На відміну від проекту, який має визначену кінцеву мету або результат, портфоліо представляє більш стратегічний комітет планування для постійної оптимізації розподілу, пріоритезації та планування ресурсів у багатьох проектах. Таким чином, портфоліо проектів — це термін, що стосується групи проектів організації та процесу, за допомогою якого вони відбираються та управляються. Перш за все, усі ці фактори та багато іншого вказують на те, що управління портфелем проектів — це процедура, яка може служити будь-якій організації з портфелем проектів. Слідкуйте за оновленнями, щоб дізнатися, як створити портфоліо проектів.
огляд
Взагалі кажучи, організації матимуть можливість реалізувати набагато більше проектів, ніж може підтримати фінансування, тому процес відбору повинен вибрати підмножину проектів, щоб максимізувати цілі компанії щодо прибутку, дотримуючись бюджетних обмежень. Разом керівники бажають керувати загальним ризиком портфеля, одночасно забезпечуючи виконання грошових потоків та інших подібних вимог.
Таким чином, портфоліо проектів — це термін, який стосується групи проектів організації та процесу, за допомогою якого вони відбираються та керуються ними. Крім того, портфель проектів — це стратегічно відібрані групи різних проектів або програм, які відповідають різним видам діяльності, залученим до проекту, для досягнення організаційних цілей корпорації.
Що має включати портфоліо проектів?
Ваш портфель проектів має бути зосереджений на проектній роботі, тобто на унікальних починаннях із визначеними кінцевими результатами та прогнозованими датами початку та завершення. Визначте, хто, що і коли виконує або буде виконувати роботу, що це за проект і протягом якого періоду часу очікується виконання роботи.
Які 2 основні типи портфоліо?
Існує два основних типи оцінювання портфоліо: «навчальне» або «робоче» портфоліо та «вітринне» портфоліо. Крім того, демонстраційне портфоліо часто використовується для того, щоб поділитися кращими досягненнями студента або доказами навчання. Студентам, як правило, надається вибір вирішувати, що публікувати. Крім того, вони допомагають із самомаркетингом, онлайн-брендуванням або створенням позитивного цифрового сліду.
У вищій освіті ми часто бачимо демонстраційні портфоліо, які висвітлюють CV або резюме студента для певної мети, наприклад залучення потенційних роботодавців. І робоче портфоліо, другий тип портфоліо, який ми зазвичай бачимо, є більше схожим на поточний запис навчання. Мета – зафіксувати процес навчання. Його також називають портфоліо для розвитку, портфоліо для роздумів або портфоліо для формування.
Як створити портфоліо проекту
Якщо у вас є кілька проектів зі схожими цілями та стратегіями, ви можете розмістити їх у портфоліо, щоб мати змогу переглядати всю інформацію, пов’язану з кількома проектами одночасно. Давайте розглянемо етапи створення портфоліо проектів.
#1. Визначте керівні цілі бізнесу
Перш ніж почати думати про управління портфелем, вам потрібно зрозуміти бізнес-цілі та стратегічні цілі вашої організації. Ідея полягає в тому, щоб ваш портфель проектів узгоджувався зі стратегічним плануванням вашої організації, тому вам потрібно буде перевірити, чи є фінансові цілі та цінність клієнта достатньою для вашої організації.
#2. Захоплення та вивчення запитів та ідей
Ідеї для проектів можуть надходити з будь-якого місця в будь-який час. Важливо мати регулярний процес прийому, щоб фіксувати ці ідеї, щоб їх можна було відстежувати та оцінювати. Це може бути проста електронна таблиця, яку підтримує менеджер портфоліо, або це може бути онлайнова база даних, куди будь-хто в компанії може вводити ідеї, як вони про них думають.
#3. Обирайте найкращі проекти
Після того, як ідеї зафіксовані, менеджери портфоліо повинні пройти стандартний процес оцінки та вибору проектів, які будуть просуватися вперед. Для цього потрібно більше, ніж просто переконатися, що вони відповідають цілям компанії, наприклад:
- Залучені гроші?
- Розрахунковий час?
- Яка віддача від цього проекту? (Інтереси?)
- Чи доступні ресурси?
- Які небезпеки пов'язані з цим проектом?
Оскільки рішення приймаються по кількох проектах одночасно, це може стати ще складнішим. Але поширеним способом спрощення процесу управління портфелем проектів і усунення будь-яких розпоряджень є створення простого списку критеріїв, за якими оцінюється та оцінюється кожен проект, наприклад рентабельність інвестицій (ROI), що є загальним фактором ранжирування .
#4. Перевірте техніко-економічне обґрунтування портфоліо та запустіть проекти
Коли зроблено висновок щодо того, з якими проектами рухатися вперед, важливо перевірити портфоліо в цілому. Це включає в себе переконання, що поєднання обраних проектів не є надто великим, ризикованим, дорогим або взаємозалежним. Крім того, портфоліо має бути правильно збалансованим і узгодженим з бізнес-цілями. Після перевірки портфоліо можна призначати керівників проектів і розпочинати проекти.
#5. Керуйте та контролюйте портфоліо
Проекти змінюються та розвиваються з часом, і нові ідеї можуть бути додані до списку потенційних проектів. Ось чому важливо постійно керувати як поточним виконанням портфеля, так і процесом прийому. Управління та моніторинг портфеля може включати наступне:
- Робота з менеджерами проектів для моніторингу виконання проектів
- Виявлення та вирішення конфліктів між проектами
- Внесення змін до портфоліо за потреби, зокрема призупинення проектів, скасування проектів і додавання нових проектів
- Забезпечення відповідності проектів бізнес-цілям
Програмне забезпечення для управління портфелем проектів
Абсолютно очевидно, що управління портфелем без належного програмного забезпечення для контролю за одночасними проектами є складним завданням. Зберігання та аналіз даних за допомогою традиційного програмного забезпечення також може призвести до неузгодженості проекту та перевитрати коштів. Таким чином, програмне забезпечення для керування портфелем проектів пропонує підприємствам можливість організовувати численні програми та проекти в портфоліо та збирати важливі дані для проектів.
Таким чином, програмне забезпечення для керування портфелем проектів розроблено для роботи з загальними проектами, програмами або продуктами з метою показати продуктивність і потреби в ресурсах поточних проектів, а також проектів, які продаються, продаються або розпочнуться в майбутньому.
Приклад найкращого програмного забезпечення для керування портфелем проектів
Нижче наведено найкраще програмне забезпечення для керування портфелем проектів та доступні інструменти, які можуть покращити ваш спосіб роботи.
№1. Monday.com
monday.com — це відзначене нагородами програмне забезпечення для роботи та управління проектами, яке допомагає командам будь-якого розміру ефективніше планувати, розставляти пріоритети, керувати та виконувати свою роботу. Програмне забезпечення пропонує рішення для широкого діапазону випадків використання, таких як маркетинг, продажі, операції, ІТ, кадри тощо.
#2. Проект Kissflow
Kissflow Project — це ім’я, яке зростає у світі управління портфелем проектів завдяки своєму елегантному дизайну та мимовільному інтерфейсу. Завдяки простому, але високоефективному робочому простору Kissflow Project дозволяє користувачам широко інтегрувати процеси в кількох каналах і автоматизувати збір даних на одній платформі.
№ 3. Smartsheet
Smartsheet — це програмне забезпечення для онлайн-менеджменту проектів і співпраці. Він включає автоматичні сповіщення, миттєве оновлення та обмін між членами команди, керування ресурсами, вкладені завдання, організовані в ієрархію, перегляд діаграми Ганта, експортовані та автоматизовані звіти та інтеграцію.
#4. Oracle Primavera
Primavera від Oracle — це програмний пакет, розроблений для будівництва та інших активоємних галузей. Він містить різноманітні компоненти планування, управління та виконання проекту, з яких покупці можуть вибрати.
#5. Мікрофокус
Це хмарне гібридне програмне забезпечення, яке інтегрує дані з робочими процесами, щоб узгодити бізнес-стратегію з корпоративними інвестиціями. Його модуль управління портфелем дозволяє користувачам обдумувати різні сценарії «що-якщо» та створювати ідеальне поєднання пропозицій і проектів.
Фактори, які слід враховувати при виборі програмного забезпечення для керування портфелем проектів
Вибираючи програмне забезпечення для управління портфелем, слід враховувати кілька основних аспектів.
№1. Вартість
Так само, як кожна компанія повинна знайти те, що вписується в її загальний бюджет. Розглядаючи вартість, подивіться на щомісячні витрати, а також на будь-які сторонні витрати (наприклад, на інтеграцію з іншим програмним забезпеченням), які можуть знадобитися для ефективної системи. З огляду на це, ви також хочете переконатися, що ви інвестуєте в систему, яка може йти в ногу з вашими щоденними робочими процесами.
№ 2. Ефективність
Виберіть систему, яка допомагає вашим співробітникам ефективно керувати завданнями. Можливість створювати завдання та відстежувати їх за графіком проекту допомагає зрозуміти складні проекти з великою кількістю рухомих частин. Наявність правильних функцій керування має вирішальне значення для обслуговування такого роду.
№3. Гнучкість
У багатьох операціях компанії все швидко змінюється. Ваше програмне забезпечення для керування портфелем проектів повинно надавати вам багато можливостей для налаштування робочих процесів, завдань та інших параметрів. Таким чином, у вас є рішення, яке трансформується в те, що потрібно вашій компанії для організації проектів, а не в те, що вам потрібно змінювати системи, щоб відповідати цьому.
#4. Інтеграція програмного забезпечення
Це може заповнити багато прогалин у вашій системі, коли йдеться про гнучкість. Багато провідних постачальників пропонують можливість зв’язувати дані з іншими типами бізнес-додатків, від систем керування взаємовідносинами з клієнтами (CRM) до систем хмарного зберігання тощо. Ці інтеграції можуть автоматизувати багато виснажливої роботи з вашого боку шляхом автоматичного підключення інформації з цих інших платформ і перенесення цих даних у ваше рішення для керування проектами.
#5. Прозорість для всіх зацікавлених сторін
Сторони повинні мати можливість бачити весь список проектів, де знаходиться кожен, і переглядати, які мають пріоритет у списку. З огляду на це, наявність надійного набору параметрів дозволів може допомогти вам підтримувати безпеку проекту. Хоча деяким працівникам у вашій команді може знадобитися повний доступ для редагування елементів завдань, можуть виникати ситуації, коли ви маєте справу з конфіденційною інформацією та бажаєте заблокувати непов’язаних сторін із проекту. Ви також повинні мати можливість перемикати доступ для перегляду та редагування для користувачів залежно від їх участі в проекті.
Управління портфелем проектів
Управління портфелем проектів — це офіційна техніка, яка використовується організаціями для визначення, визначення пріоритетів, координації та моніторингу проектів, які відповідають їхнім стратегіям і цілям. Цей підхід вивчає співвідношення ризику та винагороди для кожного проекту, наявні кошти, ймовірність тривалості проекту та очікувані результати.
Упорядковуючи та зводячи всі дані щодо запропонованих і поточних проектів, менеджери портфоліо проектів забезпечують прогнозування та бізнес-аналіз для компаній, які хочуть інвестувати в нові проекти. По суті, завдяки управлінню портфелем проектів ви отримуєте доступ до проектів та ініціатив, щоб пов’язати щоденні справи вашої команди з організаційною стратегією вашої компанії.
Отже, управління портфелем проектів спрямоване на зменшення неефективності, яка виникає під час реалізації проекту, та усунення потенційних ризиків, які можуть виникнути через брак інформації або доступних систем. Це допомагає організації узгодити свою проектну роботу з проектами, максимально використовуючи свої ресурси. Крім того, усі керівники проектів організації повинні мати знання про управління портфелем організаційних проектів, щоб сприяти досягненню цілей організації під час виконання відповідних проектів.
Переваги управління портфелем проектів
Використовуючи переваги управління портфелем проектів, компанії можуть планувати всі частини свого проекту, щоб отримати найкращі результати. Хоча це може здатися легким, для успішного створення ефективної стратегії управління портфелем проектів потрібні значні зусилля, час і ресурси. Нижче наведені переваги
#1. Поєднує цілі проекту з бізнес-стратегією
Основна місія будь-якої компанії полягає в досягненні як короткострокових, так і довгострокових цілей, і кожен розпочатий проект наближає компанію до її цілей. Керівники проектів повинні переконатися, що всі проекти відповідають стратегії та цілям компанії. Таким чином, коли проекти не відповідають цілям компанії, це може призвести до марної витрати ресурсів і зусиль робочої сили, а також до згубної перспективи перевантаження проекту.
#2. Точні дані про виконання проекту
Управління портфелем проектів характеризується своїми можливостями моніторингу та контролю, що дає змогу керівникам проектів пов’язувати портфоліо даних високого рівня з індикаторами проекту на базовому рівні. Це допомагає переконатися, що портфель працює належним чином. Встановлюючи керівні принципи ефективності та рівні допустимості, стає легше визначити потенційні тенденції, які можуть негативно вплинути на портфель.
#3. Полегшує прийняття рішень
Зацікавленим сторонам може бути важко врегулювати суперечки, які можуть виникнути, коли різні команди проекту зосереджуються на своїх пріоритетах і змагаються за обмежені ресурси. Використовуючи стандартизований підхід до прийняття рішень, вони суб’єктивно оцінюють попит конкуруючих проектних команд. Крім того, управлінські команди постійно приймають важливі рішення, і їм потрібно зробити якомога більше з них правильними з першої спроби.
#4. Допомагає визначити пріоритети проектів
Хороші менеджери портфеля проектів зосереджують свої обмежені ресурси на своїх найцінніших проектах. Коли виникають запити клієнтів, нормативні вимоги або стратегічні вимоги, команди використовують управління портфелем проектів для роботи над життєздатними проектами, які допомагають досягти цілей організації.
#5. Вбудовує управління та нагляд в управління проектами
Управління портфелем проектів створює природну модель управління для всіх проектів організації. Хоча управління проектом розглядає окремий проект, воно забезпечує цілісний огляд усіх проектів. Керівники проектів можуть створити план на випадок надзвичайних ситуацій, застосувати методи, керовані даними, і вести компанію правильним шляхом.
Які типи галузей і компаній отримують вигоду від портфоліо проектів?
Згідно з дослідженнями PM Solutions, 71% компаній мають систему управління портфелем проектів. Його зростання очевидний у зростанні кількості компаній, які застосовують рішення для управління портфелем проектів. Управління портфелем проектів не орієнтоване на якусь конкретну галузь, якщо ваша компанія займається кількома проектами, ваша команда виграє від цього. як от:
- IT
- Маркетинг
- будівництво
- Фінансові послуги
- Команда управління проектом
Менеджер портфоліо проектів
Менеджер портфоліо проектів — це особа, яка групує та організовує всі ваші проекти, знаходить подібності та конфлікти, переплітає ресурси та знаходить відповідні часові рамки для випусків і терміни. Крім того, менеджер портфеля проектів розробляє, встановлює та підтримує стандарти та процедури для управління всіма проектами та збирає відгуки, щоб гарантувати, що кожен результат проекту відповідає очікуванням клієнтів і зацікавлених сторін щодо термінів, витрат і ефективності.
Крім того, їх робота виконується шляхом роботи з різними інструментами управління портфелем, фінансовими алгоритмами, критеріями, стандартами та моделями, щоб допомогти менеджеру портфеля проектів узгодити проекти зі стратегічними цілями організації. Нижче наведено необхідні навички та вимоги до менеджера портфоліо проекту,
Навички та вимоги:
- Визначення
- Аналітичні здібності
- Змагальний дух
- Емоційний інтелект
- Комунікація
- Креативність і спритність
- Управлінські навички
- Знання відповідних продуктів і процедур
- Багаторічний досвід управління проектами
- Прикладний магістр менеджменту
- сертифікація
Яка роль менеджера портфоліо проектів?
Менеджер портфеля проектів оцінює всі проекти та програми зі стратегічної точки зору. Вони мають повноваження визначати пріоритетність проектів залежно від того, наскільки вони важливі для організації, і відповідно розподіляти ресурси. Роль включає наступні обов'язки
- Створення конвейєру проектів і програм;
- Приведення конвеєра до цілей підприємства;
- Управління ризиками портфеля проектів, прогресом і проблемами;
- Постійний моніторинг і звітність по портфоліо;
- Повідомлення керівництву підприємства про очікувану рентабельність інвестицій для запланованих проектів і програм.
- Ефективне застосування управління проектами та активне залучення зацікавлених сторін на всіх рівнях
- Проактивне управління проблемами та ризиками
- Визначення планів проекту, включаючи визначення ключових проектних заходів, вимог до бізнес-ресурсів і ресурсів проекту, а також критичного шляху
- Проактивне відстеження графіка проекту до узгоджених цілей
- Ведучий проект, що забезпечує управління обсягом проекту, досягнення цілей проекту та застосування належного рівня деталізації
- Керуйте виконанням внутрішніх проектів
Заключні думки
Ось у вас це. Ви повинні знати, що в міру того, як компанія росте та бере на себе більше проектів, управління портфелем стає дедалі важливішим. Управління портфелем проектів забезпечує загальне уявлення про всі потенційні та поточні проекти. Це дозволяє керівникам і менеджерам приймати більш обґрунтовані рішення щодо свого бізнесу. По суті, управління портфелем проектів допомогло менеджерам ефективно керувати часом, навичками, ресурсами та бюджетом. Крім того, це значно полегшило виконання багатьох завдань, особливо в ситуаціях, коли менеджерам доводиться виконувати багато завдань одночасно.
посилання
- ПРОГРАМНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДЛЯ КЕРУВАННЯ ПОРТФЕЛЕМ: найкраще програмне забезпечення для інвестицій у 202 році3
- ЯК СТВОРИТИ ПОРТФОЛІО: швидкі та прості кроки для створення портфоліо за 30 хвилин або менше
- УПРАВЛІННЯ ПОРТФЕЛЕМ: визначення та все, що вам потрібно знати
- ЯК НАЧАЛИСЬ З УПРАВЛІННЯ ПРОЕКТАМИ: визначення, керівництво та вимоги
- Системи управління портфелем: визначення та керівництво до процесів
- УПРАВЛІННЯ ПОРТФЕЛЕМ ПРОЕКТІВ: значення, найкраще програмне забезпечення, процеси та переваги
