Навчання співробітників таке ж важливе, як і сам процес найму. У вас є відповідні люди для роботи, так, але ви повинні докласти зусиль, щоб утримати їх. Не знаєте, як це зробити? У цю статтю ми включили контрольний список, щоб допомогти вам зрозуміти, що передбачає весь процес адаптації співробітника та як це зробити. Ми також включили список найкращого програмного забезпечення для адаптації співробітників, щоб зробити процес безперебійним.
Що таке адаптація співробітників?
Кожна організація по-різному визначає адаптацію співробітників. Хоча процес майже однаковий, кожна програма адаптації відрізняється часовими рамками та обов’язками.
У той час як деякі менеджери з персоналу, схоже, сприймають процес адаптації співробітників як не що інше, як паперову роботу щодо нового найму, більш кмітливі та мотивовані члени команди мають інше бачення того, що передбачає адаптація співробітників. У рамках адаптації співробітників вони розглядають увесь період з моменту оприлюднення пропозиції до моменту, коли працівник стане продуктивним внеском у фірму.
Онбординг охоплює всі процеси, які відбуваються з моменту, коли ви робите пропозицію, і до моменту, коли людина починає справді виконувати роль, включно з орієнтаційною програмою, планом навчання, встановленням контрольних показників ефективності та встановленням зворотного зв’язку.
Процес адаптації співробітників
Адаптація співробітників – це систематичне та навмисне перетворення потенційних клієнтів у високоефективних працівників.
Компанії надають новим працівникам інформацію, стосунки та ресурси, необхідні для того, щоб вони відчували себе комфортно та достатньо впевнено, щоб виконувати чудову роботу, ретельно організовуючи етапи адаптації.
Процес починається під час найму, коли потенційні клієнти бачать, що працюють у вашій організації. Він прискорюється, коли кандидат приймає пропозицію та вперше стає співробітником. Це досягається кульмінацією у вирішальні перші дні та тижні на роботі, коли вони (сподіваємось) формують міцні зв’язки зі своїми новими колегами.
Найважливіше те, що досвід роботи співробітника з’являється у вашій організації протягом усього періоду роботи, потенційно задаючи тон усій його кар’єрі.
Погане обслуговування клієнтів може призвести до ранніх від’їздів і високої плинності кадрів. Позитивна зустріч може створити основу для довготривалого задоволення.
Яка мета реєстрації?
Онбординг співробітників – це перша взаємодія працівника з компанією після тривалого процесу співбесіди.
Якщо зустріч не виправдала очікувань, ваш співробітник може пошкодувати, що прийняв пропозицію про роботу.
Неправильний процес адаптації може змінити їхні перспективи, створити у них упереджене ставлення до фірми та зрештою змусити їх достроково звільнитися.
Надійний процес адаптації співробітників потрібен, щоб допомогти вашим новим працівникам освоїтися, познайомитися з організацією, отримати ясність щодо цілей своєї роботи та налагодити позитивні стосунки з іншими працівниками.
Чудовий досвід адаптації не тільки дає працівникам відчуття бажаності, але й допомагає їм швидше інтегруватися в існуючу організаційну сім’ю.
Таким чином, оптимізація процесу адаптації співробітників не тільки справляє враження на нових співробітників, але й мінімізує навантаження на HR-команду.
Етапи процесу адаптації співробітників
#1. Оприлюднення пропозиції
Процес адаптації співробітників починається одразу після етапу найму. Коли працівника прийнято на роботу, менеджер з персоналу надсилає приємний вітальний електронний лист, який містить кілька важливих документів, як-от лист-пропозиція, посилання на цифрові форми вступу на роботу та документи політики. Підтримка прозорості підходу знайомить співробітника з культурою організації та дає йому знати, чого очікувати.
#2. Прийняття пропозиції
Коли працівник приймає пропозицію, найкращі компанії планують швидкий дзвінок, щоб ознайомитися з документами, перевагами та політикою, а також визначити очікування. Залучення нових працівників підтвердить їхнє рішення прийняти пропозицію та сформує міцні емоційні зв’язки з організацією. Це час, щоб почати планувати програму орієнтації персоналу.
#3. Час очікування
Те, що працівник прийняв пропозицію, не гарантує, що він з’явиться на дату початку. Під час очікування працівник також може сприймати пропозиції інших можливих роботодавців. Тому життєво важливо встановити позитивні стосунки з працівником. Дайте працівнику зрозуміти, наскільки ви його цінуєте. Розробляючи процес адаптації вашого співробітника, подумайте про включення періоду очікування.
#4. Дата зарахування
Більшість нових співробітників відчувають суперечливі емоції в перший день. При цьому вони побоюються, радіють, збуджуються, нервують. Як наслідок, головний обов’язок менеджерів з персоналу полягає в тому, щоб нові наймані працівники почувалися гостинно та невимушено. Прищеплення почуття причетності до нових працівників збільшить їхню відданість і зосередженість на своїй роботі.
Корисний контрольний список для адаптації працівника зменшить стрес персоналу відділу кадрів. Ось кілька речей, які потрібно зробити перед великим днем:
- Підготуйте орієнтаційний графік.
- Призначення ІТ-ресурсів (робоча станція, доступ до електронної пошти тощо)
- Придбати всі необхідні канцелярські матеріали (меблі, ключі, картку доступу тощо)
- Створити зарплатний рахунок.
- Призначте наставника або допоміжну особу, щоб допомогти працівнику влаштуватися.
#5. Співпраця з іншими підрозділами
Дуже важливо співпрацювати з ключовими зацікавленими сторонами (колегами та менеджерами) і повідомляти їм про дату початку найму. Співробітники відділу кадрів можуть звернутися за допомогою до колег, щоб прикрасити кабінет нового співробітника, організувати привітальні зустрічі один на один і запланувати ознайомчу сесію.
#6. Інструктаж та орієнтування
Орієнтаційні семінари дають новим співробітникам огляд культури організації, а також розуміння цілей компанії. Ця фаза надає новим працівникам доречні знання про команди організації, її роботу та корпоративну політику. Встановлення ролевих цілей і завдань на наступні 30/60/90 днів — це гарний час, щоб продемонструвати новим працівникам, на чому їм потрібно зосередитися.
Оскільки переважній більшості працівників для початку роботи необхідна певна важлива підготовка, більшість фірм організовують навчальну програму, щоб швидко навчити своїх працівників. Оцінка навичок допоможе підприємствам визначити знання та здібності нового працівника та розробити персоналізований план навчання для конкретної ролі, адаптований до набору навичок.
#7. Перші три місяці
Головна мета цього періоду – оцінити та переконатися, що очікування організації та працівника збігаються. Цей етап має бути наповнений активним обговоренням успіху нового працівника та постійних зусиль, щоб стати невід’ємною частиною бізнесу.
Контрольний список для адаптації співробітників
Нижче наведено контрольний список дій для адаптації співробітників, які повинні виконати фахівці та менеджери з персоналу, щоб утримати нових працівників надовго:
- Вивчіть досвід співробітника, щоб побачити, чи відповідає він його очікуванням.
- Ознайомтеся з їхньою діяльністю та висловіть критику
- Перевірте, чи немає у працівника хвилювань чи проблем.
- Обговоріть професійне просування та стратегію.
- Отримайте відгук про адаптацію та будь-які пропозиції.
- Визначте, чи потребують вони додаткового навчання.
Програмне забезпечення для адаптації співробітників
Найефективніше програмне забезпечення для адаптації співробітників включає
- Trainual: для створення онлайн-бібліотеки ігор
- Саджанець: для полегшення процесу адаптації
- Enboarder: для спрощення процесу реєстрації для підтримки
- Coassemble: для створення більш переконливого досвіду роботи
- Innform: відомий тим, що пропонує приємні, гібридні враження від навчання.
Що робить хорошим програмне забезпечення для адаптації співробітників?
Існує багато інструментів і додатків, які включають функцію адаптації співробітників. Він стандартний для більшості HR-платформ, хоча йому часто бракує глибини та інтересу. Ось деякі з функцій, якими має володіти хороша програма для адаптації працівників:
- Простий у використанні. Незалежно від того, чи залучаєте ви одного чи сотні нових співробітників, програмне забезпечення для адаптації має бути зручним для користувача. Це має допомогти оптимізувати та спростити ваш процес, а не вводити складні процедури, незручну навігацію чи складні процеси.
- Автоматизовані робочі процеси та процеси. Автоматизуючи деякі (або всі) процеси адаптації ваших співробітників, ви економите час і гарантуєте, що кожен отримає однаково високоякісний досвід. Я шукав системи адаптації, які можуть допомогти вам створити систему чи процедуру, яку можна використовувати повторно.
- Варіанти налаштування Процеси чудові, але ви також повинні шукати методи, щоб зробити досвід унікальним. Ці програми пропонують кілька чудових методів для створення ефекту шляхом налаштування, від завантаження фотографій до персоналізації вашої інформаційної панелі.
- Варіанти самообслуговування. Ваші нові працівники повинні мати змогу швидко й легко знаходити та завантажувати документи без суєти. Я віддав пріоритет програмам із функціями самообслуговування, щоб допомогти їм дізнатися про вашу організацію та легко пройти процес адаптації.
- Культура та участь є основними моментами. Проходження процесу цифрової адаптації може бути ізольованим. Під час мого тестування я шукав програми з функціями, які дозволять вам оживити деякі корпоративні культури за допомогою презентацій, тестів і оновлень.
Деякі з цих програм більше відповідають одному з вищезазначених критеріїв, ніж інші. Є програми, які є яскравими, захоплюючими та привабливими, а також інші, які допомагають вам удосконалити ваші процедури адаптації, щоб ними було приємно користуватися.
Ознайомившись із цими функціями, давайте глибше розглянемо параметри програмного забезпечення, про які ми згадували раніше:
#1. Навчальний
Trainual містить навчальний посібник про те, як створити свій бізнес-посібник. Це хороший підхід, щоб отримати уявлення про те, що програма може зробити, і провести вас через процес створення власних ігор. Цей корисний підхід можна знайти в усьому програмному забезпеченні, зі спливаючими підказками для кожної частини, які дають короткий огляд її призначення. Це дуже корисно, якщо ви, як і я, новачок у налаштуванні програмного забезпечення для адаптації співробітників.
Trainual використовує підхід онлайн-навчального курсу до того типу досвіду, який можуть очікувати ваші користувачі. По суті, ви створюєте міні-курси (або підручники) на будь-яку тему, як-от історія вашої компанії, культура, команда та робота. Ви можете зробити те саме для правил і процесів, щоб створити власну бібліотеку ресурсів. Ці підручники знаходяться в тематичних областях і можуть бути закріплені як вибране на інформаційних панелях ваших користувачів.
#2. Саджанець
Легко залучити одного нового працівника без твердої стратегії, але як щодо сотень? Sapling спрощує адаптацію членів команди в масштабі, навіть у багатьох місцях, відділах і ролях.
Підхід Sapling до адаптації базується на робочих процесах, процесах і діях. Створіть процес, додайте завдання та призначте їх комусь — новому співробітнику, його менеджеру чи колезі. Щоб допомогти вам структурувати свій робочий процес, призначте дати виконання, описи та підзавдання для кожного завдання. Що я ціную в підході Sapling до робочого процесу, так це те, що ви можете встановлювати дати відносно етапів або інших дат, тож ви можете організувати привітальний електронний лист для свого новобранця за п’ять днів до їх початку. Це полегшує повторення та автоматизацію робочих процесів.
#3. Enboarder
Програми Onboarding часто призначені для надання вмісту новим працівникам, тоді як Enboarder зосереджується на створенні процедур, які приносять користь усім протягом цього перехідного періоду.
Enboarder досягає цього завдяки використанню нового, дуже візуального конструктора робочого процесу. Замість того, щоб додавати завдання у вікні, ви створюєте подорож, яка містить кілька завдань, дій і доручень. Ви можете делегувати обов’язки та відповідальність новим працівникам і менеджерам, а також призначити вбудовану посаду друга.
#4. З'єднати
Онлайн-навчання може бути виснажливим і важким для завершення. Coassemble не є одним із них. Це програмне забезпечення для навчання та навчання співробітників вдихне нове життя у створення та розповсюдження програм навчання членам вашої команди.
В основі Coassemble лежить можливість створювати онлайн-курси, які слугуватимуть вашою програмою навчання. Це схоже на онлайн-ігри, але з набагато більш інтерактивними аспектами. Доступні вікторини, колеса, блок-схеми, картки, часові шкали та інші функції.
#5. Інінформ
Хоча багато компаній переходять на дистанційну роботу, ви можете включити особисті зустрічі чи навчальні сесії в процес адаптації. Це те, що Innform майстерно враховує, водночас додаючи до досвіду відчуття веселощів та гейміфікації.
Як вибрати найкраще програмне забезпечення для адаптації співробітників?
Кожне відмінне програмне забезпечення для адаптації співробітників має бути простим у використанні, швидким для автоматизації та забезпечувати вам більше вашого найціннішого ресурсу: часу. Крім того, ми всі маємо різні вимоги. Деякі відділи кадрів хочуть додати більше культури та залученості до досвіду, а іншим потрібна потужна платформа для адаптації, щоб допомогти їм у адаптації нових співробітників у всьому світі. Подумайте, які функції є для вас найважливішими, а потім скористайтеся цим посібником, щоб знайти найкращі рішення для себе. Спробуйте кілька додатків, перш ніж зупинитися на тому, який найкраще підходить для вашої команди.
Чого нові працівники хочуть від вступу на роботу?
Нові працівники хочуть знати, як отримати ресурси, необхідні для досягнення успіху на новій посаді протягом усього процесу адаптації. Незалежно від того, на якому рівні вони перебувають, нові працівники матимуть запитання щодо протоколу та практики. Ваша організація має власну культуру.
Хто відповідає за проведення процесу адаптації співробітника?
Процес адаптації співробітника зазвичай здійснюється безпосереднім керівником або менеджером нового працівника за підтримки відділу кадрів.
Які типи інформації зазвичай розглядаються під час процесу адаптації?
Під час процесу адаптації нові співробітники зазвичай отримують інформацію про політику компанії, процедури, переваги та очікування. Вони також можуть отримати навчання щодо конкретних посадових обов’язків і навичок.
Чи існують якісь законодавчі вимоги щодо прийому працівників на роботу?
Немає федеральних законів, які б спеціально вказували на обов’язкову адаптацію працівників, але деякі штати та муніципалітети можуть мати власні закони та правила щодо адаптації, зокрема щодо надання новим працівникам інформації про права та обов’язки відповідно до законів штату та місцевого законодавства.
Як можна використовувати технології для підтримки процесу адаптації співробітників?
Технологію можна використовувати для підтримки процесу адаптації співробітників різними способами, наприклад за допомогою онлайн-навчальних програм, цифрових платформ адаптації, а також електронних форм і документів.
Як можна використати адаптацію співробітників для покращення утримання співробітників?
Ефективна адаптація співробітників може допомогти покращити утримання співробітників, створюючи відчуття, що нових найнятих приймають і цінують, надаючи їм інформацію та ресурси, необхідні для досягнення успіху на новій посаді, і допомагаючи їм швидко стати продуктивними членами команди.
Чи можна також використовувати процес адаптації співробітників для повторного прийому співробітників, які були відсутні в компанії протягом певного періоду часу?
Так, ті самі принципи процесу адаптації співробітників можуть бути застосовані до повторного прийому працівників, які повертаються в компанію після періоду відсутності. Це може допомогти гарантувати, що вони швидко будуть ознайомлені з будь-якими змінами чи оновленнями, які відбулися під час їхньої відсутності, і допоможе їм повторно інтегруватися в команду.
У Висновку
Навчання співробітників є дуже важливим для кожного бізнесу, і завдяки автоматизованій системі адаптації нові співробітники можуть витрачати менше часу на заповнення документів і більше часу на вивчення принципів компанії, вивчення робочого місця та нових друзів.
ЧАСТІ ЗАПИТАННЯ
Що таке 5 C's onboarding?
П’ять «С» адаптації — це відповідність, класифікація, впевненість, зв’язок і культура.
Хто відповідає за адаптацію?
Керівник найму зазвичай відповідає за адаптацію.
Яка різниця між орієнтацією та підключенням?
Онбординг – це набір подій, які навчають нових працівників тому, що їм потрібно знати, щоб виконувати обов’язки на своїх нових ролях. З іншого боку, орієнтація стосується початкового прийому, який компанія надає новому найму.
Статті по темі
- ОРІЄНТАЦІЯ НА НОВОГО СПІВРОБІТНИКА: докладний контрольний список, шаблон і приклади
- DRIP CAMPAIGN: посібник із маркетингу кампанії Drip
- УПРАВЛІННЯ ЛЮДСЬКИМ КАПІТАЛОМ (HCM): типи, приклади та програмні рішення
- Культура компанії: найкращі методи роботи та все, що вам потрібно
- 15 найкращих стратегій утримання клієнтів, які збільшують прибуток (посібник)
посилання
