ОСНОВНІ ФУНКЦІЇ ВІДДІЛУ HR: Усе, що вам потрібно знати

Зміст приховувати

Які цілі відділу кадрів?
Чим займається відділ кадрів?
Перелік основних функцій відділу кадрів
Як покращити функції HR
Висновок
1. Статті по темі
2. посилання

Функції відділу кадрів різноманітні та складні, оскільки ця команда відповідає за управління людським капіталом компанії для досягнення визначених бізнес-цілей. Відділ персоналу є ключовим у будь-якому бізнесі, від залучення та підтримки талантів до захисту інтересів і добробуту співробітників. За даними журналу Forbes, низка досліджень демонструє актуальність узгодження стратегії людських ресурсів для досягнення корпоративних цілей і підвищення ефективності бізнесу. Згідно з дослідженнями, реально отримати справжню конкурентну перевагу через людей, а організації, які це роблять, отримують виняткові результати. Кожен, хто цікавиться людськими ресурсами, може розраховувати на приємну кар’єру. Якщо ви хочете працювати в кадровій сфері, вам потрібно спочатку дізнатися про ключові функції відділу кадрів.

Які цілі відділу кадрів?

Щоб зрозуміти функції відділу кадрів, необхідно зрозуміти, що від нього чекати і які цілі він ставить перед собою. Загалом ми знаємо, що її основний обов’язок полягає в тому, щоб сприяти успіху компанії шляхом пошуку, утримання та розвитку людських ресурсів. З одного боку, це досягається шляхом розробки ефективних програм, а також забезпечення їх відповідності встановленим нормам і правилам у цій сфері.

Зокрема, основні цілі відділу кадрів:

#1. Сприяти досягненню бізнес-цілей компанії.

Для досягнення цілей організації потрібна професійна команда кадрів. Генеральний директор або рада директорів повинні визначити потреби організації, а команда кадрів повинна визначити потрібних людей для задоволення цих потреб як усередині організації, так і за її межами.

#2. Залучайте та утримуйте найкращі таланти

Відділ кадрів повинен залучати та утримувати найкращих спеціалістів галузі. Для цього необхідна добре спланована стратегія, а також впровадження відповідних програм для підвищення мотивації та добробуту персоналу.

#3. Підвищення самопочуття персоналу

Відділ кадрів має бути відданий забезпеченню благополуччя, мотивації та розвитку персоналу компанії. Вимірювання робочого середовища, запуск програм розвитку та надання стимулів – це лише частина того, чого вони досягають.

#4. Підвищення продуктивності

Внутрішньо відділ кадрів також повинен стежити за продуктивністю та роботою всієї робочої сили. Вони повинні вміти визначати сфери для покращення та ініціювати плани впровадження.

#5. Переконайтеся, що правила дотримуються.

Існує кілька політик і законів щодо працевлаштування, за які остаточно відповідає відділ кадрів. Відпустки, лікарняні, декретні/батьківські відпустки… Все регламентовано і повинно суворо виконуватися.

Чим займається відділ кадрів?

Управління людьми, за визначенням Фернандо Аріаса Г., автора Administración de Recursos Humanos (Управління людськими ресурсами), — це «дисципліна, яка піклується про організацію працівників, які працюють у компанії, для досягнення цілей обох сторін. » Як випливає з цього визначення та попередніх пунктів, роль цього відділу є критично важливою.

Він відповідає за створення приємного робочого клімату та забезпечення благополуччя та продуктивності робочої сили, а також піклується про потреби та обставини, які виникають із працівниками організації.

Сюди також звертаються члени організації, коли їм потрібна допомога, порада чи підтримка. Тому люди в цьому відділі повинні бути в курсі робочого місця і розуміти специфіку компанії, кожного працівника, поточний економічний стан і ринок праці. Тепер розглянемо перелік основних функцій відділу кадрів.

Перелік основних функцій відділу кадрів

Відділ кадрів відповідає за низку обов’язків і заходів, які приносять користь компанії та її співробітникам. Як наслідок, кількість функцій майже необмежена, і ми можемо стверджувати, що функції HR величезні та досить різноманітні. Усі ці функції мають бути визначені під час створення відділу кадрів та розробки стратегічного плану.
Основними функціями відділу кадрів є:

#1. Планування людських ресурсів

Відділ кадрів відповідає за формування стратегії майбутнього компанії та співробітників. Ця роль впливає на багато інших функцій відділу кадрів, таких як підбір та найм талантів, управління продуктивністю та планування наступності. Фахівці з персоналу повинні вивчити цілі та завдання компанії та розробити стратегії щодо робочої сили, щоб допомогти їх досягти. Вони можуть, наприклад, розширити найм для досягнення виробничих цілей або залучити персонал із певним набором навичок для виконання проекту чи починання. Під час планування відділ кадрів часто взаємодіє з іншими відділами, щоб переконатися, що він знає їхні потреби.

Під час координації та реалізації цих планів відділ повинен враховувати кілька елементів. Щоб встановити послідовну практику, вони повинні переконатися, що їхня тактика відповідає меті компанії. Експерти з персоналу також повинні стежити за зовнішніми проблемами, які можуть вплинути на організацію, такими як зміни в законах або технології. Здійснення цих дій може допомогти організації адаптуватися до таких змін, якщо це необхідно, дозволяючи їй продовжувати прагнути до свого бачення та цілей, залишаючись конкурентоспроможними на ринку.

#2. Набір та відбір талантів

Відділ кадрів має вирішальне значення для здатності організації залучати та утримувати таланти. Вони можуть співпрацювати з керівництвом для встановлення цілей найму та визначення типів претендентів або ролей, які потрібно заповнити. Ці професіонали також можуть допомогти у створенні та завантаженні списків вакансій, ідентифікації кваліфікованих осіб та першому процесі перевірки. Вони можуть переглядати сайти професійних мереж або відвідувати особисті заходи, такі як ярмарки вакансій, шукаючи кандидатів.

Фахівці з кадрів також допомагають із процесами найму та адаптації. Вони можуть надати пропозицію про роботу потенційним працівникам, вказати дату початку роботи, домовитися про компенсацію та розпочати процес отримання пільг. Ці спеціалісти проводять інструктаж на робочому місці в перший день працевлаштування, щоб ознайомити працівників з робочим місцем і корпоративними правилами та процедурами.

#3. Пільги та компенсації

Відділ кадрів допомагає в управлінні та контролі заробітної плати та пільг співробітників. Вони співпрацюють з керівництвом для встановлення компенсації та, якщо необхідно, обговорюють її з працівниками. Коли працівника влаштовують на роботу, відділ кадрів вносить його до своєї системи оплати праці та несе відповідальність за забезпечення своєчасної виплати заробітної плати відповідно до графіка платежів. Цей відділ також контролює галузеві норми винагороди, щоб забезпечити конкурентоспроможність компанії. Якщо корпорація не в змозі забезпечити конкурентоспроможну заробітну плату, вона може компенсувати це додатковими пільгами.

Працівники часто отримують пакет пільг, який включає медичне та стоматологічне страхування, страхування життя, 401(k) та пенсійні плани, а також оплачуваний відгул. Експерти з кадрів створюють ці пакети та забезпечують дотримання політик і процедур як частину своєї роботи. Вони можуть вести переговори про групові знижки зі страховими компаніями та організовувати планування виходу на пенсію. Відділ кадрів інформує співробітників про їхні переваги, відповідаючи на запитання, нагадуючи їм про важливі терміни та навіть запитуючи відгуки про будь-які інші бажані переваги.

#4. Здоров'я та безпека

Відділ кадрів відповідає за створення та виконання процедур охорони праці та безпеки на робочому місці. Відповідно до Закону про безпеку та гігієну праці 1970 року (OSHA) роботодавці зобов’язані створювати безпечне робоче середовище. Цей відділ має знати правила OSHA та дотримуватися їх, контролюючи навчання з техніки безпеки, відстежуючи журнали травм, повідомляючи про травми та розглядаючи будь-які компенсаційні вимоги, які виникають у результаті цього.

Запроваджені заходи безпеки можуть бути обов’язковими галуззю або розроблені для забезпечення загальної безпеки, як-от правила переслідування та планування на випадок надзвичайних ситуацій.

#5. Дотримання трудового законодавства

Окрім стандартів охорони здоров’я та безпеки, відділ кадрів забезпечує дотримання організацією чинного трудового законодавства. Дотримання таких правил може допомогти запобігти скаргам на практику працевлаштування чи умови праці. Спеціалісти з кадрів отримують знання про законодавство штату та федеральне законодавство, як-от Закон про справедливі стандарти праці, Розділ VII Закону про громадянські права, Національний закон про трудові відносини та Закон про сімейні та медичні відпустки.

Щоб підтримувати відповідність, ці спеціалісти керують документацією, створюють політики та координують навчання. Ці правила стосуються таких тем, як вимоги до перерв, робочий час, норми домагань і рівні можливості працевлаштування. Вони також оновлюють довідники компанії та керують ними, щоб гарантувати, що працівники знають про свої права та захист. Відділ кадрів також розглядає будь-які скарги щодо комплаєнсу та, за необхідності, вживає дисциплінарних заходів.

#6. Розвиток і навчання

Відділ кадрів здійснює нагляд і контроль за навчанням і розвитком співробітників у рамках процесу планування персоналу. Нові працівники часто навчаються, щоб вивчити корпоративні правила та процедури, а також спеціальні таланти, обладнання чи ресурси, необхідні для виконання їх роботи. Відділ кадрів також співпрацює з менеджерами для розробки та впровадження програм, які навчають наявних працівників конкретним навичкам або досвідом. Ці можливості часто призначені для того, щоб допомогти співробітникам підвищити продуктивність або досягти цілей компанії. Наприклад, корпорація, яка впроваджує нову технологію, може запустити програму навчання персоналу її використанню.

Окрім внутрішнього навчання, відділ кадрів може допомогти в координації участі співробітників у семінарах, конгресах, конференціях або можливостях продовження навчання. Сприяння професійному розвитку на робочому місці може змусити працівників відчувати себе більш цінними. Ця культура має потенціал для зменшення товарообігу, одночасно збільшуючи виробництво та ефективність.

#7. Трудові та службові відносини

Відділ кадрів часто контролює відносини між співробітниками та їхніми керівниками. Під час сварки посередником може виступити кадровик. Агентство також відповідає за вирішення проблем на робочому місці співробітників. Він також може відповідати за управління стосунками з профспілками в організаціях, де персонал об’єднаний у профспілки. Щоб підтримувати міцні зв’язки, відділ гарантує, що корпоративна політика та процеси задовольняють потреби профспілок, і регулярно співпрацює з ними. Підтримка контактів із профспілками також може допомогти компанії визначити майбутні труднощі та вирішити їх, щоб уникнути ескалації, наприклад, страйків чи протестів.

#8. Задоволеність співробітників

Менеджери з персоналу також відповідають за загальне благополуччя персоналу організації. Щоб допомогти працівникам уникнути виснаження, вони повинні пропагувати та впроваджувати заходи щодо здоров’я та благополуччя. Вони можуть, наприклад, заохочувати персонал використовувати дні відпустки або організовувати оздоровчі ініціативи. Фахівці з персоналу також можуть надавати спеціалізовану допомогу працівникам, які зазнають особистих труднощів. Вони можуть запропонувати конкретні інструменти чи вказівки, які допоможуть зменшити проблему, або вони можуть обговорити вибір для працівника, зокрема відпустку та інші пільги.

№ 9. Управління продуктивністю

Відділ кадрів також відповідає за контроль за ефективністю роботи персоналу компанії. Оцінка ефективності роботи співробітників і менеджерів є звичайним завданням управління ефективністю. Ці заходи допомагають визначити, чи досягає робоча сила організаційних цілей і завдань. Зібрані знання можуть бути використані відділом кадрів для створення або надання можливостей для навчання та розвитку за потреби. Співбесіди також можуть допомогти кадровому персоналу зрозуміти, чому працівники вирішили звільнитися, що може допомогти в управлінні продуктивністю. Якщо департамент виявляє спільну проблему, він може почати впроваджувати зміни, щоб допомогти забезпечити утримання персоналу.

#10. Планування кар'єри та наступності

Відділ може проводити заходи з планування кар’єри або наступності як частину кадрового планування. Коли очікується, що посади високого рівня стануть вакантними, відділ кадрів може співпрацювати з менеджерами, щоб визначити найефективніших людей, які могли б їх заповнити. Окрім результатів роботи, вони можуть оцінювати потенційних претендентів на основі їхньої внутрішньої репутації та необхідних талантів, які вони можуть запропонувати цій ролі. Наявність плану наступності може допомогти організації запобігти зриву.

#11. Культура компанії та залучення співробітників

Відділ кадрів створює для своїх працівників привабливе робоче середовище. Він може організовувати такі заходи, як відступи, турніри або офісні вечірки, щоб заохотити залучення та спілкування. Ці спеціалісти можуть також часто створювати інформаційні бюлетені, щоб тримати персонал в курсі корпоративних новин і діяльності. Співробітники, які зайняті на роботі, мають вищий моральний дух і рівень утримання.

Інший підхід до залучення співробітників полягає в забезпеченні заохочень або винагород за їх результативність або участь у діяльності на робочому місці. Наприклад, корпорація може запровадити реферальну програму для посилення зусиль щодо найму та запропонувати грошові стимули особам, які направлять кандидатів. Переможці конкурсів можуть отримати подарункові картки або інші матеріальні винагороди. Такі винагороди можуть допомогти працівникам відчути, що їх цінують і мотивують прийти на роботу.

#12. Оцінка роботи

Відділ кадрів компанії може відповідати за оцінку посадових ролей. Ці професіонали оцінюють кожну роботу та визначають належну назву, завдання, обов’язки та здібності, необхідні для її виконання. Оскільки посадові інструкції змінюються з часом, відділ також відповідає за їх перегляд у разі потреби. Цей обов’язок може допомогти з кадровим плануванням і підбором персоналу. Посади також оцінюються агентством, щоб визначити їх цінність. Вони використовують різні методи, такі як ранжирування позицій або їх класифікація. Ця оцінка допомагає організації визначити, як справедливо винагороджувати або компенсувати персонал за певні обов’язки.

#13. Адміністративні обов'язки

Відділ кадрів також відповідає за повсякденне управління робочою силою. Вони відповідають за збереження кадрових записів і файлів, а також документів, що стосуються вступу та виходу з борту, страхових полісів і контрактів із працівниками. Співробітники можуть звернутися за роз’ясненнями або підтримкою до цих спеціалістів щодо важливих робочих або адміністративних процедур і політики. Процедури нарахування заробітної плати та планування, наприклад, можуть здійснюватися спеціалістами відділу. Відділ також займається організацією поїздок і діловими витратами, якщо це необхідно.

Як покращити функції HR

Ви можете використовувати наведені нижче етапи як посібник для створення покращених функцій відділу кадрів:

#1. Провести навчання

Фахівці з кадрів повинні відвідувати навчання, щоб підтримувати своє розуміння важливих трудових законів, правил і процесів в актуальному стані. Вони також можуть скористатися можливостями розвитку навичок, які є критично важливими для їхніх ролей, наприклад використання певного програмного забезпечення або надання послуг з вирішення спорів. Оскільки ці люди продовжуватимуть вчитися виконувати свою роботу, команда зміцнюватиметься, а кадрові процеси покращуватимуться.

#2. Дотримуватися місії компанії.

Більшість організацій мають місію, яку вони хочуть зберегти або досягти. Відділ кадрів повинен пам’ятати про місію та відповідні цінності під час розробки політики та процедур. Підтримка такого узгодження може сприяти забезпеченню узгодженості в усіх сферах діяльності та зосередженню на досягненні цілей, поставлених керівниками.

№ 3. Встановіть свої очікування

Відділ кадрів повинен підкреслити очікування для кожної посади під час процесу набору та найму. Коли нові працівники розуміють такі очікування, вони більш готові взяти на себе зобов’язання. Він також може встановити критерії, які вони використовуватимуть для оцінки своєї діяльності та внесення необхідних покращень.

#4. Заохочуйте відкритість.

Щоб переконатися, що працівники відчувають себе комфортно, вирішуючи свої потреби чи проблеми, відділ кадрів повинен запровадити політику відкритого спілкування. Щоб отримати інформацію від співробітників, відділ також може розсилати та обробляти анонімні опитування. Коли спеціалісти з кадрів можуть спостерігати, як працівники ставляться до свого робочого місця, це може допомогти їм виявити та вирішити проблеми.

#5. Використовуйте програмне забезпечення для роботи з персоналом.

Інформаційні системи людських ресурсів, наприклад, можуть допомогти департаменту виконувати адміністративну діяльність ефективніше та результативніше. Таке програмне забезпечення часто включає технології автоматизації, які допомагають заощадити час і покращити послідовність процесу. Це також може допомогти централізувати дані співробітників або іншу конфіденційну інформацію, забезпечуючи доступ за вимогою.

Висновок

Людські ресурси — це багатогранна робота, яка дозволяє підприємствам отримати максимальну віддачу від свого персоналу. Щоб працювати над цими основними функціями відділу кадрів, ви повинні володіти різноманітними навичками спеціаліста з управління персоналом. Навчання в HR не може закінчуватися отриманням основної кваліфікації. Робоче місце та суспільство постійно змінюються та розвиваються. Ви також повинні продовжувати рости, щоб успішно вести своїх співробітників до змін.