Ми працюємо в цифровому світі, а це означає, що як власники бізнесу ми повинні йти в ногу з технологічними змінами, які впливають на нашу галузь. Таким чином, система документообігу є однією з таких розробок. Що стосується створення та ведення розкладу персоналу, це програмне забезпечення справді відповідає всім потребам. Тому в цій публікації ми розглянемо програмне забезпечення для керування документами, рішення та багато іншого.
Система управління документами
Система управління документами (DMS) — це автоматизоване програмне рішення для організації, захисту, захоплення, оцифрування, маркування, авторизації та завершення діяльності з вашими корпоративними даними — це система керування документами. Незважаючи на те, що більшість систем керування документами зберігають дані в хмарі, DMS — це набагато більше, ніж це. Ви можете витрачати більше часу на завдання, які вам подобаються, оскільки інноваційні системи керування документами, такі як eFileCabinet, обробляють величезні обсяги паперу, які надходять у вашу фірму за вас.
Управління документами – це процес обробки документів таким чином, щоб інформацію можна було ефективно та належним чином створювати, обмінюватися, структурувати та зберігати. В результаті фірми повинні розуміти, як розробити систему документообігу.
Багато компаній мають справу з конфіденційними даними, які необхідно зберігати в безпеці або доступ до них потрібно швидко. У таких випадках важливою є добре функціонуюча система документообігу. Навіть якщо ваша фірма є більш неформальною, все одно необхідно вести точний облік з міркувань фінансів та ефективності.
Огляд системи управління документами
Більшість компаній сьогодні зручно працювати з цифровими документами та використовувати інструменти з можливостями зберігання й керування. Немає дефіциту програмного забезпечення або програм для керування документами, як загальних, так і галузевих, призначених для покращення роботи вашої компанії з електронною інформацією. Готелі, наприклад, все ще можуть використовувати реєстр у формі книги під час реєстрації та можуть все одно шукати підпис на паперовій вкладці кредитної картки, але готелі використовують OPERA поза лаштунками для керування номерами, запису нотаток та виконання рахунків-фактур.
З іншого боку, багатьом невеликим організаціям доводиться мати справу з поєднанням старомодних даних на паперових та електронних файлах, причому обсяг паперових даних у деяких ситуаціях значно вищий. В результаті використання технології створення зображень документів для перетворення всіх документів вашої компанії в електронні файли є однією з відповідей на виклик середовища змішаних даних. Таким чином, це може бути досить простим процесом або може вимагати певної винахідливості та спеціалізованих підходів, залежно від типу даних і документів, з якими ви працюєте.
Програмне забезпечення для управління документами
У цьому розділі статті ми розглянемо 15 програм для керування документами.
№1. CannyDoc
Упорядкуйте офіційні документи та полегшіть їх пошук за допомогою цього інструмента керування документами. CannyDocs — це інтелектуальна система керування документами, яка може впорядковувати професійні документи. Ця функція також спрощує пошук і отримання документів. CannyDocs – це окрема програма, яка дозволяє користувачам легко працювати. Він не залежить від ОС, тому ви можете встановити його на будь-якому пристрої під керуванням ОС.
№2. LogicalDOC
LogicalDOC допомагає підприємствам будь-якого розміру в усьому світі отримати контроль над управлінням документами, зосередившись на швидкому пошуку вмісту та автоматизації бізнес-процесів. Тому ваша команда може використовувати наш сервіс для створення, співавторства та координації будь-якої кількості документів.
№ 3. Бітрікс24
Понад 8 мільйонів організацій по всьому світу використовують Бітрікс24, безкоштовний інструмент керування документами. Таким чином, доступні хмарні та локальні варіанти (доступ з відкритим вихідним кодом). Крім того, синхронізація файлів, спільний доступ до файлів, мобільний доступ, онлайн- та офлайн-редагування документів, багатокористувацьке редагування тощо доступні для персональних, групових та корпоративних дисків.
№ 4. Утримування файлів
Filehold найкраще підходить для великих підприємств у таких сферах, як виробництво чи охорона здоров’я, які потребують управління інформацією. Отже, це настільна і мобільна система керування документами, яка може масштабуватися до тисяч користувачів і мільйонів документів. Його можна встановити локально або в хмарі. Захистіть свою інтелектуальну власність за допомогою двофакторної автентифікації, яка побудована на сервіс-орієнтованій архітектурі Microsoft. Більше того, за допомогою нашого рішення для електронного підпису, контролю версій і OCR ви можете покращити роботу та заощадити час та гроші.
№ 5. Аптієн
Керівництво офісом і співробітників. Керуйте та організуйте свої канцелярські приладдя, обладнання, контракти, відносини між співробітниками, активи та інші адміністративні справи. Крім того, це спрощує ваші повсякденні процеси взаємовідносин між співробітниками, зосереджуючи їх в одному місці. Попрощайтеся зі своїми безладними паперами, електронними таблицями та додатками, маючи на борту співробітника дотримання, політику, виділене обладнання, активи, контракт, проекти, завдання та протоколи зустрічей. Aptien можна налаштувати відповідно до потреб вашої компанії так само, як і LEGO.
№6. Legito
Управління документами, інтелектуальні робочі процеси, затвердження, складання контрактів і автоматизація документів – це деякі з проблем, які ви вирішуєте за допомогою Legito. Отже, ваш робочий простір Smart Document містить усе під одним дахом. Функціональність із готової форми дає змогу автоматизувати документи, які майже створюються самі собою менш ніж за дві години. Крім того, Legito використовують для обробки документів понад 150,000 50 користувачів у XNUMX країнах, включаючи LexisNexis, Price Waterhouse Coopers, Skoda Auto та Societe Generale Group.
№ 7. ABBYY FineReader PDF
ABBYY® FineReader PDF 15 — утиліта PDF для ефективнішої роботи з цифровими документами. Таким чином, FineReader інтегрує відскановані документи в цифрові робочі процеси та полегшує оцифрування, конвертування, отримання, редагування, захист, обмін і спільну роботу над усіма типами документів на цифровому робочому місці завдяки механізму OCR на основі штучного інтелекту ABBYY.
№ 8. Байндер
Bynder дозволяє створювати, фіксувати, відкривати та поширювати цифрові бренди, продукти та маркетингові активи, наприклад документи. Використовуйте налаштовані таксономічні структури та пошук у тексті для керування документами.
№ 9. Xpertdoc
Команда інноваційний і інтуїтивно зрозумілий продукт для створення та автоматизації документів від. Таким чином, Xpertdoc дозволяє вам швидше спростити, оптимізувати та автоматизувати послідовні процеси для створення, створення, керування, доставки, зберігання та електронного підпису кращих документів, що призводить до покращення комунікації, прискорення бізнес-процесів, підвищення продуктивності та зниження залежність від ІТ. Ми також забезпечуємо зв’язки з популярними платформами CRM та основними системами підприємства, такими як ERP, CPQ, ECM тощо.
№ 10. GoogleDocs
Веб-програма, призначена для зберігання, створення та редагування електронних таблиць і документів в Інтернеті. Також доступні шаблони, спілкування в чаті та коментарі.
№11. Диск Google
Платформа обміну файлами, яка дозволяє користувачам зберігати та ділитися контактами, фотографіями, відео, презентаціями, записами тощо.
№12. Microsoft Excel
Рішення для аналізу даних, яке допомагає підприємствам керувати електронними таблицями, створювати графіки/діаграми, виконувати розрахунки, ділитися проектами тощо. Це програмне забезпечення для роботи з документами широко використовується
№ 13. Microsoft 365
Інтегрований набір програм включає електронну пошту, календар і адресні книги, доступ до яких доступний через Інтернет 24/7.
№ 14. Google Workspace
Набір продуктів для співпраці для команд і малого та середнього бізнесу. Веб-конференції, обмін файлами та планування в хмарі. Раніше G Suite.
№ 15. OneDrive
Веб-інструмент керування цифровими активами, який дозволяє користувачам отримувати доступ до файлів і фотографій і обмінюватися ними на пристроях ПК, Mac, Android та iOS.
Для чого використовуються системи управління документами?
Численні функції системи керування документами включають збереження конфіденційних документів, запис історії переглядів і спрощення обміну документами всередині організації.
Призначення ключових слів і тегів кожному документу в системі керування документами також полегшує пошук певних файлів. Крім того, ці рішення можуть допомогти компаніям підтримувати відповідність із конфіденційними документами (як-от ті, що охоплені HIPAA), накладаючи необхідні обмеження безпеки та дозволи на вибрані важливі документи.
Як працюють системи управління документами?
Сканування паперового документа або завантаження цифрової версії електронною поштою чи іншими програмами – це обидва способи, якими документи можуть бути захоплені системою керування документами. Наступним кроком є індексація, яка включає в себе організацію матеріалу за різними критеріями (такими як теги, ключові слова та метадані), щоб полегшити подальший пошук. Нарешті документи акуратно зберігаються, щоб потрібні люди могли їх знайти, коли вони їм знадобляться.
Завдяки широкому використанню хмарних рішень для керування документами, користувачі більше не обмежені своїми офісами для доступу до своїх файлів. Деякі постачальники програмного забезпечення для керування документами також роблять свою програму доступною як мобільний додаток, забезпечуючи користувачам ще більшу легкість і мобільність, коли справа стосується доступу до документів.
Які найважливіші фактори ефективної системи управління документами?
Найкраща система керування документами буде зручною для користувачів і оснащена такими функціями, як контроль версій, інструменти для співпраці, мобільний доступ і обмін файлами. Завдяки першим двом варіантам члени вашої команди можуть співпрацювати над важливими документами, навіть якщо вони фізично не знаходяться в одному місці. Використовуючи контроль версій, ви можете переглядати історію того, хто вносив зміни у фірмові документи та коли їх було внесено.
Ви також повинні переконатися, що вибране вами програмне забезпечення має надійні заходи безпеки, щоб обмежити доступ до файлів лише тим, хто його потребує.
Які функції слід шукати в системі управління стратегічними документами?
Ефективне рішення для керування документами є простим у налаштуванні та розширенні. Рівень технічної кваліфікації вашої команди має визначати рівень складності програмного забезпечення, яке ви використовуєте, щоб допомогти їм упорядкувати та отримати файли швидко й ефективно. Усі члени вашої команди, незалежно від того, де вони перебувають або яким пристроєм користуються, повинні мати можливість легко та швидко отримувати доступ до файлів, обмінюватися ними та працювати разом на платформі.
Протоколи безпеки, засоби контролю доступу та версії файлів — це елементи, які повинні бути присутніми в будь-якій пристойній системі керування документами, але вони мають першочергове значення в суворо регульованому бізнесі. Можливості метаданих і тегів, пошук за ключовими словами, історія редагування та відновлення документів, автоматизація збереження та видалення документів, сканування зображень, оптичне розпізнавання символів і налаштування робочого процесу є додатковими функціями, які підвищують корисність системи керування документами. Кращі програми також можуть легко підключатися до існуючої корпоративної інфраструктури.
Що є прикладом хорошої системи управління документами?
Microsoft SharePoint: є найефективнішою системою управління документами. SharePoint надає всеохоплюючі функції для керування корпоративним вмістом. Команди можуть редагувати документи одночасно завдяки чудовим можливостям співпраці, які вони надають. Щоб ознайомитися з усіма функціями, які пропонує програмне забезпечення, персоналу може знадобитися пройти додаткове навчання.
Що робить хорошу систему документації?
Найважливіша інструкція для створення високоякісної документації полягає в тому, щоб вона виглядала настільки привабливою, наскільки це можливо для людини. Це вказує на те, що ми повинні прагнути написати це мовою настільки чітко, наскільки це можливо для людини, не пропускаючи жодних кроків у процесі. Для нас важливо утримуватися від припущень щодо рівня знань наших споживачів.
Що таке QMS і DMS?
Системи управління документами (DMS) і системи управління якістю (QMS) — це два типи рішень, які зазвичай використовуються організаціями в галузі наук про життя для ефективного управління цим процесом. Системи управління якістю використовуються для відстеження процесів і засобів контролю, тоді як системи управління якістю використовуються для зберігання та відстеження всієї документації, пов’язаної з якістю.
Рішення для управління документами
Ми розглянемо, як рішення з документообігу допомагають вирішувати проблеми в наших різних фірмах.
№1. Менше місця для зберігання
Витрати на зберігання паперових документів можуть легко збільшитися. Зрештою, вам потрібно буде придбати картотеки, ящики та ящики для зберігання та звільнити для них місце. Згідно з одним дослідженням, фізичне зберігання документів займає близько 15% загальної площі офісу. Крім того, у Сполучених Штатах офісне приміщення коштує в середньому 285 доларів за квадратний фут. Отже, за таку ціну на зберігання документів можна витратити багато грошей. Це вважається найголовнішим з усіх рішень з документообігу.
№2. Пропонує резервне копіювання/відновлення документів
Зберігання фізичних документів не тільки дороге, але й ризиковане. Пожежа, повінь, землетрус чи інше лихо може знищити цінну інформацію, накопичену роками, і серйозно вплинути на ваш бізнес. Вірте чи ні, але від 40 до 60 відсотків усіх малих підприємств ніколи не відкривають свої двері після катастрофи. На жаль, хоча це може бути дивно, відновити важливі файли практично неможливо.
№3. Покращує робочі процеси
Під час нещодавнього опитування Nintex за участю 1,000 людей 49% сказали, що важко знайти документи, 43% сказали, що важко поділитися документами, а 33% сказали, що версій документів є проблемою. Це скоріше марна трата часу.
Використовуючи систему керування документами, ви можете спростити процедури та заощадити робочі години своєї команди. Співробітники можуть відразу виявити, що їм потрібно, легко надати спільний доступ до файлів і визначити, наскільки останнім є документ, оскільки система працює як зручне централізоване сховище. Це розвантаження дозволяє їм зосередитися на більш життєво важливих обов’язках.
№ 4. Сприяє кращому контролю версій та організації
Навіть якщо ви перейшли на цифрові технології, може бути важко визначити, чи є рішення для керування документами, які ви бачите, найновішими версіями. Пам’ятайте, що згідно зі звітом Nintex, 33% працівників мали труднощі з контролем версій. Очевидно, що це може призвести до безладу та плутанини.
№ 5. Дозволяє легко дотримуватись нормативних вимог
Кожна компанія має власний набір правил, і дотримуватися їх не завжди просто. Згідно з одним недавнім опитуванням, до 56% постачальників медичних послуг можуть не дотримуватись права доступу HIPAA. Недотримання не тільки наражає вас на юридичні проблеми та можливі серйозні штрафи, але також може зашкодити вашій репутації та, зрештою, зашкодити вашій прибутковості.
№6. Надає ширший доступ до документів
Одним з найбільш істотних недоліків фізичних паперів є те, що вони можуть бути лише в одному місці одночасно, а створення копій не обов’язково є ефективним або безпечним. Якщо ви інвестуєте в систему для керування цими файлами, будь-хто, кому потрібен доступ до документа, зможе це зробити, не чекаючи, поки хтось закінчить його.
#7. Економія часу та грошей
Відстеження паперових файлів займає багато часу та дорого. Таким чином, співробітники можуть використовувати систему рішень для управління документами, щоб шукати те, що їм потрібно, за словами, фразою або повним текстом, заощаджуючи час і гроші. Оскільки всі документи зберігаються в хмарі, ваші співробітники можуть досягти своїх цілей за менші витрати і за менший час.
Питання і відповіді
Чи є SAP системою документообігу?
SAP DMS (система управління документами) — це міжпрограмний компонент SAP ECC, який забезпечує надійні можливості керування документами, вмістом і цифровими активами. Крім того, DMS працює на основі SAP® NetWeaver™. SAP DMS є основним компонентом рішення SAP PLM.
Як налаштувати DMS?
Як використовувати Amazon DMS для виконання міграції бази даних
- Створіть екземпляр реплікації DMS. Почніть процес зі створення екземпляра реплікації, який ви будете використовувати для підключення до обох баз даних і виконання міграції. …
- Налаштуйте вихідну та цільову кінцеві точки. …
- Налаштуйте завдання міграції, а потім запустіть його.
Що таке DMS-з'єднання?
Профілі підключення DMS. Визначаючи джерело, ви створюєте профіль підключення, який визначає інформацію, яка використовується для підключення до вихідної бази даних, з якої ви переносите. Таким чином, ці профілі підключення є окремими ресурсами, тож, створивши його, ви можете повторно використовувати його під час майбутніх міграцій.
Статті по темі
