Ви вірите, що вам не потрібно турбуватися про створення надійного довідника для співробітників? Подумайте ще раз.
У міру того, як ваша компанія розвивається, довідник для співробітників служить керівництвом щодо того, чого ваші співробітники можуть очікувати від вас і чого ви очікуєте від них. Отже, якщо ви не є одним працівником вашої компанії або не керуєте сімейною компанією, де працюєте лише ви, ваша сестра та ваш двоюрідний брат, вам потрібен довідник працівника. З іншого боку, створення довідника для співробітників може бути складною справою. У цій статті обговорюються переваги довідника для працівника, що має бути включено до довідника для працівника та як часто слід переглядати та оновлювати довідник для працівника.
Що таке довідник працівника?
Посібники для працівників часто відомі як польові посібники для працівників або посібники для персоналу. Він інформує нових співробітників і співробітників про компанію, наприклад про її:
- Місія
- Vision
- Цінності
- поліси
- Процедури
- Умови на робочому місці
- Очікування щодо поведінки/кодекс поведінки
Ця інформація має важливе значення для того, щоб новачки почали працювати з першого дня. Після прочитання посібника вони повинні мати чітке уявлення про компанію, зокрема про те, як все робиться та що від них очікується. Це надає їм більше впевненості в підході до роботи та відразу підвищує ефективність.
Існуючі працівники можуть використовувати посібник як ресурс, коли їм потрібні знання про робоче місце, наприклад про процедури нарахування заробітної плати або їхні трудові права.
Новим співробітникам слід видати довідник у перший день роботи. Щоразу, коли довідник оновлюється, наявні співробітники повинні отримувати копію.
Що має бути включено до довідника працівника?
Довідник працівника має бути розділений на частини, щоб можна було надати широкий спектр інформації.
Ось кілька прикладів того, що має бути включено в довідник для працівників:
- Основи трудової діяльності
- Політика на робочому місці
- Етичний кодекс
- Компенсація та просування
- Переваги та переваги
- Робочий час, оплачувана відпустка та відпустка
- Звільнення та звільнення працівника.
Поєднавши ці розділи, ви можете створити повний довідник для співробітників фірми. Весь шаблон містить ці елементи, а також вступ, який допоможе вам прийняти нових співробітників у вашу організацію.
Щоб допомогти вам ще більше, ось наше пояснення того, що містить кожен розділ, а також рекомендації щодо конкретизації вашого власного посібника для працівників відповідно до потреб вашої компанії:
#1. Основи трудової діяльності
Ця частина є значною мірою повчальною та допоможе вам у встановленні основних визначень, пов’язаних із роботою. Він інформуватиме ваших співробітників про умови їхнього контракту та класифікацію посад. Вони можуть посилатися на цю частину як на ресурс щоразу, коли у них виникнуть фундаментальні запити.
Це також гарне місце для встановлення правил відвідуваності. Ви також можете описати свій процес найму майбутнім менеджерам з найму у вашій фірмі.
Ось деякі речі, про які слід згадати в розділі «Основи працевлаштування»:
- Різні форми трудових договорів. Визначте працівників, які працюють повний і неповний робочий день, а також стажерів, учнів та інших працівників.
- Рівні можливості працевлаштування. Це обов’язкова заява не лише для юридичних проблем, але й для виховання меритократії та поваги до культури у вашому бізнесі.
- Процес набору та відбору. Тут описано типові етапи процесу найму. Крім того, якщо ви часто проводите перевірки перед працевлаштуванням, уточніть етап, на якому менеджери з найму можуть їх замовити, і навіть, як їх проводити. Так само, якщо у вас є постійна реферальна програма або ви часто надаєте бонуси за рефералів, це гарне місце, щоб прояснити підхід і відповідні вказівки.
- Відвідуваність. Державна політика відвідування, наприклад, визначає, що повинні робити працівники, якщо вони не можуть бути присутніми на роботі, або обставини, за яких неповідомлена відсутність може бути виправдана.
#2. Політика робочого місця
Цей розділ визначає ваше робоче місце та те, яким воно має бути. Йдеться про умови роботи вашого персоналу. Включіть стандарти боротьби з переслідуваннями та здоров’я та безпеки у свій довідник для працівників, щоб створити законне та приємне середовище, у якому ваші працівники можуть процвітати.
Нижче наведено включені правила разом із порадами щодо того, як адаптувати їх до свого робочого місця:
- Конфіденційність і безпека даних. Згадайте ці закони та те, як ви забезпечуєте їх дотримання, а також те, що ви очікуєте від свого персоналу.
- Переслідування та насильство. Повага до колег і з боку колег є важливою складовою приємного робочого середовища. У цьому розділі ви можете однозначно підтвердити свою відданість справі усунення домагань і насильства на робочому місці. Ви також визначите, що таке переслідування, і обговорите можливі наслідки.
- Безпека та здоров’я на робочому місці. У цьому розділі наведено вказівки для працівників, яких слід дотримуватися, щоб підтримувати здорове та безпечне робоче місце. Ви можете включити заходи, здійснені вашою організацією, щоб забезпечити дотримання законів про охорону праці та безпеки, а також для захисту працівників, які виконують небезпечні роботи або в разі надзвичайної ситуації. Наш шаблон містить розділи про профілактику, управління надзвичайними ситуаціями, паління та робоче місце без наркотиків. Якщо ваша організація має відповідні вимоги, ви також можете включити політику психічного здоров’я.
#3. Кодекс етики
Ваш Кодекс поведінки служить орієнтиром для поведінки співробітників. Ви поясните, як ви очікуєте, щоб співробітники ставилися до інших, будь то колеги, партнери, клієнти чи сторонні зацікавлені особи. Вся справа в етиці та довірі, а також у створенні безпечного та професійного середовища для кожного.
Включіть наступні розділи у свій власний Кодекс поведінки:
- Дрес-код. Навіть якщо у вашій компанії немає дрес-коду, ви можете вказати його тут. Співробітники повинні знати, що їм можна, а що ні. Опишіть критерії якомога детальніше; наприклад, що означає «формальний одяг» для вашої організації?
- Цифрові гаджети та кібербезпека. Зверніть увагу на користування Інтернетом, мобільні телефони компанії, корпоративну електронну пошту, корпоративне та особисте використання соціальних мереж. Встановлюйте стандарти, не обмежуючи працівників; більшість людей очікують певної свободи дій у цих речах, якщо дотримуються вказівок щодо безпеки та захисту даних.
- Конфлікт інтересів. Ви можете описати, що таке конфлікт інтересів, що можуть зробити співробітники, якщо вони зіткнуться з ним, і які наслідки можуть бути за навмисне порушення відповідних законів або правил компанії.
- Згуртування та братерство працівників. Хоча багато фірм відкриті для того, щоб співробітники дружили або зустрічалися, необхідно дотримуватися основних основних правил, щоб уникнути чуток або непрофесійних інцидентів.
- Зайняті родичі. Ця частина має вирішальне значення для уникнення звинувачень у непотизмі та фаворитизмі. Надайте точні вказівки щодо дозволених робочих відносин між родичами у вашій організації.
- Відвідувачі на робочому місці. Це питання безпеки, а також захисту даних і власності компанії. Окресліть порядок запрошення відвідувачів на територію підприємства, щоб персонал завжди був пильним і відповідальним.
- Розповсюдження та клопотання. У цьому розділі ви можете обговорити спроби сторонніх осіб або співробітників вимагати або розповсюджувати рекламні листівки, продукти чи послуги, а також те, як працівники мають вирішувати такі ситуації.
#4. Компенсація та просування
У цьому розділі пояснюється, як ви винагороджуєте та визнаєте співробітників за їхні зусилля, а також допомагаєте їм у їхньому розвитку. Ці правила демонструють вашу вдячність співробітникам і заохочують їх залишатися з вами.
Щоб попрацювати над цим, додайте такі розділи:
- Стан заробітної плати та винагороди. Цей розділ особливо важливий для Сполучених Штатів, де діють правила, що регулюють звільнений і не звільнений персонал. Ви можете пояснити законодавчу базу та роз’яснити закони щодо понаднормової роботи. Ви також можете вказати дні, коли працівники отримують зарплату або заробітну плату.
- Управління продуктивністю Ця частина інформує співробітників про те, як буде оцінюватися їхня робота, і готує керівників до управлінської відповідальності. Ви можете обговорити цілі оцінки ефективності та те, як менеджери мають керувати своїми командами.
- Розвиток і навчання співробітників. Це ваша можливість висвітлити важливий аспект вашої стратегії утримання: забезпечення особистого та професійного розвитку співробітників. Ви можете обговорити можливості навчання та, якщо можливо, освітні бюджети.
Читайте також: ХТО ТАКЕ НАЙМІННИЙ ПРАЦІВНИК? Все, що вам потрібно знати
#5. Компенсація та розвиток
Ви коли-небудь чули, як працівник сказав: «Боже, я не знав, що у нас є знижка на спортзал»? Цілком імовірно, що співробітники не знають про весь спектр переваг і стимулів, які надає ваша організація. Цей розділ допоможе вам інформувати персонал про цю тему.
Перелічені нижче частини можуть бути включені до наших переваг і бонусів (але додайте свої унікальні переваги та бонуси):
- Самопочуття співробітників. Приватне медичне страхування, абонемент у тренажерний зал і оздоровчі програми – усе це приклади. Включайте пояснення відповідних законів, таких як FMLA та COBRA.
- Компенсації працівникам. Окресліть процедуру, яку повинні виконувати працівники, якщо вони отримали травму на роботі, а також переваги, які ви надасте. Змініть наш шаблон відповідно до місцевого законодавства.
- Варіант роботи з дому. Можливість працювати вдома стає все більш поширеною. Поясніть, як працівники можуть вимагати віддаленої роботи та правила, яких вони повинні дотримуватися (наприклад, кібербезпека вдома). Також окресліть правила для постійних віддалених працівників.
- Витрати на працівників. Згадайте, які витрати, пов’язані з роботою, ви покриватимете та як працює процедура відшкодування.
- Авто надано компанією. Якщо ви надаєте корпоративні автомобілі як пільгу, обов’язково повідомте співробітників про те, як ви очікуєте, що вони будуть поводитися за кермом і які витрати ви покриватимете (наприклад, бензин і гонорари).
- Автостоянка. Подібно до переваги корпоративного автомобіля, якщо ви надаєте безкоштовну парковку на робочому місці, переконайтеся, що персонал розуміє, як поводитися з відведеним їм місцем. Окресліть критерії, за якими ви розподіляєте паркувальні місця, якщо їх кількість обмежена.
- Обладнання, надане компанією. Якщо ви надаєте працівникам обладнання (наприклад, телефони чи портативні комп’ютери), переконайтеся, що вони знають, як за ним доглядати. Укажіть, що станеться, якщо пристрій викрадуть або пошкодять.
#6. Робочий час, оплачувана відпустка та відпустка
Це один із розділів, який найбільше зацікавить співробітників. Вони хочуть знати, як вони можуть розподілити свій час між роботою та відпочинком або позаробочими обов’язками, коли приєднаються до вашої організації.
Ви можете створити власні відповідні правила, звернувшись до наведених нижче сфер.
- Робочий час і ПТО (оплачуваний відгул). Вкажіть загальний графік роботи вашої компанії, а також будь-які відхилення. Потім вкажіть кількість оплачуваних вихідних, які ви пропонуєте працівникам, і опишіть процес подання запиту на PTO.
- Свята. Перелічіть будь-які свята, які відзначаються вашою організацією, і поясніть, як ви компенсуєте працівникам, якщо вони будуть працювати в ці дні.
- Лікарняний. Опишіть, що закон вимагає від вас запропонувати працівникам, а також будь-які додаткові допомоги у зв’язку з хворобою, які ви вирішили надати. Ви можете включити як короткострокові, так і довгострокові визначення хвороби.
- Відпустка на смерть. Надайте працівникам, які втратили близьку людину, кілька днів відпустки у зв’язку з тяжкою втратою – це важлива перевага, яка допоможе вам побудувати довірливі стосунки зі співробітниками.
- Обслуговування журі та голосування. Поясніть закон про відпустку за цивільними обов’язками та яку документацію можуть вимагати надати працівники.
- Відпустка по догляду за дитиною. Це може включати відпустку по вагітності та пологах, передбачену законом або фінансовану компанією, для працівників, які мають або усиновлюють дитину. Ви також можете включити пільги батьківської допомоги, наприклад кілька годин відпустки для відвідування шкільних зборів.
Читайте також: ЗНИЖКА ДЛЯ ПРАЦІВНИКІВ: переваги та ідеї щодо знижок
#7. Звільнення та звільнення працівника
Співробітники повинні знати, чим закінчаться їхні трудові відносини з вашою організацією, якщо щось не вийде. Особливо якщо йдеться про дисциплінарне провадження.
Нижче подано план змісту:
- Прогресивна дисципліна. Перегляньте кроки прогресивного процесу дисципліни та те, як ви очікуєте, що менеджери впораються з ними.
- Відставка. Коли працівник звільняється, він повинен знати про час попередження, а також про процес звільнення. Це також чудовий час для вирішення таких питань, як компенсація за навчання чи переїзд, а також для чіткої заборони примусової звільнення.
- Припинення дії. Вкажіть чинне законодавство, а також власну внутрішню процедуру звільнення співробітників. Згадайте умови видачі вихідної допомоги, а також як ви плануєте компенсувати залишок відпустки та лікарняних.
- Список літератури. Додайте коротку заяву про надання довідок про співробітників, які звільнилися або були звільнені. Наприклад, якщо працівника звільнили з причини, ви маєте право відмовитися від надання довідок про нього.
#8. Висновок
Ви можете використати висновок, щоб повідомити персонал про майбутні зміни та попросити їх підтвердити, що вони прочитали посібник. Однак закінчувати довідник працівника слід у хорошому тоні. Повторіть, наскільки ви раді, що співробітник приєднався до вашої організації, і висловіть подяку.
Навіщо вам складати довідник для працівників?
#1. Дотримання закону
Немає вимог щодо наявності довідника працівника. Проте багато федеральних і державних нормативних актів зобов’язують підприємства інформувати працівників про їхні трудові права. Одним із найкращих способів донести цю інформацію до своїх співробітників є довідник для персоналу.
#2. Вирішення конфліктів
Кодекс поведінки компанії викладено в довіднику для співробітників, щоб працівники знали, яка діяльність прийнятна, а яка ні. Це також підкреслює наслідки поганої поведінки. Це може відмовити працівників від шкідливої поведінки та спонукати їх прийняти здорове ставлення та звички.
#3. Тепло вітаємо нових співробітників
Посібники для працівників можуть допомогти новим працівникам почуватися комфортно на робочому місці. Залученість і лояльність співробітників можна покращити, дізнавшись про історію компанії, її місію та основні цінності.
Крім того, довідник працівника:
- Дозволяє встановити свою кадрову політику та процедури.
- Спрощує адаптацію співробітників, надаючи кожному новому співробітнику простий доступ до необхідної інформації.
- Допомагає в розробці узгоджених політик і процесів, гарантуючи, що всі члени команди працюють на одній сторінці.
- Зменшує ймовірність скарг і судових позовів працівників, як-от скарг працівників, які стверджують, що ви не повідомили їх про їхні права на роботі.
- Служить довідником щодо вимог до одягу працівників, правил відпусток і лікарняних, порад щодо паркування, політики обліку часу тощо.
Дуже важливо написати довідник для співробітників, як тільки ви сформулювали ціль і знаєте, якою інформацією ви повинні або хочете поділитися зі своїми співробітниками.
Читайте також: АДВОКАЦІЯ СПІВРОБІТНИКІВ: як створити програму адвокації
Співробітники мають отримати довідник працівника
Під час орієнтації новобранців і щорічного бізнес-тренінгу ви можете надати друковані примірники довідника працівника. Якщо у вас віддалений офіс, ви можете надіслати довідник працівника електронною поштою. Ви також повинні повідомити співробітників про те, як у будь-який час отримати доступ до довідника для співробітників, чи то в друкованому вигляді в корпоративній кімнаті відпочинку, чи в електронному вигляді в інтранеті компанії чи спільному Google Drive.
Регулярно переглядайте довідник для співробітників і оновлюйте його за потреби.
Керівництво компанії повинно регулярно переглядати довідник для співробітників, щоб переконатися, що політики та процедури дотримуються та узгоджуються з практикою компанії. Посібник працівника слід оновлювати за потреби, а про будь-які зміни слід повідомляти працівників якнайшвидше.
Поради для довідника працівника
- Зберігайте позитивний, професійний і зрозумілий тон.
- Уникайте використання юридичного жаргону чи двозначних формулювань.
- Зберігайте примірник довідника для всіх працівників під рукою.
- В особових справах зберігати подяки працівників.
- Включіть контактні дані особи компанії, яка готова відповісти на запитання.
- Якнайшвидше повідомляйте персонал про оновлення.
Що я маю включити до довідника працівника?
Почніть із шаблону, який охоплює всі основні теми, які повинен містити посібник, а потім додайте відповідну інформацію для вашої фірми.
Чи обов’язково для фірм надавати довідник працівника?
Згідно з федеральним законом довідники для працівників не вимагаються. Однак залежно від типу, розміру та стану компанії може бути інформація, яку необхідно надати працівникам. Довідник може легально запропонувати будь-яку необхідну інформацію, а також важливу та корисну інформацію для працівників.
Які характеристики відрізняють чудовий довідник для співробітників?
Створюючи довідник для співробітників, стежте за тим, щоб він був актуальним і лаконічним. Уникайте жаргону, демонструючи культуру та дух вашої компанії. Мобільна версія довідника також є корисною.
Чи мають довідники для працівників юридичну силу?
Інструкції для працівників розглядаються як продовження трудового контракту і, таким чином, є юридично обов’язковими в суді, якщо прямо не вказано інше.
Що потрібно за законом у довіднику для працівників?
Відповідно до закону ви не зобов’язані мати довідник для працівників, але ви повинні повідомити працівників про їхні права. Деякі організації вимагають вивісок на робочому місці, тоді як інші надають письмові повідомлення під час процесу реєстрації.
Чи потрібно підписувати службову книжку?
Незважаючи на те, що це не є обов’язковим за законом, отримання підтвердження від працівників є кращим, оскільки в довіднику описано принципи та вказівки компанії. Навіть якщо працівник відмовляється підписати розписку про отримання, він або вона все одно можуть бути притягнуті до відповідальності за політику та вказівки, зазначені в довіднику. Якщо працівник відмовляється підписати розписку про вручення, вам слід поговорити з ним про це.
Як часто потрібно переглядати довідники для працівників?
Ваш довідник працівника слід оновлювати принаймні раз на рік. Проте слідкуйте за останніми новинами трудового законодавства та правил, щоб захистити як себе, так і своїх співробітників, і відображайте будь-які зміни у своєму довіднику для працівників.
Висновок
Хороший довідник для співробітників має бути професійним і корисним, вільним від юридичної мови та підтримувати культуру та принципи компанії.
- Шість головних речей про трудове законодавство для власників бізнесу
- ЯК РОЗПОЧИТИ НАЗНАЧЕННЯ ЗАРОБІТНЯ ДЛЯ МАЛОГО БІЗНЕСУ: найкращий простий посібник 2023 року
- ПЕРЕВАГИ ПРАЦІВНИКІВ ДЛЯ МАЛОГО БІЗНЕСУ: найкращий простий посібник
- ПЕРЕВАГИ ДЛЯ ПРАЦІВНИКІВ МАЛОГО БІЗНЕСУ: безкоштовні переваги та все, що вам потрібно знати
посилання
