả.
Chu trình kế toán hoạt động như thế nào?
Để đạt được sự tách biệt giữa các nhiệm vụ, một thành viên của nhóm các khoản phải thu hoặc các khoản phải trả, một người kế toán toàn bộ chu kỳ hoặc một kế toán chịu trách nhiệm ghi chép các giao dịch tài chính, khóa sổ cho kỳ kế toán và lập báo cáo tài chính. Điều này được thực hiện trong khi vẫn lưu ý các quy tắc về kiểm soát nội bộ và các vai trò.
Các bước trong chu kỳ kế toán
Tuy nhiên, tám điều này là cơ sở phù hợp để hầu hết các doanh nghiệp sử dụng làm điểm khởi đầu. Số lượng các bước trong một chu trình kế toán phụ thuộc vào doanh nghiệp và nhu cầu của doanh nghiệp. Sau đây là 8 bước trong chu trình kế toán:
- Xác định và theo dõi các giao dịch tài chính
- Quy trình tạo các mục nhập nhật ký
- Nhập các giao dịch tiền tệ vào sổ cái
- Tạo số dư dùng thử mà không cần điều chỉnh
- Chuẩn bị trang tính để xác định lỗi
- Chuẩn bị điều chỉnh các mục nhập
- Lập và phân phối các báo cáo tài chính.
- Khóa sổ cho kỳ kế toán.
Chúng ta xem xét kỹ hơn các bước của chu trình kế toán.
# 1. Xác định và Theo dõi các Giao dịch Tài chính
Kế toán bắt đầu bằng việc phát hiện và ghi chép các giao dịch vào sổ cái (sổ nhật ký) công ty con. Các giao dịch được ghi chép trong sổ sách và được đưa vào báo cáo tài chính bất cứ khi nào có hoạt động tiền tệ hoặc sự kiện kinh doanh. Khoảng thời gian hàng tháng và hàng năm là hai ví dụ về khung thời gian kế toán.
Hơn nữa, các Hóa đơn do kế toán gửi cho khách hàng luôn tuân theo một dãy số nhất định để đảm bảo trách nhiệm. Một công ty vẫn sử dụng séc giấy sẽ ghi các con số trên mỗi cái theo một trình tự nhất định. Nếu séc được thực hiện với số tiền không chính xác, séc sẽ bị vô hiệu và số séc ban đầu sẽ được sử dụng để xác định séc tiếp theo trong chuỗi.
# 2. Quy trình tạo các mục nhập nhật ký
Bước tiếp theo là ghi lại các giao dịch tài chính của bạn dưới dạng các bút toán trong phần mềm kế toán hoặc sổ cái của bạn. Một số tổ chức sử dụng công nghệ điểm bán hàng được liên kết với sách của họ, kết hợp các bước một và hai. Tuy nhiên, điều quan trọng vẫn là các công ty phải theo dõi chi tiêu của họ.
Loại kế toán và cách tiếp cận xác định thời điểm bạn xác định chi phí và thu nhập. Nếu bạn sử dụng kế toán dồn tích, bạn sẽ theo dõi các giao dịch tiền tệ khi chúng xảy ra. Ngược lại, kế toán tiền mặt đòi hỏi phải ghi lại tất cả các trao đổi tiền tệ.
Kế toán bút toán kép bao gồm việc ghi lại mọi giao dịch dưới dạng ghi có hoặc ghi nợ trên các tạp chí khác nhau để thiết lập bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và báo cáo thu nhập phù hợp. Mặt khác, kế toán nhập một lần giống như xử lý sổ séc. Bạn có thể nhận được một báo cáo số dư mà không cần phải thực hiện các mục nhập nhiều lần.
# 3. Nhập các giao dịch tiền tệ vào sổ cái
Tất cả các mục sổ cái chung đều bắt đầu bằng mục nhật ký. Một phần thiết yếu của kế toán, sổ cái tổng hợp theo dõi tất cả các giao dịch tiền tệ.
Tuy nhiên, nếu bạn muốn theo dõi số tiền đang đi vào mỗi tài khoản trong số nhiều tài khoản của doanh nghiệp mình, bạn cần tham khảo sổ cái tổng hợp. Vì nó đại diện cho tài sản lưu động của một doanh nghiệp tại bất kỳ thời điểm nào, nên tài khoản tiền mặt là phần quan trọng nhất của sổ cái.
#4. Cân bằng bản dùng thử mà không cần điều chỉnh
Bằng cách tạo báo cáo số dư thử nghiệm chưa được điều chỉnh từ các hồ sơ kế toán, bạn có thể kiểm tra lại xem tất cả các giao dịch đã được ghi đúng vào sổ cái chung chưa và phát hiện ra bất kỳ chênh lệch nào. Số dư thử nghiệm trình bày tổng số và số dư của tất cả các tài khoản sổ cái chung mà không cần cung cấp bất kỳ chi tiết nào. Ngoài ra, nếu bạn đang sử dụng hệ thống kế toán bút toán kép, các khoản ghi nợ của bạn phải cân bằng các khoản tín dụng của bạn vào cuối mỗi kỳ kế toán.
Nếu bạn sử dụng phần mềm kế toán, nó sẽ tạo ra một báo cáo được gọi là “số dư thử nghiệm chưa điều chỉnh”. Kiểm tra tổng số tiền ghi nợ và ghi có của báo cáo, đồng thời sử dụng kết quả phân tích của bạn để thông báo cho bất kỳ mục điều chỉnh cần thiết nào.
# 5. Chuẩn bị các bảng tính để xác định lỗi
Trong bước này của chu trình kế toán, bạn kiểm tra bảng tính của mình để tìm các mục nhập không chính xác. Vì mỗi giao dịch mua là tín dụng hoặc ghi nợ, nên bước này liên quan đến việc kiểm tra xem tổng số tiền của hai tài khoản đó có hoàn toàn giống nhau không.
Hơn nữa, quá trình này không chỉ tìm ra sai lầm; nó cũng giúp điều hòa thu nhập và chi tiêu trong một hệ thống kế toán dồn tích. Trong bước sau, bất kỳ sự chênh lệch nào được khắc phục bằng cách giải quyết các nguyên nhân cơ bản.
# 6. Chuẩn bị Điều chỉnh Mục nhập
Khi đối chiếu các tài khoản trong bảng cân đối kế toán, bạn có thể cần thực hiện điều chỉnh các bút toán ghi sổ để phản ánh bất kỳ chênh lệch hoặc sai sót nào đã được phát hiện. Để giữ cho nhật ký hoạt động trơn tru, mỗi mục nhập phải được xem xét và cho phép.
Tuy nhiên, các khoản ghi nợ phải luôn cân bằng với các khoản ghi có sau khi các mục sửa chữa đã được nhập và đăng lên sổ cái. Để kiểm tra kỹ, chỉ cần tạo và phân tích số dư thử nghiệm đã sửa đổi.
# 7. Lập và phân phối các báo cáo tài chính
Khi công ty đã thực hiện tất cả các bút toán điều chỉnh, công ty sẽ lập báo cáo tài chính. Các báo cáo tài chính, bao gồm bảng cân đối kế toán, báo cáo thu nhập và báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thường được các doanh nghiệp soạn thảo. Các hoạt động của chu kỳ kế toán cuối cùng được phản ánh trên bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Mặc dù pháp luật không bắt buộc phải lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ, nhưng nó được sử dụng rộng rãi trong kinh doanh vì giá trị của nó trong việc dự báo và theo dõi dòng tiền.
Các báo cáo tài chính này rất cần thiết cho bất kỳ bên nào quan tâm đến việc đánh giá công ty của bạn trong mối quan hệ với các đối thủ cạnh tranh và thể hiện đầu ra quan trọng nhất của chu trình kế toán. Họ cũng rất hữu ích cho các doanh nhân. Việc diễn giải các báo cáo tài chính giúp bạn luôn nắm vững tình hình tài chính của mình và thiết kế một chiến lược tăng trưởng.
#số 8. Đóng Sổ cho Kỳ Kế toán.
Bước 8 chỉ được thực hiện vào cuối năm, không phải cuối mỗi tháng. Chuyển bất kỳ tài khoản báo cáo thu nhập tạm thời mở nào sang một sổ cái vĩnh viễn. Tài khoản thu nhập và chi tiêu là ví dụ về tài khoản tạm thời. Thu nhập hoặc lỗ ròng được chuyển vào tài khoản lợi nhuận để lại vào cuối mỗi năm. Ngoài ra, hệ thống tạo một mục đóng để xóa tất cả các tài khoản sổ cái doanh thu và chi phí đang mở về XNUMX.
Lập báo cáo cân đối thử nghiệm cuối năm. Một lần nữa, hãy cân bằng các khoản ghi nợ và tín dụng. Nếu bạn đã hoàn thành kế toán cuối năm, các tài khoản sổ cái tạm thời sẽ được xóa sổ. Xác minh số dư đầu kỳ của thu nhập giữ lại sẽ được sử dụng trong năm kinh doanh tiếp theo. Kế toán cuối năm hoàn thành khi số dư thử sau khi kết thúc tốt.
Ngay cả khi kế toán cuối năm đã hoàn tất, bạn vẫn có thể cần gửi các mục điều chỉnh từ kiểm toán tài chính của công ty CPA. Bắt đầu các chu kỳ kế toán của tháng và năm tiếp theo bằng cách mở một kỳ kế toán mới. Bằng cách sử dụng các bước này trong chu trình kế toán, bạn được đảm bảo một kết quả thành công.
6 chu trình kế toán là gì?
Các doanh nghiệp tuân theo một loạt các thủ tục được gọi là chu trình kế toán để theo dõi các giao dịch và tổng hợp dữ liệu tài chính trong một kỳ kế toán nhất định (tháng, quý hoặc năm). Các tài khoản tài chính chính xác cho khoảng thời gian đó và sự sẵn sàng cho ví dụ và tầm quan trọng của nó đối với kỳ kế toán là kết quả của chu kỳ kế toán. Dưới đây là sáu chu kỳ kế toán.
- Xác định các giao dịch
- Ghi lại các giao dịch
- Đăng các bút toán vào sổ cái
- Tạo số dư dùng thử chưa điều chỉnh
- Chuẩn bị điều chỉnh các mục nhập
- Tạo số dư dùng thử được điều chỉnh
Ví dụ về chu kỳ kế toán
Để hiểu rõ quy trình vận hành như thế nào, hãy xem ví dụ về chu trình kế toán dưới đây:
Công ty Z đã nhận được 700 đô la cho các sản phẩm phần mềm của mình vào ngày 15 tháng 2022 năm 1000 và đã nhập mục cho khoảng thời gian cụ thể đó. Nó được ghi nhận như một khoản ghi có vào doanh thu bán hàng và một khoản ghi nợ thành tiền mặt. Một giao dịch tiền mặt trong ngày sẽ là khoản ghi nợ 700 đô la nếu công ty thực hiện bán 500 đô la tiền mặt, 200 đô la tiền mặt và khoản hoàn trả XNUMX đô la tiền mặt.
Ngoài khoản thâm hụt 700 đô la tiền mặt, các giao dịch và hoạt động của công ty cho thấy số dư âm 1200 đô la trong các khoản phải thu và 100 đô la trong hàng tồn kho. Vì vậy, số dư thử nghiệm cho thấy 1,000 đô la tín dụng không khớp với 1,200 đô la ghi nợ. Do đó, người ghi sổ có trách nhiệm truy tìm những chứng từ còn thiếu để cân đối sổ sách một cách chính xác.
Kế toán lập báo cáo tài chính và khóa sổ cho kỳ kế toán đó sau khi đã điều chỉnh các bút toán một cách thích hợp.
Tầm quan trọng của chu trình kế toán
Các doanh nghiệp và các tổ chức khác dựa vào chu trình kế toán để theo dõi tiền của họ và cung cấp các báo cáo tài chính hữu ích. Hệ thống kế toán đóng một vai trò quan trọng trong quy trình chu trình kế toán chuẩn hóa, giúp các chủ doanh nghiệp, doanh nghiệp nhỏ và tập đoàn lớn khóa sổ vào cuối kỳ kế toán và tạo ra thông tin tài chính để sử dụng cho việc phân tích báo cáo tài chính và điều hành hoạt động kinh doanh.
Tuy nhiên, các bên liên quan bên ngoài của công ty sử dụng dữ liệu để đánh giá tình trạng của công ty và đưa ra quyết định về việc có nên đầu tư hoặc hợp tác trong các nỗ lực trong tương lai với công ty hay không. Dưới đây là 3 lý do cốt lõi giải thích tại sao chu kỳ kế toán lại quan trọng trong ngành công nghiệp ngày nay.
# 1. Đối với phân tích nội bộ
Để đưa ra các quyết định tài chính quan trọng, các tổ chức cần thông tin do chu trình kế toán cung cấp. Để đánh giá các xu hướng và tạo ra các mục tiêu thích hợp, quá trình này tổ chức tất cả các khía cạnh của hoạt động tài chính của một công ty. Không có cách nào để công ty có thể mở rộng mà không đánh giá trước tài sản, nợ phải trả và dòng tiền của mình.
#2. Hiệu quả
Khi kế toán sử dụng nó như một danh sách kiểm tra, chu trình kế toán khá hữu ích. Sẽ có ít sai sót hơn, bạn có thể yên tâm rằng mọi bước sẽ được thực hiện và công việc của bạn sẽ được tổ chức hiệu quả hơn. Người ta không cần phải suy đoán điều gì sẽ xảy ra tiếp theo. Đó cũng là một vòng lặp tự củng cố. Các thủ tục cuối cùng thiết lập nhóm kế toán để lặp lại các công việc tương tự trong kỳ kế toán sau.
# 3. Tuân thủ
Chu trình kế toán giúp các tổ chức tuân thủ các quy định kế toán và luật thuế, đảm bảo tính chính xác và thường xuyên. Nếu một công ty tìm kiếm các nhà đầu tư hoặc những người mua có thể có, thì việc tuân theo quy trình kế toán sẽ giữ cho thị trường công bằng đối với các đối thủ cạnh tranh trong khi vẫn cung cấp thông tin chính xác.
Tóm tắt chu trình kế toán là gì?
Ví dụ về chu trình kế toán và tầm quan trọng của nó là một mô tả ngắn gọn về cách một doanh nghiệp theo dõi tiền của mình. Là một phần của quá trình này, bạn sẽ cần phải kiểm tra, tóm tắt và tiết lộ những giao dịch này cho các cơ quan thuế, tổ chức giám sát và cơ quan quản lý thích hợp.
Sự khác biệt giữa Chu kỳ Kế toán và Chu kỳ Ngân sách là gì?
Ngược lại với chu kỳ ngân sách, chu kỳ kế toán xảy ra hai lần mỗi năm. Chu trình kế toán xem xét các sự kiện trong quá khứ để xác nhận báo cáo chính xác về các giao dịch tiền tệ. Mặt khác, chu kỳ ngân sách liên quan đến việc lập kế hoạch hoạt động và giao dịch trong tương lai.
Các bước của chu trình kế toán theo thứ tự là gì?
Xác định các giao dịch, ghi sổ nhật ký, đăng các giao dịch, chuẩn bị số dư dùng thử chưa điều chỉnh, phân tích bảng tính, điều chỉnh sự không nhất quán của bảng tính, lập báo cáo tài chính và khóa sổ là các bước trong chu trình kế toán.
Mục đích chính của chu trình kế toán là gì?
Tính chính xác và thống nhất của tài khoản tài chính trước hết được đảm bảo bởi chu trình kế toán. Ngay cả khi phần lớn kế toán được thực hiện bằng điện tử, điều quan trọng là phải kiểm tra xem mọi thứ có chính xác không vì sai sót có thể tích lũy theo thời gian.
“Đóng mềm” là gì?
Khi doanh nghiệp muốn đóng sổ sách nhanh chóng nhưng không hoàn toàn, chẳng hạn như đối với nhu cầu báo cáo quản lý nội bộ, họ thực hiện “đóng cửa mềm”. Không giống như “đóng cứng”, trong đó các doanh nghiệp sử dụng phương pháp nghiêm ngặt hơn để đảm bảo rằng báo cáo và báo cáo tài chính cuối cùng là chính xác và sổ sách có thể được khóa trong một kỳ kế toán, kết quả có thể sai nghiêm trọng được chấp nhận.
Sự khác biệt giữa Nhật ký và Sổ cái là gì?
Một trong những bước đầu tiên trong chu trình kế toán là ghi nhật ký, trong đó các chi tiết cụ thể của từng giao dịch tài chính được ghi lại. Bản ghi "chính" tổng hợp tất cả các giao dịch và tình hình tài chính của doanh nghiệp được gọi là sổ cái chung.
Kết luận
Một chuỗi các giai đoạn tạo nên chu trình kế toán, ghi lại các giao dịch tài chính và tạo báo cáo tài chính. Một số thủ tục nhập liệu có thể xảy ra bất kỳ lúc nào trong chu kỳ kế toán, trong khi một số hoạt động chỉ diễn ra trong quá trình lập báo cáo tài chính. Ví dụ, thủ tục này và tầm quan trọng của nó, được lặp đi lặp lại đối với mọi chu trình kế toán, cho dù đối với tổ chức lớn hay tổ chức nhỏ.
Câu hỏi thường gặp về chu kỳ kế toán
Làm thế nào để chu trình kế toán duy trì tính liên tục của các tài khoản?
Số dư trên các tài khoản tài sản, nợ phải trả và nguồn vốn được chuyển sang năm sau. Bằng cách này, chu kỳ kế toán đảm bảo rằng các tài khoản từ năm này sang năm sau vẫn giống nhau.
Mục tiêu cuối cùng của chu trình kế toán là gì?
Mục tiêu chính của chu trình kế toán là đảm bảo rằng các báo cáo tài chính là chính xác và nhất quán.
Chu kỳ kế toán là bao lâu?
Đối với nội bộ, kỳ kế toán là một tháng hoặc ba tháng, nhưng đối với bên ngoài, kỳ kế toán là một năm.
Bài viết liên quan
- Kế toán Sổ cái: Tất cả những gì bạn cần biết (+ Công cụ nhanh)
- KẾ TOÁN CHÍNH XÁC: HƯỚNG DẪN ĐƠN GIẢN CHO NGƯỜI MỚI BẮT ĐẦU (+ Ví dụ chi tiết)
- TỔNG HỢP LEDGER: Mẫu dễ dàng, ví dụ và tất cả những gì bạn cần (+ pdf miễn phí)
- Kế toán doanh nghiệp nhỏ Vương quốc Anh: Thực tiễn tốt nhất năm 2023 & Tất cả những gì bạn cần
- 15 PHẦN MỀM KẾ TOÁN TỐT NHẤT NÊN DÙNG NĂM 2023
- FINRA là gì… và Tại sao bạn nên biết về nó?
Tài liệu tham khảo
