Hệ thống kiểm kê định kỳ là một kỹ thuật định giá hàng tồn kho cho các nhu cầu báo cáo tài chính liên quan đến việc đếm hàng tồn kho vào những thời điểm xác định trước. Sử dụng kiểm kê định kỳ như một kỹ thuật kế toán, giá vốn hàng bán (COGS) được tính bằng cách lấy hàng tồn kho vào đầu mỗi kỳ, thêm hàng tồn kho mới mua trong suốt kỳ và trừ đi hàng tồn kho cuối kỳ. Các công ty sử dụng nó, thường là các doanh nghiệp nhỏ, thấy rằng nó vừa đơn giản hơn để triển khai vừa tiết kiệm chi phí hơn. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về hệ thống kiểm kê vĩnh viễn và định kỳ, kế toán hệ thống thời kỳ và một ví dụ về hệ thống kiểm kê định kỳ.
Hệ thống kiểm kê định kỳ
Một thủ tục định giá cổ phiếu kế toán được gọi là hàng tồn kho định kỳ được thực hiện theo các khoảng thời gian xác định trước. Vào cuối quý, các doanh nghiệp sẽ đếm sản phẩm của họ một cách thực tế và sử dụng dữ liệu để cân bằng sổ cái chung của họ. Số tiền còn lại sau đó được áp dụng vào đầu giai đoạn mới.
Thủ tục kế toán khác với hệ thống soát xét thường xuyên theo hệ thống kiểm kê soát xét định kỳ. Để xác định số lượng hàng tồn kho bình thường vào cuối năm, công ty sẽ đếm số lượng hàng tồn kho của mình. Các tổ chức sử dụng ước tính cho các mốc quan trọng giữa năm như báo cáo hàng tháng và hàng quý. Khi một công ty kế toán mua các mặt hàng để bán lại, kho tài khoản sổ cái chung không được cập nhật. Thay vào đó, họ ghi nợ các giao dịch mua được thực hiện trên tài khoản tạm thời. Hàng năm, tài khoản tạm thời có số dư bằng không. Cuối năm kế toán chuyển số tiền sang tài khoản khác.
Các doanh nghiệp thực hiện bất kỳ sửa đổi cần thiết nào sau khi mua sản phẩm vào tài khoản sổ cái chung. Bởi vì số dư trong tài khoản liên kết của tài khoản đối ứng được bù trừ và hiển thị trong báo cáo tài chính, nên nó được dự định là ngược lại với sổ cái. Giảm giá mua hàng, trả lại hàng mua và tài khoản trợ cấp là một số ví dụ về tài khoản chống đối. Các tài khoản này có thể được kết hợp để tạo ra các giao dịch mua ròng.
Các công ty duy trì chi phí giao hàng trong một tài khoản khác với tài khoản hàng tồn kho chính trong hệ thống kiểm soát hàng tồn kho định kỳ. Họ theo dõi các chi phí giao hàng liên quan đến các tài khoản vận chuyển hàng hóa hoặc vận chuyển cho hàng tồn kho đến. Các chi phí trong tài khoản này cuối cùng làm tăng giá trị hàng hóa của họ. Các mục trong tạp chí sẽ xuất hiện như sau:
Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn và định kỳ
Để theo dõi số lượng hàng tồn kho trong tay, có hai hệ thống khác nhau: định kỳ và vĩnh viễn. Hệ thống vĩnh viễn phức tạp hơn trong hai loại, nhưng nó đòi hỏi phải lưu giữ hồ sơ nhiều hơn để duy trì. Trong khi hệ thống vĩnh viễn liên tục giám sát số dư hàng tồn kho, thì hệ thống định kỳ thực hiện kiểm kê hàng tồn kho theo định kỳ để tính toán số dư hàng tồn kho cuối kỳ và giá vốn hàng bán.
So sánh giữa hệ thống kiểm kê định kỳ và vĩnh viễn
Sau đây là một số khác biệt nữa giữa hai hệ thống:
#1. tài khoản
Khi các giao dịch liên quan đến hàng tồn kho diễn ra, sổ cái chung hoặc sổ cái hàng tồn kho được cập nhật liên tục theo hệ thống vĩnh viễn. Tuy nhiên, tài khoản giá vốn hàng bán hoàn toàn không được nhập theo hệ thống kiểm kê định kỳ, cho đến sau khi kiểm đếm thực tế, sau đó được sử dụng để tính giá vốn hàng bán.
#2. Mạng máy tính
Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn không thể duy trì hồ sơ theo cách thủ công vì có thể có hàng nghìn giao dịch ở cấp đơn vị trong mỗi kỳ kế toán. Mặt khác, đối với hàng tồn kho rất nhỏ, tính đơn giản của hệ thống kiểm kê định kỳ cho phép sử dụng việc ghi chép thủ công.
#3. Chi phí cho các mặt hàng đã bán
Khi mỗi lần bán hàng được thực hiện, tài khoản giá vốn hàng bán được cập nhật liên tục theo hệ thống vĩnh viễn. Thay vào đó, giá vốn hàng bán được tính một lần sau kỳ kế toán theo hệ thống kiểm kê định kỳ bằng cách cộng tất cả các lần mua vào hàng tồn kho đầu kỳ và trừ đi hàng tồn kho cuối kỳ. Trong trường hợp thứ hai, điều này có nghĩa là việc có được số liệu giá vốn hàng bán chính xác trước khi kết thúc kỳ kế toán có thể là một thách thức.
#4. đếm thời gian
Vì việc đếm chu kỳ phụ thuộc vào số lượng hàng tồn kho đáng tin cậy có thể thu được trong thời gian thực làm cơ sở, nên việc đếm chu kỳ không thể được sử dụng với hệ thống kiểm kê định kỳ.
#5. Mua hàng
Tùy thuộc vào loại giao dịch, việc mua hàng tồn kho theo hệ thống vĩnh viễn được ghi lại trong tài khoản hàng tồn kho nguyên vật liệu hoặc tài khoản hàng hóa và mục nhập số lượng đơn vị cũng được đưa vào bản ghi riêng được lưu giữ cho từng mặt hàng tồn kho. Mặc dù không có bản ghi hàng tồn kho riêng lẻ nào có thể thêm thông tin đếm đơn vị trong hệ thống kiểm kê định kỳ, nhưng tất cả các giao dịch mua đều được ghi vào tài khoản tài sản mua hàng.
#6. Điều tra giao dịch
Do thông tin được tổng hợp ở mức rất cao, nên gần như không thể truy tìm thông qua sổ sách kế toán theo hệ thống kiểm kê định kỳ để xác định lý do tại sao lại xảy ra lỗi liên quan đến kiểm kê dưới bất kỳ hình thức nào. Tuy nhiên, trong một hệ thống kiểm kê vĩnh viễn, khi mọi giao dịch được trình bày chi tiết ở cấp độ đơn vị riêng lẻ, việc điều tra như vậy sẽ đơn giản hơn nhiều.
Như danh sách đã nói ở trên cho thấy, hệ thống kiểm kê vĩnh viễn vượt trội so với phương pháp kiểm kê định kỳ. Tình huống chính mà một hệ thống định kỳ có thể được biện minh là khi hàng tồn kho cực kỳ nhỏ và bạn có thể đánh giá nó một cách trực quan mà không cần cấp thiết phải ghi chép hàng tồn kho rộng rãi hơn. Bởi vì nhân viên kho có thể vô tình ghi lại các giao dịch hàng tồn kho không chính xác trong một hệ thống vĩnh viễn nếu họ không được đào tạo đúng cách về cách sử dụng, hệ thống định kỳ cũng có thể có hiệu quả trong một số trường hợp nhất định.
Ví dụ về hệ thống kiểm kê định kỳ
Hãy xem một ví dụ về hệ thống kiểm kê định kỳ để hiểu quy trình.
Bởi vì 100 đô la đã được thêm vào tài khoản hàng tồn kho sau mỗi kỳ, nên tài khoản hàng tồn kho đầu kỳ hiện tại trong ví dụ về hệ thống kiểm kê định kỳ này là 1,000 đô la. Do đó, tài khoản hàng tồn kho bây giờ sẽ là $1,100. Bạn sẽ sở hữu điều này. “Giá của hàng hóa được rao bán.”
Chi phí Bán hàng = 1000 + 100 = $1100
Theo sổ sách của chúng tôi, chúng tôi có "Giá vốn hàng hóa sẵn sàng để bán" cuối cùng. Tuy nhiên, công ty vẫn không chắc chắn có bao nhiêu hàng hóa đã được bán trong thời gian đó. Tổ chức của bạn sẽ kiểm tra thực tế hàng tồn kho vào cuối kỳ. Giả sử rằng có 1,050 đơn vị trong kho cuối kỳ. Hàng tồn kho cuối cùng được kiểm tra thực tế là 1,050 đô la vì mỗi đơn vị có giá 1 đô la. Chúng tôi phải chuyển 50 đô la từ tài khoản hàng tồn kho sang "Giá vốn hàng bán" để cân bằng chênh lệch giữa số lượng hàng tồn kho thực tế và tài khoản hàng tồn kho trong sổ sách.
Kế toán hệ thống định kỳ
Hệ thống kiểm kê định kỳ kế toán không chỉ liên quan đến việc đếm và theo dõi mức tồn kho; nó cũng đòi hỏi phải ghi lại toàn bộ hệ thống dưới dạng một mục nhật ký để có thể nhìn thấy nó trong sổ sách kế toán.
Hãy tưởng tượng bạn sở hữu một cửa hàng bán lẻ mà hầu như lúc nào bạn cũng cần mua hàng hóa để vận hành các hoạt động hàng ngày của mình. Giả sử doanh nghiệp của bạn sử dụng hệ thống kiểm kê định kỳ để xác định "giá vốn hàng bán". Công ty của bạn hiện cần 10 đơn vị hàng tồn kho trị giá 1 đô la vào bất kỳ ngày cụ thể nào và được thanh toán bằng tiền mặt trong kỳ kế toán hiện tại. Tổng chi phí mua hàng là $10. Đương nhiên, một số hàng tồn kho đó có thể trở thành “thành phẩm” và được bán trong kỳ, nhưng kế toán của bạn không nên lo lắng về điều đó. Thay vào đó, một “tài khoản mua hàng”—một “tài sản”—sẽ được tạo thường xuyên cho mỗi mặt hàng của khoảng không quảng cáo đã mua. Tài khoản này chứa mọi giao dịch mua hàng tồn kho.
Theo hệ thống kiểm kê định kỳ
Theo hệ thống kiểm kê định kỳ, một doanh nghiệp không theo dõi những thay đổi về mức tồn kho trong suốt kỳ kế toán. Thay vào đó, nó thường xuyên đếm hàng tồn kho của mình theo các khoảng thời gian định trước như hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm. Doanh nghiệp sử dụng các số liệu thực tế này để xác định giá vốn hàng bán và hàng tồn kho cuối kỳ.
Hệ thống kiểm kê định kỳ có những đặc điểm nổi bật sau:
#1. Mua hàng:
Doanh nghiệp không ghi ngay giá vốn của từng mặt hàng đã bán hoặc thay đổi số dư hàng tồn kho sau khi mua hàng tồn kho. Để theo dõi tổng chi phí của các mặt hàng đã mua trong suốt thời kỳ, một khoản ghi nợ được thực hiện cho tài khoản mua hàng.
#2. Giá vốn hàng bán (COGS)
Doanh nghiệp thực tế đếm hàng tồn kho của mình sau kỳ kế toán. Sau khi trừ hàng tồn kho ban đầu khỏi tổng số mua hàng và hạch toán hàng tồn kho cuối kỳ, giá vốn hàng bán được xác định.
Hàng tồn kho đầu kỳ với số lần mua ít hơn và hàng tồn kho cuối kỳ bằng giá vốn hàng bán.
#3. ghi âm
Tổng công ty không cập nhật tài khoản hàng tồn kho với mỗi lần mua hoặc bán theo hệ thống định kỳ. Nó chỉ sửa đổi số dư hàng tồn kho dựa trên số lượng vật lý sau tháng. Do đó, tài khoản hàng tồn kho có thể không phản ánh chính xác số dư hàng tồn kho hiện tại.
#4. Trình bày báo cáo thu nhập
Chi phí của các mặt hàng đã bán được thể hiện riêng trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo hệ thống kiểm kê định kỳ. Các chú thích cho báo cáo tài chính có thể bao gồm thông tin về hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ mặc dù chúng không được trình bày rõ ràng trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
Đặc điểm của hệ thống kiểm kê định kỳ
Sau đây là các đặc điểm của hệ thống kiểm kê định kỳ:
#1. kiểm đếm vật lý
Trong hệ thống này, các cấp độ khác nhau của hàng tồn kho, chẳng hạn như vật tư ban đầu, dự án đang thực hiện và hàng hóa đã hoàn thành, được đếm một cách vật lý để ghi chúng vào sổ sách.
#2. Không theo dõi ngay lập tức
Vì không có phần mềm hoặc công nghệ tự động nào được sử dụng nên sẽ có độ trễ giữa hai phiên đếm vì không có theo dõi thời gian thực trong suốt quy trình. Không có thông tin mức chứng khoán hiện tại và chính xác có sẵn trong giai đoạn này.
#3. Tính giá vốn hàng bán (COGS)
Giá vốn hàng bán được xác định định kỳ trong từng trường hợp trong quá trình này.
#4. quá trình khó khăn
Phương pháp đếm vật lý làm cho hệ thống kế toán hàng tồn kho định kỳ trở nên phức tạp, khó khăn và có thể không minh bạch. Quản lý sai và sự khác biệt có thể tạo ra thông tin và dữ liệu sai lệch.
#5. Cách tiếp cận dựa trên kinh doanh
Cần lưu ý rằng không phải mọi loại hình kinh doanh đều có thể sử dụng phương pháp này. Các doanh nghiệp nhỏ sử dụng một loại hàng hóa cố định làm nguyên liệu thô hoặc đặc biệt yêu cầu kiểm kê hàng tồn kho định kỳ cho người dùng nội bộ có thể quản lý hàng hóa đó một cách hiệu quả.
Do đó, các tính năng của hệ thống kiểm kê định kỳ nói trên là những tính năng mà một số doanh nghiệp sử dụng để tạo ra một hệ thống mở và hiệu quả.
Các bước Đối với hệ thống kiểm kê định kỳ
Hệ thống kiểm kê định kỳ bao gồm các bước sau:
Theo cách tiếp cận này, phần đầu và phần cuối được tính thực tế trong suốt một khoảng thời gian cụ thể.
Để tính “giá vốn hàng bán”, doanh nghiệp cũng sẽ tính đến tất cả các giao dịch mua hàng tồn kho trong thời gian đó.
Khoảng không quảng cáo ban đầu cộng với mua hàng bằng giá vốn của hàng hóa đã sẵn sàng để bán.
Do đó, giá vốn hàng bán trong thời gian đó sẽ là:
Hàng tồn kho cuối kỳ: Giá vốn của hàng hóa sẵn sàng để bán bằng với giá vốn hàng bán.
Để tăng hiệu quả của hệ thống, công ty nên tuân thủ phương pháp từng bước đã nói ở trên của hình thức quản lý hàng tồn kho này.
Ưu điểm
Phương pháp kiểm kê định kỳ có lợi ích riêng của nó. Hãy xem xét chúng chi tiết hơn trong các điểm sau:
- Một lực lượng lao động nhỏ hơn là cần thiết vì không cần thiết phải đếm vật lý giữa các thời kỳ. Do đó, nó ít tốn kém hơn vì không cần có người đi cùng. Trong khoảng thời gian đó, một nhóm sẽ xử lý hàng tồn kho, tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho công ty.
- Việc kiểm tra thực tế chỉ diễn ra vào cuối kỳ học, vì vậy công việc thường xuyên không bị ảnh hưởng. Tại thời điểm đó, không can thiệp vào thói quen hàng ngày, bộ phận liên quan sẽ tính đến việc chỉ định một lực lượng lao động riêng biệt.
- Số lượng đáng tin cậy trong việc xác nhận kế toán cuối kỳ vì nó được kiểm tra thực tế vào cuối kỳ.
- Không cần kiểm tra trạng thái “Sản phẩm dở dang” hay “Nguyên vật liệu” giữa các kỳ. Vì thông tin thu thập được sau khi đếm được sử dụng để theo dõi các mức tồn kho khác nhau, bao gồm nguyên vật liệu thô, sản phẩm dở dang và thành phẩm, nên nó được thực hiện tự động trong suốt quá trình đếm.
Điểm yếus
Trước khi áp dụng quy trình, điều quan trọng là phải nhận thức được các hạn chế khác nhau bên cạnh những lợi ích của hệ thống kiểm kê định kỳ. Đây là những gì họ đang có:
- Trong thời gian tạm thời, nó sẽ không cung cấp bất kỳ dữ liệu nào liên quan đến giá vốn hàng bán.
- Có thể cần phải có một sửa đổi lớn ở cuối vì có rất ít thông tin giữa các giai đoạn.
- Gian lận là một khả năng rất có thể xảy ra.
- Cách tiếp cận này không phù hợp với các doanh nghiệp lớn.
Tại sao bạn sẽ sử dụng một hệ thống kiểm kê định kỳ?
Các công ty nhỏ hơn với lượng hàng tồn kho khiêm tốn phù hợp nhất với hệ thống kiểm kê định kỳ. Thật đơn giản để đếm hàng tồn kho thực tế cho các doanh nghiệp như vậy. Việc ước tính chi phí của hàng hóa được bán trong khoảng thời gian định trước cũng đơn giản hơn nhiều.
Tại sao một hệ thống kiểm kê định kỳ tốt hơn?
Phương pháp kiểm kê định kỳ có ưu điểm là loại bỏ được yêu cầu hạch toán riêng hàng tồn kho nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang và thành phẩm. Điều duy nhất được ghi nhận là mua hàng.
Cái nào tốt hơn, vĩnh viễn hay định kỳ?
Nói chung, hệ thống vĩnh viễn hoạt động tốt hơn hệ thống kiểm kê định kỳ. Đây là cách tiếp cận thực tế, ít hoặc không tốn nhiều công sức nhờ vào phần mềm máy tính mà các doanh nghiệp sử dụng. Công nghệ điểm bán hàng sử dụng mã vạch để theo dõi mọi thứ từ kệ đến máy tính tiền.
Tổng kết
Hiểu hàng tồn kho của bạn là điều cần thiết để thành công vì việc quản lý hàng tồn kho đúng cách có thể tạo ra hoặc phá vỡ một công ty. Trong khi các công ty và tổ chức nhỏ có ít mặt hàng tồn kho có thể sử dụng phương pháp định kỳ, thì các tổ chức lớn hơn sẽ cần chuyển sang hệ thống kiểm kê lâu dài. Bất kể bạn chọn phương pháp kiểm soát hàng tồn kho nào, những người ra quyết định đều yêu cầu thiết bị phù hợp để quản lý thành công hàng tồn kho của họ.
Sử dụng các khả năng lập kế hoạch nhu cầu và lập kế hoạch yêu cầu phân phối để đạt được sự cân bằng lý tưởng giữa cung và cầu trong toàn bộ doanh nghiệp của bạn.
Bài viết liên quan
- HỆ THỐNG KHO VĨNH VIỄN: Định nghĩa và tất cả những gì bạn cần biết
- Lịch khấu hao, khoản vay và tính toán
- QUẢN LÝ CỔ PHIẾU: Hướng dẫn chi tiết và các phương pháp hay nhất
- TRỘM CẮP NHÂN VIÊN: Trộm Cắp Nhân Viên Phổ Biến, Phương Pháp Phát Hiện Và Xử Lý
- Biển quảng cáo là gì và nó sẽ có giá bao nhiêu vào năm 2023?
- HỆ THỐNG KHO HÀNG ĐỊNH KỲ: Nó Là Gì & Nó Hoạt Động Như Thế Nào
- QUẢN LÝ TÀI SẢN: Định nghĩa, Công việc, Nhiệm vụ & Mức lương
dự án
