Підтримка контролю запасів як багатоканального роздрібного, оптового продавця або фірми електронної комерції може бути складним завданням. Тим не менш, тепер доступні системи, методи та технології, які допомагають підприємствам оптимізувати ланцюг поставок. Ви можете ефективно та правильно відстежувати свої товари за допомогою систем контролю запасів.
Ця стаття допоможе вам пояснити, що таке контроль запасів, надавши чіткий контроль запасів, що означає приклади, різні форми контролю запасів та їх корисність, а також переваги та проблеми системи контролю запасів. Він також запропонує пропозиції щодо контролю запасів і дослідить певні системи та методи управління контролем запасів.
Що таке контроль запасів?
Контроль запасів, часто відомий як контроль запасів, відноситься до систем і процедур, які використовуються для управління товарними запасами на складі компанії. Він відстежує переміщення та зберігання товарів на складі, щоб допомогти фірмам підтримувати достатню пропозицію в хорошому стані. Впровадження системи контролю запасів дозволяє їм задовольняти запити споживачів, одночасно збільшуючи прибуток.
Контроль запасів є важливою складовою системи управління запасами. Керівники складів і планувальники виробництва повинні дотримуватися наступних заходів і процедур контролю запасів:
- Прийом, зберігання та переміщення речей
- Розміщення об'єктів у стратегічних місцях
- Відстеження товарно-матеріальних цінностей і місцезнаходження складу
- Відстеження даних про продукт та історії
- Перевірка стану товару на складі
- Оформлення замовлень на закупівлю наявними запасами
- Включаючи сканери штрих-кодів
- Створення реорганізованих звітів
Що робить контроль запасів важливим?
Ось кілька прикладів того, чому контроль запасів важливий для вашого бізнесу, щоб ви могли отримати фундаментальні знання про його функції.
№1. Контроль якості
За допомогою системи управління запасами ви можете застосовувати суворіший контроль якості. Ви можете краще контролювати якість, якщо зможете відстежувати та керувати всіма аспектами свого постачання. Чим довше ви зберігаєте інвентар, тим більша ймовірність, що він може бути пошкоджений. Ви можете уникнути цього, забезпечивши ротацію ваших складських запасів.
Ви можете контролювати якість запасів, які ви отримуєте від постачальників, використовуючи стратегії контролю запасів. Як часто вам повертають певні речі? Як часто ті, які повертаються через те, що вони зламані або мають інші недоліки? Спостереження за тим, як продукти переміщуються у вашому інвентарі, може допомогти вам виявити проблеми та усунути списання.
#2. Організаційний контроль
Ви маєте організаційний контроль над своїм бізнесом, якщо маєте контроль над запасами. Добре організоване складське приміщення дозволяє вам керувати своїми товарами та максимально ефективно використовувати інвестиції в матеріальні запаси. Ця частина контролю запасів має вирішальне значення для того, щоб знати, де ваші товари та як швидко ви можете їх отримати.
Для безперебійної роботи вашого бізнесу критично важливий контроль запасів з точки зору організації запасів. Це гарантує наявність достатньої кількості одиниць для виконання замовлень і збереження їх як резерву. Хороша тактика управління запасами також допоможе вам уникнути мертвих і надмірних запасів. Безпечний запас служить буфером, що знижує ймовірність того, що товар вичерпається. Інвентар, який не продається, називається мертвим запасом. У двох словах, ось чому контроль запасів важливий.
#3. Бухгалтерська точність
Ведення точного обліку запасів має вирішальне значення для управління активами. Це також допоможе вам, якщо вас перевірять. Розуміння того, які активи у вас є, допоможе вам усвідомити ваше загальне руйнування та цінність вашої організації.
Закони про фінансовий облік і податкове законодавство можуть вимагати від вашої організації ведення обліку матеріальних запасів. У ваших системах інвентаризації та бухгалтерському програмному забезпеченні всі запаси повинні мати правильні номери та ціни. Це гарантує, що чесність бухгалтерського обліку вашої компанії не буде поставлена під сумнів під час перевірок.
Як тримати під контролем витрати на запаси?
Програмне забезпечення для контролю запасів полегшує запис інформації про запаси, упаковку та доставку в одному місці, таким чином оптимізуючи процес закупівель вашої компанії. Оновлення руху запасів у режимі реального часу можуть допомогти вам автоматизувати контроль рівня запасів для точного аналізу продажів і запасів. Все це сприяє контролю витрат на запаси.
Системи управління запасами
Підприємства можуть використовувати різноманітні системи контролю запасів і відповідні методи. Отже, які типи контролю запасів вам потрібні для вашої компанії?
Залежно від обсягу ваших запасів і діяльності вашого бізнесу кожен має переваги та недоліки. Наприклад, потреби роздрібних торговців можуть відрізнятися від потреб оптовиків. Почніть із визначення бізнес-цілей і показників, щоб визначити ваші теперішні та майбутні потреби та вибрати найкращу систему контролю запасів.
Потім вирішіть, чи повинна ваша компанія:
#1. Використовуйте електронну таблицю.
Електронна таблиця як стратегія керування запасами вручну добре працює для невеликих організацій, які не зберігають багато запасів або мають широкий вибір запасів. Хоча ведення електронної таблиці дешевше, ніж два інших варіанти, керування запасами може бути складнішим. Членам вашої команди, з іншого боку, не доведеться витрачати час на вивчення використання автоматизованої системи контролю запасів.
Хоча ви можете вірити, що це дає вам більше контролю, ручне керування запасами за допомогою електронних таблиць значно більше схильне до людських помилок і трудомістке. Управління ланцюгом постачання також може бути складніше підтримувати, оскільки працівник повинен стежити за кількома рухомими елементами. Поповнення запасів також буде складніше відстежувати в ручній системі.
#2. Система періодичної інвентаризації
Підрахунок фізичних запасів зазвичай використовується в системі періодичної інвентаризації. Коли виконується фізичний підрахунок, інформація про запаси регулярно оновлюється. Для фірм, які мають справу з величезними обсягами запасів або частими переміщеннями запасів, ця форма системи контролю запасів вимагає надзвичайно багато часу. Проте такі стратегії контролю запасів можуть бути ефективними для малих підприємств із невеликою кількістю замовлень.
У періодичній інвентаризації зазвичай використовується така формула:
COGS = (Початковий запас + покупки) – Кінцевий запас.
Ця система контролю запасів проста в установці та вимагає невеликих знань. Проте рівень ваших запасів рідко оновлюється, що призводить до затримок і значних списань. Він також покладається на аудит запасів, а не на автоматизовану систему в реальному часі.
#3. Система постійної інвентаризації
У міру здійснення транзакції або отримання нових запасів за допомогою технологічних рішень системи постійної інвентаризації оновлюють ваші запаси в режимі реального часу. Майже 72% усіх роздрібних торговців мають намір запровадити видимість у реальному часі у своєму ланцюжку поставок за допомогою автоматизації, датчиків і аналітики. Це робить стратегії управління запасами, такі як економічна кількість замовлення, простими для реалізації (EOQ). EOQ забезпечує відповідність запасів попиту, одночасно знижуючи витрати на утримання та зберігання.
Постійні системи забезпечують кращу видимість запасів, ніж періодичні системи. Ці функції системи контролю запасів заощаджують кошти та час, необхідні для підрахунку фізичних запасів.
Які реальні приклади управління запасами?
Суворий контроль запасів може принести користь вашій компанії такими способами:
- Під час аудиту комп’ютерна система вказує, що на полиці має бути 1000 пар сонцезахисних окулярів, а їх лише 980. Що сталося з іншими? Їх вкрали чи постачальник надіслав неправильну кількість? Під час дослідження ви можете змінити систему, щоб відобразити, що лише 980 пар доступні для покупки на вашому веб-сайті, гарантуючи, що покупці не намагатимуться придбати щось, чого не існує.
- Оцінюючи рівень запасів, ваш менеджер з контролю запасів бачить, що певний сорт цукерок лежить на полиці досить довго, а термін придатності наближається. Після того, як це буде визначено, корпорація може вирішити продати товари зі знижкою або об’єднати їх з іншими популярними кондитерськими виробами, щоб перемістити запаси.
- Іншим прикладом є контроль запасів у магазині, який передбачає моніторинг рівня запасів, якості продукції та наявності у ваших фізичних магазинах і магазинах електронної комерції. Важливо, щоб ваше програмне забезпечення для керування запасами синхронізувало дані між каналами, щоб ви могли негайно виявити, чи закінчується термін придатності будь-яких товарів. POS-система у звичайному магазині миттєво інформує персонал про те, чи доступний товар з іншого місця.
Методи контролю запасів, які слід враховувати
Складним бізнесом є контроль запасів. Немає єдиного методу, щоб зробити це правильно, і різні методи контролю запасів будуть працювати для різних фірм і сценаріїв. Нижче наведено кілька популярних підходів до контролю запасів і міркувань, які слід враховувати:
#1. JIT (точно вчасно)
Цей метод, започаткований Toyota у 1970-х роках, передбачає, що корпорації зберігають якомога менше запасів. Замість того, щоб купувати запаси заздалегідь і тримати їх на своїх полицях, ви просто купуєте їх, коли вони потрібні — і відправлення прибуває «точно вчасно», щоб задовольнити попит.
Це дає змогу керувати невеликими складами (знижуючи вартість і зарплату співробітників), витрачати менше на запаси та уникати проблем, пов’язаних із надлишковими запасами. Але якщо виникнуть затримки, ви ризикуєте вичерпатися, оскільки у вас не буде резервного запасу.
#2. Масові поставки
Незалежно від того, чи замовляєте ви у постачальника, чи надсилаєте їх у свою мережу складів, розподільних центрів чи вітрин, купувати та доставляти продукти оптом майже завжди дешевше. Купуючи речі оптом, ви повинні бути впевнені, що вони продадуться, інакше ви отримаєте додатковий запас.
Ця стратегія найкраще підходить для товарів із постійним попитом і тривалим терміном зберігання. Це вимагає більше грошей наперед, тому переконайтеся, що це компенсується нижчими цінами. Масові відправлення також можуть бути дорожчими з точки зору контейнерного простору, але буде менше відправлень для відправки.
#3. Дропшиппінг
Дропшиппінг – це спосіб заощадити гроші за рахунок усунення посередників. Замість того, щоб збирати товари від постачальників або виробників і зберігати їх на своєму складі, ви співпрацюєте з партнером (відправником доставки), який доставляє замовлення безпосередньо вашим клієнтам.
Ваша компанія відповідає за обробку замовлень клієнтів і передачу інформації відправнику, але ви ніколи не бачите та не обробляєте речі, які продаєте. Це зменшує накладні витрати, але означає, що ви не маєте контролю над якістю чи швидкістю доставки. І якщо виникне проблема, клієнти все одно скаржаться вам!
#4. Консигнація
Коли ви робите замовлення в постачальника, він доставляє вам товари, але ви не платите їм, доки товар не буде продано. За цією методикою постачальник називається «вантажовідправником», а ваша компанія — «вантажоодержувачем».
Якщо ви не реалізуєте продукцію, ви можете повернути її відправнику без штрафних санкцій. Це чудовий підхід для тестування нових лінійок продуктів, коли ви не впевнені, наскільки добре вони продаватимуться, не інвестуючи величезних грошей наперед. Відправник несе більшу частину ризику.
#5. Крос-докінг
Це ще один спосіб зменшити кількість запасів, які ви зберігаєте, або повністю усунути потребу в сховищі. Товари надходять від постачальника та перевіряються, сортуються та готуються до транспортування на спеціальному крос-докінгу. Потім їх садять на розвізні машини і швидко відправляють.
Якщо ваша компанія повністю використовує стратегію крос-докінгу, вам знадобиться лише мінімальний простір для отримання та перезавантаження. Ви навіть можете обмежити цю стратегію окремими продуктами. Прикладами є товари, рекламовані для доставки в той же день або з надзвичайно обмеженим терміном придатності.
#6. Підрахунок циклів
Більшість роздрібних торговців зневажають повний склад. Вони забирають багато часу, утомлюють і відривають персонал від виконання інших обов’язків. Ваш фактичний магазин, можливо, навіть доведеться закрити на день. Набагато зручнішим є циклічний підрахунок, коли ви регулярно підраховуєте невеликі обсяги запасів.
Ви можете перевірити, чи реальні запаси відповідають кількості, зареєстрованій у вашому програмному забезпеченні для керування запасами, перевіряючи лише один тип продукту за раз. Якщо ні, ви знатимете, що є проблема, і зможете провести більш ретельний аудит. Підрахунок циклу не усуває потреби у комплексній інвентаризації; це просто зменшує частоту, з якою вона виконується.
Методи контролю запасів і найкращі практики
Контроль запасів впливає на ваші вхідні та вихідні логістичні процедури, а також на ваші продажі, операції, задоволення клієнтів і кінцевий результат. Наявність системи контролю запасів дозволяє точніше налаштувати свої операції та визначити ідеальну частоту замовлень на покупку. Для ефективного контролю запасів скористайтеся цими передовими методами.
#1. Запровадити відстеження запасів у реальному часі
Відстеження запасів — це практика спостереження за рівнем запасів і визначення місцезнаходження певних продуктів на складі. Відстеження запасів має здійснюватися в режимі реального часу, щоб ви знали, скільки продукту можна відправити, якщо клієнт замовляє товар сьогодні, могли швидко приймати рішення, якщо одиниці потрібно відправити в інше місце, і могли повідомляти про будь-які затримки, якщо речей немає. запас. Щотижня це заощаджує мені години роботи з електронними таблицями Excel, і я можу створити замовлення на замовлення за хвилини замість годин.
#2. Визначити точки замовлення
Точки повторного замовлення визначають рівень запасу, за якого ви повинні замовити додаткові запаси, щоб уникнути їх дефіциту. Це робиться для кожного окремого SKU, оскільки деякі продукти продаватимуться добре, а інші – ні. Завдяки автоматичному повторному оформленню замовлення менше ручного моніторингу та більше часу на замовлення.
#3. Здійснювати контроль якості
Контроль якості замовлень допомагає вам бути в курсі постачальників, контролювати кожну партію запасів, приймати зваженіші рішення щодо майбутніх замовлень на продаж, підтримувати задоволеність клієнтів і відповідати будь-яким нормативним вимогам. Контроль якості значно спрощується за допомогою контролю запасів. Ви можете відповісти на відкликання продукту, якщо точно знаєте, скільки у вас одиниць і де зберігається кожна одиниця запасів. Ви також можете використовувати перехресні посилання, щоб переконатися, що ваші дані відповідають фактичним.
#4. Визначте продукти в наявності та не в наявності.
Оптимізація запасів важлива незалежно від того, чи є у вас сезонний бізнес чи бренд, який швидко розвивається, оскільки ваші потреби в запасах змінюються протягом року. Наприклад, виробник одягу навряд чи возитиме зимові пальта на початку літа, оскільки це буде неефективно. Проте деякі предмети одягу, наприклад джинси та футболки, можуть вимагати цілорічного зберігання. Товари, яких немає в наявності, або ті, що продаватимуться нерегулярно, вимагатимуть іншої процедури контролю запасів.
Не всі артикули однакові й не вимагатимуть такої ж кількості чи поповнення, як інші. Ви навіть можете виявити, що конкретні артикули коштують вам багато грошей у всьому ланцюжку постачання, приносячи при цьому дуже низький дохід.
#5. Здійснити зонування
Якщо ви виконуєте замовлення вдома (а не передаєте його аутсорсингу), вам потрібно буде інвестувати в інфраструктуру, щоб збільшити свій склад для підвищення ефективності. Якщо у вас є велика кількість артикулів і широкий каталог продуктів, зонування може бути важливим, щоб ваші продукти були організованими та їх було легко знайти.
Спосіб зберігання продуктів, структура складу та близькість окремих товарів впливають на операції, списки комплектації та продуктивність. Зонування дозволяє позначати конкретні регіони, наприклад регіони, де потрібне охолодження, зберігання небезпечних хімічних речовин або небезпечних предметів, розділення того самого продукту за номером партії чи терміном придатності або просто збереження артикулів, які часто групуються або купуються поруч.
#6. Проводьте регулярні аудити
Контроль запасів дає змогу спрощено перевіряти запаси, дозволяючи виявляти будь-які проблеми раніше або до того, як вони виникнуть. Завдяки добре організованому середовищу, ретельному веденню записів і програмному забезпеченню для управління запасами ви можете регулярно перевіряти та автоматизувати рівні запасів для покращення контролю запасів.
Типові проблеми з контролем запасів
Хаос може виникнути в будь-якій ситуації, де немає контролю. Нижче наведено найбільш типові проблеми з контролем запасів, про які слід знати.
#1. Відсутність видимості
Якщо ви не знаєте, де фізично розташовані ваші запаси, скільки одиниць у вас є в наявності та що ви продали в кожному онлайн- і офлайн-каналі, це може спричинити значні вузькі місця у вашому ланцюжку постачання.
Багато брендів обробляють запаси наосліп за відсутності підрахунку одиниць у реальному часі, інтегрованих систем і структурованої системи управління, що призводить до надмірних продажів і вичерпання запасів. Це також може заборонити вам замовляти запаси у виробника чи постачальника за розкладом або навіть знати, коли вони надійдуть.
#2. Невідповідна відстежуваність
Поганий контроль запасів не тільки знижує прозорість запасів, але також може створювати більш серйозні загрози для здоров'я та безпеки продукції. Продукти, які можуть завдати шкоди людям (особливо ті, які можна з’їсти або проковтнути), може бути важко відстежити у випадку відкликання продукту або проблеми з забрудненням, якщо не використовуються процедури контролю, такі як номери партій.
Це може мати серйозні наслідки для споживачів, а також юридичні проблеми для вашої компанії. Контроль запасів за допомогою моніторингу партії також допомагає вам бути організованим, розпізнаючи, які продукти ви хочете відправити першими, наприклад ті, що мають найближчий термін придатності або найстаріший бренд.
#3. Чим більше у вас є, тим важче контролювати.
Малі підприємства, які можуть розміщувати товарно-матеріальні запаси у власних будинках, часто не мають належних систем контролю запасів, але коли бізнес росте та купує більше запасів, ним може стати важче керувати.
Чим швидше ви повертаєте інвентар і чим більше одиниць вам потрібно, тим частіше ви його поповнюєте.
Чим більше ви розширюєте свою лінійку продуктів і чим більше у вас артикулів, тим важче все відстежувати.
Звичайно, наявність більших запасів не завжди призводить до збільшення продажів, прибутку або значного повернення інвестицій. Кожен SKU потребує власного сховища, але вони не всі повертаються з однаковою швидкістю. Можливість відстежувати прості KPI інвентаризації може допомогти вам отримати кращий контроль над вашим інвентарем, що призведе до несподіваних відкриттів.
Висновок
Ефективний контроль запасів має вирішальне значення для будь-якої організації, від Amazon до нещодавно створеного бренду. Це дає змогу покращити грошові потоки та заощадити гроші на контролі запасів. Ви можете створити план контролю запасів, який відстежує ваші активи в режимі реального часу, використовуючи автоматизовані системи програмного забезпечення контролю запасів і стратегії контролю запасів. Надання вам видимості та контролю над вашим інвентарем.
Навіть якщо ваша компанія невелика, у вас є можливість використовувати періодичну або постійну систему інвентаризації. З іншого боку, система постійної інвентаризації, безсумнівно, є кращою альтернативою, якщо у вас є значний обсяг запасів або більш складні операції. Нарешті, щоб завершити свій набір роздрібних технологій, зверніть увагу на найкращу систему інвентаризації, яку можна плавно інтегрувати з рештою діяльності вашої компанії.
Статті по темі
- СИСТЕМИ УПРАВЛІННЯ УПРАВЛІННЯМ: види, ознаки та приклади
- Найкращі 15+ СИСТЕМ ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ ДЛЯ МАЛОГО БІЗНЕСУ у 2023 році (+ безкоштовні опції)
- НАЙКРАЩІ ПРОГРАМИ ДЛЯ КЕРУВАННЯ ЗАПАСАМИ У 2023 РОЦІ
- Як розрахувати середні запаси - повний покроковий посібник
- УПРАВЛІННЯ БІЗНЕС-ІНВЕНТАРИЗАЦІЄЮ: найкращі практики у 2023 році
посилання
