УПРАВЛІННЯ ЗАКУПІВЛЯМИ: значення, переваги, стратегії та кроки

Зміст приховувати

Що таке управління закупівлями
Основні характеристики хмарної системи управління закупівлями
З яких кроків складається процес управління закупівлями
Проект управління закупівлями
План управління закупівлями
1. Наскільки важливим є план управління закупівлями
2. Компоненти плану управління закупівлями
Зарплата управління закупівлями
Що таке управління закупівлями?
Що таке система управління закупівлями?
Яка основна мета управління закупівлями?
Які сім етапів управління закупівлями?
Які чотири основні ролі виконує управління закупівлями?
Висновок
Статті по темі
посилання

З метою оптимізації та автоматизації процесу «від джерела до розрахунку» компанії інвестують у рішення для управління закупівлями. Програмне забезпечення для управління закупівлями відіграє важливу роль у контролі витрат, генеруючи економію завдяки узгодженим угодам про закупівлю з постачальниками. Отже, у цій статті є всі відповіді, які вам потрібні щодо управління закупівлями.

Що таке управління закупівлями

Управління закупівлями — це управління всіма процедурами, пов’язаними із закупівлею товарів, послуг і матеріалів, необхідних для ефективного ведення бізнесу, які підпадають під сферу закупівель. Терміни «джерело», «закупівля» та «закупівля» можуть використовуватися як взаємозамінні залежно від бізнесу та галузі для позначення функції закупівлі матеріалів та управління процесом, причому пошук вважається більш стратегічним, а закупівля та закупівлі використовуються для відносяться до фактичної операційної функції.

Основні характеристики хмарної системи управління закупівлями

Компанії потребують гнучких технологій, щоб допомогти їм покращити процедури закупівель на ринку, який стає все складнішим і динамічнішим. Групи стратегічних закупівель все частіше використовують інтегровані хмарні пакети програмного забезпечення, які включають керування постачальниками, пошук постачальників, керування контрактами, проактивне управління ризиками та транзакційні можливості закупівлі до оплати.

Компанії можуть приймати обґрунтовані рішення та проактивно керувати поточними завданнями протягом усього циклу «від джерела до розрахунку», використовуючи комплексне рішення для закупівель. Нижче наведено список компонентів інтегрованого хмарного рішення для керування закупівлями:

#1. Управління закупівлями

Перед початком переговорів відділ стратегічних закупівель спочатку визначає та кваліфікує потенційних постачальників. Це передбачає збір, аналіз і відстеження даних постачальників, щоб переконатися, що постачальники дотримуються корпоративних правил. Використовуючи профілі самообслуговування та внутрішні та зовнішні анкети, ви можете збирати важливі дані про кваліфікацію постачальників за допомогою програмного забезпечення для керування закупівлями. Вибирайте найкращих постачальників, оцінюючи кваліфікацію постачальників, міркування щодо ризику та дотримання політики.

Ключові особливості в рішення щодо закупівель включають надійне управління витратами, що охоплює бюджетування, відстеження витрат і оптимізацію витрат. Розширені можливості пошуку постачальників сприяють ефективній ідентифікації постачальників, переговорам і управлінню контрактами. Ефективні інструменти постачальника керують базами даних, відстежують продуктивність і сприяють співпраці. Повна інтеграція з системами ERP, бухгалтерського обліку, інвентаризації та електронної комерції забезпечує плавний потік даних.

Аналітика надає інформацію про процеси, продуктивність постачальників і витрати. Функції відповідності та управління ризиками забезпечують дотримання нормативних вимог і зменшують ризики постачальників. Мобільна доступність забезпечує доступ на ходу, а інструменти для співпраці дозволяють подавати ставки та відстежувати замовлення. Масштабованість, гнучкість, зручні інтерфейси та комплексна підтримка сприяють прийняттю та успішному впровадженню.

#2. Пошук джерел

Ручне визначення специфікацій, збір і аналіз пропозицій постачальників може зайняти багато часу та бути схильним до помилок. Це може навіть відкласти значні покупки.

Для досягнення кінцевих результатів, ефективнішого створення документів, переговорів і вибору постачальника використовуйте найкращі практики переговорів. Завдяки вбудованій соціальній співпраці легко об’єднати зусилля та створювати ефективніші документи про відмову. Використовуючи інструменти аналізу нагород, ви можете швидко оцінити пропозиції постачальників на основі визначених критеріїв, таких як ціна, якість і вартість, що дозволить вам зробити оптимальний вибір на основі ваших конкретних бізнес-потреб.

#3. Адміністрування контрактів

Ефективне адміністрування контрактів на закупівлі має важливе значення. Ручне керування процесом може зайняти багато часу. Але завдяки сучасній системі управління закупівлями допоміжне авторство, яке використовує попередньо затверджені бібліотеки пунктів, стандартизовані шаблони та вбудовану соціальну співпрацю, може спростити створення контракту.

Впровадження надійних механізмів відстеження та моніторингу контрактів має вирішальне значення для того, щоб бути в курсі ключових етапів, кінцевих термінів і результатів. Використання автоматичних сповіщень і нагадувань може допомогти завчасно вирішити будь-які потенційні проблеми з узгоджених умов. Крім того, проводити періодичні огляди та аудити контрактів, щоб визначити сфери, які потрібно вдосконалити, і дотримуватись правових і нормативних стандартів для управління відповідністю.

#4. Реквізування

Якщо під час циклу «закупівля-оплата» закупівлі не обробляються належним чином, домовлена економія незабаром втрачається. Завдяки бізнес-політиці, контролю та погодженням сучасне програмне забезпечення для управління закупівлями забезпечує реалізацію узгодженої економії.

Співробітники можуть швидко й легко переглядати та купувати товари та послуги за допомогою зручного досвіду. Майже не потрібно тренуватися. Гарантія того, що узгоджені ціни й умови автоматично застосовуються за допомогою каталогів постачальників і настроюваних робочих процесів затвердження, призначених для обмеження витрат і скорочення витрат, стало можливим завдяки надійним можливостям пошуку, розумним формам, спискам покупок і індивідуальному досвіду покупок.

#5. Закупівля

Завдяки автоматизації звичайних процесів закупівлі до оплати, таких як складання замовлень на купівлю, у вас буде більше часу для пошуку додаткових можливостей для економії коштів. Ви можете пришвидшити процедуру, дотримуючись узгоджених цін і гарантуючи відповідність політиці за допомогою хмарного рішення для керування закупівлями. Автоматично створюйте замовлення на купівлю з прийнятих заявок. Надайте своїм групам закупівель інформацію про винятки, статус і необхідні дії. Використовуйте вбудовані соціальні функції для взаємодії зі своїми постачальниками.

#6. Квитанції, які необхідно зробити

Обробка рахунків-фактур постачальника вручну займає багато часу та може призвести до помилок. Використання інтегрованої системи управління закупівлями дає змогу заощадити кошти на оплаті праці та отримати переваги від скорочення ранніх платежів. Це включає в себе ефективну систему керування платежами, яка дозволяє постачальникам передавати рахунки-фактури в електронному вигляді та сприяє швидшій обробці за допомогою оптичного сканування, машинного навчання та автоматичного зіставлення замовлень на купівлю.

З яких кроків складається процес управління закупівлями

Ці важливі етапи часто включені в базовий процес «від закупівлі до оплати», який є загальною процедурою закупівлі, якої компанія дотримується під час здійснення покупки:

#1. Планування та конкретизація

Встановіть вимоги до продукту чи послуги, встановіть специфікації продукту, а потім сплануйте або спрогнозуйте, коли та як продукт буде замовлено чи перезамовлено на основі поточних фактів і прогнозів.

#2. Пошук і вибір постачальників

Виберіть постачальника, який задовольнить ваші потреби в продуктах, або зі списку схвалених постачальників або рекомендованих постачальників, з якими ви вже працюєте, або шляхом пошуку нових постачальників і розміщення RFx або запиту інформації, пропозиції чи пропозиції.

#3. Укладання контрактів і торг

Сформулюйте очікування та чітко сформулюйте вимоги до постачальників перед початком прямих переговорів для досягнення угоди щодо найкращої ціни та умов товару. Після узгодження всіх умов заповніть і підпишіть договір постачальника.

Проект управління закупівлями

Щоб проекти в різних галузях успішно досягли своїх цілей, потрібні сторонні матеріали та ресурси. Проект управління закупівлями, який передбачає вибір, координацію та підтримку цих продуктів і послуг, має вирішальне значення для ефективного виконання проекту. Ви можете досягти цілей вашого проекту більш успішно, якщо ви будете обізнані з процедурами, перевагами та використанням управління закупівлями проекту.

Що таке проект управління закупівлями?

Проект управління закупівлями — це розвиток і підтримка зв’язків із зовнішніми ресурсами, необхідних для виконання проекту. Менеджер із закупівель проекту взаємодіє з постачальниками, щоб придбати, орендувати або взяти напрокат товари та послуги, необхідні для досягнення цілей проекту. Найчастіше постачальників вибирають після того, як вони подали заявки на співпрацю з компаніями, які шукають їхні товари чи послуги.

Управління закупівлею продуктів включає чотири важливі процедури:

#1. Закупівлі та планування

Ряд процедур, які називаються плануванням закупівель, допомагає організаціям визначити ресурси, які їм знадобляться для завершення проекту, і розмір свого бюджету. Складаючи плани закупівель, керівники проекту із закупівель часто враховують наступні фактори:

Необхідні для проекту матеріали та ресурси,
Ті, які вже є, і ті, які потрібно закупити
Контрактні вимоги до зовнішніх закупівель
Вимоги до дати доставки
Терміни виконання основних етапів проекту
Юридичні умови
Галузеві стандарти безпеки матеріалів і ресурсів

#2. Виконання покупки

Менеджери із закупівель проекту оцінюють пропозиції постачальників і обирають партнерство на основі потреб свого проекту після підготовки до закупівель. На цьому етапі процесу закупівель часто відбуваються переговори з постачальниками, і всі сторони підписують укладені контракти. На цьому етапі менеджери із закупівель проекту також можуть здійснювати оплату товарів і послуг.

#3. Управління закупівлями

Після того, як контракти набувають чинності, управління закупівлями та контроль мають вирішальне значення для збереження відносин з постачальниками та гарантування того, що послуги та товари будуть працювати згідно з планом протягом усього проекту. Контроль закупівель часто передбачає наступні дії:

Оцінка регулярних внутрішніх звітів про стан
Вивчення договорів підряду
Вивчення звітів про прогрес і продуктивність від постачальників
Проведення перевірок та ревізій
Оцінка робочих нарядів Видача додаткової оплати за необхідності

#4. Завершити закупівлю

Усі відповідні процедури припинення партнерства чи контракту включені до завершення закупівлі. Це часто передбачає оцінку наданих робіт або послуг, перегляд будь-яких змін до початкових умов контракту та перевірку здійснених і отриманих платежів. Після завершення закупівлі організації також можуть подати офіційне звільнення від відповідальності. Ця угода засвідчує дотримання постачальником положень початкової угоди та звільняє його від подальших зобов’язань, пов’язаних із проектом.

Переваги управління закупівлями проекту

Проекти будь-якого розміру та рівня складності можуть виграти від додавання управління закупівлями з кількох причин, зокрема:

#1. Вища якість

Управління закупівлями проектів дозволяє компаніям укладати детальні угоди про надання послуг, які найкраще відповідають їхнім вимогам. Це може підвищити ймовірність того, що продукти та послуги будуть високого рівня. Вищий ступінь гарантії якості може стимулювати майбутнє фінансування та інвестиції, надаючи зацікавленим сторонам більше впевненості щодо ефективності проекту.

#2. Знижений ризик

Вказуючи ціни, процедури та якість послуг, процес створення та узгодження контрактів на обслуговування може допомогти організаціям краще зрозуміти варіанти постачальників. Це може допомогти зменшити ймовірність порушення умов контракту, що може спричинити затримки або негативно вплинути на успіх проекту.

#3. Керовані витрати

Умови закупівель, які були ретельно обговорені, є чудовим способом скорочення витрат і управління витратами. Організації можуть отримати вигоду від управління закупівлями, якщо вони хочуть краще зрозуміти витрати, пов’язані з виконанням проекту, і вибрати товари та послуги від постачальників, які можуть задовольнити їхні вимоги, не перевищуючи їхній бюджет.

Обов'язки проекту управління закупівлями

Менеджери проектів несуть відповідальність за різноманітні завдання під час закупівель проекту. Менеджери із закупівель проекту часто виконують наступні п’ять завдань, хоча вони можуть відрізнятися залежно від проекту та його цілей:

#1. Запуск проекту

Під час ініціації проекту менеджер із закупівель проекту може розпочати процес закупівель. Щоб поговорити про цілі та терміни проекту, вони часто спілкуються з керівництвом, керівниками та членами команди. Обговорення бюджету, внутрішніх ресурсів і великих очікувань також може бути частиною цього.

#2. Координація учасників

У проектах часто бере участь низка зацікавлених сторін, зокрема консультанти, керівники, експерти з питань відповідальності, проектні групи та власники бізнесу. Щоб переконатися, що всі сторони, які беруть участь у проекті, знаходяться на одній сторінці щодо його цілей і завдань, менеджер із закупівель проекту повинен координувати роботу різних груп і окремих осіб. Вони повинні досягти цього, визначивши всіх значущих зацікавлених сторін і залучивши їх за потреби до всього проекту.

#3. Координація постачальників

Часто кілька постачальників працюють над одним проектом. Менеджери із закупівель проекту повинні ефективно впоратися з роботою кількох підрядників. Керівник проекту може планувати групові зустрічі або демонстрації для постачальників у цей час і, за потреби, допомагати підрядникам спілкуватися один з одним.

#4. Стратегія закупівель

План закупівель має вирішальне значення для координації очікувань і налагодження робочих процесів. Керівники проектів часто складають списки та документи на етапі планування закупівель, які включають необхідні матеріали та ресурси, графіки та етапи, а також можливі способи зв’язку з постачальниками. Крім того, вони можуть використовувати веб-сайти мереж Інтернету, рекламні оголошення та свої професійні мережі, щоб рекламувати свій попит на підрядників.

План управління закупівлями

Документи, які називаються планами управління закупівлями, визначають потреби проекту та описують дії, необхідні для укладення остаточного контракту.

Стратегія окреслює методи, за допомогою яких організація-покупець отримає продукти та послуги, які їй потрібні, включаючи:

Опис того, що потрібно купити
Розрахунок вартості закупівлі
Складання графіка повторних замовлень

Використовуйте програмне забезпечення для закупівель, щоб оптимізувати пошук джерел, вибір постачальників і управління контрактами. Встановіть чіткі цілі закупівель, оцініть можливості постачальника та домовтеся про вигідні умови. Застосуйте надійні механізми відстеження для моніторингу поставок, якості та витрат. Регулярно переглядайте показники ефективності та за потреби коригуйте стратегії для постійного вдосконалення. Інтегруйте аналітику даних для прийняття обґрунтованих рішень і зниження ризиків.

Наскільки важливим є план управління закупівлями

Процес під назвою «Управління закупівлями» допомагає підприємствам здійснювати ефективні за витратами та часом закупівлі товарів і послуг.

Напрям діяльності організації із закупівель визначається ефективним планом управління закупівлями, який також гарантує, що вони відповідають загальній бізнес-стратегії компанії. Наявність плану управління закупівлями має кілька переваг. Здатність заощаджувати гроші для корпорацій є, мабуть, найважливішою перевагою. Організації можуть уникнути марнотратства на непотрібні речі або сплати більше, ніж необхідно, за речі, які їм дійсно потрібні, маючи розумну стратегію закупівель.

Компоненти плану управління закупівлями

№1. Технічне завдання

Документ, у якому описується продукт або послуга, які необхідно придбати, а також цілі та специфікації для цього продукту або послуги, відомий як технічне завдання.

#2. Базовий рівень для закупівлі

Узгоджені часові рамки, витрати та критерії ефективності для закупівель дуже детально описані в базовій лінії закупівель.

#3. Критерії відбору джерел

Щоб перевірити можливих попередньо кваліфікованих постачальників і вибрати найкращого для графіка проекту, критерієм вибору джерела є елементи керування постачальником, які будуть застосовані.

Зарплата управління закупівлями

Середня зарплата менеджера із закупівель у Сполучених Штатах становить 123,400 110,100 доларів США; однак нормальний діапазон зарплати становить від 139,300 XNUMX до XNUMX XNUMX доларів США. Діапазон зарплати може суттєво відрізнятися залежно від низки важливих аспектів, включаючи освіту, кваліфікацію, додаткові таланти та тривалість часу, який ви працювали в певній сфері. Salary.com допоможе вам визначити точну цільову плату, надаючи більше онлайнових даних про компенсацію в режимі реального часу, ніж будь-який інший веб-сайт.

Що таке управління закупівлями?

Метод, за допомогою якого компанія здійснює, затверджує, контролює та максимізує свої витрати на товари та послуги, відомий як управління закупівлями. Основна мета групи закупівель – знизити загальні витрати на закупівлю та прискорити придбання матеріалів і послуг, необхідних компанії для виробництва продукції.

Що таке система управління закупівлями?

Інша назва управління закупівлями — процес «від джерела до розрахунку». Це включає в себе управління поточними зв’язками з постачальниками для бізнесу, а також оцінку, вибір і складання офіційних контрактних угод.

Яка основна мета управління закупівлями?

Для успішного просування проектів і процедур керівництво закупівлями гарантує, що всі товари та послуги закуповуються належним чином. Якщо закупівлі оптимізовані для економії грошей, часу та ресурсів, вони можуть використовуватися як конкурентна перевага, а не як потреба компанії.

Які сім етапів управління закупівлями?

Розпізнавання потреб
Запит на покупку
Перегляд заявки
Процес звернення
Оцінка та договір
Управління замовленням
Схвалення та оскарження рахунків-фактур

Які чотири основні ролі виконує управління закупівлями?

Пошук джерел, ведення переговорів, управління контрактами та управління відносинами з постачальниками є чотирма основними функціями закупівель. Щоб бути успішними, ці ініціативи потребують чіткого розуміння цілей організації, ринкових тенденцій і можливостей постачальників.

Висновок

Головний спеціаліст із закупівель (CPO) та інші посади керівного рівня у сфері закупівель стали більш поширеними через вплив управління закупівлями на кінцевий результат, впровадження нових методів і його стратегічний потенціал. За даними LinkedIn Economic Graph Research, ця посада зросла на 15% (як частка всіх найнятих керівників минулого року) і наразі посідає 11 місце в списку найшвидше зростаючих посад керівників.