Під час кожної зустрічі важливий протокол. І якщо ви секретар або вам доручили робити нотатки під час наради, важливо розуміти, що робити, а чого не робити під час протоколювання. Тут ми розбили концепцію протоколу наради на прикладі п’яти кроків, які ви повинні включити під час написання протоколу.
Що таке протокол зустрічі?
Протокол засідання — це письмовий запис обговорень і рішень, прийнятих на засіданні. Вони стосуються будь-якого типу організації в корпорації, наприклад ради директорів, команди керівництва та інвесторів.
Для будь-якої зустрічі, яка потребує офіційного протоколу, слід складати протокол. Цей письмовий запис може бути використаний для інформування членів команди, які не змогли бути присутніми, що сталося, або для відстеження вибору та завдань, які можна переглянути. У результаті протоколи попередніх зустрічей можна використовувати для прийняття майбутніх організаційних рішень.
Некомерційні організації, державні органи, школи, державні підприємства та профспілки належать до груп, які зазвичай зобов’язані вести протоколи зборів.
Чому вони називаються протоколами зустрічей?
Термін «хвилини» не має нічого спільного з часом, що є цікавим фактом щодо протоколів зустрічей. Насправді воно походить від латинського слова «minutia» (що означає дрібниці або деталі). Деякі джерела стверджують, що словосполучення «протокол зустрічі» спочатку виникло у 18 столітті безпосередньо від латинського «minuta scriptura», що означає «невеликі нотатки».
Іншими словами, протокол зустрічі – це деталі (або короткий виклад) того, що сталося під час зустрічі.
Для чого використовуються протоколи нарад?
Протоколи зустрічей служать історичним записом розмов, рішень і довгострокової стратегії компанії. Учасники можуть використовувати протокол зустрічі як запис для подальшого використання, щоб визначити, які види прогресу відбулися.
З іншого боку, особи, які не були присутні на засіданні, але потребують інформування про рішення та наступні кроки, можуть ознайомитися з протоколом.
Які є типи протоколів для зустрічі?
Протоколи зустрічей поділяються на три види. Вони такі: дія, обговорення та дослівний.
#1. Протокол дій
Протокол дій є найпоширенішим видом протоколу зустрічі. Ця форма протоколу, також відома як протокол лише для прийняття рішень, містить лише зроблені висновки та дії, які необхідно вжити, а не обговорення, яке відбувалося під час процесу прийняття рішення. У протоколі дій міститься короткий виклад рішень, прийнятих на нараді. Засідання, такі як правління, рада або слухання, часто вимагають протоколів дій.
Оскільки він передається лише внутрішньо, він має неформальний стиль і може бути написаний у вигляді маркерів. Протоколіст часто бере участь в обговореннях зустрічі. Ці хвилини прості, їх можна швидко записати та точні.
#2. Стенографічний протокол
Це дослівний запис усіх розмов і рішень. Стеновий протокол зустрічі – це запис кожного окремого сказаного слова. Вони часто довгі, і їх важко переглянути для певної інформації. Дослівний запис засідання потрібен рідко, за винятком судових слухань і Конгресу.
Дослівний протокол часто досить довгий. Нотатнику важко записати дослівний протокол, і запис діалогу за допомогою мікрофона може бути дуже корисним для коректурного протоколу. Дослівний протокол, на відміну від протоколу дії та обговорення, зосереджується на окремих заявах, а не на загальній згоді.
#3. Протокол обговорення
Протоколи обговорень, також відомі як анекдотичні протоколи, — це записи згоди під час переговорів, які привели до необхідних висновків і дій. У більшості випадків рекомендується протокол обговорення. Протоколіст повинен висвітлювати важливі ідеї, висунуті групою, уникаючи запису особистих зауважень. Протоколи обговорень схожі на протоколи дій тим, що вони включають обговорення, які відбуваються під час процесу прийняття рішень.
Хвилина обговорення є ідеальним варіантом для проведення засідань комітетів, нарад персоналу тощо. У результаті протокол матиме форму абзаців, акуратно поділених на розділи та організованих відповідно до послідовності обговорень.
До людей рідко звертаються по іменах у цей вид протоколу, оскільки дії та обговорення будуть здійснюватися правлінням і, отже, у протоколі буде зазначено як рада чи комітет. Секретар буде вести протокол, тому що вона, швидше за все, не братиме участі в розмові і, таким чином, матиме право належним чином записати протокол.
Незалежно від виду протоколу, усі протоколи мають бути лаконічними та точними, а для цього примітки мають бути написані правильно, у правильному порядку та стилі. Як зазначалося раніше, зробіть написання нотаток якомога простішим, зробивши деякі попередні приготування перед зустріччю.
Протокол також має допомогти кожному, хто не зміг бути присутнім на зустрічі, зрозуміти, що сталося, усуваючи потребу в іншій зустрічі для з’ясування тих самих дискусій.
Чому протокол зустрічі важливий?
Протоколи зборів надають докази того, чому і як корпорація зробила певний вибір. Це може бути корисним для відповідей на будь-які запити щодо прийнятих рішень або обговорень, які мали місце.
Важливість протоколу зустрічі можна поділити таким чином:
- Вони є записом рішень і дій групи.
- Вони служать нагадуванням про те, кому доручено завдання.
- Підтвердженням виконання термінів є протокол.
- Вони корисні для людей, яких немає поруч, коли робиться вибір.
Протоколи зустрічей можуть забезпечити юридичний захист вашої компанії на додаток до офіційного запису розмов і висновків. Належна обачність часто документується в протоколах компанії. Потім це можна офіційно оформити та задокументувати, щоб підтвердити етичні та чесні практики організації.
Які п’ять кроків ви повинні включити до написання протоколу зустрічі?
Написання протоколу зустрічі складається з п’яти кроків:
#1. Попереднє планування
Добре спланована нарада сприяє ефективному протоколу наради. Набагато простіше вести протокол, якщо голова та секретар або протоколіст співпрацюють, щоб переконатися, що порядок денний і зустріч належним чином продумані. Наприклад, залежно від структури наради та інструментів, які використовуються, протоколіст може співпрацювати з головою, щоб створити формат документа, який слугуватиме як порядком денним, так і планом протоколу.
Етапи попереднього планування включають:
Викладення порядку денного засідання
Принаймні отримайте копію порядку денного наради та використовуйте її як довідник або основу для нотаток, організації формату протоколу наради та створення протоколу – з послідовністю та нумерацією речей у протоколі наради, які відповідають тим, що в порядок денний.
Крім того, порядок денний та/або повідомлення про нараду містять інформацію, яку необхідно включити до протоколу, наприклад, імена всіх учасників наради, включно з гостями або доповідачами, документи, які надсилаються разом із порядком денним або роздаються під час наради – копії (цифрові або друковану копію) роздаткових матеріалів слід зберігати разом із протоколом зустрічі для подальшого використання та надання тим, хто не зміг бути присутнім на зустрічі (та іншим, як визначено зустріччю)
Визначення очікувань
Коли ви починаєте виконувати нову роль протоколіста чи секретаря, обов’язково запитайте голову комітету чи правління, що він/її очікує від вашої ролі під час зустрічі, а також про рівень деталізації, який він чи вона очікує на хвилини. Наприклад, якщо ваша Рада чи комітет розглядає пропозиції або голосує за пункти/питання, визначте, чи потрібно вам надавати імена осіб, які вносять пропозиції, підтримують пропозиції тощо. Якщо ви матимете справу з такими процедурами, ви (і ваш Голова) повинні ознайомитися з Правилами порядку Роберта.
#2. Конспектування під час зустрічей
Перш ніж почати робити нотатки, дуже важливо зрозуміти тип інформації, яку вам потрібно буде задокументувати під час зустрічі. Як було сказано раніше, у вашій організації можуть бути обов’язкові матеріали та конкретний формат для мами, якого ви повинні дотримуватися, однак протокол зустрічі зазвичай містить таке:
- Дата та час зустрічі
- Прізвища учасників конференції та тих, хто не зміг прийти
- Прийняття протоколу попереднього засідання або виправлень/поправок
- Рішення з кожного питання порядку денного
- Нові бізнес-предмети необхідно притримати
- Дата та час наступної зустрічі
Як правильно робити нотатки?
Ось кілька вказівок, які допоможуть вам краще робити нотатки:
- Створіть план. Як зазначалося раніше, наявність плану (або шаблону) на основі порядку денного дає змогу просто нашкрябувати коментарі, рішення тощо під кожним пунктом. Подумайте про те, щоб під кожним пунктом вашого плану залишити місце для рукописних нотаток, потім роздрукуйте їх і використовуйте для збору хвилин, якщо ви робите нотатки від руки.
- Позначайте учасників, коли вони входять до кімнати – якщо ви знаєте учасників зустрічі, ви можете відзначати їх, коли вони приходять; якщо ні, попросіть людей представитися на початку зустрічі або поширте список присутніх, який вони можуть перевірити самостійно.
- Щоб забезпечити точність, фіксуйте судження або примітки щодо завдань у плані, як тільки вони виникають.
- У разі необхідності зверніться за роз'ясненнями. Наприклад, якщо група рухається далі, не дійшовши рішення чи очевидного висновку, попросіть роз’яснити рішення та/або майбутні кроки. Ви не зможете встигнути, якщо спробуєте записати діалог дослівно, тому просто (і чітко) запишіть (або введіть) лише варіанти, завдання, кроки дій тощо.
- Запишіть це – буквально, якщо ви хвилюєтеся, що не зможете встигати за нотатками, подумайте про запис зустрічі (наприклад, на смартфон, iPad, пристрій для запису тощо), але переконайтеся, що учасники знають, що вони записуються. Хоча ви не повинні використовувати стрічку для створення дослівної стенограми зустрічі, вона може бути корисною, якщо вам потрібні роз’яснення.
#3. Написання або переписування хвилин
Коли зустріч закінчиться, зробіть свої нотатки та складіть протокол. Ось кілька вказівок, які можуть бути корисними:
- Постарайтеся написати протокол якомога швидше після зустрічі, поки все ще свіже у вашій пам'яті.
- Перегляньте свій план і внесіть необхідні зміни чи пояснення. Переконайтеся, що всі рішення, дії та пропозиції повністю задокументовані.
- Переконайтеся, що ви включили достатньо інформації.
- Ми пропонуємо надати короткий опис кожної виконаної дії, а також аргументацію рішення в протоколі Ради директорів.
- Якщо було багато дебатів перед ухваленням пропозиції, запишіть основні аргументи за і проти.
- Відредагуйте для стислості та ясності, щоб протокол було легко читати.
Ось кілька речей, про які слід пам’ятати, коли йдеться про формат протоколу зустрічі:
- Зберігайте об’єктивність.
- Використовуйте той самий час усюди.
- Крім запису рухів і секунд, уникайте згадування імен.
- Слід уникати особистих спостережень; протокол має містити лише факти.
- Не намагайтеся узагальнити інші документи, якщо вам потрібно на них посилатися. Краще просто вкажіть їх розташування або прикріпіть їх як додаток.
#4. Обмін або розповсюдження протоколів нарад
Перш ніж розповсюджувати протокол засідання, переконайтеся, що голова переглянув, оновив та/або затвердив протокол для розповсюдження. Якщо цього не станеться, вони не є офіційним записом зустрічі. Залежно від Правління, протокол також може бути офіційно затверджений до початку наступного засідання.
Спосіб спільного використання або розповсюдження визначатиметься технологіями, які використовуєте ви та ваша компанія. Оскільки протоколи та інші документи можуть генерувати багато паперу, ідеально використовувати безпаперовий підхід до обміну. Наприклад, якщо ви користуєтеся програмою обробки текстів (наприклад, Microsoft Word), яка не підтримує спільний доступ до Інтернету, ви можете створити документ у форматі PDF і надіслати його електронною поштою разом із будь-якими вкладеннями або документами зустрічі. Якщо ви всі використовуєте Google Docs для запрошень на зустрічі, порядку денного та іншого обміну документами, ви можете просто «поділитися» документом із цією групою після завершення. Члени комітету або правління можуть просто переглядати документи онлайн, зберігаючи при цьому кілька дерев!
Хмарний обмін
Якщо ваша організація використовує хмарну систему керування членством, ви можете опублікувати протокол у вигляді веб-сторінки та обмежити доступ до комітету або членів правління залежно від ваших потреб. Ви можете побудувати захищену Інтернет-мережу для своєї Ради та комітетів, використовуючи веб-сторінки лише для членів.
#5. Складання/зберігання протоколів зустрічі
Більшість комітетів і рад розглядають і затверджують або змінюють протокол на початку наступного засідання. Коли ви внесете будь-які суттєві зміни, протокол потрібно буде заархівувати для подальшого використання. Деякі фірми можуть зберігати їх в Інтернеті (наприклад, у документах Google або SkyDrive), а також створювати резервні копії на зовнішньому жорсткому диску. Вам також може знадобитися роздрукувати та зберегти паперові копії або надати їх співробітнику чи Голові для зберігання.
Зразок протоколу наради
Ось приклад того, як виглядає протокол зустрічі:
Чи існує шаблон для протоколу зустрічі?
Звичайно, є шаблони для протоколів зустрічей. Ось один:
Чого не слід включати в протокол засідання?
Протокол засідання не повинен містити особистих думок або осудливих зауважень. Кожне твердження повинно бути максимально об'єктивним. Уникайте робити нотатки про кожну сказану річ. Протокол повинен бути коротким і викладати основні теми зустрічі.
На закінчення
Протокол наради має важливе значення – зрештою, він фіксує важливу інформацію про зустріч. Але ведення та підготовка протоколу не має бути обтяжливою роботою. З огляду на те, що ми сказали в цій статті, написання протоколу зустрічі більше не повинно бути для вас клопотом.
Статті по темі
- ФОКУСНА ГРУПА: Визначення та детальний посібник щодо того, як провести обговорення у фокус-групі
- ЯК РЕКЛАМА GOOGLE МОЖЕ ДОПОМОГТИ ВАМ РОЗВИТИ ВАШ БІЗНЕС?
- ОГЛЯД БІЗНЕС-ПЛАНУ: розробка схеми бізнес-плану за 6 простих кроків [Безкоштовне завантаження]
- ФУНКЦІЇ ZOOM: значення, ціна та як ним користуватися
- ТРЕНЕР З СПІЛКУВАННЯ: Ефективне спілкування
посилання
