Оскільки офіційні листи вважаються офіційними документами, офіційні листи потрібно писати ретельно. Концепція офіційного листа багато в чому відрізняється і наведена в цьому дописі разом із вказівками щодо його складання. Отже, дізнавшись більше про наступні речі, ви зможете покращити якість написання офіційних листів. У цій публікації ви дізнаєтеся про різні типи офіційних листів, формат для написання для уряду США та для запитів
Офіційний формат листа
Офіційний лист пишеться офіційним, добре організованим тоном і дотримується певних правил його оформлення. Написати менеджеру, менеджеру з персоналу, працівнику, директору коледжу чи школи, вчителю тощо є одним із професійних способів використання цих листів. Але з приватних причин ми не надсилаємо офіційних листів друзям, родині чи іншим близьким родичам.
При складанні офіційного листа необхідно дотримуватися певних правил. Крім того, листи повинні бути написані в дуже офіційному стилі. Зміст листа буде передано офіційно через використовуваний формат. Щоб донести думку, яку ви хочете донести до читача, кожне речення має бути ретельно написано.
Види офіційних листів
Існує багато різноманітних формальних листів, як уже було сказано, і вони зазвичай поділяються на такі категорії:
- Ділові листи
- Листи-запити
- Листи до газет
#1. Ділові листи
Ділове письмо має бути коротким, точним і зрозумілим. Розповіді не місце в діловому листі. Перш ніж почати писати діловий лист, слід пам’ятати про кілька речей.
- Використовуйте звичайну, повсякденну мову, щоб чітко висловити свою аргументацію, а не показний або занадто агресивний жаргон.
- Ніколи не використовуйте в діловому листі лексику, що стосується галузі.
- Скорочень слід використовувати якомога менше.
- Використовуються численні формати адрес залежно від одержувача та мети листа.
- Оформляючи замовлення в письмовій формі, необхідно максимально чітко і лаконічно вказати необхідні позиції, а також бажану якість і кількість.
- Відповідаючи на діловий лист, ніколи не забувайте вказувати дату та посилання (якщо такі є).
Офіційні/ділові листи включають листи від роботодавців до працівників, а також навпаки, листи про замовлення та заміну товарів, листи з серйозним занепокоєнням до посадової особи на вищій посаді, листи зі скаргами тощо.
#2. Листи-запити
Типові листи-заяви включають листи з проханням працевлаштування. До та після написання листа-заявки переконайтеся, що такі дані точні:
- Завжди починайте з короткого вступу, у якому вказується, чи заявник відповідає на оголошення про роботу в Інтернеті чи в друкованому вигляді.
- Вкажіть вік, освіту та історію роботи заявника.
- Сказавши це, ви покажете роботодавцю, що справді хочете працювати в цій організації.
- Надайте також рекомендації, щоб компанія могла визначити, якого калібру ви будете співробітником.
Листи про роботу мають відповідати належній структурі офіційного або ділового листа.
#3. Листи до газет
Ці листи завжди мають бути адресовані «Редактору» та підписані «З повагою». У листах до редакції порушуються питання, які потребують винесення до вищих інстанцій. Ці листи мають бути щирими та професійними. Переконайтеся, що ваше ім’я та адреса точні, і що ви пишете листа з поважної мети. Жодна газета не друкувала б анонімних листів.
Формат урядового офіційного листа
Щоб ефективно висловити свою точку зору щодо питань, що стосуються вашої громади, штату чи нації, напишіть листа члену уряду. Офіційну поштову адресу бажаного керівника можна знайти в Інтернеті. Оскільки відповідний етикет звертання відрізняється від посадової особи до посадової особи, дослідіть протокол для конкретної посадової особи, якій ви надсилаєте листа. Нижче наведено формат написання урядового офіційного листа:
#1. Адресація листа
У форматі для написання офіційного урядового листа має бути зазначено, кому ви адресуєте листа. Тут вкажіть ім’я, посаду та поштову адресу представника. Наберіть лист акуратно і розбірливо в середині конверта. Потім заклейте конверт. Поставте марку у верхньому правому кутку конверта. Якщо ви очікуєте відповіді від цього урядовця, будь ласка, впишіть своє повне ім’я та зворотню адресу у верхньому лівому куті конверта.
#2. Дотримання належної поведінки
Ваш лист повинен належним чином починатися з привітання і також відповідним чином закінчуватися. Залежно від рівня уряду ця особа може найняти групу секретарів для пошуку в її поштовій скриньці важливої кореспонденції. Звертаючись до представника, використовуйте його прізвище та посаду. Однак якщо на цій посаді є лише одна особа, ви можете звертатися до неї лише за її титулами (наприклад, спікер палати, мер або президент). Ви повинні використовувати прізвище, щоб було зрозуміло, з ким ви розмовляєте, якщо кілька осіб обіймають посаду одночасно (наприклад, сенатор, суддя чи представник).
Проведіть дослідження та дізнайтеся, як інші люди надсилали листи цьому конкретному урядовцю. Деякі групи активістів і веб-сайти петицій насправді надають докладні вказівки щодо того, як зв’язатися з ключовими особами, які приймають рішення щодо конкретної справи. Крім того, ви можете надіслати електронного листа представнику.
#3. Написання переконливого листа
Перш ніж надіслати листа, переконайтеся, що цей державний службовець має повноваження діяти відповідно до нього. Не пред'являйте завищених вимог. Ніколи не просіть державного службовця виконати завдання, яке не має нічого спільного з його сферою роботи. Зробивши крок назад, подумайте, чи є кращий спосіб вирішити вашу проблему.
Залежно від стажу державні службовці можуть отримувати від десятків до сотень листів на день. Чиновник може навіть найняти експертів із сортування листів, щоб визначити, яке з небагатьох вибраних повідомлень насправді потрапляє до нього. У своєму листі будьте уважними, лаконічними та актуальними. У темі або першому реченні зробіть посилання на тему, яка стоїть на порядку денному посадової особи.
Переконайтеся, що ваш лист доречний. Вам справді потрібно висловитися, чи ви просто драматизуєте? Будь ласка, будьте максимально ввічливими та короткими у своєму запиті. Не будьте образливими чи вульгарними. Повага поширюється швидко.
Формат офіційного листа для запиту
Оскільки офіційний лист-запит є офіційним діловим спілкуванням, його слід оформляти відповідно до його формату. Почніть лист із представлення себе та використання відповідного привітання для одержувача. Щоб розвинути пам’ять одержувача, згадайте своє ім’я, свій відділ і будь-яку попередню взаємодію з ним. Ви можете перейти до обговорення проблеми та мети листа. Використовуйте просту мову та лексику у вступі.
Під час написання ділового запиту завжди використовуйте професійний бланк. Якщо його немає поблизу, напишіть назву вашої фірми, адресу та номер телефону вгорі по центру сторінки. Дотримуйтеся цього формату, щоб написати офіційний лист-запит:
#1. Необхідно додати дату та адресу.
У ділових листах заголовками зазвичай є дата й адреса. Спочатку вкажіть ім’я одержувача, посаду та адресу. Обидва біти інформації повинні бути розташовані ліворуч. Дата може бути написана після адреси одержувача або у верхній лівій частині листа. Можливо, вам доведеться дотримуватися формату, якщо він стандартний на роботі.
#2. Додайте цитату та тему.
Рядком під ним додайте контрольний номер і тему. Тема ділового листа має вирішальне значення для того, щоб привернути увагу читача та скерувати його до основного змісту листа. Будьте короткими — не більше шести-восьми слів.
№3. Вітання
Введіть привітання в цьому полі. Більшість людей погоджуються, що все ділове листування має починатися з «Шановний». Якщо отримувач є керівником вищої ланки, ви також можете використовувати шанований. Завжди використовуйте доктор, містер, місіс або місіс, коли звертаєтеся до одержувача професійно. Після привітання назвіть ім'я людини.
#4. Напишіть вступ
У початковому абзаці ви можете назвати себе та свою компанію. У наступному рядку повідомте одержувачу, чи ви вже з ним розмовляли. Помістіть свій запит у поле після цього. Три-чотири речення можуть складати початковий абзац.
#5. Додати додаткові абзаци.
Ці речення також можуть містити особливості запиту. Якщо на підтримку вашого запиту потрібна додаткова інформація, ви можете включити її в окремі абзаци або в один рядок. Наприклад, я хотів би попросити триденну відпустку з [дата] до [дата].
#6. Додайте резюме
Після ретельного обґрунтування запиту ви можете додати більше актуальної інформації. Ви можете сказати щось на кшталт «Ми хочемо почути від вас якнайшвидше, тому що це для нас пріоритет». Так само прийнятно сказати: «Дайте мені знати, якщо вам потрібна додаткова інформація». Уникайте використання слів «зараз» і «вважайте це терміновим».
#7. Додайте підписку
Завдяки тому, що він підтримує формальний тон листа, це важлива складова ділового листа. Вставте у речення такі фрази, як «дякую», «з щирою повагою» і «ваш». Уникайте на початку розмови говорити щось на кшталт «до побачення» або «до зустрічі».
#8. Поставте свій підпис
Підпишіть своє ім'я розбірливо і повністю. У ділових листах, особливо на першій сторінці, уникайте використання ініціалів. Ваше повне ім'я має бути виділено жирним шрифтом після підпису.
#9. Посилання на вкладення
Якщо ви додаєте будь-яку супровідну документацію, додайте Encl: ліворуч. Матеріали, що додаються, можуть бути пронумеровані. Переконайтеся, що вкладені файли розташовані в правильному порядку, як зазначено в листі.
Офіційний формат листа США
Якщо ви ніколи раніше не писали ділового листа або просто робите це періодично, вам може бути страшно написати його належним чином. Наприклад, коли ви подаєте заявку на свою першу роботу, від вас можуть вимагати написати супровідний лист. У США формат повного блоку та модифікований формат блоку є двома стилями, які найчастіше використовують для офіційної листової кореспонденції.
- Формат повного блоку: кожен компонент листа, повністю написаного блоками, вирівнюється по лівому краю, а ліве поле позначає початок кожного рядка. Використовуйте цей стиль, якщо ви не впевнені, оскільки він більш офіційний.
- Модифікований формат блоку: використовується модифікований формат блоку з деякими компонентами літер, переміщеними праворуч. Сьогодні більшість ситуацій вимагають цього методу.
Давайте розберемо формат написання офіційного листа офіційним особам США, як для повного, так і для модифікованого блокового формату:
#1. Виберіть між «Повний блочний формат» і «Змінений блочний формат».
Нічого з цього не можна поєднувати. Повний блок, де все вирівняно ліворуч, є більш формальним із двох форматів. Проте в наш час модифікований блок, де деякі частини переміщені вправо, добре працює в більшості ситуацій.
#2. Має містити вашу адресу.
Для повного формату блоку та модифікованого формату блоку ваша адреса має бути зліва. Розміщуйте текст поперек, а не вирівнюйте його по правому краю.
#3. Включає дату.
Незалежно від вибраного вами формату дата має бути вирівняна за лівим краєм і розташована прямо під адресою. Письмово вказати «15 травня 2008 року».
#4: Ви можете додати опорну лінію
Введіть «Re:» перед рядком посилання, якщо ви звертаєтеся до великої компанії або якщо вам було наказано це зробити. Залиште рядок теми, якщо ви використовуєте рядок посилання.
#5. Має містити ім’я та адресу одержувача.
У всіх форматах це має бути вирівняне за лівим краєм. У випадку, якщо лист відділяється від конверта, обов'язково потрібно вказати їх повне ім'я та адресу (що зазвичай є у великому офісі). Переконайтеся, що ім’я та адреса одержувача розміщені так, щоб їх можна було побачити у вікні, якщо ви використовуєте віконний конверт.
#6. Включіть привітання.
Двокрапка має стояти після привітання, також відомого як привітання. (Наприклад: «Шановний містере Джонсе: завжди захищайте лівих».
#7. Розгляньте можливість включення рядка теми
Використання тематичних рядків зростає, навіть якщо це не обов’язково. Ваш рядок теми повинен дати зрозуміти читачеві, про що йдеться в листі, просто поглянувши на нього. У модифікованому форматі блоку його можна вирівняти за лівим краєм або по центру.
#8. Напишіть сам лист.
Текст вашого листа має бути вирівняний за лівим краєм, один інтервал і курсив (у всіх форматах). Замість відступу абзаців використовуйте порожній рядок між ними. Під час написання ділового листування використовуйте офіційний тон.
#9. Має бути належне закриття.
Використовуйте добре відомі офіційні закінчення, як-от «З повагою» або «З найкращими побажаннями», щоб закінчити листи (хороший варіант для тих, кого ви вже знаєте). Після цього ставиться кома.
#10. «Додайте своє ім’я
У останньому абзаці введіть своє ім’я, залишивши місце для підпису. Ви можете додати свою посаду та ім’я роботодавця до рядка під своїм іменем, якщо це необхідно.
Який формат офіційного листа?
Адреса відправника, дата, адреса одержувача, тема, привітання, зміст листа, компліментне закінчення і, нарешті, підпис із зазначенням імені (друкованими літерами) і позначення — усе це має бути включено до професійного листа.
Який найкращий формат офіційного листа?
Формат офіційних листів:
- Адреса відправника.
- Даних.
- Ім'я/найменування адресата
- Адреса адресата.
- Привітання.
- Тема.
- Основна частина [Зміст, вступ і висновок]
Як почати формальний офіційний лист?
«Шановна пані або містер Прізвище», типове привітання, яке використовується в діловому листуванні. Ви можете використовувати це у привітанні, якщо знаєте їх імена та прізвища.
Які є 4 типи офіційних листів?
Формати офіційних листів:
- Лист-запит
- Лист-наказ.
- Лист скарги
- Лист-відповідь на скаргу.
- Маркетинговий лист.
- Лист про продаж.
- Лист про стягнення
З яких 7 частин складається офіційний лист?
Більшість експертів сходяться на думці, що діловий лист складається з наступних семи компонентів:
- Поштова адреса.
- Даних.
- Місцезнаходження одержувача.
- Привітання
- Тіло.
- Підпис і закриття.
- Корпуси.
Статті по темі
- КОГО ЦЕ МОЖЕ СТВОРИТИ: Все, що ви повинні знати!!!
- ЛИСТ ПРОПОЗИЦІЇ РОБОТИ: як його написати, шаблон і чого не можна робити
- ЛИСТ ПІДТРИМКИ: Як написати лист підтримки
- Чому написання ділових листів так важливо в сучасному світі?
- КАТЕГОРІЇ БІЗНЕС-ВИТРАТ: найкращі категорії витрат на бізнес у 2023 році, які слід враховувати
посилання
