Якщо ви збираєтеся вперше запровадити перевірку продуктивності співробітників, хочете змінити підхід вашої компанії або просто потребуєте довідкового посібника, ось усе, що вам потрібно знати. Ми також включили кілька прикладів запитань для перевірки продуктивності співробітників, які ви можете використати відразу.
Що таке відгуки співробітників?
Огляди співробітників – це оцінка продуктивності працівника, яка часто проводиться керівником працівника. Огляди співробітників є необхідним, але незручним аспектом процесів найму та утримання співробітників компанії. Багато людей вважають ці зібрання свавіллям, корпоративною необхідністю без справжньої мети чи значення. Огляди співробітників, якщо вони використовуються правильно та успішно оброблені, можуть допомогти перетворити довготривалих співробітників на членів команди.
Яке значення мають перевірки ефективності роботи співробітників?
Огляд ефективності роботи співробітників, окрім довгострокових позитивних ефектів, забезпечує негайний поштовх – не лише для компаній, але й для окремих осіб, які бажають оцінити свої сильні та слабкі сторони та розвиватися у своїй кар’єрі. Ось деякі з переваг, які можуть надати перевірки продуктивності:
#1. Узгодження особистих ролей із бізнес-цілями
Огляд ефективності роботи – це можливість переконатися, що всі знають бачення та цілі організації, а також те, як їх робота вписується в загальну картину. Індивідуальна продуктивність є рушійною силою ефективності організації.
#2. Глибоке усвідомлення посадових обов'язків
Окремі особи отримують повноваження від управління ефективністю розглядати свою роль в організації та роз’яснювати будь-які сфери, у яких у них є запитання. Будь-яка двозначність на робочому місці уникає, коли працівники та керівники ретельно розуміють свої унікальні службові обов’язки. Кожен сам відповідає за свою роботу та свої обов'язки.
#3. Оцінки роботи проводяться регулярно.
Регулярний зворотний зв’язок допомагає покращити загальне спілкування на робочому місці. Огляди ефективності допомагають визначити сильні сторони та обмеження людини, а також допомагають працівникам краще зрозуміти очікування, які на них покладаються.
Управління продуктивністю може бути інструментом мотивації, який спонукає працівників не тільки бути більш задоволеними своєю роботою, але й виходити за межі обов’язку.
#4. Просування по службі
Огляд ефективності дає можливість спланувати та поставити цілі для просування кар’єри працівника. Управління продуктивністю також допоможе їм отримати будь-яке додаткове навчання або наставництво, що слугуватиме основою для створення відділом персоналу майбутнього планування наступності.
#5. Добрий результат винагороджується.
Управління продуктивністю передбачає винагороди, окрім оплати, які демонструють вдячність за добре виконану роботу, наприклад відпустку та бонуси. Обіцянка оцінки продуктивності, яка є кращою, ніж «перевищує очікування» – оцінка, в якій визнається, що ви вийшли за межі – є мотивацією працювати добре і може відкрити двері для майбутнього кар’єрного розвитку.
Чи спонукають відгуки працівників до вдосконалення?
Gallup, американська аналітична та консультаційна компанія, виявила, що лише 14% співробітників твердо вважають, що їхні оцінки продуктивності мотивують їх розвиватися.
Хоча оцінка ефективності може бути призначена для того, щоб визнати та похвалити хорошу роботу, факт полягає в тому, що вони часто розглядаються або як вправа для встановлення позначок, або як привід для критики.
Як ми можемо краще мотивувати людей до вдосконалення?
69% працівників вважають, що вони працювали б більше, якби їхні внески визнавали більше.
Хоча як позитивний, так і негативний зворотний зв’язок необхідний для майбутнього розвитку, похвала за добре виконану роботу викликає почуття задоволення та вдячності, що може надихнути на гарне ставлення до роботи в майбутньому.
Замість того, щоб приділяти годину-дві раз на рік обговоренню досягнень співробітника з фірмою, одним із найефективніших методів спонукати людей працювати більше є надання постійного, чесного зворотного зв’язку.
Похвала та критика в даний момент не тільки допомагає співробітнику вчитися, але й дозволяє йому скоригувати або вдосконалити свої методи роботи та отримати визнання їхніх зусиль практично негайно. Це набагато ефективніший метод заохочення постійних змін у вашій команді. Це демонструє, що ви приділяєте увагу членам вашої команди та говорите, тому що вважаєте це важливим, а не просто тому, що це у вашому календарі.
Хто відповідає за перевірку ефективності роботи співробітників?
Зазвичай це безпосередній керівник особи, оскільки він найкраще обізнаний про функції працівника та поточну роботу. За деяких обставин перевірку може очолити керівна група, керівник команди або керівник більш високого рівня, або хтось із відділу кадрів.
Огляд співробітників: як його провести
Розгляньте наступні кроки, щоб провести ретельний і продуктивний огляд вашого співробітника.
#1. Почніть спочатку.
Починаючи з дати початку роботи працівника та просуваючись упродовж його працевлаштування, допомагає вибудувати чіткий шлях для перевірки. Ця процедура дозволяє вам і працівнику обміркувати свою ефективність і створює рамки для задоволення очікувань і можливостей для розвитку. Обговоріть будь-які позитивні зміни, які ви помітили, або те, як співробітник виріс як професіонал.
#2. Цілі повинні бути виділені.
Перегляд попередніх цілей, поставлених перед вашим співробітником, є ефективним методом оцінки роботи, яку він виконав за визначений період часу. SMART-цілі (конкретні, вимірні, досяжні, релевантні та обмежені за часом цілі) можуть допомогти вам обом не відставати від ваших цілей. Це й надалі має бути основним акцентом під час перевірки продуктивності співробітників. Додайте стільки інформації, скільки потрібно, щоб усунути будь-яку плутанину та підтвердити очікування.
Щоб виглядати корисним, а не осудливим, сформулюйте «що» і «як» щодо кожної мети щодо недосягнутих цілей або об’єктів, над якими можна було б попрацювати. Не забувайте враховувати точку зору співробітника та використовувати її, щоб допомогти йому.
#3. Розмова про майбутнє.
Завчасне планування приносить користь як вам, так і вашим співробітникам з точки зору підвищення та підтримки продуктивності. Вивчіть сфери, у яких ваш співробітник може вдосконалитися, і розробіть коротко- та довгострокові цілі, які призведуть до покращення. Зосередження на майбутньому для частини огляду може допомогти як керівнику, так і працівнику побачити, як ці цілі пов’язані з баченням компанії, і допомогти вам зрозуміти, як їх досягти протягом встановленого вами періоду часу.
#4. Ставте цілі, які є досяжними, розумними та справедливими.
Не існує такого поняття, як маленька ціль, і надихаючи свого співробітника майбутніми очікуваннями, це допомагає підвищити його здібності. Це також чудовий підхід, щоб спрямувати огляд до його завершення.
#5. Використовуйте слова підбадьорення
Коли ви заохочуєте свого співробітника чітко висловлювати свої цілі, точніше висловлюйте свої позитивні відгуки у відповідь. Позитивне зауваження може гарантувати хорошу реакцію працівника на відгуки, тому скористайтеся цією можливістю, щоб підкреслити його сильні сторони, позитивні робочі звички та все, що заслуговує на похвалу в його роботі.
#6. Коментуйте та задавайте запитання в кінці.
Дозволити запитання під час огляду – це хороший спосіб змусити співробітників відчути, що їх цінують, мають повноваження та впевнені у вимогах до роботи. Запитайте, чи є у них запитання щодо їхньої ролі, вашої ролі чи будь-чого іншого, що їх хвилює. Запитання та відповіді забезпечують безпеку не лише вашому працівнику, але й вам. Цей тип зворотного зв’язку дозволяє вам визначити способи, якими ви та ваш відділ можете краще підтримувати своїх співробітників.
Дозволяючи вашому співробітнику ставити запитання або обговорювати основу для вашого огляду, ви сприяєте прозорості та впевненості. Як приклад:
- У вас є коментарі чи запитання щодо вашого відгуку?
- Є ще щось, про що ви хотіли б поговорити?
- Що ще ми можемо зробити, щоб допомогти вам у вашому розвитку?
Природно, у співробітника можуть виникнути запитання чи занепокоєння, і ви повинні бути готові відповісти на них якнайкраще. Вони можуть запитати про таке:
- Чому мені поставили цей бал?
- Як я можу підвищити продуктивність?
- Які потенційні перешкоди цьому процесу?
Бажано надати місце внизу вашого письмового огляду для цих запитань і проблем. Визнайте та вирішуйте кожну проблему під час чату, коли ваш співробітник відповідає, і робіть нотатки в цьому розділі. Це свідчить про те, що ви прагнете як слухати, так і запам’ятовувати те, що має сказати ваш співробітник. Після зустрічі надайте співробітнику оновлену версію огляду, яка містить нотатки, які ви зробили. Співробітникам подобаються такі невеликі подальші дії, які інформують обидві сторони.
Читайте також: ОЦІНЮВАННЯ РОБОТИ: визначення, важливість і різні методи
Шаблони для огляду продуктивності співробітників
Ніхто не може і не повинен проводити перевірку продуктивності на швидку руку. Дуже важливо використовувати настроювані шаблони, які охоплюють усі необхідні категорії відгуків і ключові показники ефективності, а також забезпечують позитивний відгук, який надихає, мотивує та залучає окремих співробітників.
Приклади коментарів і запитань для оцінки ефективності роботи співробітників
Незалежно від обраної вами методології перевірки ефективності, надання коментарів чіткою, позитивною мовою має вирішальне значення для того, щоб перевірка залишалася зосередженою на меті та була продуктивною. Менеджери та інші оцінювачі повинні бути конкретними у своїх зауваженнях, продовжувати підтримувати та пропонувати рішення, щоб допомогти працівникові прогресувати під час написання огляду продуктивності.
Критерії відрізнятимуться залежно від розміру, широти та культури вашої організації. Однак є кілька рис, які є спільними практично для всіх підприємств. Ось кілька прикладів проблем, які слід враховувати при розробці критеріїв оцінки співробітників:
- Досягнення цілей
- Ставить перед собою складні цілі
- Допомагає іншим у досягненні їхніх цілей
- Розставляє пріоритети своєї роботи відповідно до потреб фірми та її споживачів
- Навіть стикаючись з перешкодами та проблемами, він чи вона досягає своїх цілей.
- Характеристики лідерства
- Виносячи судження, враховує ідеї та думки членів команди.
- Допомагає членам команди у вирішенні робочих питань
- Тримає членів команди відповідальними за досягнення своїх цілей.
- Комунікація
- Активно слухає інших
- Адаптує своє спілкування до вимог аудиторії
- Чітке та просте спілкування
- Робота в команді
- Ефективно співпрацює з іншими членами команди
- Надає позитивні та корисні відгуки іншим
- Ставиться до інших з гідністю
- Відмінності членів команди цінуються та поважаються.
- Слухає та бере активну участь у обговоренні роботи
- Культура/Цінності
- Кожен день він демонструє принципи компанії.
- Служить зразком для наслідування
- Створює гарне робоче середовище
Зміст огляду ефективності буде відрізнятися залежно від посадової функції та компанії, однак може бути корисним розробити деякі загальні запитання для менеджерів, наприклад:
- У чому найбільша сила [Ім’я суб’єкта] і що він/вона може зробити, щоб продовжувати розвиватися?
- Яка найбільша можливість для [Ім’я суб’єкта] і що він/вона може зробити, щоб покращити?
Читайте також: МОДЕЛЬ ХАРАКТЕРИСТИК РОБОТИ: Детальний посібник
Коментарів, яких слід уникати в оглядах ефективності роботи працівників
Хоча і шаблони огляду продуктивності, і огляди продуктивності можна налаштувати, дуже важливо усвідомлювати повідомлення, які ви надсилаєте. Чудові оглядові бесіди сприяють продуктивності, розвитку та стосункам між менеджером і співробітником, тоді як неефективні можуть зашкодити залученості співробітників і навіть корпоративному успіху, оскільки ключові співробітники звільняються.
Ось кілька справжніх помилок – хоча деякі з них можуть здатися трохи перебільшеними, вони точно підкреслюють, чого НЕ варто говорити і чому ні:
- «Ви робите таку фантастичну роботу, що мені нічого конструктивного сказати вам». Навіть ваші найталановитіші працівники матимуть сфери, де вони можуть рости чи розвивати свої таланти. Подібні коментарі створюють враження, що ви не подивились уважно на їхні роботи.
- «Якщо ви подвоїте свої цілі цього року, ми можемо розглянути питання про підвищення вас до старшого класу наступного року». Уникайте використання речень «якщо/тоді», оскільки вони звучать як порожні обіцянки, засновані на нереалістичних прагненнях.
- «Ви ніколи не встигаєте за своїм столом. І ти часто спізнюєшся на зустрічі». Уникайте використання абсолютних фраз на кшталт «завжди» та «ніколи», тому що ніхто ніколи не встигає 100% часу.
- «Ви чудовий працівник. "Продовжуй гарно працювати." Це нічого не говорить про те, що працівник робить добре, як він може покращитися або що він може зробити, щоб «продовжувати». Ви повинні детально описати, що працівник показав добре, і його цілі розвитку, щоб вони продовжували виконувати свою роботу.
Читайте також: ОЦІНЮВАННЯ СПІВРОБІТНИКІВ: Як написати форму оцінки співробітників
- «Я чув, що ви погано керували цим рахунком фінансових послуг, що, м’яко кажучи, розчарувало». Рецензент покладається на чутки, а не на спостереження з перших рук, і працівнику не дають можливості висловити свою точку зору до того, як його засудять. Це правда, це колегіальне спостереження, але використання зворотного зв’язку 360 замість офісних пліток набагато продуктивніше.
- «Ви збили з ніг двох інших дизайнерів. Їхні прототипи були сміттям порівняно з вашими». Порівнювати колег і колег під час оцінки продуктивності – ні-ні. Ви переглядаєте лише досягнення однієї людини; Залиште невдачі (і успіхи) інших для своїх власних, незалежних розмов про продуктивність.
- "Я не можу в це повірити! Я очікував, що ви добре попрацюєте над цим, але ви цього не зробили». Рецензент вносить емоції в оцінку, що тільки дратує або хвилює співробітника, який отримує відгук. Немає конструктивного зворотного зв’язку, і такий рівень антагонізму, швидше за все, змусить працівника шукати роботу в іншому місці.
- «Вам надзвичайно пощастило, що ви отримали це підвищення. «Не втрачай можливості». Багато поблажливості та образи? Ви ніколи не повинні принижувати своїх співробітників, а краще цінувати та заохочувати їхні досягнення. Змушення працівників прийняти підвищення не означає, що це найкращий варіант для них; вони мають право вибору.
Уникнення підводних каменів під час перевірки ефективності роботи співробітників
Усвідомлюючи ці можливі точки збою під час підготовки або перегляду процесу перевірки ефективності, ви можете заощадити час і гроші.
#1. Втрата зв'язку між процедурою та метою
Переконайтеся, що ціль вашої системи управління ефективністю керує процесом, і будьте готові внести зміни, якщо це необхідно. Розуміння того, наскільки цілі вашої організації узгоджуються з повсякденною роботою окремих людей і команд, є критичним у цій ситуації.
#2. Не віддавати перевагу культурі зворотного зв’язку
Якщо у вашій організації ще немає культури зворотного зв’язку, заздалегідь приділіть час і ресурси, щоб прояснити основну мету перевірок ефективності та зміцнити довіру до процесу.
#3. Відсутність залучення зацікавлених сторін
Залучення керівників і керівників компаній із самого початку підвищить бай-ін і рівень участі, а також налаштує вашу програму на успіх.
#4. Не створено мережу підтримки
Подальші дії та відгуки повинні бути включені в проект із самого початку. Заздалегідь установіть очікування для співробітників і керівників, щоб вони знали, до кого звернутися за допомогою та підтримкою.
#5. Порушення зв'язку
Найважливішим аспектом створення нової або вдосконаленої системи управління ефективністю є спілкування. Коли комунікація про процес є автентичною та прозорою, системи управління продуктивністю досягають успіху.
#6. Менеджери не мають достатньої підготовки та підтримки.
Система управління продуктивністю не буде успішною, якщо залучені люди не інвестуватимуть у процес. Співробітники будуть віддзеркалювати ставлення своїх босів до системи управління продуктивністю, якщо вони це сприймуть. Менеджери повинні взяти на себе контроль і подавати приклад, їх необхідно підтримувати та відповідним чином навчати для цього.
Читайте також: АНАЛІЗ РОБОТИ: визначення, методи та детальний посібник
Альтернативні методи збору відгуків
Огляд ефективності роботи співробітників є найефективнішим інструментом для багатьох компаній для передачі та збору відгуків співробітників. Однак нові методи з’являються в результаті збільшення досвідчених компаній і нового оцінювання важливості досвіду співробітників.
#1. 360-градусний зворотний зв'язок
Співробітники можуть отримувати відгуки від колег і молодших співробітників, а також від менеджерів у процесі зворотного зв’язку 360. Вони також можуть перевірити себе, в результаті чого отримати комплексну – або 360-градусну – оцінку своїх сильних сторін і перспектив. Однак цей тип програми слід використовувати лише для розробки, а не для оцінки продуктивності.
#2. Постійний зворотний зв'язок
Деякі компанії вирішують відмовитися від офіційного формату перевірки ефективності та натомість надавати відгуки за потреби. Це може бути життєздатним рішенням для малих підприємств і нових підприємств. Однак без офіційної віхи існує ризик того, що співробітникам не буде ясно, як вони прогресують і на чому їм потрібно зосередитися.
#3. Пульс відгуки співробітників
Аналіз пульсу співробітників є посередником між поточним відгуком і великим оглядом продуктивності, який проводиться раз на рік. Це невеликий огляд співробітників, який проводиться на більш регулярній основі, наприклад щомісяця або щокварталу. Пульсовий зворотній зв’язок частіше пов’язують з опитуваннями про залученість співробітників, але він також добре працює для обміну вхідними даними в протилежний спосіб, оскільки забезпечує чіткі вимірювання та його швидко та просто виконати.
Чи слід скасувати відгуки працівників?
Ефективність відгуків ваших співробітників значною мірою залежить від того, що ви збираєтеся отримати від них і як використовуєте отриману інформацію. Цілком можливо, що вам доведеться переглянути свою поточну стратегію перевірки, замінити її іншим типом регулярного введення або повністю відмовитися від ідеї офіційної перевірки.
Огляди співробітників будуть неефективними, якщо керівники вважають, що вони просто стрибають через обручі, щоб задовольнити свій відділ кадрів. Подібним чином, якщо вони не проводяться досить часто, щоб забезпечити значущий безперервний зворотний зв’язок, або якщо прохання співробітників про допомогу в покращенні їх продуктивності ігноруються, розмова не може отримати нічого цінного.
Перегляньте поточні процедури та проконсультуйтеся зі співробітниками, керівниками та ключовими
- Як подати запит на огляд у 2023 році?
- Огляди продуктивності: значення, приклади та шаблон
- ІНСТРУМЕНТИ КЕРУВАННЯ ОГЛЯДАМИ: значення, використання та найкращі інструменти
- ПЛАНУВАННЯ РЕЗУЛЬТАТІВ: визначення, компоненти та важливість
- ВІДГУКИ СПІВРОБІТНИКІВ: визначення, приклади та коли їх використовувати
посилання
