Аналіз роботи дозволяє підприємствам повністю зрозуміти природу роботи. Це допомагає у формулюванні вдосконалених посадових інструкцій та ефективних програм навчання та розвитку, сприяє безпечнішому робочому середовищу та ефективнішому плануванню робочої сили, а також має вирішальне значення для управління продуктивністю.
Аналіз роботи стосується кількох важливих обов’язків відділу кадрів, тому його потрібно робити правильно, щоб отримати точні та надійні дані. У цьому есе ми розглянемо все, що вам потрібно знати про аналіз роботи. Давайте почнемо!
Що таке аналіз роботи?
Аналіз роботи — це методичний процес визначення та визначення конкретних обов’язків, потреб і характеру роботи. Це передбачає розбиття роботи на менші частини, збір даних про кожну одиницю, а потім аналіз даних для визначення навичок і здібностей, необхідних для виконання завдання.
Ключовий принцип аналізу роботи полягає в тому, що ви аналізуєте роботу, а не особу, яка її виконує. Незважаючи на те, що деякі підходи до аналізу роботи спрямовані на отримання даних від працівників, кінцевим результатом є опис роботи, а не людей.
Щоб виявити всю важливу інформацію та деталі роботи, аналіз роботи повинен зосередитися на таких факторах.
- Обов'язки та завдання: Тип, частота та складність виконання визначених обов’язків і завдань.
- Навколишнє середовище: Температура, запахи та непривітні люди є прикладами робочого середовища.
- Інструменти та обладнання: Інструменти та обладнання, що використовуються для успішного виконання роботи.
- Відносини: Міжособистісні та міжособистісні стосунки.
- Вимоги: Знання, уміння та навички, необхідні для успішного виконання роботи.
Типи даних аналізу роботи
Існує три види даних аналізу роботи:
- Трудова діяльність: Інформація про конкретну діяльність, яка включає роботу.
- Атрибути працівника: Інформація про якості, які потрібні працівникам для виконання роботи.
- Контекст роботи: Інформація про внутрішнє та зовнішнє середовище роботи.
Чому аналіз роботи важливий?
#1. Планування людських ресурсів
Якісною частиною потреб у персоналі є аналіз роботи, який аналізує вимоги до роботи з точки зору навичок, якостей та інших характеристик людини. Це полегшує розподіл праці на окремі професії.
#2. Відбір, набір та розміщення персоналу
Щоб прийняти на роботу хорошу людину, важливо розуміти критерії роботи, а також риси людини, яка виконуватиме цю роботу. Ця інформація надходить із посадової інструкції чи опису роботи та допомагає керівництву адаптувати вимоги до посади якомога ближче до поглядів, талантів та інтересів працівників тощо.
#3. Розвиток і навчання:
Аналіз роботи встановлює прийнятні стандарти виконання роботи. Допомога в управлінні програмами навчання та розвитку.
#4. Оцінка роботи
Аналіз роботи служить основою для оцінки роботи. Метою оцінки роботи є встановлення відносної цінності роботи, яка, у свою чергу, допомагає визначитися з винагородою за роботу.
#5. Оцінка ефективності
Дані аналізу роботи встановлюють певний стандарт продуктивності для кожної роботи. Продуктивність співробітників можна об’єктивно оцінити за стандартом виконання роботи.
#6. Проектування роботи
Промислові інженери можуть використовувати інформацію аналізу завдань для розробки завдань шляхом проведення ретельного вивчення елементів завдання.
#7. Здоров'я та безпека
Керівництво може вжити коригувальні дії для забезпечення безпеки працівників і зниження ризику різних небезпек, щоб усунути небезпечні умови.
#8. Акції
Більшість аналізу роботи базується на ефективній політиці. Можна розробити ефективну політику просування по службі та переведення.
#9. Консультації з працевлаштування
Посадова інструкція, яка базується на аналізі роботи, допомагає претендентам визначити роботу, для якої вони мають необхідні здібності та здібності.
#10. Відносини на робочому місці
Аналіз роботи є основою для вирішення суперечок, які можуть виникнути внаслідок якості роботи, яка вимагається від працівників.
Як ви ставитеся до проведення аналізу роботи?
#1. Отримати інформацію про роботу.
Необхідно спостерігати за поточним персоналом і опитати його. Заохочуйте персонал виконувати свої обов’язки та бути якомога чіткішим при їх описі. Прочитайте інструкцію з експлуатації або літературу, яка пояснює вашу поточну ситуацію. Перевірте існуючу посадову інструкцію з тим, що говорять і роблять ваші співробітники. Відстежуйте результати за відділами або за окремими посадами. Створіть окремий обліковий запис для кожного завдання та досвіду, необхідного для роботи.
#2. Визначте значення кожного завдання та вміння.
Після того, як ви визначите, які таланти потрібні для виконання кожного завдання, ви можете оцінити складність кожного завдання та вміння. Визначте найважливіші здібності кожного регіону. Зверніть увагу на те, які таланти початкового рівня, а які вимагають більше досвіду. Ви можете мати різні думки про цю роботу, тому що ви вважали її важливою складовою роботи.
#3. Вивчіть галузеві стандарти.
Під час аналізу роботи шукайте дані про статус, щоб переконатися, що ви зв’язані зі своїми поточними співробітниками. Використовуйте інформацію з державних видань і корпоративних груп, щоб підтвердити свої висновки. Зверніться за допомогою до експерта з цього питання, який може роз’яснити обов’язки, які ви повинні виконати, щоб виконувати свою роботу. Порівняйте свою мережу та дані з даними інших компаній.
#4. Необхідно переглянути посадові інструкції та стандарти.
Складіть список для кожної роботи та навичок після того, як ви визначили та розкрили найважливіші кваліфікації, необхідні для виконання роботи. Використовуйте це, щоб змінити наявний опис посади або створити новий на основі вашого аналізу. Створіть набір критеріїв для кожної посади, який включає відгуки від ваших співробітників, а також ваші власні спостереження за роботою. Включіть очікування, які ви виправдали чи не виправдали, але які ґрунтуються на професійних рекомендаціях, отриманих у результаті вашого дослідження.
#5. Внесіть зміни на основі даних.
Вивчіть всю організацію. Визначте, чи правильне завдання призначене правильному завданню на основі аналізу. Якщо ви виявите, що робота в одному відділі краще підходить для іншої команди, передайте завдання іншій роботі. Ви також можете виявити, що деякі відділи виконують більший обсяг роботи, ніж інші. Ви можете використовувати дані аналізу роботи, щоб визначити стратегії передачі посадових обов’язків на основі можливостей кожної роботи.
Яка різниця між аналізом роботи та описом роботи?
Аналіз роботи можна визначити як процес отримання інформації про конкретну роботу. Ці дані містять знання, навички та здібності для продуктивної роботи. Це вигідно при складанні посадових інструкцій та посадових інструкцій.
Посадова інструкція - це документ, який визначає функції, відповідальність, обов'язки, повноваження та посадових осіб, пов'язаних з роботою.
Якщо говорити непрофесіоналом, то аналіз роботи означає поглиблену оцінку певної роботи. Як наслідок, посадова інструкція – це твердження, яке описує певну роботу.
З яких частин складається аналіз роботи?
#1. Посада
Посада та працівник, який займає цю роль в організації, називаються посадою. Система винагороди в організації будується навколо статусу посади. Високооплачувані професії та особи, які працюють, отримують кращі прибутки, ніж найнижчі.
№2. Описання роботи
Кожна обставина відрізняється від інших, оскільки, наприклад, передбачає унікальний набір завдань і зобов’язань. Досвід, компетентність та знання. Ці види діяльності, зобов’язання, функції та відповідальність детально описані в посадовій інструкції.
#3. Цінність роботи
Цінність роботи – це розрахунок вартості роботи в організації. Іншими словами, вартість роботи - це оцінка того, наскільки робота сприяє досягненню кінцевої мети організації.
Які методи доступні для проведення аналізу роботи?
#1. Інтерв'ю
Один із методів створення відповідної посадової інструкції - запитати у співробітника подробиці про його роботу. Роботодавці запитуватимуть про конкретні обов’язки, а також про розбивку функцій, які виконують працівники на певній посаді.
#2. Спостереження
Роботодавець може також спостерігати за працівниками під час виконання ними своїх обов’язків, відзначаючи діяльність, яку вони виконують, а також здібності, необхідні для виконання цих завдань. Спостереження ефективні для процесів, що включають фізичні завдання та результати продукту.
№3. Опитування
Опитування використовуються для визначення того, як часто виконується завдання або як часто використовується набір навичок. Ці опитування можуть бути високоорганізованими формами, у яких працівники використовують шкалу для відповідей на запитання, пов’язані з роботою. Опитування також можна використовувати більш невимушено, щоб поставити персоналу відкриті запитання.
#4. Журнали роботи
Роботодавці можуть вимагати письмовий звіт про щоденну працю за певний період часу. Це дає змогу працівнику надати детальний опис своєї звичайної роботи, а також час, необхідний для виконання кожного завдання.
Коли слід проводити аналіз роботи?
На першому етапі процесу підбору персоналу слід провести аналіз роботи. Написання аналізу прояснює ваші потреби та очікування. Він також збирає інформацію, необхідну для створення опису посади.
Які недоліки аналізу роботи?
#1. Це потребує часу
Найсуттєвішим недоліком процесу перевірки роботи є його тривалість. Це суттєвий недолік, особливо коли місце роботи постійно змінюється. Це підкреслює особисту упередженість: якщо керівник або аналітик працює в одній компанії, процес може включати їхні особисті уподобання та неприязні. Це є значною перешкодою для збору надійних і точних даних.
#2. Надмірні людські зусилля
Процес потребує значної кількості людської праці. Оскільки для кожної роботи потрібна унікальна інформація та немає фіксованого шаблону, для кожної роботи потрібно збирати спеціальні дані. Щоб збирати та записувати дані, пов’язані із замовленням, процес має здійснюватися незалежно.
#3. Неадекватні навички
Це марна трата корпоративних ресурсів, якщо аналітик не знає про мету процесу аналізу роботи та не має необхідних здібностей для його виконання. Щоб збирати надійні дані, ви повинні пройти навчання.
#4. Неадекватні розумові здібності
Нарешті, розумові здібності, такі як інтелект, емоційні риси, знання, компетентність, розум і витривалість, є нематеріальними речами, які неможливо безпосередньо побачити або оцінити. У різних ситуаціях люди поводяться по-різному. У результаті неможливо встановити загальні орієнтири розумових здібностей.
Хто проводить аналіз роботи?
Відділ кадрів роботодавця або сертифікований аналітик/консультант з роботи може провести аналіз роботи.
Приклади аналізу роботи
Давайте розглянемо два приклади того, як повний аналіз роботи може виглядати на практиці.
#1. Приклад аналізу роботи з продажу
| Професія | Торговий представник |
| Класифікація | Штатний працівник |
| відділ | Sales |
| Місце розташування | Мілл-Крік, Вашингтон |
| Розряд оплати праці | I рівень |
| Вимоги до роботи | |
| Резюме позиції | Гарантує, що поточні клієнти мають необхідні продукти та послуги. Визначає та шукає нові ринки та залучає клієнтів і пропонує потенційних клієнтів. Слідкує за процесом продажів, який передбачає контакт із потенційними клієнтами, супроводження, презентацію продуктів і послуг і закриття продажів. Створює щотижневі, місячні та квартальні звіти про продажі та прогнози. Досягає річних цілей продажів. |
| Посадові обов'язки | – Залучайте потенційних клієнтів– Створюйте списки клієнтів– Зв’яжіться з потенційними клієнтами та ведіть з ними переговори– Слідкуйте за потенційними клієнтами та існуючими клієнтами– Закрийте продажі– Ведіть записи клієнтів– Створюйте та презентуйте звіти про продажі |
| Навики | – Володіння настільними офісними програмами– Володіння CRM– Добре обслуговування клієнтів і навички міжособистісного спілкування– Хороші комунікативні навички |
| Структура звітності | – Підпорядковується безпосередньо національному менеджеру з продажу– Ніхто не підпорядковується цій посаді– Повинен відвідувати щорічні зустрічі з продажу |
| Вимоги до працівників | |
| Освіта | – Ступінь бакалавра в галузі бізнесу, фінансів, маркетингу, економіки або суміжної галузі – Принаймні п’ять років досвіду продажів |
| Навики | – Пристосовується до мінливих потреб і очікувань клієнтів– Пристосовується до змін ринку– Може впевнено здійснювати сотні холодних дзвінків на тиждень– Здатний комфортно працювати в швидкоплинному середовищі |
| Навколишнє середовище | – Офіс із великою кількістю людей– Сидіти за столом більшу частину дня– Подорожувати, щоб зустрітися з клієнтами |
| Сертифікати та ліцензії | – Водійське посвідчення штату Вашингтон– Сертифікований професійний спеціаліст із продажів Національної асоціації професіоналів з продажу– Сертифікований професіонал із внутрішніх продажів Американської асоціації професіоналів із внутрішніх продажів |
| Фактори успіху | |
| Збільшити продажі | – Збільшення продажів за рекомендаціями на 10% на рік– Збільшення проникнення каналу ринку на 12% у перший рік |
| Розвивати відділ продажів | – Навчіть принаймні одного молодшого торгового партнера |
#2. Приклад аналізу роботи початкового рівня
| Професія | Помічник редактора |
| Класифікація | Штатний працівник |
| відділ | Книжкове виробництво |
| Місце розташування | Малібу, Каліфорнія |
| Розряд оплати праці | ІІІ рівень |
| Вимоги до роботи | |
| Резюме позиції | Допомагає головному редактору та видавцю в розробці та доставці рукописів. Рецензує та вичитує рукописи. Концептуалізує та презентує історії. Підтримує головного редактора та координує роботу з іншими відділами, такими як виробництво та продажі. Пише прес-релізи та рекламує нові книги. Знаходить нових авторів. |
| Посадові обов'язки | – Виконувати редакційні обов’язки для підтримки головного редактора– Знаходити нових авторів і зв’язуватися з ними– Переглядати та вносити зміни в документи– Відвідувати підписи, читання та презентації книг |
| Навики | – Володіння програмним забезпеченням для настільних публікацій– Добре планування часу– Здатність виконувати багато завдань одночасно– Хороші навички спілкування– Хороші комунікативні навички |
| Структура звітності | – Звіти перед головним редактором і видавцем– Ніхто не звітує перед помічником редактора |
| Вимоги до працівників | |
| Освіта | – Ступінь бакалавра з англійської мови, літератури, журналістики чи суміжної галузі |
| Навики | – Здатність швидко читати та виявляти помилки та потік– Сильні навички письма та читання– Здатність працювати над декількома проектами одночасно– Процвітання з дедлайнами |
| Навколишнє середовище | – Швидкий темп роботи в офісі – Сидіти за столом більшу частину часу – Поїздки, щоб забронювати події 50% часу |
| Сертифікати та ліцензії | – Посвідчення водія штату Каліфорнія – Член Американського товариства редакторів копій |
| Фактори успіху | |
| Підвищення ефективності | – Скоротіть час на виконання проектів на 15%– Визначте інноваційні програми для покращення редагування |
| Розвиток бізнесу | – Знаходьте принаймні десять нових хороших авторів щороку – Навчайте стажерів |
Результат аналізу роботи не обов’язково повинен бути ідентичним наведеному вище прикладу аналізу роботи. Внесіть зміни, щоб зробити його більш відповідним вашій організації та посаді.
Висновок
Аналіз роботи — це розумна та перевірена техніка, яка відіграє важливу роль в управлінні людськими ресурсами. Дійсно, добре проведений аналіз роботи матиме вплив на результати бізнесу. Завдяки цілеспрямованому навчанню та ефективному управлінню продуктивністю спеціалісти з управління персоналом можуть використовувати ці дані для прийняття кращих рішень щодо найму та забезпечення вищої продуктивності на робочому місці.
Однак, щоб досягти успіху, ви повинні застосувати систематичний підхід до охоплення всіх ключових компонентів роботи, як пояснюється на етапах процесу, які обговорюються.
Аналіз роботи також займає багато часу. Для проведення повного аналізу роботи потрібно буде заповнити анкети або опитати десятки людей, що буде дорогою вправою. Ви повинні постійно думати про те, чи вартий повний аналіз роботи. Ви також повинні враховувати постійну зміну характеру роботи – хоча це може бути причиною для проведення аналізу роботи в першу чергу.
Статті по темі
- УПРАВЛІННЯ ЗАВДАННЯМИ: що це таке, програмне забезпечення, навички та найкращі програми
- ІНСТРУМЕНТИ КЕРУВАННЯ ЗАВДАННЯМИ: 24 найкращі інструменти керування завданнями для команд [2023]
- СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ ЗАВДАННЯМИ: найкращі безкоштовні та платні варіанти у 2023 році
- АНАЛІЗ РИНКУ: що це таке та повний посібник щодо його проведення
- УПРАВЛІННЯ ЧАСОМ: навички та поради щодо ефективного управління часом
посилання
