Переїзд і стрес йдуть рука об руку, але це може бути ще складніше, коли роботодавці та працівники не можуть відчувати простої між переїздами. Інші ситуації можуть ще більше ускладнити процес, як-от дезорганізація та непорозуміння між відділами.
Щоб уникнути ускладнень і забезпечити безперебійне переміщення вашого офісу, ось кілька важливих речей, яких роботодавці та відділ персоналу повинні дотримуватися до, під час і після переїзду.
Робіть: Створіть контрольний список для переміщення
Не просто «слідуйте своїм розумом» щодо стратегії переміщення офісу. Інакше ви пропустите кілька ключових деталей, які змусять вас і вашу команду сваритися в останню хвилину. Створіть контрольний список переміщення офісу який окреслює кожну деталь вашого руху, від початку до кінця.
Не варто: робити все за один місяць
Хоча ви можете завершити свій переїзд за один місяць за допомогою контрольного списку, ви будете напружувати свою робочу силу. Почніть планувати за шість місяців до вашого великого дня, зв’яжіться з компанією з переїзду, перевірте свою оренду, встановіть свій бюджет і призначте команду.
Робіть: спілкуйтеся зі своїми співробітниками
Ваші співробітники повинні знати, що їх офіс переїжджає в інше місце завчасно. Залежно від того, куди ви переїжджаєте, це може вплинути на їх дорогу на роботу або на здатність прибирати зі свого робочого столу. Крім того, якщо всі дізнаються про це заздалегідь, роботодавці можуть швидко вирішити проблеми з роботою/зберіганням.
Не чекайте допомоги від своїх співробітників
У багатьох ваших співробітників не вистачить часу, терпіння чи фізичної сили, щоб приєднатися до роботи. Окрім переміщення власного особистого обладнання, не слід очікувати, що ваші співробітники повинні перемістити майно бізнесу. Найміть на цю роботу транспортну компанію.
Виконайте: найняти або призначити менеджера проекту
Переїзд офісів не пов’язаний безпосередньо з бізнесом, що створює офіс, але все ж таки потрібен менеджер проекту. Вам потрібен хтось, хто перенесе комунальні послуги, встановить телефони, упакує обладнання, призначить паркування в новому офісі та переконається, що всі співробітники готові до переїзду.
Не варто: продовжуйте переносити дату заселення
Повідомте своїм співробітникам, керівнику проекту та іншим постачальникам (компаніям, що переїжджають або постачальникам комунальних послуг), що ви переїжджаєте, лише доки не визначите дату. Можна робити помилки, але якщо ви постійно змінюєте дату, вашій команді буде важко влаштуватися.
Виконайте: намітьте план поверху
Ваш новий офіс буде більшим або меншим за поточний. Незважаючи на це, навряд чи ваш новий офіс буде виглядати так само, як і старий. Створіть план поверху, щоб знати, куди будуть розміщені всі ваші меблі. План поверху допоможе вашим перевізникам і співробітникам швидше влаштуватися.
Не варто: викидати предмети після переїзду
Новий офіс дає можливість оновити техніку чи меблі. Якщо ви плануєте це зробити, подумайте про замовлення нового обладнання, яке надійде в новий офіс. Викиньте обладнання, яке ви вже замінили в день заїзду, оскільки більшість компаній, які займаються перевезеннями, можуть виносити речі за вас.
Зробіть: перегляньте перед переїздом
Зверніть увагу на те, що виглядає не так, і приберіть свій новий і старий простір, поки вони порожні. Переконайтеся, що ви зробили все зі свого контрольного списку та перегляньте свій бюджет. За тиждень до переїзду все потрібно врахувати, а також зібрати припаси для переїзду.
Не варто: перекладайте свій стрес на інших
Незалежно від того, наскільки ви готові до переїзду, кожен буде переживати певний стрес. Важливо підтримувати моральний дух, допомагаючи та підтримуючи під час процесу. Коли всі оселяться в новому офісі, влаштуйте вечірку і привітайте всіх за їхню важку роботу.
Якщо ваші співробітники переїжджають за кордон, постарайтеся співчувати їхній ситуації. Ймовірно, вони покинуть свою сім’ю та друзів. Ніколи не є поганою ідеєю налаштувати міжнародних співробітників із приятелем, будь то колега чи інший американець, з яким вони можуть спілкуватися.
Що потрібно зробити, щоб повідомити клієнтів, співробітників і зацікавлених сторін про нове місце розташування після переїзду офісу?
Важливо повідомити клієнтів, співробітників та інших зацікавлених сторін про ваше нове місцезнаходження, оновивши веб-сайт вашої компанії, сторінки в соціальних мережах та будь-які інші онлайн-списки. Ви також повинні змінити свою офіційну ділову адресу в державних установах та інших відповідних організаціях.
Які кроки необхідно вжити для прибирання та реорганізації нового офісу після переїзду?
Після переїзду офісу важливо приділити час, щоб прибрати нове приміщення та реорганізувати його, щоб зробити його функціональним та ефективним. Це може включати такі завдання, як розпакування коробок, розстановка меблів, налаштування обладнання та створення організаційної системи для файлів і витратних матеріалів.
Чому важливо мати систему для відстеження товарів під час переїзду офісу?
Наявність системи для відстеження речей під час переміщення офісу допомагає гарантувати, що нічого не буде втрачено чи залишено під час переходу. Це може включати використання ярликів, інвентарних списків і маркування предметів певною системою кольорового кодування.
Чому під час переїзду офісу важливо мати план на випадок непередбачених обставин?
Наявність плану на випадок надзвичайних ситуацій під час переїзду в офіс допомагає підготуватися до несподіваних подій і мінімізувати ймовірність стресу та зривів. Це може включати планування на випадок непередбачених ситуацій, таких як затримки, пов’язані з погодою, поломки обладнання або дорожні інциденти.
Чому важливо дотримуватися правил охорони праці під час офісного переїзду?
Дотримання правил охорони здоров’я та безпеки під час переїзду в офіс є важливим для захисту працівників і забезпечення безпечного та ефективного переїзду. Це може включати дотримання належних методів підйому, забезпечення належного захисного обладнання та дотримання правил протипожежної безпеки та процедур евакуації.
Чому під час офісного переїзду важливо враховувати умови паркування вантажівки, що рухається?
Взяття до уваги механізмів паркування для вантажівки, що рухається, є важливим для того, щоб переміщення проходило гладко та без будь-яких збоїв. Це включає в себе резервування паркувальних місць як у старому, так і в новому місцях і влаштування доступу до ліфтів та інших частин будівлі.
Статті по темі
- КОМПАНІЇ, ПЕРЕМІЩЕННІ: Найкращі компанії 2023 року (оновлення)
- 6 порад, як закрити більше іпотечних кредитів
- ІНКАПСУЛЯЦІЯ ПРОСТОРУ СКАЗАННЯ: покроковий посібник і все, що вам потрібно
- Чоловічий одяг Business Casual: найкращий бізнес casual для чоловіків (+поради)
- Переваги переведення традиційного бізнесу в онлайн-бізнес
- ЩО ТАКЕ СІМЕЙНИЙ ОФІС? Як це працює
коментарі 4
Genau einen solchen Beitrag habe ich gesucht, danke dafür! Ich muss nämlich den Umzug meiner Firma planen, der in etwas mehr als einem halben Jahr vonstattengehen wird. Einen Projektmanager einzustellen, ist schonmal eine sehr gute Idee!
Vielen Dank für den hilfreichen Komentar! Wir sind gerade dabei unseren Geschäftsumzug zu planen und überlegen noch, ob wir ein Umzugsunternehmen engagieren sollen oder den Umzug selbst durchführen. Es gibt einiges zu beachten.
Meine Freundin führt ein kleines Unternehmen und möchte demnächst in ein größeres Büro ziehen. Ich unterstütze sie bei der Planung und so langsam kommt der Ball ins rollen. Sie hatte schon überlegt, ob sie ihre Mitarbeiter wohl um Hilfe bitten kann, aber wahrscheinlich haben Sie recht und das wäre keine gute Idee.
Bei mir steht der Privatumzug an. Durch den Beitrag weiß ich, was ich alles beachten sollte. Den Aufbau der Möbel werde ich dennoch als Erstes machen, sobald die neue Wohnung frei ist.