Матрична організація управління дозволяє працівникам звітувати перед декількома керівниками. Деякі підприємства використовують матричне управління, щоб оптимізувати свою діяльність. Хоча цей тип організації може підійти не всім, дуже важливо зрозуміти його переваги та застосування, щоб оцінити, чи він найкраще підходить для вас і фірми, в якій ви працюєте. У цій статті ми розглянемо матричну структуру управління, її переваги та недоліки, а також те, як її найкраще застосувати на робочому місці.
Що таке Matrix Management?
Матричне управління — це організаційна структура, яка використовується компаніями для розподілу обов’язків працівників і надання їм звітності численним керівникам. Менеджер проекту та функціональний менеджер є двома основними ланками команд у матричному управлінні.
Через численні матричні стилі управління вкрай важливо зрозуміти, чого вони намагаються досягти, щоб оцінити, чи підходить цей тип управління вам і вашій фірмі.
Типи управління матрицею
Матричні стилі управління можна розділити на три категорії:
#1. Слабка матриця
Керівник проекту має невеликі повноваження в цих матричних системах. Це може означати, що про них не повідомляється. Влада переходить до функціонального менеджера в слабкій матриці, тоді як менеджери проекту беруть на себе більшу роль координатора проекту.
#2. Збалансована матриця
Менеджери проектів і функціональні менеджери мають рівні повноваження та владу в збалансованій матриці. Менеджери проекту визначають можливості, необхідні для проекту, а функціональні менеджери розподіляють персонал відповідно до цих потреб. Члени команди інформують обох менеджерів про їхній прогрес і пріоритети.
#3. Сильна матриця
Керівники проектів мають найбільші повноваження в сильній матриці, і члени команди звітують перед ними. Це означає, що керівники проектів також повинні розподіляти ресурси та надавати відповідальність кожному члену команди. Потужна матриця часто має одного професіонала з найбільшим впливом на проект, що дозволяє членам команди спрямовувати свою комунікацію на це єдине керівництво.
Обов'язки та ролі в матричній структурі управління
Незважаючи на те, що матрична структура управління виконує різні функції, наступні є найважливішими.
#1. Співробітники Матриці
Індивідуальні учасники в організації, що базується на матриці, називаються працівниками матриці. Як було сказано раніше, працівники матриці та їхні набори навичок використовуються кількома відділами для виконання різноманітних проектів. У результаті вони повинні звітувати перед своїм функціональним керівником, а також своїм лінійним керівникам. Також необхідно, щоб вони регулярно вдосконалювали свої навички та залишалися відповідними своїй поточній функції, щоб їх було легко використовувати в інших ініціативах.
#2. Функціональні менеджери
Функціональні менеджери (інше слово для менеджерів проектів) відповідають за певну функцію або проект. Їм знадобляться різні види ресурсів для виконання своїх зобов’язань щодо доставки протягом життєвого циклу проекту. У результаті вони періодично зв’язуються з відповідними менеджерами ресурсів, щоб приєднати або виписати практиків. Після того, як ресурси призначено функціональному підрозділу, роль функціонального менеджера полягає в нагляді за його повсякденними операціями. Під час розгортання в цьому проекті ресурси мають пунктирну лінію звітності для функціонального менеджера.
#3. Лінійні керівники
У матричній організації кожен ресурс підпорядковується безпосередньо лінійному керівнику або керівнику відділу. Ці менеджери відповідають за такі завдання, як перевірка ефективності, коригування винагороди, навчання та плани розвитку тощо. Вони не відповідають за повсякденні дії своїх прямих підпорядкованих (DRs), але вони використовують відгуки про ефективність від відповідних функціональних менеджерів для прийняття ключових рішень. Вони також відомі як менеджери з персоналу, і лінія звітності між керівником і DR змінюється нечасто. У матричній організації працівник також може бути як функціональним менеджером, так і лінійним керівником.
Як реалізувати матричну структуру управління
Розгляньте наступні кроки, щоб правильно розгорнути матричну структуру управління на вашому робочому місці:
#1. Визначте, кому будуть звітувати співробітники.
Збір списку всього персоналу та поточних проектів є першим етапом впровадження матричної системи управління в компанії. Коли ви визначите, які таланти необхідні для певного проекту, розподіліть окремих співробітників або команди по цим проектам і визначте, кому вони підпорядковуються.
Це може допомогти співробітникам ідентифікувати своїх керівників і сприяти більш ефективній комунікації. Це також забезпечує організованість вас і вашого персоналу та безперебійну роботу.
#2. Підтримуйте чітке спілкування
Менеджерам дуже важливо перевірити свій персонал. Подивіться, чи можете ви щось для них зробити, чи можете відповісти на запитання.
Підтримуючи хороше спілкування та активність слухачів, ви продемонструєте своїм співробітникам, що ви дбаєте та надійні. Частіше звертайтеся до них, особливо коли виникають проблеми.
Підтримуйте відкриті контакти з різними менеджерами, якщо ви є співробітником. Дуже важливо тримати їх в курсі будь-яких проблем, а також статусу вашого проекту. Також важливо цінувати думки членів вашої команди.
Навіть якщо ви з ними не згодні, будьте уважним слухачем і сприйнятливим до того, що вони скажуть. Хороші відносини з вашим керівництвом, а також членами вашої команди можуть допомогти проекту просуватися швидше.
#3. Зверніть увагу на те, що працює, а що ні.
Звертайте пильну увагу на успіх і проблеми кожного проекту. Це може включати, чи всі успішно спілкуються, чи можуть члени команди використовувати певні здібності по-новому, чи проект виграє від меншого керування.
Зверніть увагу на те, що не працює, щоб уникнути подібних ситуацій у майбутньому. Так само згадайте, що робить команду успішною, і застосуйте цю інформацію до наступного проекту.
Переваги матричної структури управління
Хоча матрична структура управління складніша за ієрархічну структуру, вона має численні переваги. Матричний дизайн має кілька переваг, включаючи чіткі цілі проекту, ефективне використання ресурсів, вільний перетік інформації та навчання для керівників проектів.
#1. Вкажіть цілі проекту
Матричний організаційний дизайн може допомогти прояснити цілі проекту. Коли ваша команда звітує про свій прогрес як керівнику проекту, так і керівнику відділу, життєво важливо визначити цілі проекту. Організація проекту стає пріоритетом, коли керівник проекту відчуває підтримку інших членів вищого керівництва.
Припустімо, ваша команда працює над проектом розробки програми. Оскільки у вас є матрична структура, ІТ-розробники звітують вам як керівнику проекту та директору ІТ-департаменту. Метою проекту є розробка програмного забезпечення для мобільного пошуку за ключовими словами для маркетологів. Додаток створюється швидше, коли керівник ІТ-відділу та менеджер проекту повідомляють ІТ-розробникам чітку мету проекту.
#2. Ефективне використання ресурсів
Оскільки в команди входять фахівці з багатьох відділів, матрична структура забезпечує найбільш ефективне використання ресурсів. Це зменшує накладні витрати, а також час, необхідний для виконання роботи. В ієрархічній структурі, де кожна команда підпорядковується лише одному менеджеру, менше менеджерів на команду. Оскільки їм не вистачає персоналу з різними спеціальностями, цим командам може знадобитися більше часу, щоб завершити роботу над одним проектом.
Сценарій: Команда, яка розробляє програму для дослідження ключових слів, може включати фахівців з ІТ-відділів, фінансів і маркетингу. Коли ці члени команди успішно звітують перед керівниками своїх відділів і керівниками проектів, вони підвищують продуктивність команди, економлять час і швидше завершують проект.
Матрична команда економить гроші, оскільки корпораціям доводиться змінювати команди та, можливо, наймати нових членів кожного разу, коли новий продукт чи послуга розробляються без об’єднаної групи спеціалістів.
#3. Вільний потік інформації
Робота в матричній структурі дозволяє вільно передавати інформацію між командами, оскільки кожна команда звітує перед багатьма керівниками. В ієрархічній структурі члени команди повинні пам’ятати про передачу інформації, але матриця вимагає потоку інформації. Повідомлення інформації декільком керівникам може здатися трудомістким, але за наявності правильної системи управління проектами члени команди повинні виконувати мало або зовсім не працювати.
Сценарій: Якщо команда розробників програми для дослідження ключових слів просто звітуватиме керівнику проекту, інформація про виправлення помилок може бути втрачена. Однак, якщо це частина матричного процесу, передати інформацію керівнику ІТ-відділу просто.
#4. Освіта управління проектами
Чітка структура матричної організації надає керівникам проектів великі повноваження. Менеджери проектів відповідають за керівництво своїми командами протягом життєвого циклу проекту. Ця структура перевіряє менеджерів проектів і готує їх стати міжфункціональними менеджерами в інших сферах.
Сценарій: Під час роботи над цим проектом у вашій команді було виправлено кілька помилок і затримки в розкладі проекту. Ви як керівник проекту зобов’язані співпрацювати з керівником ІТ-відділу, щоб успішно вирішити всі проблеми. У результаті ви виявите особисту пристрасть до ІТ, а також потенційну професійну можливість у майбутньому.
#5. Утримання команди
Оскільки спеціалісти розташовані разом, команда продукту залишається сильною в матричній організації. Ці члени команди призначаються до керівників проектів після роботи під керівництвом керівників функціональних відділів. Працювати з фахівцями зазвичай приємно, і це може підвищити продуктивність проекту.
Сценарій: Під час проекту дослідження ключових слів команда проекту складається з багатьох спеціалістів з ІТ, маркетингу та фінансів, які розуміються на тонкощах розробки програми для користувачів телефонів. Ця група фахівців, швидше за все, продовжить співпрацю над численними проектами в майбутньому.
Недоліки матричної організаційної структури
Матрична організація, як і ієрархічна структура звітності, має недоліки. Більшість недоліків походить від складності цієї конструкції. Хоча складні конструкції можуть бути корисними, коли вони функціонують, вони також можуть викликати розбіжності та ускладнювати речі.
#1. Складний стиль репортажу
Складність матричної організації може бути негативною, оскільки команди можуть мати труднощі з визначенням, кому і коли звітувати. Хоча мета матриці полягає в тому, щоб допомогти командам, вона потенційно може ускладнити проекти та заплутати весь процес.
Рішення: Найкращий спосіб уникнути помилок у звітності — переконатися, що кожен член матриці розуміє, кому і як звітувати. Матричну структуру можна спростити за допомогою інтуїтивно зрозумілого програмного забезпечення для керування проектами, яке підтримує міжгрупову співпрацю.
#2. Повільний час відгуку
Складність матриці може спричинити затримку часу відповіді, що може спричинити затримки проекту. Необхідність повідомляти інформацію декільком особам спричиняє повільну реакцію. Участь більшої кількості людей — це позитивно, але потрібен час, щоб донести інформацію до додаткових людей.
Рішення: Використання системи управління проектами вирішить проблему низького часу відгуку матричної структури. Як єдине джерело правди, Asana може зменшити дублювання зусиль і підвищити видимість серед команд і лідерів.
#3. Конфліктні ідеї
Коли керівник проекту та керівник відділу не на одній сторінці, виникають суперечливі вказівки. Хоча матрична структура призначена для сприяння командній роботі, залежно від залучених особистостей вона може мати протилежний ефект.
Щоб уникнути суперечливих вказівок, запровадьте механізм, який дозволить менеджерам безпосередньо зв’язуватися один з одним. Менеджери, які об’єднують цілі проекту та залишаються на одній сторінці, можуть уберегти членів команди від відчуття, що вони потрапили в середину.
#4. Потенційний конфлікт
Основна відмінність між матричною та ієрархічною структурами полягає в тому, що члени команди в матричній структурі звітують перед двома керівниками. Це ускладнює матричну організацію та покладає більшу відповідальність на членів команди. Наявність двох менеджерів може забезпечити більше зворотного зв’язку та допомоги членам команди, але це також може спричинити конфлікт.
Рішення: Важливо, щоб керівник відділу та менеджер проекту спілкувалися, щоб уникнути потенційного конфлікту. Коли виникає конфлікт між керівниками, команда не повинна вибирати між ними. Менеджери можуть уникнути конфлікту, встановлюючи чіткі цілі проекту з самого початку та працюючи разом над досягненням успішного результату особисто чи через віртуальні платформи.
#5. Управління пріоритетами
Якщо керівники не співпрацюють, членам команди може бути складно жонглювати пріоритетами в матричній структурі. Якщо керівник відділу вважає, що його завдання є найважливішими, а керівник проекту погоджується з ним, команді може бути важко вирішити, пораді якого менеджера віддати пріоритет.
Коли члени команди відчувають труднощі з визначенням пріоритетності завдань через неправильне спілкування між керівниками, керівники мають обговорити завдання команди та вибрати, що слід зробити в першу чергу. Більшість проблем, які можуть виникнути в результаті матричної структури, можна вирішити за умови належної участі команди, спілкування та ясності.
Навички, необхідні для того, щоб стати ефективним лідером MatrixLeader
Керівник проекту або лінійний керівник направляє команду до успіху. У результаті вони повинні розвивати навички спілкування, щоб забезпечити безперебійну роботу команди.
Нижче наведено деякі з найбільш помітних:
#1. Вирішення конфліктів
Коли співробітники з різних відділів співпрацюють над проектом, вони викладають різні точки зору, що часто призводить до розбіжностей і розбіжностей. Щоб вирішити ці розбіжності та підтримувати злагоду в команді, кожен керівник повинен оволодіти практичними навичками вирішення конфліктів.
#2. Спілкування та співпраця
Менеджер проекту або функціональний менеджер відповідає за донесення ролей і обов’язків до всіх членів команди, зберігаючи при цьому прозорість. Як результат, вони повинні мати сильні комунікативні здібності. Крім того, матрична структура вимагає безперебійного обміну знаннями, файлами тощо між відділами, що робить співпрацю важливим набором навичок для керівників.
#3. Удосконалені аналітичні здібності
Керівник проекту та менеджер ресурсів у матричній організації можуть зіткнутися з різними труднощами, які можуть вплинути на проект. Нерівномірний розподіл робочого навантаження, відмова від роботи, зниження продуктивності, оплачувані втрати, перевищення графіку/бюджету тощо – ось деякі з них. Менеджери повинні вдосконалювати свої аналітичні навички, щоб робити обґрунтовані судження, будувати найкращий проект і план ресурсів, а також мати справу з такими проблемами.
#4. Впливовий статус
Потрібна хороша здатність переконувати, щоб переконати всіх на одній сторінці, побачити загальну картину та спонукати всіх прагнути до спільної мети.
Щоб спонукати інших наслідувати їхній приклад, ефективний менеджер повинен показувати приклад і демонструвати добру етику.
№5. Вміння розв’язувати проблеми
Мислення, спрямоване на вирішення проблем, має важливе значення для того, щоб бути в курсі викликів і вирішувати їх швидше й ефективніше. Як результат, кожен функціональний і лінійний керівник повинен мати позитивне мислення, а також стратегію вирішення проблем.
Висновок
Матрична організація — це ієрархічна організаційна модель, яка довела свою ефективність з точки зору продуктивності та організації на робочому місці. Однак організація проекту не є секретом успіху. Не менш важливою є відповідна стратегія управління. Щоб отримати справжні переваги такого роду організаційних структур у довгостроковій перспективі, важливо гарантувати, що керівники розуміють, як спілкуватися, керувати своїми емоціями та приймати майбутні рішення в найкращих інтересах компанії. Таким чином, настійно рекомендується гнучке управління проектами, а також інші ініціативи, такі як управління різноманітністю та ощадливі інновації.
- МАТРИЦЯ РІШЕНЬ: значення, використання та посібник
- МАТРИЦЯ BCG: визначення, застосування та важливість
- Пояснення матриці Ансоффа: практичні приклади, теорія та стратегія
- ЯК СТАТИ БІЗНЕС-АНАЛІТИКОМ: Як стати бізнес-аналітиком без досвіду (посібник 2023)
- Керівництво з планування управління якістю проекту (інструменти та програмне забезпечення)
посилання
